无论你在哪里工作，了解每个人在做什么以及适合他们的位置都有助于每个人更出色地完成其工作。组织结构图让每个人都能快速了解企业结构，无论是成熟的办公室、初创公司、制造工厂还是其他组织。
如何制作最适合企业的组织结构图
什么是组织结构图？
你很有可能以前见过。组织结构图以方框、形状或照片来表示人员和职位。它们还可以包含联系信息、页面链接、图标和插图。
这些框用线连接起来后会形成一个图表，描绘组织的内部结构。它显示谁向谁报告、内设机构所在的位置以及部门的连接方式。
组织结构图的用途是什么？
组织结构图可以通过协助新员工或志愿者将姓名和人脸与角色和职责联系起来帮助他们快速了解公司。即使是长期员工、人力资源部门和企业所有者也可以从触手可及的组织结构图中受益。
下面是它们的作用：
- 显示内部结构和层次结构
- 帮助员工确定在出现问题时向谁报告以及与谁联系
- 协助明确角色和职责
- 轻松地将员工联系信息保存在一个方便的位置
- 帮助管理层了解每个部门的员工数量以及如何以最佳方式分配员工和其他资源
- 让员工了解晋升渠道
一个组织结构图并不能解决所有问题。让我们来看看公司最常用的组织结构图类型。
组织结构有哪四种类型？
使用的组织结构图类型取决于受众、组织以及要传达的内容。可能只需要为整个公司提供一个图表样本，或者为多个不同的受众或内设机构提供多个图表样本。
虽然每种类型的组织结构图都可以进行编辑和修改，但大多数公司使用的组织结构图都属于以下四个类别之一：
1. 自上而下的职能层次结构
层级结构图非常适合显示传统的业务结构，从顶部的 C 级高管开始，然后分解为部门或内设机构。在每个内设机构中，你将列出高级管理人员、中层管理人员、高级职员、中级人员和初级职员。最后，层次结构图看起来像一个金字塔，每个部门都向上延伸到 CEO。
注意：分层组织结构图通常很容易理解。但是，当指挥链中有多个层级时，知道何时联系谁似乎很困难，尤其是在出现问题或有人有新想法时。
2. 事业部型组织结构图
如果公司是按照产品线或地理区域进行组织的，这种形式是安全的选择。如果它们彼此独立，则内设机构组织结构图也是清楚反映这一点的绝佳方式。与组织层次结构图表一样，内设机构图以总裁或 CEO 开始，但它不是划分为具有共享资源的部门，而是划分为业务线 (LOB)。该图表涵盖每个 LOB 的部门，如人力资源、会计、法律和营销以及这些部门内的人员或职位。
注意：由于此类组织的每个事业部内往往存在荣誉部门，事业部型结构可能导致人员臃肿和不必要的开销支出。
3. 矩阵组织结构图
这种组织结构图通常适用于团队或团队成员拥有多名经理的公司。例如，在一家报社，记者可能负责报道当地新闻和财经新闻，这意味着其有两名经理。或者，能源供应商的平面设计师可以向平面设计主管汇报。但由于该设计师负责可再生能源事业部的项目，因此还可能需要向该团队的相关人员向上对接。
注意：当团队成员跨部门工作时，组织往往可以找到更具创新性的方法来解决问题。这打造了一个更具合作性的环境。但是，当团队或团队成员拥有多个主管时，可能会增加混乱和冲突。
4. 扁平化组织结构图
平面或“水平”组织结构图几乎仅供小型企业使用，通常有两个级别：行政管理人员和工作人员。在图表中，实线显示主要指挥链，虚线显示次要权力线。理论上，采用扁平组织结构的公司可能看起来类似于一个小型消防部门，有一位主管、三个队长和几名在队长手下工作的消防员。或者，它可能是一个主管或部门负责人，有少数员工是他或她的直接下属。
注意：在扁平化结构中，主管及其团队通常关系密切，共同参与决策制定。与其他组织结构相比，员工通常承担更多责任，拥有更多自主权。这意味着建立信任至关重要，团队合作也同样重要。但由于矩阵非常紧凑，如果员工之间发生冲突，由于团队规模太小，冲突可能会更加明显。
使用软件构建组织结构图
组织结构图软件使构建新的组织结构图和修改旧的组织结构图变得简单。让我们看看如何使用一些最常用的软件选项在线创建组织结构图。
- 打开新的 PowerPoint 文档
- 转到“插入”选项卡，然后单击“SmartArt”
- 导航到“层次结构”组，然后选择所需的组织结构图模板
- 单击该形状以添加文本
- 根据需要添加更多形状（或人员）
考虑每个人后，即可开始在 PowerPoint 中重新组织组织图表。只需返回到“SmartArt 工具设计”选项卡，然后使用“升级/降级”按钮垂直移动形状。使用“上移/下移”按钮水平移动形状。
- 转到“插入”选项卡，然后单击“SmartArt”。
- 转到“层次结构”组，然后选择要使用的组织结构图模板。
- 接下来，将看到一个菜单，其中包含代表人员的形状。只需输入文本来代表图表中的每个人即可。
- 如果需要向组织结构图模板添加形状，请单击“SmartArt 工具设计”选项卡，然后单击“添加形状”。
- 要对组织结构图中的某人进行排序，请在文本对话框中单击其姓名。按 Tab 将其上移或按 Shift + Tab 将其下移。或者，可以在“SmartArt 设计”选项卡中管理层次结构。
可以通过“SmartArt 工具设计”和“格式”选项卡调整颜色、字体和大小。
- 单击“文件或数据库中已存储的信息”
- 回答系统提示时显示的问题
- 按需导入图片或图像
- 单击“完成”
除了从 Excel 将信息导入组织结构图外，还可以直接将信息添加到组织结构图向导中。
更多组织结构图技巧
即便使用组织结构图软件，组织结构图也会因形状和文字的大量使用而混乱不清。但只要稍加设计，它们就能以正确的方式吸引人们的注意力。因此，在优化组织结构图时，可尝试：
- 调整大小。如果图表太大，会让人不知所措。如果需要创建三个图表而不是一个，那就这样做。这样，受众就可以大致了解组织结构，然后在他们准备好时更深入地了解部门或内设机构。只要确保一切都能回到组织的最高级别。
- 使用一致的形状和颜色。通过对主管使用相同的形状，对中层员工使用另一种形状，对初级员工使用另一种形状，可以帮助人们更好地理解你的图表。也对公司中的每个内设机构使用一种颜色。
- 添加相关信息。务必添加有关员工的详细信息，如联系信息、位置、客户或专长。这样，如果有人寻求帮助，他们就可以知道谁在哪里做什么。
- 在经理下方用侧边栏显示助理。这种格式样式可以帮助指示助理角色，同时仍然清楚地显示经理的直接下属。如果需要联系经理，它还可以帮助人们知道该联系谁。
- 注意间距。保持方框等距。图表将更易于阅读，外观更专业。
Microsoft 365 团队专注于共享资源，以帮助你启动、运行和发展业务。
商业见解和理念中心不提供专业税务或财务建议。应联系你自己的税务或财务专家来讨论你的情况。
关注 Microsoft 365