如果您正在閱讀這篇文章，您會認同這個觀點：有效的專案管理是至關重要的技巧。密切注意大型工作專案所包含的所有人員、時間表和工作是一大難題，尤其是有未知因素或突發問題摻雜其中的時候。
研究顯示，所有商務專案只有稍微超過一半是準時完成且符合預算。由於可怕的「範圍蔓延」或專案需求在整個生命週期期間有轉變和增加的傾向，這種情況經常發生。
有助於避免發生此情況的一種方法，就是確實掌握專案管理生命週期的「五個階段」：起始、規劃、執行、監控和結案。這些現在廣泛接受的概念是由專案管理協會在數十年前所建立。它們可作為一種架構，協助專案經理進行規劃、專注和整理。
現今市面上有許多專案管理策略，可協助您和您的團隊執行這些所有的五個階段。不過，簡單且視覺化的圖表製作工具會是最有效的方式，可協助您和您的團隊成員從頭到尾保持清晰的思緒。
以下是一些建議。
開始進行任何專案之前，要採取的第一步是思考此構想的本質、需要的原因，以及是否可行。此階段至關重要。如果這是絕佳的構想，但不可能以您擁有的資源實現，則必須予以摒棄 (或至少進行修改)。
專案經理無法憑一己之力創造願景，因此集思廣益並及早取得意見反應是非常重要的關鍵。視覺化工具可協助所有人掌握一致的資訊。
嘗試從腦力激盪範本開始。有心智圖、親和圖和集群圖等諸多選項。無論採用何種樣式，透過視覺化輔助進行腦力激盪有助於激發構想，並立即捕捉和整理構想。
SWOT 分析是另一個實用的選項。SWOT 分析 (優勢、劣勢、機會和威脅) 有助於制定決策，以及針對大型企業構想建立規劃。舉例來說，一間製作流行智慧型手機配件的公司可能正在考慮推出新產品線。儘管如此，在設計任何產品之前，該公司仍需要很早就先考慮成本和競爭對手。
此階段最重要的部分是要先讓所有專案利害關係人達成共識，然後再繼續下一個階段。透過這種簡單且視覺化的文件，您可以更輕鬆地讓所有人意見一致。
請記得詢問自己和團隊成員許多詳細的專案相關問題，如此一來，無論是使用甘特圖、時間表範本或兩者搭配使用，都能盡可能建立最準確的時間表。
透過線上時間表和甘特圖，團隊的所有成員也都可以即時對文件提供內容，以及輕鬆使用自訂檢視掌握其工作進度。
成功的執行階段仰賴於成功的規劃階段。因此，最適合執行複雜專案的視覺化工具之一也非常適合用於規劃：流程圖。
舉例來說，交互功能流程圖可協助專案經理定義誰負責達成某些里程碑，以及工作相依性。某些專案可能也有處理其他專案層面的不同團隊；這些類型的圖表可定義這一切和更多項目。
舉例來說，「泳道」定義各項工作中所包含的人員，而「階段方塊」則代表時間表或里程碑。
推動專案並開始執行後，擁有可共用的流程圖對於讓所有人跟上進度會很有幫助。團隊成員也可以在圖表上留言、新增內容或視需要更新。可按式圖形可以展開以顯示額外的資訊，或者也可以連結到資料庫或試算表等外部資料。
此時，您正要完成工作，但監控各項工作仍至關重要，以確保一切未偏離正軌。線上視覺效果和資料連結圖表的優勢之一就是，能夠輕而易舉地與其他人 (甚至那些未直接參與專案的人員) 分享進度。
圖表製作軟體通常會提供狀態報表範本，可協助專案經理提取出精華重點，並與經理和外部客戶或利害關係人進行分享。
在整個程序中擁有 SWOT 分析和流程圖等多個文件，也能讓專案保持集中。您可以密切注意專案的原始目標和交付項目來協助避免範圍蔓延。
某些圖表製作軟體也能完美搭配自動化軟體運作，因此您可以設計專案流程，然後設定自動觸發程序，例如在工作完成時傳送通知。
大功告成！團隊完成所有交付項目後，專案就完成了。但這個最終階段的重點在於，花點時間評定剛發生的情況。在整個程序期間，手邊隨時擁有清楚且具體的視覺效果能讓您更輕鬆地回顧和查看有效和無效的項目。
與團隊成員和利害關係人排定事後檢討會議。討論各項成果和挑戰。您甚至可以倚賴以下的額外圖表製作工具：嘗試使用專案事後檢討範本，協助您從會議中擷取意見反應和構想。
將所有文件儲存在一個集中的位置，保留在該位置以便作為下次使用的資源。
這一切的縝密規劃和文件似乎多此一舉，但這確實是很有效的做法。使用可規劃、溝通和掌握進度的視覺化工具是最能成功奏效的方式之一，讓您確保專案井然有序、符合預算且準時交付。
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