Khai phá tiềm năng: Cách các công cụ năng suất AI thay đổi cách làm việc

Tăng năng suất với công cụ AI

AI tạo sinh là một công nghệ đột phá đang thay đổi cách người lao động hoàn thành công việc của họ. Mỗi ngày, thị trường lại xuất hiện các công cụ AI mới, giúp người lao động có thể tự động hóa các tác vụ thông thường và tạo văn bản, hình ảnh hoặc mô hình. Với doanh nghiệp nhỏ, điều này có thể đồng nghĩa với việc dùng AI để nhanh chóng viết một bài đăng blog, tạo đồ họa cho mạng xã hội hay thậm chí kéo dài giờ hỗ trợ khách hàng bằng chatbot. Tiềm năng tiết kiệm thời gian là rất lớn. Thực tế, một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của AI tạo sinh là khả năng giúp người lao động thoát khỏi các tác vụ lặp lại và tốn thời gian, để họ có thể tập trung vào những công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Kiến thức cơ bản về AI

Trước tiên, AI là gì? Công cụ AI là các hệ thống máy tính có thể mô phỏng những chức năng nhận thức của con người như học tập và giải quyết vấn đề. AI tạo sinh là một nhóm nhỏ của AI, được thiết kế để tự động tạo nội dung như văn bản, hình ảnh hoặc âm nhạc. Bằng cách dùng các thuật toán máy học (ML), những công cụ này có thể tạo ra đầu ra có phong cách và bối cảnh tương tự với dữ liệu hiện có.

Các công cụ AI tạo sinh được "huấn luyện" bằng cách nạp vào các tập dữ liệu lớn chứa ví dụ về loại nội dung mà những công cụ này được kỳ vọng sẽ tạo ra. Ví dụ, một trình tạo văn bản có thể được huấn luyện bằng sách, bài viết hoặc bài đăng trên mạng xã hội.

AI tạo sinh có thể giúp tự động hóa các tác vụ thường lệ và xử lý dữ liệu nhanh chóng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhận biết các hạn chế của công cụ năng suất AI.

Vấn đề về chất lượng: Chất lượng và tính mạch lạc của nội dung được tạo ra có thể khác nhau rất nhiều. Nội dung đó có thể không đáp ứng các tiêu chuẩn của con người về độ chính xác hoặc tính sáng tạo.
Làm lan truyền thiên kiến: AI tạo sinh có thể làm lan truyền các thiên kiến có trong dữ liệu huấn luyện, dẫn đến nội dung bị thiên lệch. Cần xác định và giảm thiểu độ thiên lệch này. Xử lý thiên kiến trong thuật toán và dữ liệu huấn luyện cũng rất cần thiết để bảo đảm các công cụ AI tạo sinh không tạo ra nội dung có hại hoặc mang tính phân biệt ngay từ đầu.
Mối lo ngại về quyền riêng tư: Người dùng phải thận trọng khi sử dụng các công cụ AI tạo sinh với dữ liệu nhạy cảm, độc quyền hoặc dữ liệu cá nhân, vì những công cụ này có thể vô tình tạo ra nội dung vi phạm quyền riêng tư.

Mặc dù AI tạo sinh có thể là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng năng suất, bạn không nên dùng công cụ này để đưa ra các quyết định quan trọng, đặc biệt trong các lĩnh vực như y tế, tài chính hoặc luật. Đây là những lĩnh vực mà chuyên môn của con người là điều thiết yếu. AI cũng không thể thay thế khả năng sáng tạo của con người. Công cụ năng suất AI có thể hỗ trợ và nâng cao năng suất cũng như khả năng sáng tạo của con người, chứ không thay thế các yếu tố đó.

Khi nào nên dùng ứng dụng năng suất AI

Các ứng dụng năng suất AI hữu ích cho hầu hết mọi quy mô doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp nhỏ. Người lao động có thể dùng AI cho năng suất để tự động hóa các tác vụ thủ công, tốn thời gian, để họ có thêm thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. Dưới đây là một số cách các công cụ năng suất AI tốt nhất giúp doanh nghiệp tinh gọn hoạt động.

