Посібник для початківців із використання BPMN у бізнесі
Що таке BPMN?
Не побачиш – не повіриш. Зображення варте тисячі слів. Показуйте, а не розповідайте. Саме такі ідіоми зробили нотацію моделювання бізнес-процесів (Business Process Modeling Notation, BPMN) надзвичайно популярною в багатьох різних типах бізнесу, галузях і професіях. Але що саме таке BPMN і як вона працює?
Якщо коротко, BPMN – це стандартизований метод складання блок-схем, який дає змогу створювати та поширювати легкі для розуміння схеми. Ці схеми можуть наочно моделювати кроки бізнес-процесу від початку до кінця.
Приклад схеми процесу зміни адреси в BPMN (вище)
Хоча існує кілька методів моделювання процесів, BPMN швидко стала фактичним стандартом моделювання процесів, і на те є вагомі причини.
На що вона здатна?
Одна з найвагоміших переваг моделі BPMN полягає в її здатності створювати блок-схеми, які можуть бути настільки простими або складними, наскільки це потрібно. Завдяки цьому зацікавлені сторони в бізнесі на всіх рівнях (технічних або нетехнічних) можуть легко розуміти їх.
Саме ця властивість, імовірно, пояснює популярність BPMN. Опитування 2016 року показало, що 64% компаній зацікавлені у впровадженні BPMN, щоб спростити свої бізнес-процеси. Для більшості компаній мета проста – заощадити кошти за рахунок зменшення витрат і підвищення продуктивності.
Навіщо вона потрібна?
Ставки високі. Розгляньмо ці статистичні дані з опитування компаній у 2018 році:
- 37% респондентів повідомили, що в їхніх організаціях виконується кілька проєктів з узагальненими бізнес-процесами
- 93% організацій з опитування беруть участь у численних проєктах з удосконалення процесів
- 79% сказали, що використовували програмні засоби для моделювання процесів, які вони аналізували та планували змінити
- Крім того, 65% опитаних погодилися або повністю погодилися, що процеси та технології BPMN допомогли їхнім організаціям підвищити ефективність, гнучкість і задоволеність клієнтів
- Однак більшість (52%) респондентів сказали, що лише час від часу моделюють або документують процеси своєї компанії
Окрім підвищення ефективності, до інших важливих причини підтримувати бізнес-процеси належать:
- Підвищення задоволеності клієнтів
- Підвищення оперативності організації
- Покращення координації та керування бізнесом
- Запровадження нового продукту або напряму бізнесу
- Дотримання нових нормативних вимог
- Реагування на унікальні події, як-от злиття або поглинання
Від інформаційних технологій, фінансових послуг, страхування та виробництва до освіти, телекомунікацій, роздрібної торгівлі, комп’ютерів і програмного забезпечення – кожна компанія може отримати користь від покращених бізнес- або організаційних процесів.
Як використовують BPMN?
Мета BPMN – дати всім чітке уявлення про процес від початку до кінця. Це допомагає створити наочний шлях, який долає розриви, показуючи послідовність бізнес-дій, потрібних, щоб перейти від одного кінця процесу до іншого.
Ось кілька переваг, які компанії можуть отримати, використовуючи BPMN:
- Легша комунікація та співпраця для досягнення мети
- Просте візуальне подання кроків
- Можливість налаштування залежно від ролей зацікавлених сторін (наприклад, аналітиків, учасників процесу, керівників, розробників, зовнішніх команд і консультантів)
- Виявлення проблем у процесах, які можуть потребувати розв’язання
- Аналіз потенційних областей для вдосконалення
- Сприяння отриманню більш якісних результатів
Приклади моделювання процесів
Орієнтованість на бізнес
Багато фахівців і організацій прагнуть змоделювати дуже узагальнений, орієнтований на людей процес. У такому разі використання лише кількох символів не потребує глибоких знань про BPMN, тож нотація є простою. І навпаки, ці моделі також можна адаптувати, щоб вони були надзвичайно детальними для ІТ-фахівців та інших технічних зацікавлених сторін.
Ось лише кілька прикладів типів процесів, які можна наочно відобразити за допомогою цих блок-схем:
- Опрацювання скарг клієнтів по телефону
- Продаж товарів онлайн
- Виробничий процес
- Розгляд страхових претензій
- Схеми процесу найму працівників
- Методи адаптації
Приклад процесу BPMN зі схемою шлюзу
Спробуйте Visio протягом 1 місяця безкоштовно
Після закінчення терміну дії безкоштовної ознайомлювальної версії з вас буде стягнуто відповідну плату за передплату. Потрібно вказати дані кредитної картки. Її можна в будь-який момент скасувати, щоб кошти не стягувалися.
Технічна орієнтованість
Як зазначалося раніше, ви можете робити схеми настільки детальними, наскільки потрібно. Наприклад, для відображення орієнтованих на ІТ технологічних процесів, кодування тощо:
- Вебсервіси B2B
- Візуалізація виконання коду в програмі
- Ілюстрування структури вебсайту або програми
- Переміщення відвідувачів на сайті
- Показ потоку даних у системах на кшталт введення даних, процесорів і мереж зв’язку
У складніших версіях ви зможете моделювати складні бізнес-події, як-от повідомлення, таймери, бізнес-правила та умови виникнення помилок. Розгляньмо докладніше ці складні варіанти BPMN.
Елементи та символи в BPMN 2.0
Нотація BPMN включає п’ять основних категорій елементів і в межах цих категорій – багато різних фігур і символів. Ось короткий огляд:
Потокові об’єкти
Вони відображають поведінку в межах бізнес-процесу та включають:
- Дії: робота або завдання, які виконує людина чи система (зображаються як прямокутники із заокругленими кутами).
