Yeni başlayanlar için işinizde BPMN’yi kullanma kılavuzu
BPMN nedir?
Duymak inanmaktır. Bir resim bin kelimeye bedeldir. Anlatmak yerine gösterin. İşte bu tür ifadeler, İş Süreçleri Modelleme Notasyonu’nu (BPMN) birçok farklı işletme, sektör ve meslek genelinde son derece popüler hale getirmiştir. Peki BPMN tam olarak nedir ve nasıl çalışır?
Kısacası BPMN, kolay anlaşılır diyagramlar oluşturmanıza ve paylaşmanıza olanak tanıyan standartlaştırılmış bir akış şeması yöntemidir. Bu diyagramlar, bir iş sürecinin adımlarını baştan sona görsel olarak modelleyebilir.
BPMN adres değişikliği süreci diyagramı örneği (yukarıda)
Süreçleri modellemek için birkaç yöntem olsa da BPMN kısa sürede süreç modellemede fiili standart haline geldi ve bunun iyi bir nedeni var.
Özellikleri neler?
BPMN’nin en önemli avantajlarından biri, gerektiği kadar basit ya da karmaşık akış şemaları oluşturabilmesidir. Bu da teknik olan ya da olmayan her seviyedeki tüm iş paydaşlarının onları kolayca anlamasını sağlar.
BPMN’nin popülerliğini büyük olasılıkla açıklayan da bu özelliktir. 2016’da yapılan bir ankette, işletmelerin %64’ünün iş süreçlerini basitleştirmek için BPMN’yi benimsemeye ilgi duyduğu görüldü. Çoğu şirket için hedef basittir: maliyetleri azaltarak ve üretkenliği artırarak para tasarrufu sağlamak.
Neden gerekiyor?
Riskler yüksek. İşletmelere yönelik 2018 anketindeki şu istatistiklere göz atın:
- Katılımcıların %37’si, kuruluşlarında aynı anda yürütülen birden fazla üst düzey iş süreci projesi olduğunu bildirdi
- Anketteki kuruluşların %93’ü çok sayıda süreç iyileştirme projesi yürütüyor
- Kuruluşların %79’u, inceledikleri ve değiştirmeyi planladıkları süreçleri modellemek için süreç yazılımı araçları kullandıklarını söyledi
- Ayrıca ankete katılanların %65’i, BPMN süreçlerinin ve teknolojilerinin kuruluşlarının verimliliği, esnekliği ve müşteri memnuniyetini artırmasına yardımcı olduğu konusunda hemfikir olduklarını ya da buna güçlü biçimde katıldıklarını söyledi
- Ancak katılımcıların çoğunluğu (%52), şirket süreçlerini yalnızca ara sıra modellediklerini ya da belgelendirdiklerini söyledi
Verimliliği artırmanın yanı sıra, iş süreci çalışmalarını desteklemeye yönelik diğer ilgili nedenler şunlardır:
- Müşteri memnuniyetini artırma
- Kurumsal yanıt verme hızını artırma
- İş koordinasyonunu ve denetimi iyileştirme
- Yeni bir ürün veya iş kolu sunma
- Yeni düzenlemelere uyma
- Birleşme ya da satın alma gibi benzersiz olaylara yanıt verme
BT’den mali hizmetlere, sigortadan üretime, eğitimden telekomünikasyona, perakendeden bilgisayar ve yazılıma kadar her şirket, iyileştirilmiş iş ya da organizasyon süreçlerinin avantajlarından yararlanabilir.
BPMN nasıl kullanılır?
BPMN’nin amacı, herkese bir sürecin baştan sona net bir görünümünü sunmaktır. Bir sürecin bir ucundan diğer ucuna ulaşmak için gereken iş etkinliklerinin sırasını göstererek boşlukları kapatan görsel bir yol sunmaya yardımcı olur.
İşletmelerin BPMN kullanarak elde edebileceği bazı avantajlar şunlardır:
- Bir hedefe ulaşmak için daha kolay iletişim ve iş birliği
- Adımların basit görsel gösterimi
- Paydaşların rollerine göre özelleştirme becerisi (ör. analistler, süreç katılımcıları, yöneticiler, geliştiriciler, dış ekipler ve danışmanlar)
- Süreçlerde çözüm gerektirebilecek sorunları belirleme
- İyileştirme yapılabilecek olası alanlara ilişkin içgörü
- Daha yüksek kaliteli sonuçları teşvik etme
Süreç modelleme örnekleri
İş odaklı
Birçok uzman ve kuruluş, çok üst düzeyde, insan odaklı bir süreci modellemek ister. Bu durumda, birkaç sembolle yetinmek BPMN hakkında daha az ayrıntılı bilgi gerektirir. Bu nedenle gösterim basittir. Buna karşılık, bu modeller BT ve diğer teknik paydaşlar için son derece ayrıntılı olacak şekilde de uyarlanabilir.
