Bước vào thời đại hoàng kim của AI trong truyền thông doanh nghiệp
Cùng với sự xuất hiện của AI - công nghệ có sức mạnh chuyển dịch lớn nhất kỷ nguyên này, các nhà lãnh đạo đang tích cực ứng dụng AI và những tác động mang tính cách mạng của công cụ này đối với doanh nghiệp.
AI giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, thúc đẩy sáng tạo, nâng cao năng suất một cách an toàn và nâng tầm kỹ năng cho người dùng. Nghiên cứu mới đây của Icertis cho thấy 80% lãnh đạo cấp cao kỳ vọng AI tạo sinh sẽ tác động đến thu nhập thực của họ trong 5 năm tới. Các doanh nghiệp đã và đang ứng dụng AI vào các lĩnh vực sáng tạo, tiếp thị, sản xuất và hoàn thiện đơn hàng cũng như chăm sóc khách hàng; xu hướng này sẽ còn tiếp diễn.
Bắt đầu với AI cho cuộc họp
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể gặp thách thức về quản lý thay đổi khi đưa ra ý tưởng dùng AI tại nơi làm việc. Cách hiệu quả để bắt đầu xây dựng văn hóa ứng dụng AI là sử dụng các công cụ AI cho các cuộc họp trực tiếp và cuộc họp trực tuyến.
Chẳng ai muốn bị chôn chân trong một cuộc họp, nhất là khi nó thiếu kế hoạch, điều hành kém hoặc tệ hơn là hoàn toàn không cần thiết.
Các cuộc họp dựa trên công cụ AI giúp mọi người tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, từ đó thúc đẩy hiệu suất. Công cụ họp AI đảm nhiệm các công việc mang tính thủ công và tiêu tốn thời gian, để mọi người có thể tập trung hợp tác, đổi mới và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Trước khi tìm hiểu kỹ về các lợi ích giúp AI nâng cao hiệu quả cuộc họp cho doanh nghiệp lớn và nhỏ, hãy cùng xem cách thức vận hành của công cụ này.
Cách sử dụng AI cho cuộc họp
Công nghệ AI ứng dụng trong các cuộc họp của doanh nghiệp giúp nâng cao khả năng cộng tác và giao tiếp theo nhiều cách mang lại lợi ích thiết thực cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Chức năng chính của công cụ họp AI là tự động hóa thông minh các công việc hàng ngày như:
- Lên lịch và đổi lịch họp dựa theo lịch rảnh của người tham dự
- Gửi thông báo, lời nhắc và thông tin theo dõi.
- Sử dụng AI để ghi biên bản cuộc họp.
- Truy cập dữ liệu kinh doanh.
- Cung cấp phụ đề và bản dịch theo thời gian thực.
- Tạo bản chép lại.
- Tạo các mục hành động.
- Phân công và theo dõi nhiệm vụ.
- Khám phá các thông tin chuyên sâu liên quan.
- Xác định các điểm cải tiến.
- Tăng cường bảo mật.
Khai thác lợi ích của AI trong cuộc họp
Các buổi họp vốn là khởi nguồn cho cảm hứng, tư duy sáng tạo và sự đóng góp—nhưng đôi khi lại khiến bạn thấy nặng nề. Các đội nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn nhờ AI tự động hóa tác vụ, ghi chép cũng như tóm tắt cuộc họp một cách chính xác và bảo mật, đưa ra thông tin chuyên sâu cùng gợi ý cải tiến, đồng thời phân công và theo dõi các bước thực hiện.
Các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy các cuộc họp hiệu quả hơn bằng công nghệ AI. Công cụ họp AI có thể nâng cao trải nghiệm họp cho mọi người theo những cách thiết thực thông qua việc đảm nhiệm các công việc sau:
Xử lý việc lên lịch và chương trình họp, ghi chú và chép lại thông tin cuộc họp:
- Phối hợp nhiều lịch để lên thời gian và ngày họp.
- Tạo chương trình họp.
- Đặt phòng cho cuộc họp trực tiếp tại văn phòng.
- Tạo và chia sẻ một liên kết hội thảo video.
- Sử dụng AI để tạo ghi chú cuộc họp.
- Tối ưu hóa quá trình giao tiếp ngắn gọn.
- Tạo bản chép lại và phụ đề theo thời gian thực.
- Phân công các mục hành động và theo dõi.
Cá nhân hóa trải nghiệm của người tham dự:
- Cá nhân hóa các đề xuất tài nguyên và hỗ trợ cho từng người tham dự căn cứ vào lựa chọn ưu tiên của họ.
- Tạo một kênh để đưa ra và tiếp nhận phản hồi nhằm khuyến khích cải tiến liên tục.
- Chia sẻ nội dung cuộc họp đa quốc gia và đa ngôn ngữ nhằm tối ưu hóa hợp tác trên quy mô toàn cầu.
