Керування проєктами: традиційне, ітеративне чи гібридне?

Як і більшість керівників проєктів (і організацій), ви, імовірно, намагаєтеся вибрати оптимальний підхід до виконання проєктів. Більшість із нас визнає, що традиційні підходи не гарантують успішного виконання, і завжди шукає кращий спосіб.

Гнучка методика або ітеративні методи розробки в останні роки отримують багато дуже позитивних відгуків як значне покращення, що забезпечує більш успішне виконання проєктів. Тому, як і більшість організацій сьогодні, ваша, імовірно, замислюється, де і як найкраще використати ці методи, щоб покращити і своєчасність, і успішність виконання проєктів.

Якщо коротко, ітеративні методи розробки передбачають планування, розробку й упровадження функціональності проєкту невеликими частинами (або ітераціями). Ключ до успішного ітеративного виконання – це коли кожна невелика частина фактично працює як окремий мініпроєкт у межах загального проєкту. У результаті для кожної ітерації мініпроєкту можна краще спланувати обсяг роботи, потрібний для виконання двотижневої ітерації, ніж для дворічного плану. Крім того, оскільки ми плануємо двотижневими проміжками, ми можемо легко адаптувати план на наступні два тижні, щоб врахувати будь-які виявлені зміни.

Приклад використання гнучкої методики в порівнянні з традиційним підходом

Я хочу ненадовго зупинитися, щоб описати нетехнічну ситуацію, у якій більше успіху досягли завдяки гнучкій методиці, ніж традиційному плану.

Візьмімо приклад планування всього дня – це і є проєкт. Як і у великому проєкті, тут є багато невизначеності й ризику: ми не знаємо, що станеться після обіду й може вплинути на наш план, але традиція вимагає, щоб ми розробляли комплексний план того, що робитимемо щогодини протягом дня – від пробудження о 6:00 до сну о 23:00.

О 9:00 ми відстаємо від графіка, бо затори затримали нас дорогою на роботу, о 10:00 нас викликають на термінову нараду, а до полудня єдиним виконаним щоденним завданням було дістатися до офісу, і навіть це сталося із запізненням.

Тепер розгляньмо це як гнучкий проєкт, у якому ми плануємо лише наступну ітерацію: зібратися й вийти з дому (тобто історії такі: душ, сніданок і відвезти дітей до школи). Усе це було успішно виконано вчасно і в межах бюджету.

Тож, упевнені в успіху, ми плануємо наступну ітерацію – дістатися до офісу (доїхати до автобусного депо, сісти на приміський потяг до станції, а потім міським автобусом до офісу).

Це працює не дуже добре: із першою історією (доїхати до автобусного депо) виникають проблеми через трафік, тож ми змінюємо історію користувача на поїздку в офіс, і погоджуємося, що інші дві історії можна вилучити з плану ітерації. Після прибуття ми плануємо наступну ітерацію. Але в середині циклу планування додається нова історія (термінова нарада), і вона займе всю наступну ітерацію.

Нарешті, після обіду ситуація покращується, і ми можемо подивитися на журнал і почати з найпріоритетніших завдань; у другій половині дня ми успішно завершуємо дві ітерації, що стосуються найпріоритетніших справ.

Якби ми дотримувалися традиційного плану, ми б не виконали ці найпріоритетніші справі, оскільки їх було б перенесено на наступний день через відставання від плану, спричинене поїздкою до офісу.

Який підхід найкращий – гнучка методика, традиційний чи гібридний?

Саме ця гнучкість, яка дає змогу адаптуватися до змінних бізнес-потреб, є сильною стороною гнучкої методики або ітеративних методів, і саме тому багато організацій їх впроваджують. АЛЕ чи справді ваша організація готова повністю перейти на гнучку методику? З мого досвіду, повномасштабному впровадженню гнучкої методики часто заважає багато чинників, насамперед твердо встановлені політики організації, які часто не повністю сумісні з гнучкими підходами.

Такі політики, як потреба в чіткому бюджеті, заяві про досягнення вигоди й цільовій даті, перш ніж проєкт можна буде схвалити, важливі (але не зовсім гнучкі). Так само критично важливо дотримуватися організаційних політик упровадження, щоб не припустити впливу на наявні операції (але це вже точно не гнучкий підхід).

У результаті багато організацій намагаються зрозуміти, як зберегти деякі ключові "традиційні процеси", адаптуючись до ітеративних методів. Відповідь – гібридна модель виконання. Частини проєкту можна виконувати традиційними методами керування, а інші – ітеративно.

Гібридна модель в виконання

Найпоширеніша гібридна модель, з якою я стикався, підтримує традиційний запуск проєкту й планування, після чого йде серія ітерацій із перервами на традиційні дії з упровадження для випусків, а потім – ще одна серія ітерацій і традиційне впровадження.

У цій моделі я створюю традиційну робочу структуру проєкту (WBS), орієнтовану на результати, яка визначає основні результати, потрібні організації для схвалення проєкту, наприклад проєктна діаграма, план керування проєктом і бюджет проєкту.

Ці початкові результати можна розробляти і керувати ними традиційними методами, щоб показати керівництву, що цей проєкт є доречним і є доцільним способом інвестування ресурсів.

