Temel Outlook İpuçları ve Püf Noktalarıyla Üretkenliğinizi Artırma

Outlook e-postayı, takvimi, kişileri, görevleri ve daha fazlasını kolaylaştırır. Hepsini bir arada sunar. 2017'den beri mobil cihazlardaki kullanım oranının istikrarlı bir şekilde artması tesadüf değil! Tüm bu kullanıcıların üretkenliği artırmak için faydalanabileceği birçok Outlook ipucu ve püf noktası vardır.

Outlook'tan en iyi şekilde yararlanmanın bazı yolları aşağıda verilmiştir.

Milyonlarca Outlook kullanıcısından biri olarak bu hizmeti nasıl olabildiğince verimli kullanacağınızı zaten bildiğinizi düşünebilirsiniz. Yine de aşağıdaki yedi ipucu ve püf noktası size yeni şeyler öğretebilir.

#1 Outlook'un sizinle konuşmasını sağlayın

Aslında konuşan Outlook değil, Microsoft'un Cortana adlı üretkenlik yardımcısı. Cortana, E-postalarımı Sesli Çal özelliğiyle Outlook mobil uygulamasıyla bütünleştirilmiştir. Outlook'ta gerekli ayarları yaptıktan sonra, hareket halindeyken yeni e-postaları dinleyebilirsiniz. Hatta dinlemekle kalmayıp yönetebilirsiniz. Sadece sesinizi kullanarak, cihazınıza dokunmadan iletileri okuyabilir, bayrak ekleyebilir, silebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Üstelik Cortana e-postaları okumakla kalmaz. Seçiminize göre erkek veya kadın ses tonu düzenli çalışmanıza yardımcı olabilir. Yapay zeka, etkinliklerdeki değişiklikleri size bildirir ve hatta takviminizdeki program çakışmalarını tespit edebilir. Nasıl çalıştığına bakın!

2. Odaklanmış Gelen Kutusu kullanın

Telefonunuzda özellikle, dağınık bir gelen kutusu üzerinde gezinmek bunaltıcı olabilir. Odaklanmış Gelen Kutusu ile e-postalarınızı hızlıca tarayın ve ihtiyacınız olan bilgilere kolayca ulaşın. Odaklanmış ve Diğer olmak üzere iki gelen kutusu oluşturabilirsiniz. Ardından, gelen kutunuzun üst tarafındaki düğmeyi kaydırarak ikisi arasında geçiş yapabilirsiniz.

Outlook, e-postalarınızı sizin için sınıflandırır ve önemli iletileri "Odaklanmış" bölümüne, önemsiz posta gibi iletileri ise "Diğer" bölümüne taşır. Mesajları gelen kutusunun bir bölümünden diğerine taşıyarak hızla yeniden sınıflandırabilirsiniz. Belirli bir kişiden gelen iletilerin belirli bir yerde görünmesini istiyorsanız "Her Zaman Odaklanmış Gelen Kutusuna Taşı" öğesini de seçebilirsiniz.

Ayrıca Odaklanmış Gelen Kutusu özelliğini ne kadar çok kullanırsanız o kadar akıllı hale gelir. Gelen iletileri daha iyi sınıflandırmak ve önemli olan şeylere odaklanmanıza yardımcı olmak için postalarınızı nasıl sınıflandırdığınıza dikkat eder.

#3Takvimlerinizi paylaşın

Hayattan ve Outlook’tan daha fazlasını alın

Gelen kutunuzdaki yeni öğelerden haberdar olmanın akıllı bir yolu. iOS için Outlook’taki E-postalarımı Sesli Çal özelliğiyle zaman kazanın

Kullanmaya başlayın

Hepimiz toplantılarda çok fazla zaman harcadığımızı biliyoruz. Siz kurum içinde bu konu üzerinde çalışmaya devam ederken Outlook, yeni bir toplantı planlamaya çalışma sürecinin verimsizliğini ortadan kaldırmanıza olanak tanır.

Outlook'ta paylaşılan takvimler sayesinde takvim ayarlarınıza gidip iş arkadaşlarınız veya arkadaşlarınız gibi paylaşmak istediğiniz kişileri seçebilirsiniz. Farklı ekipleri farklı renklerle gösterebilir ve paylaştığınız kişilerin takviminizi yalnızca görüntülemesine, düzenlemesine veya yönetmesine (temsilci olarak) izin vermek için izinleri yönetebilirsiniz. Ayrıca Tümü, Yalnızca Başlıklar ve Konumlar veya Yalnızca Meşgul Olduğumda seçenekleri karar vererek hangi ayrıntıları paylaşacağınızı da seçebilirsiniz.