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Các giải pháp AI có thể tự động hóa các tác vụ thông thường như nhập dữ liệu, xử lý tài liệu và hỗ trợ khách hàng. Quy trình tự động hóa này giúp có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động chiến lược.
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Chatbot và trợ lý ảo có thể xử lý câu hỏi của khách hàng và cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/24, giúp cải thiện khả năng sẵn sàng của dịch vụ khách hàng mà không cần nhân viên làm việc liên tục.
Phân tích dữ liệu. Doanh nghiệp có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về hành vi khách hàng, xu hướng thị trường cũng như hiệu quả vận hành bằng cách dùng các thuật toán AI để xử lý và phân tích nhanh khối lượng lớn dữ liệu. Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể dẫn đến lựa chọn sáng suốt hơn và kết quả tốt hơn.
Tối ưu hóa chuỗi giá trị. AI có thể giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho, cải thiện dự báo nhu cầu và giảm chi phí, đồng thời bảo đảm sản phẩm luôn sẵn sàng khi cần.
Nhân sự và quản lý nhân tài. Nhà tuyển dụng có thể tinh gọn quy trình tuyển dụng bằng cách dùng công cụ năng suất AI để nhanh chóng quét hồ sơ xin việc theo từ khóa, đối chiếu hồ sơ với tiêu chí công việc, giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp nhanh hơn. Công cụ này cũng có thể hỗ trợ quá trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới.
Chiến lược tiếp thị và bán hàng. Các nhóm tiếp thị và bán hàng có thể dùng AI để nhanh chóng phân tích dữ liệu khách hàng, xác định các kênh và chiến lược tiếp thị hiệu quả nhất, sau đó phân bổ nguồn lực một cách chính xác. AI cũng có thể hỗ trợ chấm điểm khách hàng tiềm năng và dự báo doanh số.
Tối ưu hóa quy trình làm việc. AI có thể phân tích quy trình làm việc và đề xuất cải tiến, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nội bộ của họ để tăng hiệu quả.
Dịch và giao tiếp. Tăng cường giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác quốc tế và xóa bỏ rào cản ngôn ngữ bằng các công cụ dịch hoạt động trên nền tảng AI.
Giảm chi phí. Bằng cách tự động hóa tác vụ và tối ưu hóa quy trình, các ứng dụng năng suất AI có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và cải thiện lợi nhuận.

Vậy AI cải thiện năng suất bằng cách nào?

Mặc dù công cụ năng suất AI là công nghệ tương đối mới, đã có một số nghiên cứu cho thấy những công cụ này có thể tác động tích cực đến năng suất trong nhiều lĩnh vực. Các nghiên cứu này cho thấy công nghệ AI có thể nâng cao năng suất trong nhiều lĩnh vực và vai trò bằng cách tự động hóa tác vụ, cải thiện việc ra quyết định và tối ưu hóa quy trình.

Nghiên cứu cho thấy nhân viên hỗ trợ khách hàng tăng năng suất khi dùng AI

Theo Generative AI at Work, một nghiên cứu sơ bộ của National Bureau of Economic Research từ tháng 4 năm 2023: "Các nhân viên hỗ trợ khách hàng dùng một công cụ AI để hướng dẫn cuộc trò chuyện của họ đã tăng gần 14% năng suất."

Các nhà nghiên cứu xác định rằng những nhân viên dùng công cụ AI đã tăng số lượng vấn đề của khách hàng được giải quyết mỗi giờ lên 13,8%. Những người lao động ít kinh nghiệm nhất đã tăng năng suất lên 35%, giải quyết được nhiều vấn đề hơn mỗi giờ, trong khi những người lao động giàu kinh nghiệm hơn, có hiệu suất cao nhất thì không bị ảnh hưởng. Dữ liệu này cho thấy AI có thể là một công cụ hiệu quả cho quá trình tiếp nhận nhân viên mới. Nghiên cứu cũng phát hiện thêm các lợi ích khi dùng ứng dụng năng suất AI, bao gồm đánh giá tích cực hơn từ khách hàng, ít phải chuyển cấp quản lý hơn và tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên giảm.¹

Nhà phát triển hoàn thành tác vụ nhanh gần 56% hơn khi dùng AI

Trong Tác động của AI đối với Năng suất của Nhà phát triển: Bằng chứng từ GitHub Copilot, một nghiên cứu được thực hiện vào tháng 2 năm 2023 bởi Sida Peng và cộng sự, các nhà nghiên cứu xem xét tác động của các công cụ AI đến năng suất phát triển phần mềm. Trong quá trình nghiên cứu, các nhà phát triển dùng GitHub Copilot, một trợ lý lập trình AI cung cấp mã và hàm liên quan, để tạo máy chủ HTTP bằng JavaScript nhanh nhất có thể. Một nhóm điều khiển không có quyền truy cập vào công cụ. Các nhà phát triển dùng GitHub Copilot hoàn thành tác vụ nhanh hơn 55,8%. Những người lập trình ít kinh nghiệm, những người lập trình lớn tuổi và những người lập trình làm việc nhiều giờ đạt được lợi ích lớn nhất khi dùng công cụ AI.²

Chuẩn bị cho AI: Bạn đã sẵn sàng cho kỷ nguyên làm việc mới chưa?

