眾所皆知，不良的職場溝通會對您的組織造成不利影響，但其影響程度可能會讓人感到意外。根據 Worktalk 的文章不良溝通的企業成本以及如何避免這些成本，對於員工人數超過 100,000 人的企業而言，員工溝通不良所造成的估計成本每年高達 6,240 萬美元。雖然您的企業規模可能小得多，但您的公司同樣無法避免職場溝通不足所帶來的財務影響。
事實上，由於您公司的員工很可能需要承擔更多元的職責，並且比大型組織的員工面臨更多不同的工作要求，因此清楚溝通，並採用最適合您團隊的溝通方式，對小型企業而言可能更加重要，尤其是在現今彈性與混合式工作盛行的環境下。
有效的職場溝通對許多小型企業的成功至關重要。管理者與員工之間清楚的溝通，是按時並在預算內完成目標的關鍵。良好的客戶關係、員工生產力與創新，以及愉快的工作環境，都仰賴團隊能夠清楚、開放地溝通，並遵循企業政策。此外，營造支持有效職場溝通的環境，有助於提升員工參與度、提高生產力、增加客戶滿意度，並拓展您的業務。
談到有效的職場溝通，企業主和管理者應該帶頭推動。常見的策略是排程定期會議，但要如何讓每場會議都發揮作用？ 首先，考量您要規劃的是哪一種類型的會議：腦力激盪、討論與決策、設計與創作、一對一交流，或團隊建立與凝聚。接著，有意識地設計會議，以最大化會議的成效與價值。例如，在規劃「討論與決策」會議時，請確保所有關鍵利害關係人都能出席。會議開始時，分享結構化議程，並為每個環節設定預計所需的時間。會議期間，主動尋求不同的觀點，並務必記錄決策，以及每個人的職責與待辦事項。
傾聽也是另一項重要的管理技能，對提升職場溝通能力有很大的幫助。重視傾聽的領導者，其工作成效明顯優於花更多時間說話的領導者。 有助於發揮員工最佳表現的傾聽策略包括安排定期的一對一會議、提出優質問題並進行有深度的追問、留意非語言訊號，以及展現您的關心。畢竟，學習良好傾聽能在員工留任、參與度與幸福感方面帶來長期效益。
讓員工保持投入與愉快的另一種方式，是提供他們有效完成工作所需的工具，而這要從選擇適合的職場溝通技術開始。
毫無疑問，科技是非常強大的工具，但應該明智地選擇並使用。與其分別使用員工內部網路、社交內部網路、專案管理工作區、即時訊息、私人聊天室、電子郵件及視訊頻道來進行內部職場溝通，不如選擇一套統一通訊系統 (UC)，在一個便利的位置提供您所需的一切。UC 系統能透過改善組織、效率，以及員工彼此之間和與客戶之間的溝通，協助小型企業成長。
透過 UC 系統，您可以減少混亂，並提高員工實際使用現有工具的可能性。但究竟哪些工具才是真正必要的？
雖然職場文化往往會自然形成，但要打造真正具包容性、協作性、令人愉快且高生產力的工作環境，確實需要一些技巧與調整。遺憾的是，直接詢問時，許多員工不會針對職場相關問題提供經過深思且誠實的回答，原因可能是他們擔心無法匿名，也可能只是需要一些時間思考這些問題。
若要讓員工擁有足夠的空間，提供真實且誠實的回答，請使用能讓您與員工保持連絡的應用程式，讓他們可以依照自己的時間自由回覆。選擇應用程式時，請尋找能讓您順暢排程員工活動、向小型群組或大型團隊蒐集資訊，以及進行員工調查並即時收集回覆 (匿名或非匿名) 的應用程式。
員工調查與投票有助於提升員工參與度與生產力。這些工具能協助您了解員工的需求，並從不同角度了解公司的內部運作，包括那些可能影響生產力或員工滿意度、但平時不易察覺的障礙。調查也能協助您蒐集可能影響企業成長決策的資訊。有效執行調查的幾項秘訣包括設定目標、撰寫清楚簡潔的問題，以及讓調查保持簡短且聚焦。這些溝通工具能讓您與團隊溝通、了解員工對公司的感受，以及了解他們的需求，進而協助打造讓每個人都感到受到歡迎與重視的文化。
有效的溝通技巧會在大學課程和主管研習課程中教授，但等到您畢業或回到辦公室面對「真實世界」的工作時，這些技巧可能早已被遺忘。雖然有許多方法可以改善職場溝通技巧，但最有效的方法往往也是最簡單的。請記住：
當然，改善員工溝通與參與度並沒有一套適用所有情況的方法，但透過導入新技術和新的商務溝通方式，可以協助避免誤解、降低謠言造成的影響，並節省時間。在職場中實施有效的溝通策略，能讓您：
畢竟，開放、頻繁且清楚的溝通有能力改變您的企業。您的員工是了解客戶需求以及因應企業挑戰、提出創新解決方案的重要資訊來源。當您提高與員工溝通及傾聽員工意見的標準，就能提升他們對公司的參與度，進而協助提高您的獲利。
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