Bu akış şemalarının görsel olarak gösterebileceği süreç türlerine ait birkaç örnek şunlardır:
- Müşteri çağrı şikayetlerini yönetme
- Ürünleri çevrimiçi satma
- Üretim iş akışı
- Sigorta taleplerini işleme alma
- İşe alım akış şemaları
- İşe başlatma yöntemleri
Ağ geçidi diyagramı ile BPMN süreç örneği
Visio'yu 1 ay boyunca ücretsiz deneyin
Bir aylık ücretsiz denemeniz bittikten sonra uygun abonelik ücreti yansıtılır. Kredi kartı gereklidir. Gelecekte ödeme yapmamak için istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Teknik odaklı
Daha önce de belirttiğimiz gibi, diyagramları gerektiği kadar ayrıntılı hale getirebilirsiniz. Örneğin, BT odaklı süreç akışlarını, kodlamayı ve daha fazlasını gösterebilirsiniz:
- B2B web hizmetleri
- Bir program içindeki kod yürütülmesini görselleştirme
- Bir web sitesinin ya da uygulamanın yapısını gösterme
- Ziyaretçilerin bir web sitesinde nasıl gezindiğini görme
- Veri girişi, işlemciler ve iletişim ağları gibi sistemlerdeki veri akışını gösterme
Daha karmaşık sürümlerde, iletiler, zamanlayıcılar, iş kuralları ve hata koşulları gibi karmaşık iş olaylarını modelleyebilirsiniz. BPMN’nin bu daha karmaşık sürümlerini keşfedelim.
BPMN 2.0 öğeleri ve simgeleri
BPMN gösterimi, beş temel öğe kategorisine sahiptir ve bunların içinde birçok farklı şekil ve sembol bulunur. İşte hızlı bir genel bakış:
Akış nesneleri
Bunlar, iş sürecindeki davranışı gösterir ve şunları içerir:
- Etkinlikler: Bir kişi ya da sistem tarafından gerçekleştirilen işler ya da görevlerdir (yuvarlatılmış köşeli bir dikdörtgenle gösterilir).
- Olaylar: Bir süreç sırasında gerçekleşenlerdir. Başlangıç, Ara ve Bitiş olarak ayrılır (dairelerle gösterilir).
- Geçitler: Bir süreçteki sıra akışı yolunu gösterir (karolarla gösterilir). Ek ayrıntılar karar noktalarını içerebilir.
Veri nesneleri
Bunlar, süreçteki veriler hakkında bilgi sağlar. Veriler dört şekilde gösterilir:
- Veri girdileri, (bir köşesi kıvrılmış ve sağ ok bulunan bir sayfa ile gösterilir) veriye bağımlı görevlerdir. Belirli veriler toplanana kadar ilerleyemezler.
- Veri çıktıları, (bir köşesi kıvrılmış ve düz sağ ok bulunan bir sayfa ile gösterilir) sürecin veri ürettiği durumları göstermek için kullanılır.
- Veri toplama, (alt orta kısmında üç düz çizgi bulunan ve bir köşesi kıvrılmış bir sayfa ile gösterilir) süreçte gereken herhangi bir veri toplama işlemidir (ör. anket).
- Veri depoları, (kapsayıcı ile gösterilir) süreçten elde edilen verileri toplamak için kullanılır.
Bağlayıcı nesneler
Bunlar, akış nesnelerini birbirine ya da diğer bilgilere bağlar ve bir sürecin akışını gösterir:
- Sıra akışları, gerçekleştirilen etkinliklerin sırasını gösterir. Düz sağ ok olarak gösterilir.
- İleti akışları, katılımcılar arasındaki iletileri ve akış sırasını gösterir. Sol tarafında bir daire bulunan kesik sağ ok olarak gösterilir.
- İlişkilendirmeler, metni ve yapıları bir olaya bağlar. Noktalı çizgi olarak gösterilir.
Kulvarlar
Bu terim havuzları ve şeritleri ifade eder.
- Havuz: Tek bir sürecin “kapsayıcısı”dır.
- Kulvarlar: Bunlar havuz içindeki etkinlikleri sınıflandırır. Yatay ya da dikey olarak gösterilirler, havuzu bölümlere ayırarak sorumluluğu ve olayların konumunu gösterirler.
Yapı taşları
Bunlar süreç hakkında ek ayrıntılar verir. İki tür yapı taşı vardır:
- Gruplar: Çentikli kutular olarak gösterilen bu öğeler, ilişkili olduklarını göstermek için bir öğe grubunun etrafını sarar.