Tìm hiểu cách đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức bạn và thực hiện các bước phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Tải ebook

Ví dụ về những nơi AI có thể tăng năng suất

Các công cụ AI tạo sinh có tiềm năng tăng đáng kể năng suất của nhân viên bằng cách tự động hóa tác vụ, tạo nội dung và hỗ trợ ra quyết định. Việc xác định nên dùng ứng dụng AI để tăng năng suất ở đâu và bằng cách nào phụ thuộc vào việc nhân viên của bạn cần làm gì. Sau đây là một vài ví dụ về cách các công cụ AI tốt nhất cho năng suất có thể giúp nhân viên của bạn hoàn thành nhiều việc hơn.

Tạo nội dung. Nhà văn và người sáng tạo nội dung có thể dùng AI tạo sinh để nhanh chóng tạo bài viết, báo cáo và mô tả sản phẩm, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian.
Thiết kế đồ họa và mô hình hóa. Nhà thiết kế có thể dùng các công cụ AI hỗ trợ năng suất như Microsoft Designer để tạo thiết kế, bố cục và nội dung trực quan dựa trên thông tin đầu vào của người dùng, giúp tinh gọn quy trình thiết kế. Trong các lĩnh vực như kiến trúc và thiết kế sản phẩm, AI tạo sinh cũng có thể hỗ trợ tạo mô hình 3D và nguyên mẫu, giúp giảm thời gian cần cho các lần lặp lại thiết kế.
Tạo mã. AI có thể hỗ trợ nhà phát triển bằng cách tạo đoạn mã hoặc thậm chí là toàn bộ chương trình, dựa trên mô tả cấp cao hoặc các yêu cầu cụ thể, từ đó tăng tốc phát triển phần mềm.
Chẩn đoán y khoa. Nhân viên y tế có thể dùng AI để diễn giải hình ảnh y khoa như X-quang, chụp CT, MRI và chụp nhũ ảnh. Các thuật toán học sâu có thể giúp bác sĩ chẩn đoán hình ảnh xác định mẫu và bất thường trong hình ảnh, từ đó đưa ra chẩn đoán chính xác hơn. Ví dụ, AI có thể giúp phát hiện sớm các dấu hiệu của ung thư, gãy xương hoặc các bệnh lý thần kinh.
Sản xuất và kiểm soát chất lượng. Nhân viên có thể dùng robot và camera được hỗ trợ bởi AI để kiểm tra sản phẩm trên dây chuyền lắp ráp, phát hiện lỗi, cũng như đảm bảo sản xuất chất lượng cao. Với sự hỗ trợ của AI, nhân viên có thể làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.

Những ví dụ này cho thấy tính linh hoạt của các công cụ AI tạo sinh, khi có thể xử lý, giảm bớt công sức thủ công và cải thiện năng suất bằng cách tự động hóa tác vụ, cũng như hỗ trợ hiệu quả cho nhân viên. Để khai thác đầy đủ tiềm năng của AI trong việc tăng năng suất, doanh nghiệp cần đánh giá cẩn thận nhu cầu và mục tiêu cụ thể của mình, đầu tư vào công nghệ phù hợp, đồng thời đảm bảo nhân viên được đào tạo để làm việc hiệu quả với hệ thống AI. Nhân viên cũng nên chú ý đến các cân nhắc về đạo đức, quyền riêng tư dữ liệu và các vấn đề bảo mật khi dùng AI cho mục đích nâng cao năng suất.

Cách tích hợp AI vào quy trình làm việc

Dùng AI trong công việc hằng ngày có thể nâng cao năng suất, hiệu quả và khả năng ra quyết định trong nhiều vai trò, lĩnh vực khác nhau. Sau đây là một số hướng dẫn và vài mẹo năng suất về cách nhân viên có thể tích hợp AI hiệu quả vào công việc hằng ngày, bao gồm cả thời điểm nên dùng AI và thời điểm không nên dùng.

