Cách gửi tệp lớn

Việc thấy email bị trả lại hoặc bị chặn do tệp đính kèm quá lớn thật sự là khó chịu, và lý do thì rất đơn giản. Các nhà cung cấp dịch vụ Internet và dịch vụ email giới hạn kích thước tệp mà bạn có thể tải lên hoặc gửi đi, nhằm ngăn chặn lượng dữ liệu khổng lồ làm chậm hệ thống dịch vụ của họ.

Mức giới hạn này thấp hơn nhiều người mong đợi. Outlook và iCloud dừng ở mức 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail và AOL dừng ở mức 25 MB. Hai chi tiết nữa làm cho giới hạn thực tế còn thấp hơn thế. Các tệp đính kèm email được mã hóa để truyền tải, làm tăng kích thước của chúng; do đó, tệp lớn nhất thực sự có thể gửi được chỉ chiếm khoảng 75% giới hạn quy định, nghĩa là với mức giới hạn 25 MB, tệp gửi đi chỉ có thể đạt khoảng 18 MB. Nhà cung cấp dịch vụ của người nhận cũng áp dụng giới hạn riêng, do đó mức giới hạn thấp hơn trong hai mức này sẽ quyết định việc thư của bạn có được gửi đến nơi hay không.

Trước khi chọn phương pháp, bạn nên biết tệp của mình nằm ở ngưỡng nào. Dưới đây là một số mốc tham khảo về kích cỡ các loại tệp mà doanh nghiệp nhỏ thường gửi: ảnh chụp từ điện thoại thường có dung lượng vài megabyte và có thể gửi dễ dàng dưới dạng tệp đính kèm; tệp trình chiếu có chứa hình ảnh thường nặng từ 10 đến 30 MB – mức giới hạn cho phép; video ngắn cũng sẽ vượt quá giới hạn này chỉ sau một phút quay; các tệp thiết kế, CAD hoặc tệp ảnh gốc thường có dung lượng lên tới hàng trăm megabyte; còn thư mục chứa các hóa đơn hoặc hợp đồng đã quét sẽ nhanh chóng trở nên rất nặng khi số lượng trang vượt quá vài chục tờ.

Quy tắc thực tế là: bất kỳ tệp nào vượt quá khoảng 18 MB thì cần gửi dưới dạng liên kết thay vì tệp đính kèm, còn tệp nào vượt quá vài trăm megabyte thì bắt buộc phải sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây.

Tải tệp lên, sau đó chia sẻ liên kết đến tệp đó. Đây là mức giới hạn cao nhất trong số bốn tùy chọn, lên tới 250 GB mỗi tệp, và áp dụng cho cả tệp đơn lẻ lẫn toàn bộ thư mục. Người nhận không cần có tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ để mở liên kết. Một điều cần lưu ý là vấn đề quyền truy nhập khi chia sẻ thông tin ra bên ngoài tổ chức; đó là lý do tại sao việc thiết lập quyền truy nhập một cách có chủ đích lại quan trọng. Nếu bạn mới làm quen với lĩnh vực này, lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp nhỏ sẽ giải thích cách thức hoạt động của dịch vụ nền tảng.

Các công cụ cộng tác kết hợp trò chuyện, cuộc họp video và lưu trữ tệp ở một nơi và chúng thường được tích hợp với bộ nhớ đám mây nên việc gửi tệp trong cuộc trò chuyện chỉ mất một bước. Đây là lựa chọn nhanh nhất đối với những người mà bạn đã làm việc cùng. Điểm bất cập là các tệp sẽ bị phân tán rải rác giữa các luồng thảo luận và khó tìm lại hơn về sau.

Các nền tảng trò chuyện và họp trực tuyến cho phép bạn tải tệp lên và gửi liên kết tải xuống; một số dịch vụ miễn phí, trong khi số khác hoạt động theo hình thức đăng ký trả phí. Các nền tảng này rất hữu ích khi người nhận không sử dụng các công cụ mà bạn thường dùng. Hãy kiểm tra các quy trình bảo mật trước khi sử dụng, vì các trang này thường không có cơ chế bảo vệ quyền riêng tư hay bảo mật chặt chẽ. Đối với bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào, hãy sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của nhà cung cấp dịch vụ này.

Việc nén một thư mục hoặc chia nhỏ một tệp lưu trữ lớn thành nhiều phần có thể giúp đưa tệp về dưới mức giới hạn cho phép. Tuy nhiên, cách này chỉ mang lại hiệu quả ở mức hạn chế. Video, hình ảnh và tệp PDF vốn đã được nén rồi, nên kích thước của chúng hầu như không giảm thêm được bao nhiêu. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, giải pháp lưu trữ đám mây đáp ứng được gần như mọi trường hợp, còn những trường hợp còn lại chỉ mang tính chất đặc thù tùy theo tình huống.