- Події: те, що відбувається під час процесу: початок, проміжній етап і кінець (зображаються як кола).
- Шлюзи: відображають цикл послідовності в процесі (зображаються як ромби). У додаткових відомостях може бути вказано точки прийняття рішень.
Об’єкти даних
Вони надають інформацію про дані в процесі. Дані подаються чотирма способами:
- Введення даних (зображаються як сторінка з одним загнутим кутом і стрілкою праворуч) – це завдання, що залежать від даних. Вони не можуть рухатися далі, доки не буде зібрано певні дані.
- Виведення даних (зображаються як сторінка з одним загнутим кутом і суцільною стрілкою праворуч) використовуються, щоб показати, коли процес генерує дані.
- Збирання даних (зображається як сторінка з одним загнутим кутом і трьома суцільними лініями внизу по центру) – це будь-яка дія зі збирання даних, потрібна в процесі (наприклад, опитування).
- Сховища даних (зображаються як контейнер) використовуються як місце для збирання будь-яких даних, отриманих у процесі.
Сполучення об’єктів
Вони з’єднують потокові об’єкти між собою або з іншою інформацією та показують потік процесу:
- Цикли послідовностей (зображаються як суцільна стрілка, спрямована праворуч) показують порядок виконуваних дій.
- Потоки повідомлень (зображаються як пунктирна стрілка, спрямована праворуч, із колом ліворуч) показують повідомлення та порядок потоку між учасниками.
- Зв’язки (зображаються як пунктирна лінія) пов’язують текст і артефакти з подією.
Доріжки
Цей термін позначає басейни та плавальні доріжки.
- Басейн: "контейнер" для одного процесу.
- Доріжки: класифікують дії в межах басейну. Вони відображаються горизонтально або вертикально та розбивають басейн на секції, щоб показати відповідальність і розташування подій.
Артефакти
Вони надають додаткові відомості про процес. Існує два типи артефактів:
- Групи: зображаються як прямокутники з вирізом і охоплюють групу елементів, щоб показати, що вони пов’язані.
- Текстові примітки: це просто нотатки (перед якими стоїть одна ліва дужка), які читачі можуть легко побачити, не заглиблюючись у деталі. Також називаються коментарями.
Спрощуйте BPMN за допомогою програмного забезпечення
Коли йдеться про створення блок-схеми, немає потреби винаходити велосипед, особливо якщо ви лише починаєте працювати з BPMN.
Використання програмного засобу дасть змогу створювати схеми швидше та зробить модель бізнес-процесу ефективнішою. Обов’язково вибирайте програмне забезпечення, яке дасть вам змогу:
- Швидко почати створювати схеми та досягти професійного рівня в складанні блок-схем BPMN, керуючись готовими шаблонами та зразками.
- Надавати схемам професійного та привабливого вигляду за допомогою готових тем і ефектів.
- Використовувати інтуїтивно зрозумілі функції, як-от перетягування, вирівнювання, розміщення та автоматичне з’єднання, щоб складати схеми ефективніше.
- Працювати в екосистемі вмісту, яка надає основний набір фігур BPMN 2.0, а також сотні графічно різних символів.
- Мати рівень підтримки, який дає змогу створювати як прості схеми BPMN, так і детальніші схеми з логікою винятків, відомостями про ресурси та ролі, базовими відомостями про потоки даних і відомостями про обмін повідомленнями між учасниками.
- Перевіряти наявність помилок, зіставляючи схему із 76 логічними правилами, що стосуються візуальної коректності відповідно до стандарту BPMN 2.0, після чого система надасть вам перелік проблем для огляду.
- Завантажувати власний налаштовуваний набір логістичних правил, пов’язаних із візуальною коректністю.
- Вільно ділитися результатами роботи за допомогою захищених веб-посилань, у вигляді вкладень, зображень чи PDF-файлів і відповідати на коментарі онлайн.
- Співпрацювати з іншими користувачами, використовуючи співавторство, коментування та зауваження.
- Спільно редагувати схеми разом із командою, щоб підтримувати єдину версію істини й мінімізувати конфлікти версій.
- Бачити, хто працює над певними частинами схеми, отримувати сповіщення про зміни та вибирати, коли об’єднувати ці зміни в головний файл.
- Інтегрувати діаграми, пов’язані з даними, у приладну дошку Power BI. Така інтеграція може сприяти оперативній та бізнес-аналітиці, яка дає змогу краще розуміти загальну картину.
- Автоматизувати робочі процеси бізнес-процесів самостійно, пришвидшуючи процес створення та даючи ІТ-фахівцям більше часу, щоб зосередитися на стратегічних ініціативах
- Мати доступ до схем практично звідусіль через браузер або програму для iPad®.
Поради для початку роботи
Від керівників процесів в усталених компаніях до аналітиків – спрощення бізнес-процесів приносить користь усім, незалежно від того, наскільки вони прості чи складні. Якщо інформація здається трохи надмірною, майте на увазі: ви можете створити просту блок-схему BPMN, а потім розвивати її далі.
Якщо ви хочете побачити це в дії, є багато шаблонів і навчальних відео, які допоможуть вам створити базову схему, а потім ви зможете додати більше подробиць, коли почуватиметеся впевненіше. Більше дізнатися про використання процесів і програм відповідно до стандарту BPMN можна за допомогою цього покрокового посібника.
Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.
Почніть роботу з Visio
Графічно представляйте свої ідеї, дані та процеси за допомогою Visio з будь-якого розташування та на будь-якому пристрої.
Пов’язаний вміст
Продуктивність
Вибір найефективнішої блок-схеми
Продуктивність
Поради з побудови мережевих схем
Продуктивність
Підвищення продуктивності за допомогою побудови карти процесів і їх автоматизації
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365