如何发送大文件

看到电子邮件因附件较大而被退回或阻止可能令人沮丧，原因其实很简单。Internet 服务提供商和电子邮件提供商会限制可上传或发送的文件大小，从而防止海量数据拖慢其服务。

这些上限比大多数人预期的要低。Outlook 和 iCloud 的上限为 20 MB。Gmail、Yahoo、ProtonMail 和 AOL 的上限为 25 MB。还有两个细节会让实际上限更低。电子邮件附件在传输时会被编码，体积因此增大，所以实际能容纳的最大文件大约只有规定限制的 75%。25 MB 的上限实际可发送的文件大小约为 18 MB。收件人的提供商也会执行自己的限制，所以两者中较小的上限决定邮件能否送达。

在选择方法之前，先了解文件位置会有所帮助。以下是小型企业最常发送的文件的一些粗略基准：用手机摄像头拍摄的照片通常有几兆字节，作为附件没问题；带图片的幻灯片组通常有 10 到 30 MB，正好逼近上限；短视频第一分钟的素材就会超过限制；设计文件、CAD 文件或原始图像文件通常会达到数百兆字节；而扫描收据或合同文件夹，一旦超过几十页，大小就会迅速增长。

实用规则：大约超过 18 MB 的文件就需要使用链接而不是附件；超过几百 MB 的文件则需要专门使用云存储空间。

先上传文件，再共享链接。这是四种方法中上限最高的一种，每个文件大小最多可达 250 GB，既适用于单个文档，也适用于整个文件夹。收件人无需拥有该存储提供程序的帐户即可打开链接。唯一需要注意的是在组织外共享时的权限设置，因此有意设置访问权限很重要。如果你不熟悉，面向小型企业的云存储空间介绍了底层服务的工作方式。

协作工具将聊天、视频会议和文件存储整合到一个位置，而且通常与云存储空间集成，因此在对话中发送文件只需要一步。对于你已经在合作的人来说，这是最快的选择。缺点是文件会分散在不同线程中，之后更难找到。

这些服务让你能够上传文件并发送下载链接，有些免费，有些则按订阅收费。如果收件人未使用你常用的工具，它们就很有用。使用前先查看安全协议，因为这类网站通常没有强大的安全性或隐私保护。对于任何敏感内容，请改用你的云存储提供商。

将文件夹压缩或将大型存档拆分为多个部分，可以让文件大小低于限制。不过，这种方法只能稍微缓解问题。视频、照片和 PDF 已经过压缩，因此几乎不会再变小。对大多数小型企业来说，云存储链接几乎可以处理所有情况，其余情况都要视场景而定。

使用云链接方法大约只需一分钟。第一步，将文件保存到云存储空间，或将其拖到所属文件夹中。第二步，等待上传完成，因为文件完全上传后链接才会生效。第三步，选择共享选项，可以是在文档中选择共享按钮，也可以是在文件夹中右键单击文件。第四步，在发送前设置权限：谁可以打开、是否可以编辑还是只能查看，以及链接是否应过期。第五步，通过电子邮件、聊天或短信发送链接。

有些电子邮件应用会进一步缩窄这一限制。在 Outlook 中附加超大文件时，它会提示你将文件上传到 OneDrive，并用共享链接替换附件，这样无需离开收件箱就能得到同样的结果。如果收件人在组织外部，请检查该链接的权限。

云存储空间值得作为默认选项，而不是备用方案，原因远不止文件大小。易用性：发送电子邮件邀请或直接链接，收件人点击后即可打开，无需使用帐户。安全性：内置了文件加密、可疑登录监视、勒索软件检测、病毒扫描、双因素身份验证以及受密码保护的链接。权限：可限制谁能查看、评论、编辑或重新共享，从单人到群组，甚至是拥有链接的任何人。恢复：如果收件人删除了文件，你可以从回收站中拉取；如果他们更改了文件，你可以还原到较早的版本。

备份：如果计算机丢失、被盗或崩溃，文件仍然安全。协作：共享一次，即可在同一文件中一起工作，修改会实时显示。占用更少的存储：文件在设备上占用更少的空间，也不会占用你的电子邮件配额。成本：大多数服务都包含免费层，因此没有必要为更高的电子邮件限制或传输订阅付费。综合来看，这些功能将单向传送变为了共享的工作副本，而这通常正是你一开始想要的。

共享链接会扩大访问范围，因此有几种习惯值得养成。我们面向小型企业的安全文件共享指南更深入地介绍了其背后的保护措施。

对于敏感文件，请与指定人员共享，而不要让拥有链接的任何人都能访问。除非收件人确实需要编辑，否则请设置仅供查看权限。设置到期日期，让链接在项目完成后失效；对于财务、法律或客户记录，则设置密码。在将任何机密内容上传到免费传输网站之前，先查看它对加密和保留期限的说明，因为很多网站保存文件的时间会比你以为的更长。

共享的文件通常为工作文件，而工作从链接发出那一刻就开始了。这正是 AI 协助发挥作用的地方：它可以针对长篇合同或报告总结摘要，这样同事便无需读完 40 页才找到更改内容；起草随链接发送的消息；还可以让你及时了解你不在时协作者所做的修改。文件不再是你发送出去的东西，而是团队共同推进的对象。

只要不再以附件形式发送，发送大文件就不再是个问题。将文件移到云存储空间中，根据应查看该文件的人员设置权限，然后发送链接。OneDrive 为小型企业提供了这种链接功能，还提供加密、版本历史记录和访问权限到期设置，让共享默认更加安全。OneDrive 入门。