Mô hình làm việc kết hợp đã trở thành chuẩn mực đối với hàng triệu người. Nhiều người đã quen với việc làm việc tại nhà một hoặc vài ngày mỗi tuần. Nhờ đó, thay vì phải chôn chân trong dòng xe kẹt, họ có thêm thời gian dành cho các sở thích cá nhân, ngủ bù hay quây quần bên gia đình và bạn bè. Tin vui là sự linh hoạt hơn này không ảnh hưởng đến năng suất. Theo báo cáo Chỉ số xu hướng công việc của Microsoft, 87% nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp khẳng định họ vẫn làm việc hiệu quả, đồng thời các tín hiệu đo lường năng suất trên Microsoft 365 cũng tiếp tục tăng1.
21 mẹo làm việc tại nhà
Cẩm nang làm việc hiệu quả tại nhà
Thế nhưng điều này không có nghĩa là làm việc tại nhà là chuyện dễ dàng. Với nhiều người, việc duy trì kết nối với văn hóa công ty có thể là một thử thách. Nếu không có ranh giới rõ ràng, công việc có thể bắt đầu lấn át cuộc sống cá nhân của nhân viên. Hãy chăm sóc bản thân và luôn tập trung với các mẹo làm việc tại nhà sau đây. Dưới đây là cẩm nang toàn diện về 20 phương pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất, giúp bạn đạt kết quả tốt nhất ngay cả khi làm việc tại bàn bếp.
1. Chọn khu vực làm việc
Nếu làm việc ở khắp mọi nơi, bạn sẽ chẳng thể thư giãn ở bất kỳ đâu. Hãy chọn một không gian làm việc trong nhà, cho dù đó chỉ là một góc nhỏ trên bàn ăn. Sự phân biệt rõ ràng về mặt không gian giữa nơi làm việc và nơi nghỉ ngơi sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển sang trạng thái tập trung trong giờ làm việc, đồng thời chú tâm hơn vào các mối quan hệ cá nhân, việc nhà hay các hoạt động khác sau giờ làm.
2. Tuân thủ lịch trình
Xác định “giờ làm việc” tại nhà để không bị cuốn vào công việc đến tận đêm muộn. Lịch làm việc không nhất thiết phải gò bó trong khung 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều—bạn chỉ cần chọn một khung giờ cố định và nghiêm túc tuân thủ. Tương tự như việc bố trí một góc làm việc riêng, thói quen này sẽ phát tín hiệu cho não bộ biết khi nào cần tập trung làm việc, khi nào có thể xả hơi. Nhờ đó, người thân cũng biết lúc nào bạn rảnh rỗi để trò chuyện hay sinh hoạt chung.
3. Chuẩn bị các công cụ bạn cần
Nếu bạn đang tìm cách làm việc tại nhà sao cho năng suất và hiệu quả, việc trang bị đầy đủ dụng cụ phù hợp sẽ tạo nên sự khác biệt rất lớn. Dưới đây là những gì bạn cần:
- Máy tính, bàn phím, chuột và màn hình rời (không bắt buộc, nhưng rất hữu ích).
- Phần mềm hội thảo video và phần mềm trò chuyện nhóm.
- Kho lưu trữ đám mây trực tuyến để truy cập tệp từ xa.
- Tai nghe nhét tai, tai nghe chống ồn hoặc tai nghe có kèm micrô.
- Ghế làm việc êm ái, nâng đỡ tốt.
- Hệ thống ánh sáng tốt, vừa tốt cho bạn vừa thuận tiện cho người gọi video cùng.
- Các vật dụng văn phòng khác như bình nước, cốc cà phê, khăn giấy, kéo, băng dính đóng gói, bút, giấy và đồ kỷ niệm cá nhân.
