Yapay zeka ile not alma: Nasıl çalışır ve hangi aracı seçmeli?

Yapay zeka ile not alma, notların alınma, düzenlenme ve yönetilme süreçlerini iyileştirmek amacıyla yapay zeka teknolojilerinin, algoritmaların ve dil modellerinin kullanılması sürecidir. Elle not almak bir ödün vermeyi zorunlu kılar: Yazı yazan kişi toplantının ancak yarısında orada gibidir. Bu yüzden hem notlar hem de katılım eksik kalır.

Yapay zeka ile not alma, kaydetme işlemini kendisi üstlenerek bu ikilemi ortadan kaldırır. Bir kişinin not alma görevini üstlenmediği işletmelerde, daha önce kimsenin toplantı notu oluşturmaya vakit ayıramadığı toplantılar artık otomatik olarak kayıt altına alınır.

Çoğu araç aynı beş adımı izler ve bu adımları bilmek, bir aracın hangi noktada başarısız olabileceğini anlamanıza yardımcı olur. 1. Yakalayın. Bu araç, bir toplantı veya görüşmeden canlı ses girişini alır; ayrıca genellikle yazılan metinleri, yüklenen belgeleri veya el yazısıyla yazılmış bir sayfanın fotoğrafını da işler. 2. Yazıya dökün. Konuşma tanıma, söylenen kelimeleri metne dönüştürür. İyi araçlar, konuşmacıyı belirtir ve zamanı kaydeder; bu sayede bir konunun üzerinde anlaşmaya varıldığı anı tespit edebilirsiniz. 3. Yapılandırın. Doğal dil işleme, konuşma metnindeki varlıkları, konuları ve ilişkileri tespit eder ve bunları etiketler. İşte bu, bir kayıt ile arama yapılabilen bir içerik arasındaki farktır. 4. Özetleyin. Çıkarımcı özetleme, halihazırda en fazla anlam taşıyan cümleleri seçer. Özetleme yöntemi, aynı anlamı daha az kelimeyle ifade eden yeni metinler oluşturur. 5. Senkronize edin. Notlar takviminize, görev listenize veya paylaşımlı depolama alanınıza eklenir.

Bu son adım, göründüğünden daha önemlidir. Dördüncü adımda duran bir araç, dosyalama işini size bırakır; işte bu yüzden iyi notlar indirme klasöründe kaybolup gider.

Satıcılar bu terimleri oldukça geniş bir anlamla kullanır; hangi iş için bir ürüne ihtiyacınız olduğunu bilmek, yanlış ürünü satın almanızı önleyecektir.

Sesi metne dönüştürme, akıllı kategorizasyon ve bağlamsal öneriler gibi özelliklerle notlar oluşturur ve düzenler. Bir proje yöneticisi, toplantı notlarını gerçek zamanlı olarak kaydedebilir ve aynı zamanda tartışmaya da katılabilir.

Konuşmayı metne dönüştürür; yorumlamadan ziyade aslına sadık kalmayı hedefler. Röportajlar ve müşteri aramaları gibi, kullanılan ifadelerin tam olarak aktarılmasının önemli olduğu durumlarda bunu kullanın.

Metni kısaltır. Uzun bir rapor, sunu veya konuşma metni girin; size ana noktaları gösterir.

Çoğu ürün, bu üç unsurdan en az ikisini bir araya getirir. Bu ayrım, neyi test etmeniz gerektiğini gösterir: Eğer kelime kelime doğruluk önemliyse, metni test edin; eğer anlama hızı önemliyse, özeti test edin.

Araçlar, hangi temel teknolojilere yatırım yaptıklarına göre farklılık gösterir.

Konuşulan kelimeleri yazılı metne dönüştürür; böylece kullanıcılar klavyeyle yazmak yerine dikte edebilirler.

Varlıkları, ilişkileri ve duygusal tonu belirler; böylece notlar sadece depolanmakla kalmaz, aynı zamanda aranabilir hale gelir.

Bir dizi notun konusunu inceler ve bunu daha net sonuçlar elde etmek için kullanır.

Makine öğrenimi kullanarak uzun metinleri ana noktalara indirger.

Giderek büyüyen bir arşivi bir arada tutan etiketleri oluşturmak için önemli terimleri ayıklar.

Fotoğrafları, şemaları ve elle yazılan sayfaları işler.

Bir kişinin not alma şeklini analiz eder ve önerilerini buna göre uyarlar.

Notları tüm cihazlarda güncel tutar, böylece ekip tek bir sürüm üzerinden çalışır.