Після схвалення проєкт може перейти до ітеративного підходу, у межах якого ведеться журнал історій, а історії з найвищим пріоритетом відбираються й повністю опрацьовуються у наступній ітерації. Подання проєкту змінюється з традиційної візуалізації у вигляді діаграми Ганта на інтерактивну дошку з можливістю перетягування, яка дає змогу динамічно призначати історії до ітерацій.

У будь-який момент, часто щодня, власник продукту може додавати, видаляти й змінювати історії в журналі, щоб відобразити змінні бізнес-потреби.

Наприкінці кожної ітерації ми зупиняємося, проводимо ретроспективну оцінку успіхів і невдач та вносимо зміни для впровадження потрібних вдосконалень. Далі – і найважливіше – ми переглядаємо журнал продукту й відбираємо найважливіші історії як кандидати для наступної ітерації. Такий підхід забезпечить, що в проєкті постійно виконуватиметься найдоречніша, найцінніша робота.

У межах кожної ітерації команда може використовувати гнучкі принципи, такі як щоденні обговорення статусу історій, запланованих для поточної ітерації. Тоді команда повністю контролюватиме роботу, що виконується в межах ітерації, і водночас забезпечуватиме актуальність загального проєкту і його доступність для корпоративної звітності щодо ємності ресурсів і статусу портфеля і програми.

Ключовою перевагою гнучких принципів є можливість упроваджувати остаточне рішення невеликими випусками Це дає змогу використати попередню версію функцій, щоб якнайшвидше отримати частину очікуваних бізнес-переваг.

Крім того, це дає змогу на ранніх етапах перевірити рішення, щоб будь-які коригування можна було легко врахувати в решті історій у журналі продукту. Тому, щойно в ітераціях буде завершено достатньо історій із високим пріоритетом, проєкт буде повернуто до традиційного циклу для виконання стандартних завдань зі впровадження, яких вимагає організація.

Спробувати Microsoft Project безкоштовно

Спробуйте Microsoft Project безкоштовно протягом 1 місяця

Дізнайтеся більше

Ці випуски й дії з упровадження буде сплановано й проконтрольовано традиційними підходами, і це гарантуватиме дотримання визначених процесів, щоб зменшити будь-який вплив на наявні операції під час впровадження нових проєктів.

Після завершення першого випуску проєкт повертається до гнучкої методики й починає опрацьовувати ще один набір ітерацій, щоб продовжити розробку решти історій.

Хоча такий "поетапний" підхід до поєднання гнучких і традиційних методик найпоширеніший, ви можете поєднувати різні підходи залежно від вимог до виконання проєкту. Наприклад, я керував проєктом, який вимагав надзвичайно високого рівня відповідності й перевірки під час впровадження нового продукту в дуже суворо регульовану галузь. Тому більшість мого проєкту планували й контролювали традиційними методами.

Однак була частина проєкту з бізнес-аналітики, у межах якої моя компанія аналізувала величезний обсяг даних про продуктивність, які генерувала система; цю частину найкраще підтримувала гнучка методика. Для компонента бізнес-аналітики цього проєкту (що працює паралельно з традиційною роботою) ми б обирали історії з найвищим пріоритетом – ті, які можна було б завершити за тритижневий спринт, – і виконували б ітерацію.

Оскільки багато з цих історій мали дослідницький характер, ми часто створювали нові історії – або для подальшого дослідження, або для створення певних звітів про продуктивність. Їх просто додавали до черги робіт для розгляду в наступному спринті.

Завдяки цьому підходу я мав єдиний розклад проєкту, який гарантував виконання всіх необхідних кроків щодо звітності й дотримання нормативних вимог, водночас забезпечуючи надзвичайно гнучкий підхід до розробки нерегульованого компонента бізнес-звітності проєкту.

Коли вся робота була в одному розкладі, це давало єдиний погляд на все, що відбувалося в цьому проєкті:

Інформація, потрібна мені для керування розподілом ресурсів між найдоречнішими завданнями (за традиційним чи гнучким підходом), була одразу доступна.

Можливість створювати інформативні щотижневі й щомісячні звіти про стан була під рукою.

Гнучка методика – це надзвичайно ефективний підхід до реалізації проєктів, який має дати істотні переваги загальному набору інструментів вашої організації для реалізації проєктів. Її можна використовувати як самостійний підхід, як частину поетапного підходу до постачання або інтегрувати в гібридну структуру виконання.

Головне – застосовувати принципи гнучкої методики, які допоможуть вашій організації досягти успіху в виконанні, водночас дотримуючись традиційних процесів, що допомагали вашій організації досягати успіху дотепер.

Стів Кейслі має понад 35 років досвіду роботи з Microsoft Project і був активним користувачем Microsoft Project від моменту його першого випуску. Він є редактором кількох книжок, пов’язаних із Microsoft Project і рекомендаціями з керування проєктами. Він є провідним консультантом у Sensei Project Solutions, де допомагає великим організаціям досягати високих результатів у реалізації проєктів за допомогою набору інструментів "Комплект для керування портфелями проєктів Microsoft".

ПОВ’ЯЗАНІ ПРОДУКТИ
Office 365

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати

Пов’язаний вміст

Керування бізнесом

Чому керівники ненавидять менеджерів проєктів?