4. Tắm rửa và thay trang phục
"Sao phải thay quần áo khi mình chẳng gặp ai?" Thật dễ tặc lưỡi bỏ qua chuyện vệ sinh, tắm rửa hay sửa sang diện mạo khi làm việc từ xa, nhưng điều đó không chỉ ảnh hưởng đến ngoại hình mà còn tác động trực tiếp đến cảm xúc của bạn. Thả mình dưới làn nước vòi sen buổi sáng sẽ giúp bạn sảng khoái hơn nhiều so với việc vừa thức dậy đã mở ngay máy tính xách tay. Chăm chút cho vẻ ngoài chính là cách bạn gửi đi thông điệp rằng bản thân mình trân trọng và đáng được chăm sóc. Ngay cả khi không ai nhìn thấy, bạn vẫn sẽ cảm thấy tự tin—và luôn trong tư thế sẵn sàng cho bất kỳ cuộc gọi video đột xuất nào.
5. Tích trữ đồ ăn thức uống cho căn bếp
Bạn còn nhớ căn bếp ở văn phòng với đồ ăn vặt miễn phí cùng chiếc máy pha cà phê xịn xò chứ? Đã đến lúc bạn nên đầu tư cho chính căn bếp nhà mình rồi đấy. Sắm ngay một chiếc ấm điện hay máy pha cà phê chất lượng, rồi tích trữ sẵn những món đồ uống yêu thích. Học cách tự tay pha một ly nước chuẩn vị và lấp đầy tủ đồ ăn bằng những món ăn vặt khoái khẩu. Bằng cách đó, bạn sẽ có trọn vẹn mọi thứ cần thiết để khởi đầu một ngày mới thật hứng khởi.
6. Điều chỉnh mức độ tiếng ồn phù hợp
Một lợi ích của việc làm việc tại nhà là bạn không bị xao nhãng bởi những đồng nghiệp thích tán chuyện hay những tiếng ồn khác nơi công sở. Hãy xác định xem bạn thích không gian yên tĩnh hay cần chút tiếng ồn trắng, nhạc nền để dễ tập trung hơn. Nếu nhà có trẻ nhỏ hoặc thú cưng hiếu động, hãy sắm một chiếc máy tạo tiếng ồn trắng hoặc cân nhắc đầu tư tai nghe chống ồn.
7. Đặt ra quy tắc cho gia đình
Trong mắt trẻ nhỏ, thấy bạn ở nhà nghĩa là bạn có thể chơi với chúng bất cứ lúc nào… đúng không? Hãy thống nhất trước bằng cách thông báo cho người thân biết rõ giờ làm việc và lúc bạn nghỉ giải lao. Tạo một tín hiệu riêng để mọi người giữ trật tự mỗi khi bạn có cuộc họp quan trọng—chẳng hạn như nhắc trước vài phút hoặc treo biển báo trước cửa phòng. Nếu nhà có con nhỏ, hai vợ chồng nên tránh xếp lịch họp trùng nhau để luôn có một người để mắt đến con.
8. Quản lý thời gian trong ngày
Có người vừa chớm bình minh đã bật dậy sẵn sàng giải quyết công việc, nhưng cũng có người phải bấm hoãn báo thức đến ba lần và chỉ thực sự thăng hoa sáng tạo sau giờ nghỉ trưa. Hãy ngẫm lại xem bản thân làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào, từ đó sắp xếp lịch trình sao cho ăn khớp với mức năng lượng của bạn. Khóa các khoảng thời gian trên lịch cá nhân để tập trung làm việc chuyên sâu, đồng thời đặt trạng thái hoạt động để mọi người biết khi nào bạn đang bận.
9. Hạn chế yếu tố gây sao nhãng
Khi làm việc, chúng ta rất dễ sa đà vào việc lướt web rồi vô tình để thời gian trôi qua lúc nào không hay. Để giữ tập trung, hãy tự giới hạn thời gian—chẳng hạn như chỉ dành đúng 15 phút để đọc tin tức. Bạn cũng có thể cài đặt các phần mềm hoặc tiện ích mở rộng trên trình duyệt để chặn mạng xã hội trong giờ làm. Bên cạnh đó, hãy lên lịch chạy việc cá nhân vào giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm để tránh bị gián đoạn công việc.