#4 Zamanlama Yardımcısı'ndan faydalanın

Takvimlerinizi paylaştığınızda bir araya gelmek için bir zaman belirleme amacıyla e-posta göndermek yerine mobil cihazda Zamanlama Yardımcısı'nı kullanabilirsiniz. Takviminizde bir etkinlik oluşturun ve davet etmek istediğiniz kişileri ekleyin. Bunu yaptıktan sonra Zamanlama Yardımcısı zaman seçicisini kullanarak etkinliği takvimde yeşile dönen bir saate sürükleyip bırakabilirsiniz. Yeşil renk, herkesin uygun olduğunu gösterir. Hiç kaçırmayın!

#5 Dikkatini çekmek için birinden bahsedin

Ofis ortamında biriyle birlikte çalışırken "Eda, bir bakabilir misin?" diyebilirsiniz. Kendisine seslendiğinizi duyan Eda, elindeki işi bırakıp size bakar. Outlook'taki @bahsetmeler ile aynı şeyi telefonda yapabilirsiniz. E-posta iletisinde @Eda yazdığınızda alıcıya bir konuşmaya dahil edildiği bildirilir.

Hatta başkaları @ kullanarak sizden bahsettiğinde gelen kutusunda @ ile adınızın geçirildiği ilgili cümleler doğrudan ileti özetinde görüntülenir. Bu özellik sayesinde dikkat etmeniz gereken noktaları ilk bakışta görebilirsiniz.

#6 Kaydırma seçeneklerinizi özelleştirin

Çöpçatanlık uygulamalarında ekranı sola veya sağa çekerek eş adaylarını oylayabilirsiniz. Aynı yöntemi Outlook gelen kutunuzda da kullanabilirsiniz. Outlook mobil uygulamasının Ayarlar sayfasını açıp Çekme Seçenekleri'ni seçin. Sağa Kaydırma veya Sola Kaydırma hareketlerine bir dizi farklı eylem atayabilirsiniz:

Sil
Okundu olarak işaretle
Okunmamış olarak işaretle
Bayrak ekle
Arşivle

7. "Rahatsız etme" özelliğini kullanın

E-postaları durmaksızın kontrol etmek kendinizi laboratuvar faresi gibi hissetmenize neden olabilir. Sürekli o küçük düğmeye basarak yeni bir iletiyle ödüllendirmeyi bekliyoruz. Bu durum aynı zamanda dikkatimizi dağıtıyor. Outlook'taki rahatsız etmeyin özelliğini kullanarak o anda önemli olan şeylere odaklandığınızdan emin olun. Uygulamalardan gelen bildirimleri kapatarak, dikkatinizi o toplantıya veya bitirmeniz gereken rapora çevirebilirsiniz.

Her öğleden sonra ve günü tamamlamadan önce rahatsız edilmemenizi sağlayacak bir program yapabilirsiniz. Bu şekilde elde edeceğiniz sakin süreç işlerinizi düzenlemenize ve ertesi güne hazırlanmanıza yardımcı olabilir. Ya da ihtiyaç duyulduğunda hemen başlayan süreli bir rahatsız etmeyin oturumu başlatabilirsiniz.

Hareket halindeyken bağlantı kurun ve düzenli çalışın

Gelen kutunuz her an dolup taşabilir. Outlook mobil uygulaması hareket halindeyken bağlantı kurmanıza ve düzenli çalışmanıza yardımcı olur. Artık Cortana'nın da desteği ve burada yer alan diğer Outlook ipuçları ve püf noktaları ile kişisel ve profesyonel iletişimlerinizin ve taahhütlerinizin kontrolünü ele geçirebilirsiniz.

Microsoft 365 ekibi işinizi başlatmanıza, yürütmenize ve büyütmenize yardımcı olacak kaynakları paylaşmaya odaklanmıştır.

İLGİLİ ÜRÜNLER
Microsoft 365

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Hemen Satın Alın

İlgili içerik

Üretkenlik

Bulut depolamasını telefonunuzda kullanmaya yönelik 10 ipucu

Daha fazla bilgi edinin

Üretkenlik

Uzaktan çalışan pazarlama ekibinizle işbirliği yapmanın beş yolu

Devamını okuyun

Üretkenlik

Uzaktan veya mobil ofisiniz için en iyi üretkenlik çözümleri

Devamını okuyun

^{İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.}

Temel Outlook İpuçları ve Püf Noktalarıyla Üretkenliğinizi Artırma

#1 Outlook'un sizinle konuşmasını sağlayın

2. Odaklanmış Gelen Kutusu kullanın

#3Takvimlerinizi paylaşın

Hayattan ve Outlook’tan daha fazlasını alın

#4 Zamanlama Yardımcısı'ndan faydalanın

#5 Dikkatini çekmek için birinden bahsedin

#6 Kaydırma seçeneklerinizi özelleştirin

7. "Rahatsız etme" özelliğini kullanın

Hareket halindeyken bağlantı kurun ve düzenli çalışın

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

İlgili içerik

Bulut depolamasını telefonunuzda kullanmaya yönelik 10 ipucu

Uzaktan çalışan pazarlama ekibinizle işbirliği yapmanın beş yolu

Uzaktan veya mobil ofisiniz için en iyi üretkenlik çözümleri

Microsoft 365’i takip edin