Tìm hiểu các kiến thức cơ bản về AI. Trước khi tích hợp AI vào các hoạt động hằng ngày, chúng ta cần có hiểu biết cơ bản về AI, kể cả khả năng và giới hạn của AI. Làm quen với các công nghệ AI phổ biến như máy học và quy trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
Xác định các trường hợp sử dụng phù hợp. Xác định AI có thể mang lại giá trị lớn nhất ở đâu trong công việc hoặc lĩnh vực của bạn. Hãy tìm các tác vụ lặp lại, dựa trên dữ liệu hoặc cần nhận dạng mẫu. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm phân tích dữ liệu, tự động hóa hỗ trợ khách hàng và bảo trì dự đoán.
Chọn đúng công cụ AI. Chọn công cụ hoặc nền tảng AI phù hợp với nhu cầu cụ thể và mức kỹ năng của bạn. Một số công cụ AI rất dễ dùng và chỉ cần lập trình đơn giản, trong khi một số khác có thể cần chuyên môn kỹ thuật cao hơn. Nếu bạn mới làm quen với AI, hãy chọn một công cụ dễ sử dụng với người dùng.
Bắt đầu với các dự án nhỏ. Bắt đầu bằng cách tích hợp AI vào các dự án nhỏ, dễ quản lý. Việc bắt đầu từ quy mô nhỏ giúp bạn có cơ hội học hỏi mà không bị quá tải. Tăng dần quy mô và độ phức tạp của các dự án AI khi bạn cảm thấy thoải mái hơn.
Cộng tác với những người dùng có kinh nghiệm hơn. Nếu bạn mới bắt đầu với AI, hãy cộng tác với đồng nghiệp hoặc nhóm có chuyên môn AI cao hơn. Cộng tác liên chức năng có thể giúp đảm bảo việc triển khai AI thành công trong quy trình làm việc của bạn.

Các công cụ năng suất AI có thể hữu ích khi dùng cho tác vụ lặp đi lặp lại, phân tích dữ liệu và nhận dạng mẫu. Tuy nhiên, có những thời điểm bạn không nên dùng AI.

Thiếu dữ liệu. Nếu bạn không có đủ dữ liệu chất lượng để huấn luyện mô hình AI, thì các công cụ năng suất AI có thể không phù hợp với tác vụ của bạn.
Các tác vụ đòi hỏi tư duy phản biện. AI không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho các tác vụ sáng tạo hay tư duy phản biện cần trực giác, sự đồng cảm hoặc thể hiện nghệ thuật của con người.
Các quyết định mang tính đạo đức hoặc rất nhạy cảm. Tránh dùng AI cho các quyết định có tác động đáng kể về mặt đạo đức, chẳng hạn như tuyển dụng hoặc chẩn đoán y khoa, nếu không có sự giám sát cẩn thận của con người. Mặc dù AI chắc chắn có thể giúp bạn đi đúng hướng nhưng vẫn cần sự phán đoán của con người để đưa ra các quyết định nhạy cảm.
Các tình huống đòi hỏi sự minh bạch. Trong các tình huống mà tính minh bạch và trách nhiệm giải trình là rất quan trọng, các mô hình AI không có chức năng giải thích quyết định của mình nên có thể không phù hợp.

Quá trình tích hợp AI vào công việc hằng ngày đòi hỏi cân nhắc cẩn thận về khả năng và giới hạn của AI, lựa chọn công cụ phù hợp, cũng như bắt đầu với các dự án có thể quản lý được. Nhân viên nên dùng AI cho các tác vụ mà AI có thể mang lại lợi ích rõ rệt, đồng thời thận trọng trong các tình huống cần phán đoán của con người, đạo đức hoặc sáng tạo. Cộng tác và học hỏi liên tục là chìa khóa để tích hợp AI thành công.

Mẹo sử dụng công cụ AI hiệu quả

Việc thêm AI vào các tác vụ hằng ngày có thể tăng năng suất và không cần phải thực hiện các tác vụ lặp lại, tốn thời gian. Nhưng sẽ có một chút khó khăn khi làm quen ban đầu. Một trong những tác vụ khó khăn nhất khi dùng công cụ AI là học cách viết yêu cầu hiệu quả. Yêu cầu là thông tin đầu vào bạn cung cấp cho công cụ AI để cho AI biết bạn đang tìm loại văn bản, hình ảnh hoặc mã nào. Viết yêu cầu tốt là việc thiết yếu để nhận được kết quả bạn mong muốn từ một mô hình ngôn ngữ như ChatGPT.