Phương pháp sử dụng liên kết đám mây mất khoảng một phút. Trước tiên, hãy lưu tệp vào bộ nhớ đám mây của bạn hoặc kéo tệp vào thư mục tương ứng. Thứ hai, hãy đợi quá trình tải lên hoàn tất, vì liên kết sẽ không hoạt động cho đến khi tệp đã được tải lên đầy đủ. Thứ ba, chọn tùy chọn chia sẻ: có thể là nút chia sẻ trong tài liệu hoặc nhấp chuột phải vào tệp trong thư mục chứa tệp đó. Thứ tư, hãy thiết lập quyền truy nhập trước khi gửi: ai có thể mở tệp, họ có thể chỉnh sửa hay chỉ được xem, và liệu liên kết có nên hết hạn hay không. Thứ năm, gửi liên kết qua email, cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn văn bản.

Một số ứng dụng email còn rút gọn cách này hơn nữa. Khi bạn đính kèm một tệp có kích cỡ lớn trong Outlook, ứng dụng sẽ đề xuất tải tệp đó lên OneDrive và thay thế tệp đính kèm bằng một liên kết chia sẻ; cách này mang lại kết quả tương đương mà bạn không cần phải rời khỏi hộp thư đến. Hãy kiểm tra quyền truy nhập của liên kết đó nếu người nhận nằm ngoài tổ chức của bạn.

Lưu trữ đám mây xứng đáng được coi là lựa chọn mặc định thay vì chỉ là phương án dự phòng, và lý do cho điều này vượt xa vấn đề dung lượng tệp. Dễ sử dụng: gửi lời mời qua email hoặc đường dẫn trực tiếp và người nhận chỉ cần nhấp vào để mở mà không cần tài khoản. Bảo mật: các tính năng mã hóa tệp, giám sát đăng nhập đáng ngờ, phát hiện mã độc tống tiền, quét virus, xác thực hai yếu tố và các liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu đều được tích hợp sẵn. Quyền truy nhập: giới hạn đối tượng có thể xem, bình luận, chỉnh sửa hoặc chia sẻ lại, từ một cá nhân hay một nhóm cho đến bất kỳ ai có liên kết. Khôi phục: nếu người nhận xóa tệp, bạn có thể lấy lại tệp đó từ thùng rác; còn nếu họ chỉnh sửa tệp, bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó.

Sao lưu: các tệp được bảo đảm an toàn nếu máy tính bị mất, bị đánh cắp hoặc gặp sự cố. Cộng tác: chia sẻ một lần và cùng làm việc trên một tệp, các thay đổi sẽ hiển thị ngay khi được thực hiện. Tốn ít dung lượng lưu trữ hơn: tệp chiếm ít không gian trên thiết bị của bạn và không tốn chút nào trong hạn mức dung lượng email. Chi phí: hầu hết các dịch vụ đều có gói miễn phí, vì vậy không có lý do gì để trả tiền cho hạn mức email cao hơn hay gói đăng ký chuyển dữ liệu. Tựu chung lại, các ưu điểm này biến việc chuyển giao một chiều thành một bản sao làm việc dùng chung – điều mà thường chính là thứ bạn mong muốn ngay từ đầu.

Việc chia sẻ liên kết giúp mở rộng khả năng tiếp cận, vì vậy bạn nên hình thành một vài thói quen hữu ích. Hướng dẫn của chúng tôi về chia sẻ tệp an toàn cho doanh nghiệp nhỏ đi sâu hơn vào các biện pháp bảo vệ đi kèm.

Hãy chia sẻ với những người cụ thể thay vì bất kỳ ai có liên kết nếu tệp có tính nhạy cảm. Hãy đặt quyền truy nhập chỉ xem trừ khi người nhận thật sự cần chỉnh sửa. Thêm ngày hết hạn để liên kết ngừng hoạt động sau khi dự án hoàn tất, đồng thời đặt mật khẩu cho các hồ sơ tài chính, pháp lý hoặc thông tin khách hàng. Trước khi tải bất kỳ nội dung bí mật nào lên một trang web chuyển dữ liệu miễn phí, hãy đọc kỹ thông tin về mã hóa và thời gian lưu trữ, vì nhiều trang web lưu giữ tệp lâu hơn mức bạn nghĩ.

Một tệp được chia sẻ thường là tệp đang được xử lý, và công việc bắt đầu ngay khi đường dẫn được gửi đi. Đây chính là lúc sự hỗ trợ từ AI phát huy tác dụng: AI có thể tóm tắt một bản hợp đồng hoặc báo cáo dài để đồng nghiệp không cần đọc tới bốn mươi trang mới tìm thấy nội dung thay đổi, soạn thảo thư đi kèm đường dẫn, cũng như cập nhật cho bạn những chỉnh sửa mà các cộng sự đã thực hiện trong lúc bạn vắng mặt. Tệp không còn chỉ là thứ bạn gửi đi nữa, mà trở thành công việc mà cả nhóm cùng nhau xử lý.

Việc gửi các tệp lớn sẽ không còn là vấn đề ngay khi bạn ngừng đính kèm tệp đó. Di chuyển tệp sang dịch vụ lưu trữ đám mây, thiết lập quyền truy nhập phù hợp với những người được phép xem tệp, rồi gửi đường dẫn. OneDrive mang đến cho các doanh nghiệp nhỏ những tính năng như mã hóa, lịch sử phiên bản và quyền truy nhập có thời hạn, giúp việc chia sẻ trở nên an toàn theo mặc định. Bắt đầu với OneDrive.