- Metin notları: Bunlar, okuyucuların ayrıntılara inmeden kolayca görebileceği basit notlardır (solunda tek bir köşeli ayraç bulunur). Yorumlar olarak da bilinirler.
Yazılımla BPMN'yi basitleştirin
Akış şemanızı oluştururken, özellikle BPMN kullanmaya yeni başlıyorsanız yeniden keşfetmenize gerek yoktur.
Bir yazılım aracı kullanmak, diyagramlarınızı daha hızlı oluşturmanızı ve iş süreci modelinizi daha etkili hale getirmenizi sağlar. Şunları yapmanıza olanak tanıyan yazılımı seçtiğinizden emin olun:
- Hazır şablonlar ve örneklerle profesyonel BPMN akış şemaları oluşturarak hızla diyagram çizmeye başlayın.
- Önceden hazırlanmış temalar ve efektlerle diyagramlarınıza profesyonel ve etkileyici bir görünüm kazandırın.
- Diyagramları daha verimli oluşturmak için sürükleyip bırakma, hizalama ve konumlandırma ile otomatik bağlama gibi sezgisel özelliklerden yararlanın.
- BPMN 2.0 şekillerinin çekirdek kümesini ve bunun ötesinde, farklı grafiklere sahip yüzlerce simgeyi sunan bir içerik ekosisteminde çalışın.
- Temel BPMN diyagramlarının yanı sıra özel durum mantığı, kaynak ve rol bilgileri, temel veri akışı bilgileri ve katılımcılar arasındaki iletişim bilgilerini içeren daha ayrıntılı diyagramların oluşturulmasına da olanak tanıyan bir destek düzeyine sahip olun.
- Diyagramınızı BPMN 2.0 standardına göre görsel doğruluğa ilişkin 76 mantıksal kurala karşı doğrulayarak ve incelemeniz gereken sorunları listeleyerek hataları denetleyin.
- Görsel doğrulukla ilgili kendi özel lojistik kurallar setinizi yükleyin.
- Çalışmalarınızı güvenli web tabanlı bağlantı, ek, resim veya PDF olarak kolayca paylaşın ve yorumları çevrimiçi yanıtlayın.
- Birlikte yazma, yorum ve açıklama ekleme özelliklerini kullanarak diğer kişilerle işbirliği yapın.
- Tek bir doğruluk sürümünü korumak ve sürüm çakışmalarını en aza indirmek için diyagramları ekibinizle birlikte düzenleyin.
- Diyagramın belirli bölümleri üzerinde kimin çalıştığını görün, değişikliklerle ilgili bildirimler alın ve bu değişiklikleri ana dosyayla ne zaman birleştireceğinizi seçin.
- Veri bağlantılı diyagramları Power BI panosuyla tümleştirin. Bu tümleştirme, operasyonel ve iş zekasını geliştirmenize yardımcı olabilir, böylece genel resmi daha iyi anlayabilirsiniz.
- İş süreci iş akışlarını kendiniz otomatikleştirin, oluşturma sürecini hızlandırın ve BT'nin stratejik girişimlere odaklanması için daha fazla zaman kazandırın
- Diyagramlara bir tarayıcıda veya iPad® uygulamasında hemen her yerden erişin.
Başlamak için ipuçları
Kurulu iş süreçlerinin sahiplerinden analistlere kadar, iş süreçlerinizi basitleştirmenin, ne kadar basit ya da karmaşık olursa olsun, bir avantajı vardır. Bilgi biraz bunaltıcı görünüyorsa da şunu aklınızda tutun: Basit bir BPMN akış şeması oluşturabilir ve ardından bunu adım adım geliştirebilirsiniz.
Bunu uygulamada görmek isterseniz temel bir diyagram oluşturmanıza yardımcı olacak bolca şablon ve nasıl yapılır videosu vardır ve siz aşina oldukça buna daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz. BPMN uyumlu süreç ve yazılımlarını kullanma hakkında bu adım adım kılavuzla daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Microsoft 365 ekibi işinizi başlatmanıza, yürütmenize ve büyütmenize yardımcı olacak kaynakları paylaşmaya odaklanmıştır.
Visio’yu kullanmaya başlayın
Visio’dan yardım alarak hemen her yerden ve her cihazdan fikirleri, bilgileri ve süreçleri görselleştirip paylaşın.
İlgili içerik
Üretkenlik
En etkili akış çizelgesini seçme
Üretkenlik
Ağ diyagramı oluşturma ipuçları
Üretkenlik
Süreç eşleme ve otomasyon ile üretkenliği artırma
İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.
Microsoft 365’i takip edin