迎接商務通訊的 AI 黃金時代
隨著 AI 成為這個時代最具變革性的技術，領導者正積極採用 AI，以及其對企業帶來的變革性影響。
AI 能協助企業降低成本、激發創意、安全地提升生產力，並提升使用者的技能。Icertis 最近的一項研究發現，80% 的企業高階主管預期生成式 AI 將在未來五年內影響企業的獲利。企業目前已運用 AI 激發創意、進行行銷、支援配送與製造，以及提供客戶服務，而這項趨勢仍將持續。
開始在會議中運用 AI
企業領導者在導入工作場所 AI 時，可能會面臨變革管理方面的挑戰。開始建立 AI 採用文化的有效方式之一，就是在實體和線上會議中使用 AI 工具。
沒有人希望被困在會議中，尤其是會議規劃不當、主持不佳，甚至根本沒有必要召開會議時。
AI 工具支援的會議能協助人們更有效率地運用時間與資源，提升生產力。AI 會議工具能處理例行且耗時的工作，讓人們有更多空間共同作業、創新，並帶來更好的成果。
在深入探討 AI 技術如何讓大型和小型商務會議更有效率之前，讓我們先了解這些工具如何運作。
- 根據參與者的行事曆空閒時間排程及重新排程會議
- 傳送通知、提醒和後續溝通訊息。
- 使用 AI 製作會議記錄。
- 存取商務資料。
- 即時提供字幕和翻譯。
- 產生謄寫。
- 建立動作項目。
- 指派和追蹤工作。
- 發掘相關深入解析。
- 找出可改善之處。
- 提高安全性。
發揮 AI 在會議中的效益
會議可以是靈感、創意和貢獻的泉源，但有時也可能讓人覺得枯燥乏味。團隊可以運用 AI 自動執行工作、更準確且安全地保存討論內容和摘要、提供深入解析與改善建議，以及指派和追蹤行動步驟，進而更有效率地工作。
領導者可以運用 AI 技術主持更有效率的會議。AI 會議工具可以透過處理以下工作，以實際的方式提升人們的會議體驗：
處理排程和議程、記錄筆記，以及謄寫會議詳細資料：
- 整合多個行事曆，以排程會議的日期和時間。
- 建立會議議程。
- 預訂辦公室會議的會議室。
- 建立並分享視訊會議連結。
- 使用 AI 記錄會議筆記。
- 簡化精簡的溝通。
- 即時建立謄寫和字幕。
- 指派動作項目並進行後續追蹤。
個人化參與者體驗：
- 根據每位參與者的偏好，為其自訂支援和資源建議。
- 建立提供及接收意見反應的管道，以鼓勵持續改善。
- 跨洲及跨語言分享會議詳細資料，以支援全球共同作業。
- 分析對話模式，了解團隊如何溝通及共同解決問題，協助管理員迅速解決疑慮。
- 找出知識缺口，並建議個人化的學習機會。
- 運用 AI 進行共同作業，來收集知識和見解。
建立共識，協助確保每個人的想法一致：
- 保留並分享精確的會議文字記錄，找出模式、見解和解決方案。
- 辨識講者並衡量情緒，以找出阻礙、摩擦和改善進度的機會。
- 深入了解重要的討論重點和主題，以促進有效率的共同作業和及時的決策。
建立抵禦網路威脅的防護：
- 透過端對端加密，協助保護會議資料免受第三方竄改和攔截。
- 部分工具提供生物特徵驗證，以驗證參與者的身分。
- 監控網路流量，以偵測異常和可疑活動。
- 找出會議平台的潛在風險。
接下來，讓我們來看看一些能為企業提供智慧型會議支援的 AI 工具和技術。
探索 AI 會議工具和技術的類型
運用 AI 提升會議生產力和效率的軟體應用程式具備多種功能。最受歡迎的 AI 會議工具會結合以下幾種技術：
AI 會議謄寫 使用語音辨識和自然語言處理技術，謄寫工具可以即時或在會議結束後將語音轉換成文字，或將文字轉換成語音。這能讓參與者跟上會議進度，對於遲到的參與者或無法出席會議的人尤其有幫助。AI 謄寫功能可以搜尋講者及關鍵字或詞組，並擷取資訊，例如會議期間取得的資料或動作項目。謄寫功能對於聽力或視力受損的團隊成員尤其有幫助。
AI 會議排程工具 這些工具會根據參與者的行事曆空閒時間，運用 AI 自動找出最適合的會議日期和時間。這些工具可以考量個人偏好並提供個人化體驗，例如在需要或有要求時提供翻譯或字幕。
AI 虛擬會議助理 這些工具提供一系列服務。AI 會議助理會自動建立議程、記錄筆記 (誰不喜歡讓 AI 幫忙記會議筆記呢？)、摘要重點、傳送提醒及進行後續溝通。
AI 即時語言翻譯 這些工具運用 AI 將語音和文字翻譯成多種語言，實現即時跨文化溝通，消除語言障礙、促進協作，並支援包容性。
AI 會議摘要與分析 AI 工具就像會議的治療師，運用會議資料凸顯主要主題、摘要重要議題、找出見解、分析趨勢，並提出改善建議。這些工具可以衡量參與者的投入程度、情緒，以及整體會議成效。
AI 支援的聊天機器人 聊天機器人是部分 AI 會議工具不可或缺的一部分，能運用雜訊消除和回音抑制技術消除背景噪音、改善音訊品質，並提升會議體驗。
AI 語音助理 AI 語音助理是翻譯功能的重要組成部分，也能提供語音控制命令，讓參與者無需使用鍵盤即可與會議平台互動。這項功能對行動不便的人很有幫助。
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