Vì sao giao tiếp quan trọng tại nơi làm việc
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc là yếu tố quyết định sự thành công của nhiều doanh nghiệp nhỏ. Việc giao tiếp rõ ràng giữa nhà quản lý và nhân viên là chìa khóa để hoàn thành các mục tiêu đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Mối quan hệ tích cực với khách hàng, năng suất cùng sự đổi mới của nhân viên, và một môi trường làm việc dễ chịu đều phụ thuộc vào khả năng giao tiếp rõ ràng, cởi mở và nhất quán với các chính sách kinh doanh của đội ngũ của bạn. Ngoài ra, việc nuôi dưỡng một môi trường hỗ trợ giao tiếp hiệu quả nơi công sở giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên, thúc đẩy năng suất, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và phát triển doanh nghiệp của bạn.
Cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc
Tạo ra sự giao tiếp có ý nghĩa hơn giữa nhà quản lý và nhân viên
Khi nói đến việc giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý là những người cần phải tiên phong dẫn dắt. Một chiến lược phổ biến là lên lịch cho các cuộc họp định kỳ, nhưng làm thế nào để bạn biến mọi cuộc họp trở nên có giá trị? Trước tiên, hãy xem xét bạn đang lên kế hoạch cho loại cuộc họp nào—trao đổi ý tưởng, thảo luận và quyết định, thiết kế và sáng tạo, kết nối 1:1, hay xây dựng và gắn kết đội nhóm. Sau đó, hãy thiết kế cuộc họp có chủ đích để tối đa hóa hiệu quả và giá trị của cuộc họp. Ví dụ: khi lập kế hoạch cho một cuộc họp “thảo luận và ra quyết định”, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan cốt lõi đều sẽ có mặt. Bắt đầu cuộc họp bằng cách chia sẻ một chương trình họp có cấu trúc, bao gồm thời lượng mục tiêu cho từng phần. Trong cuộc họp, hãy chủ động tìm kiếm các góc nhìn đa dạng và đảm bảo ghi chép lại các quyết định của bạn cùng với trách nhiệm và các đầu việc cần làm của mỗi người.
Lắng nghe là một kỹ năng quản lý thiết yếu khác giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện các kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc. Những nhà lãnh đạo ưu tiên việc lắng nghe có hiệu quả vượt trội hơn đáng kể so với những người dành nhiều thời gian hơn để nói. Các chiến lược lắng nghe giúp phát huy tối đa năng lực của nhân viên bao gồm đặt lịch họp 1:1 thường xuyên, đặt câu hỏi hay và theo dõi chu đáo, chú ý tín hiệu phi ngôn ngữ, và thể hiện rằng bạn quan tâm. Sau cùng, học cách lắng nghe tốt mang lại lợi ích lớn cho việc giữ chân nhân viên, mức độ gắn kết, và sự hài lòng.
Một cách khác để giữ cho nhân viên luôn gắn kết và hạnh phúc là cung cấp cho họ các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả—và điều đó bắt đầu từ việc lựa chọn công nghệ giao tiếp nơi làm việc phù hợp.
Thúc đẩy năng suất của nhân viên bằng hệ thống truyền thông hợp nhất
Không thể phủ nhận rằng công nghệ là một điều tuyệt vời, nhưng cần được lựa chọn và sử dụng một cách khôn ngoan. Thay vì có một mạng nội bộ nhân viên riêng biệt, một mạng nội bộ xã hội, một không gian làm việc quản lý dự án, tin nhắn tức thời, các phòng trò chuyện riêng tư, email và kênh video cho việc giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc của bạn, hãy chọn một hệ thống truyền thông hợp nhất (UC) cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần ở một nơi thuận tiện duy nhất. Một hệ thống UC giúp các doanh nghiệp nhỏ phát triển bằng cách cải thiện tính tổ chức, hiệu suất và sự giao tiếp giữa các nhân viên cũng như với khách hàng.
Với một hệ thống UC, bạn giảm thiểu sự mơ hồ và tăng khả năng nhân viên của mình sẽ thực sự sử dụng các công cụ sẵn có cho họ. Nhưng những công cụ nào là thực sự cần thiết?
- Email: Email là một trong những cách tốt nhất để tiếp cận mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Chỉ cần đảm bảo chọn một trình duyệt email dựa trên đám mây. Bằng cách này, bạn truy cập thư của mình từ bất kỳ thiết bị nào, thư của bạn được sao lưu trên đám mây và tính năng bảo mật của bạn sẽ luôn được cập nhật mới nhất.
- Không gian làm việc cộng tác: Với khả năng kết nối qua nhắn tin tức thời, và hội nghị truyền hình, cùng với khả năng chia sẻ, và làm việc cùng nhau trên tệp theo thời gian thực, một ứng dụng không gian làm việc an toàn và hiệu quả giúp nhân viên của bạn cộng tác trong các dự án, trao đổi về các vấn đề, và xây dựng lòng tin cũng như mối quan hệ công việc, từ đó giúp bạn phát triển giao tiếp, và văn hóa nơi làm việc cần có để thành công. Và vì nhân viên thực hiện tất cả điều này qua một ứng dụng trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, hoặc điện thoại, bạn có thể thoải mái tuyển dụng nhân tài tốt nhất—dù họ sống gần hay ở nửa vòng trái đất.
- Giải pháp quản lý quy trình làm việc và tác vụ: Duy trì tính tổ chức là điều tối quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào, nhưng khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ với đội ngũ nhân sự hạn chế, các ưu tiên có thể thay đổi nhanh chóng, gây ra sự nhầm lẫn và khiến năng suất của bạn bị trì trệ hoàn toàn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý quy trình làm việc và tác vụ trao quyền cho bạn xây dựng kế hoạch dự án giúp mọi người trong nhóm hiểu ưu tiên của họ là gì, những tác vụ nào cần hoàn thành, và hạn chót của từng công việc là khi nào. Phần mềm thậm chí còn cung cấp cập nhật trạng thái và cho phép đồng đội chia sẻ tệp.
Giao tiếp với nhân viên và hỏi họ muốn gì, cần gì
Mặc dù văn hóa nơi làm việc có xu hướng phát triển một cách tự nhiên, việc tạo ra một không gian thực sự hòa nhập, cộng tác, hạnh phúc và hiệu quả vẫn cần một số sự tinh chỉnh khéo léo. Đáng tiếc là, khi được hỏi trực tiếp, nhiều nhân viên sẽ không đưa ra câu trả lời chu đáo, trung thực về nơi làm việc—hoặc vì họ lo ngại không được ẩn danh, hoặc vì họ đơn giản cần thời gian để suy nghĩ về vấn đề này.
Theo dõi Microsoft 365