Cách sử dụng giải pháp Kanban để quản lý các nhiệm vụ của nhóm bạn

Trong quá trình tìm kiếm một giải pháp có chức năng Kanban, hãy chú trọng tới giải pháp giúp bạn tạo thẻ nhiệm vụ có nội dung phong phú, bao gồm danh sách kiểm tra, nhãn và ngày đến hạn cụ thể. Giải pháp đó cũng phải có khả năng đồng bộ với các chương trình mà bạn thường sử dụng, cho phép bạn đính kèm tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày vào từng thẻ. Như vậy, nhóm của bạn sẽ truy nhập được vào mọi dữ liệu cần thiết ở cùng một nơi mà không cần chuyển ứng dụng.  

Để giúp bạn liên tục chuyển nhiệm vụ vào cột “Đã hoàn thành”, hãy cân nhắc chọn phần mềm có thể tự động chuyển đổi trạng thái nhiệm vụ thành các biểu đồ hình tròn và biểu đồ thanh. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng có được thông tin chuyên sâu về nhiệm vụ nào đang đúng tiến độ – và nhiệm vụ nào không. Ví dụ: Bạn sẽ có thể điều chỉnh và phân công lại nhiệm vụ nếu nhận thấy một thành viên trong nhóm thường xuyên không hoàn thành công việc đúng hạn chót.

Cuối cùng, khi ngày càng có nhiều công ty chuyển sang mô hình lực lượng lao động làm việc trực tuyến, hãy cân nhắc chọn các trình quản lý nhiệm vụ trên nền điện toán đám mây có khả năng giúp bạn luôn nắm rõ danh sách việc cần làm từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Bảng Kanban cung cấp cơ sở vững chắc để bạn sắp xếp các nhiệm vụ một cách mạch lạc và có cấu trúc. Bảng này đặc biệt hấp dẫn với những người thuộc kiểu “người học qua thị giác” và thích sử dụng biểu đồ, đồ thị, sơ đồ cùng các hình ảnh khác để diễn giải, cũng như làm việc với thông tin.  

Khi sử dụng đúng cách, bảng Kanban sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm bớt những sự cố gián đoạn khó tránh khỏi trong quá trình thực hiện dự án và nhiệm vụ. Đó là nhờ tất cả thành viên nhóm đều tập trung vào mục tiêu hoàn thành công việc với nhịp độ nhất quán. Bảng Kanban có thể cho bạn biết khi có một nhiệm vụ cụ thể đang làm chậm dự án, giúp bạn dễ dàng thay đổi tiến trình nếu cần.  

Sau cùng, bảng Kanban tập trung vào mục tiêu tăng hiệu suất bằng cách đảm bảo các thành viên trong nhóm không dành thời gian cho các nhiệm vụ không cần thiết; đúng hơn là mỗi nhiệm vụ đều đóng góp vào mục tiêu lớn hơn. Do đó, Kanban có khả năng cải thiện đáng kể năng suất thực hiện nhiệm vụ của nhóm.

Nếu nhóm của bạn liên tục không thể hoàn tất nhiệm vụ, thì giờ là thời điểm lý tưởng để thử áp dụng phương pháp Kanban. Có thể mất chút thời gian để thiết lập bảng và phát triển quy trình tối ưu, nhưng với sự quyết tâm và tầm nhìn hướng tới hoạt động cải thiện liên tục, những ngày làm việc hiệu quả hơn đang chờ đón bạn và cả nhóm ở phía trước.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhiệm vụ dựa trên phương pháp Kanban.