- Phân tích mô hình hội thoại để hiểu cách các đội nhóm giao tiếp và cùng nhau giải quyết vấn đề, giúp cấp quản lý xử lý vướng mắc kịp thời.
- Xác định lỗ hổng kiến thức và đề xuất cơ hội học tập phù hợp.
- Thu thập kiến thức và thông tin chuyên sâu bằng cách sử dụng AI cho cộng tác.
Xây dựng sự nhất trí để đảm bảo mọi người có góc nhìn chung:
- Lưu cũng như chia sẻ bản chép lại chính xác về cuộc họp và khám phá các mẫu, thông tin chuyên sâu cùng giải pháp.
- Nhận diện người nói và phân tích cảm xúc để phát hiện rào cản, điểm bất đồng, cùng cơ hội thúc đẩy tiến độ.
- Phân tích sâu các chủ đề và trọng tâm thảo luận nhằm tối ưu hóa hợp tác hiệu quả và đẩy nhanh tiến trình ra quyết định.
Tạo hàng rào bảo vệ trước các mối đe dọa an ninh mạng:
- Hỗ trợ bảo vệ dữ liệu cuộc họp trước các hành vi can thiệp và chặn trái phép của bên thứ ba bằng công nghệ mã hóa đầu cuối.
- Một số công cụ cung cấp phương thức xác thực bằng sinh trắc học để xác minh danh tính của người tham gia.
- Giám sát lưu lượng truy cập để phát hiện bất thường và hoạt động đáng ngờ.
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn đối với nền tảng họp.
Hãy cùng điểm qua một số công nghệ và công cụ AI cung cấp giải pháp hỗ trợ cuộc họp thông minh cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu các loại công cụ và công nghệ AI cho cuộc họp
Các ứng dụng phần mềm dùng AI để nâng cao năng suất và hiệu quả của cuộc họp có một vài chức năng. Các công cụ họp AI phổ biến nhất dùng kết hợp những công nghệ sau:
Chép lại cuộc họp bằng AI Nhờ công nghệ nhận dạng giọng nói và khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, các công cụ chép lại giúp chuyển đổi giữa giọng nói và văn bản theo thời gian thực hoặc sau khi cuộc họp kết thúc. Tính năng này giúp người tham dự dễ dàng theo dõi và xem lại nội dung, tiến trình cuộc họp, đặc biệt tiện lợi cho người vào sau hoặc không thể tham gia. Tính năng chép lại bằng AI có thể tìm người nói và từ khóa hoặc cụm từ chính rồi trích xuất thông tin, chẳng hạn như dữ liệu thu được trong cuộc họp hoặc các mục hành động. Tính năng chép lại đặc biệt hữu ích cho thành viên nhóm bị suy giảm thính lực hoặc thị lực.
Trình lập lịch họp AI Những công cụ này dùng AI để tự động tìm ngày và giờ họp phù hợp nhất dựa trên lịch trống của người tham gia. Công cụ có thể xem xét lựa chọn cá nhân và cá nhân hóa trải nghiệm, chẳng hạn như cung cấp bản dịch hoặc phụ đề khi cần hoặc khi được yêu cầu.
Trợ lý họp ảo AI Những công cụ này cung cấp hàng loạt các dịch vụ. Trợ lý họp AI tự động tạo chương trình họp, ghi chú, (ai lại không thích ý tưởng về một trợ lý ghi chú cuộc họp bằng AI chứ), tóm tắt các điểm chính, gửi lời nhắc và theo dõi thông tin liên lạc.
Dịch ngôn ngữ theo thời gian thực bằng AI Sử dụng AI để dịch lời nói và văn bản sang nhiều ngôn ngữ, các công cụ này cho phép giao tiếp đa văn hóa theo thời gian thực, loại bỏ rào cản ngôn ngữ, hỗ trợ cộng tác suôn sẻ cũng như thúc đẩy tính hòa nhập.
Tóm tắt và phân tích cuộc họp bằng AI Giống như có một chuyên gia tham vấn cho cuộc họp, các công cụ AI khai thác dữ liệu họp để làm nổi bật chủ đề chính, tóm tắt vấn đề trọng tâm, đưa ra thông tin chuyên sâu, phân tích xu hướng và gợi ý cải tiến. Các công cụ có thể đo lường mức độ tham gia của người tham dự, cảm nhận và hiệu quả tổng thể của cuộc họp.
Chatbot dựa trên AI Là thành phần quan trọng trong nhiều công cụ họp AI, chatbot tích hợp khả năng khử tạp âm và chống vang để loại bỏ tiếng ồn nền, tối ưu chất lượng âm thanh và nâng cao trải nghiệm họp.
Trợ lý giọng nói AI Không chỉ đóng vai trò cốt lõi trong dịch thuật, trợ lý giọng nói AI còn hỗ trợ điều khiển bằng giọng nói, giúp người tham dự tương tác với nền tảng họp mà không cần dùng bàn phím. Tính năng này rất tiện lợi cho người bị hạn chế về khả năng vận động.
Theo dõi Microsoft 365