10. Lên lịch nghỉ giải lao
Chẳng ai có thể duy trì sự tập trung liên tục suốt cả ngày. Một trong những thói quen làm việc tại nhà hiệu quả nhất chính là chủ động sắp xếp thời gian để tạm ngắt kết nối. Hãy đưa các khoảng nghỉ ngắn vào lịch làm việc để giải tỏa trí óc và tự thưởng cho mình những khoảng thời gian mong chờ, chẳng hạn như:
- Đi dạo một vòng quanh khu nhà.
- Ăn trưa cùng gia đình.
- Ghé qua quán cà phê ruột.
- 10 phút thư giãn xem video động vật đáng yêu.
- Thưởng thức món ăn nhẹ buổi chiều.
11. Giãn cơ và vận động
Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc bạn chẳng cần phải đi sang phòng họp, máy in hay chỗ ngồi của đồng nghiệp, thế nên lý do để đứng dậy giãn cơ cũng ít đi hẳn. Để tránh bị mỏi cơ và uể uải, hãy năng đi lại trong nhà, ra ngoài lấy thư hoặc tranh thủ thực hiện vài động tác giãn cơ trong ngày. Cơ thể sẽ thầm cảm ơn bạn đó.
12. Chú ý đến tư thế ngồi
"Cổ công nghệ" là thuật ngữ chỉ tư thế khom lưng và tình trạng đau mỏi cơ cổ do cúi gập người trước màn hình suốt cả ngày. Nếu nhận thấy tư thế ngồi của mình đang xấu đi khi làm việc tại nhà, bạn có thể áp dụng vài mẹo sau:
- Tránh nằm làm việc trên giường hoặc ghế sofa.
- Điều chỉnh ghế và màn hình sao cho tay và chân tạo thành góc 90 độ, màn hình ngang tầm mắt, lưng thẳng và hai bàn chân đặt phẳng trên sàn.
- Tập một vài động tác đơn giản như nghiêng đầu sang hai bên, xoay vai trước sau và giãn cơ.
- Đi khám chuyên khoa nắn chỉnh xương khớp hoặc trị liệu mát xa nếu có điều kiện.
- Sắm một chiếc bàn phím chuẩn công phỏng học hoặc đệm lót cổ tay cho bàn phím và chuột.
Khóa học ngắn hạn về Microsoft 365 với Teams
Giúp tổ chức của bạn phát triển mạnh mẽ ngay cả khi mô hình làm việc kết hợp tạo ra những thách thức mới. Tham gia Khóa học ngắn hạn về Microsoft 365 với Teams để tìm hiểu cách vừa nâng cao năng suất và mức độ gắn kết vừa giúp bảo vệ dữ liệu của bạn.
13. Chủ động trong giao tiếp
Khi làm việc tại nhà, bạn sẽ không còn những cuộc trò chuyện ngẫu hứng nơi hành lang và cũng rất khó để bắt trọn các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ qua tin nhắn. Điều này khiến việc giao tiếp chủ động, rõ ràng và chọn đúng kênh trao đổi trở nên đặc biệt quan trọng. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn xác định thời điểm sử dụng từng kênh giao tiếp sao cho phù hợp:
- Tin nhắn trò chuyện: Nhắn tin là phương thức tức thời và thân mật để trao đổi với một hoặc nhiều người. Đây là lựa chọn lý tưởng để theo sát tiến độ dự án, hỏi nhanh ý kiến của ai đó hoặc đơn giản là trò chuyện kết nối với đồng nghiệp. Khi nhắn tin, hãy chú ý đến trạng thái hoạt động của mọi người. Nếu ai đó đang trong thời gian tập trung làm việc, hãy đợi lúc khác để nhắn.