Sau đây là một số mẹo giúp bạn viết yêu cầu cho AI tốt hơn

Viết cụ thể. Nêu rõ câu hỏi hoặc yêu cầu của bạn. Chỉ rõ định dạng hoặc cấu trúc cho câu trả lời bạn muốn.
Cung cấp bối cảnh. Cung cấp cho mô hình AI thông tin liên quan để làm việc, bao gồm mọi bối cảnh hoặc ràng buộc cần thiết. Đưa ra ví dụ trong yêu cầu để làm rõ kỳ vọng của bạn.
Đặt câu hỏi mở. Nếu câu hỏi của bạn có thể trả lời có hoặc không, hãy viết lại để khuyến khích câu trả lời chi tiết hơn. Bạn sẽ có kết quả tốt hơn khi tạo yêu cầu cần giải thích hoặc trình bày thêm.
Kiểm tra và lặp lại. Hãy thử đặt cùng một câu hỏi theo vài cách khác nhau. Xem lại đầu ra được tạo rồi điều chỉnh và tinh chỉnh yêu cầu của bạn dựa trên chất lượng của các câu trả lời.

Viết yêu cầu tốt là một quy trình lặp lại. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh phương pháp của bạn để đạt được kết quả tốt nhất cho trường hợp sử dụng cụ thể. Hãy đảm bảo có người đánh giá mọi nội dung do AI tạo ra để kiểm tra độ chính xác và mức độ phù hợp.

Tận dụng AI để tăng năng suất

Chúng ta mới chỉ bắt đầu thấy tác động mà các công cụ năng suất AI sẽ mang lại cho sản lượng của người lao động. Các ứng dụng và tính năng mới đang ra mắt mỗi ngày. Microsoft gần đây đã công bố Microsoft 365 Copilot, tích hợp AI thế hệ mới vào các công cụ năng suất tại nơi làm việc của Microsoft.

Mặc dù không thể thay thế con người, các công cụ AI có thể giúp giảm bớt gánh nặng từ những tác vụ lặp lại, tốn thời gian, đồng thời nâng cao khả năng đổi mới và sáng tạo của người lao động. Hãy bắt đầu sử dụng các công cụ AI ngay hôm nay để tăng năng suất cho doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu cách cải thiện năng suất của bạn với Microsoft 365.

Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.

[1]
Erik Brynjolfsson và cộng sự, "Đo lường tác động của AI tạo sinh đến năng suất", National Bureau of Economic Research, tháng 6 năm 2023, Đo lường tác động của AI tạo sinh đến năng suất | NBER.
[2]
Sida Peng và cộng sự, "Tác động của AI đối với Năng suất của Nhà phát triển: Bằng chứng từ GitHub Copilot" arXiv, tháng 2 năm 2023, ,https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2283278

SẢN PHẨM LIÊN QUAN
Microsoft 365

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.

Mua ngay

Nội dung liên quan

Năng suất kinh doanh

Effortless Organization: Ứng dụng ghi chú AI dành cho chuyên gia hiện đại

Đọc thêm

Năng suất

5 cách AI có thể trợ giúp các doanh nghiệp nhỏ

Đọc thêm

Năng suất

Nâng cao chức năng điều hành: Hướng dẫn về các công cụ nâng cao năng suất hoạt động trên nền tảng AI

Đọc thêm

Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.

Khai phá tiềm năng: Cách các công cụ năng suất AI thay đổi cách làm việc

Tăng năng suất với công cụ AI

Kiến thức cơ bản về AI

Khi nào nên dùng ứng dụng năng suất AI

Vậy AI cải thiện năng suất bằng cách nào?

Nghiên cứu cho thấy nhân viên hỗ trợ khách hàng tăng năng suất khi dùng AI

Nhà phát triển hoàn thành tác vụ nhanh gần 56% hơn khi dùng AI

Chuẩn bị cho AI: Bạn đã sẵn sàng cho kỷ nguyên làm việc mới chưa?

Ví dụ về những nơi AI có thể tăng năng suất

Cách tích hợp AI vào quy trình làm việc

Mẹo sử dụng công cụ AI hiệu quả

Tận dụng AI để tăng năng suất

Bắt đầu với Microsoft 365

Nội dung liên quan

Effortless Organization: Ứng dụng ghi chú AI dành cho chuyên gia hiện đại

5 cách AI có thể trợ giúp các doanh nghiệp nhỏ

Nâng cao chức năng điều hành: Hướng dẫn về các công cụ nâng cao năng suất hoạt động trên nền tảng AI

Theo dõi Microsoft 365