- Email: Email là kênh tuyệt vời cho các trao đổi chính thức bằng văn bản. Nếu bạn muốn ghi lại kết quả của một cuộc họp hoặc đưa ra quan điểm về một chủ đề phức tạp, email có thể là công cụ phù hợp. Tuy nhiên, email có thể trở nên rườm rà khi nhiều người cùng thảo luận để đưa ra quyết định hoặc giải quyết một bất đồng. Nếu sau vài lượt email mà mọi người vẫn chưa đi đến thống nhất, hãy cân nhắc chuyển sang gọi điện thoại hoặc họp trực tiếp.
- Điện thoại: Cuộc gọi có thể được thực hiện giữa hai người trở lên và là kênh hiệu quả để xây dựng sự đồng thuận hoặc xử lý một vấn đề khẩn cấp. Nhờ nghe được tông giọng của đối phương, các cuộc gọi giúp hạn chế tối đa việc hiểu nhầm ý.
- Hội thảo video: Hội thảo video cho phép hai người trở lên từ nhiều địa điểm khác nhau kết nối và cộng tác với nhau. Nhờ nhìn thấy mặt nhau, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ hơn. Hầu hết các phần mềm hội thảo video hiện nay đều hỗ trợ chia sẻ màn hình và tính năng bảng trắng để tái hiện gần như trọn vẹn không khí của một cuộc họp trực tiếp. Nếu có lên lịch họp video, hãy chú ý đảm bảo cuộc họp mang lại hiệu quả cho tất cả mọi người. Trường hợp cuộc họp có nhiều người tham dự, hãy lập sẵn chương trình họp và đảm bảo ai cũng nắm rõ vai trò của mình.
14. Kiểm tra video
Chỉn chu nhất có thể khi tham gia cuộc họp video và đảm bảo khung hình phía sau không có yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải có một kệ sách trang trí hoàn hảo—nhiều ứng dụng hội thảo video hiện nay đã hỗ trợ làm mờ nền. Hãy bật camera trước cuộc họp để kiểm tra xem ánh sáng đã đủ tốt chưa và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu lỡ mặc đồ bộ ở nhà khi làm việc, hãy để sẵn một chiếc áo sơ mi hoặc áo có cổ gần đó để kịp thay cho những cuộc họp video đột xuất.
15. Chuẩn bị sẵn dụng cụ vệ sinh
Có một thực tế về việc làm việc tại nhà hiệu quả mà hiếm ai nói cho bạn biết: bàn làm việc rất dễ bám bụi. Hãy để sẵn một chiếc khăn lau sợi mềm hoặc giẻ lau khô gần đó để vệ sinh màn hình. Đặt lời nhắc ít nhất mỗi tháng một lần để dọn dẹp sạch sẽ toàn bộ đồ đạc trên bàn, lau chùi bụi bẩn rồi sắp xếp lại ngăn nắp. Bình xịt khí nén vệ sinh cũng rất hữu ích để thổi sạch vụn thức ăn và bụi bẩn bám trong khe bàn phím.
16. Chủ động kết nối
Thật bình thường khi bạn cảm thấy cô đơn hay mất kết nối trong thời gian làm việc tại nhà. Đừng thụ động chờ đợi người khác chủ động liên lạc—hãy chủ động lên lịch trao đổi định kỳ với người quản lý và đồng đội. Lên tiếng về những gì bạn cần và chia sẻ nếu đang gặp khó khăn để mọi người có thể hỗ trợ. Nếu thấy nhớ ai đó, hãy đặt một lịch hẹn 15 phút trên lịch cá nhân của họ để trò chuyện, cập nhật tình hình. Nếu đã quá mệt mỏi với các cuộc họp video, hãy nhấc điện thoại gọi cho ai đó trong lúc đi dạo.
17. Giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm
Làm việc tại nhà có thể tạo cảm giác thoải mái vì bạn không cần thẻ nhân viên để ra vào, nhưng thông tin công việc mật vẫn phải được bảo mật. Đừng cho người thân mượn máy tính làm việc và tuân thủ các nguyên tắc an toàn như thay đổi mật khẩu định kỳ. Khi thực hiện các cuộc gọi có nội dung nhạy cảm, hãy đảm bảo bạn đang ở vị trí người khác không thể nghe thấy và nên ngắt kết nối các thiết bị Bluetooth thông minh. Đừng để các thiết bị làm việc ngoài tầm mắt, dù là ở nhà hay ở nơi công cộng. Cài đặt các bản cập nhật phần mềm ngay khi có sẵn để thiết bị không dễ bị các mối đe dọa an ninh mạng tấn công và tránh các kết nối không dây không được bảo mật.
18. Sử dụng tin nhắn tự động báo vắng mặt
Với email, tin nhắn và video, người ta rất dễ kỳ vọng nhận được phản hồi ngay lập tức từ đồng nghiệp, nhưng đôi khi bạn vẫn phải rời bàn làm việc để giải quyết việc riêng. Hãy cập nhật trạng thái trên ứng dụng trò chuyện nhóm trước khi rời bàn làm việc quá vài phút. Tốt nhất nên ghi rõ thời gian bạn sẽ quay lại kèm theo múi giờ (ví dụ: "Sẽ quay lại lúc 2:30 chiều giờ Thái Bình Dương" sẽ rõ ràng hơn là "Sẽ quay lại sau một tiếng"). Nếu cần thiết, hãy để lại số điện thoại trong tin nhắn báo vắng mặt để đồng nghiệp có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
19. Tự đánh giá bản thân
Sau 1 hoặc 2 tháng, hãy tự hỏi bản thân: "Mọi thứ có đang đi đúng hướng không?" Bạn thích và không thích điểm nào trong không gian làm việc tại nhà của mình? Hãy thử chuyển góc làm việc sang một phòng khác, dời bàn lại gần cửa sổ hơn, lót thêm một chiếc đệm cho ghế ngồi hoặc sắp xếp lại mặt bàn. Nếu đang làm việc từ xa toàn thời gian và cảm thấy nhớ không khí văn phòng, hãy cân nhắc lên công ty 1 hoặc 2 ngày mỗi tuần nếu điều kiện cho phép.
20. Bao dung với chính mình
Hãy rộng lượng với bản thân một chút—chúng ta là con người, không phải robot. Đừng quá khắt khe với chính mình nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tập trung hay duy trì 100% phong độ làm việc. Ngay cả khi đã áp dụng đầy đủ các nguyên tắc làm việc tại nhà hiệu quả nhất, ai cũng sẽ có những ngày phong độ đi xuống. Chỉ cần cố gắng hết sức có thể, với một thái độ thấu hiểu dành cho bản thân lẫn đồng đội của mình.
Bước tiếp theo
Làm việc tại nhà, cho dù bạn thực hiện một lần mỗi tuần hay mỗi ngày, đều có thể làm phong phú thêm cuộc sống của bạn: giúp tiết kiệm thời gian đi lại, đồng thời mang đến nhiều cơ hội hơn cho các sở thích cá nhân và việc kết nối với gia đình, bạn bè. Dù thời gian đầu việc học cách tập trung làm việc tại nhà có thể gặp chút khó khăn, nhưng với một không gian được thiết lập chuẩn chỉnh cùng các nguyên tắc phù hợp, mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát thời gian tốt hơn và cảm thấy hài lòng hơn với công việc.
Duy trì kết nối và cộng tác hiệu quả khi làm việc từ xa với ứng dụng trò chuyện nhóm miễn phí hoặc bắt đầu ngay hôm nay với bộ ứng dụng doanh nghiệp toàn diện giúp bạn luôn duy trì hiệu suất công việc.
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
- [1]
"Làm việc kết hợp cũng chỉ là làm việc. Liệu chúng ta có đang làm sai?" báo cáo Chỉ số xu hướng công việc của Microsoft,
ngày 22/9/2022, trang 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Bắt đầu với Microsoft 365
Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính của riêng mình để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365