Bu aracı takvimlere, görev yönetimine ve bulut depolama hizmetlerine bağlar.

Bu dokuz özelliği de iyi bir şekilde yerine getiren araç sayısı az olduğundan, satın alırken dikkat edilmesi gereken nokta, özellik sayısından ziyade aracın işinize uygun olup olmadığıdır.

Avantajlar belirli bir sırayla ortaya çıkar ve sonraki avantajlar ancak bu aracı kullanmaya devam ederseniz görünür.

Bilgiyi toplamak ve düzenlemek daha az zaman alır; bu da çalışanların, değerlendirme yapmaları gereken işlere daha fazla zaman ayırabilmelerini sağlar.

Transkripsiyon ve sınıflandırma işlemlerinin otomatikleştirilmesi, dikkatin klavyeden ziyade konuşmaya odaklanmasını sağlar.

Tüm cihazlarda erişilebilir olan notlar, toplantıya katılmayan kişilere de ulaşır; böylece bilgi, toplantıya katılan kişilere bağlı kalmaz.

Otomatik etiketleme, değeri zamanla artan bir kayıt oluşturur. Arama yapılabilen notlarla dolu bir yıl, dağınık belgelerden oluşan bir klasörün cevaplayamadığı sorulara yanıt verir.

Yeterli materyal olduğunda, kalıp analizi ilgili içerikleri ve tekrarlanan temaları ortaya çıkarır.

Durum, sıradan bir hafta içinde daha net hale gelir.

Taahhütler, henüz geçerli oldukları sırada yazılı hale getirilir.

Yapılması gerekenler, üç gün sonra akılda kalan şekilde değil, aynı gün içinde bir e-posta ya da görev listesine dönüştürülür.

Toplantıyı kaçıranlara bir özet gönderilir; böylece toplantıyı iki kez düzenleme gereği ortadan kalkar.

Her aday hakkında yazılı bir kayıt tutulması, karşılaştırmayı daha adil hale getirir ve küçük bir değerlendirme heyetinin tutarlılığını sağlar.

Yolculuk sırasında yazılan el yazısı notlar ve sesli notlar, aranabilir metin haline gelir.

Çoğu makale, araçları sizin için sıralamaktadır. Ancak ne tür bir süreç yaşanacağını bilmek daha faydalı olacaktır çünkü doğru seçim, toplantılarınıza ve risk toleransınıza bağlıdır.

Aksanlar, aynı anda konuşanlar ve sektör jargonu nedeniyle doğruluk oranı düşer. Denemeyi, satıcının tanıtımında değil, gerçek bir toplantı kaydında gerçekleştirin.

Takviminize ve depolama alanınıza kayıt yapan bir araç, her seferinde bir adımdan tasarruf etmenizi sağlar. Taşımak üzere size bir dosya veren bir sistem, her toplantıya küçük bir yük getirir ve bu tür küçük yükler, sistemin benimsenmesini engeller.

Kayıtların nerede saklandığını, ne kadar süreyle tutulduğunu, kimlerin bunlara erişebileceğini ve içeriğinizin satıcının modellerinin eğitilmesinde kullanılıp kullanılmadığını sorun. Cevapları, müşteri sorduktan sonra değil, piyasaya çıkmadan önce alın.

Kayıt kuralları eyalet ve ülkeye göre farklılık gösterir ve bazı durumlarda görüşmeye katılan herkesin onay vermesi gerekir. Aracın kendini tanıttığından emin olun ve ilk kaydedilen müşteri görüşmesinden önce ekibinizin çalışma şeklini belirleyin.

Kimin kayıt yapacağı, kimin transkripti paylaşacağı ve notların ne kadar süreyle saklanacağı, bireysel değerlendirmelere bırakılmamalıdır.

Kullanıcı başına ve dakika başına fiyatlandırma, farklı faturalar ortaya çıkarır. Gerçek bir ayla karşılaştırarak fiyatlandırın.

Bu uygulamalardan fayda sağlayan ekipler, küçük başlangıçlar yaparak yola çıkar.

Haftalık bir toplantı ya da ayakta yapılan müşteri görüşmesi, iş akışını bir anda kesintiye uğratmadan doğruluk konusunda iyi bir fikir verir.

Her seferinde aynı ifadeleri kullanın ki bu bir alışkanlık haline gelsin.

Bunu atlarsanız, özetler gelen kutularına dağılır ve hatırlama sorunu yaşanmaya devam eder, üstüne bir de daha fazla dosya eklenir.

Özetleri, hafızanızdaki bilgilerle karşılaştırarak okuyun ve araca sürekli yanlış yaptığı terimleri öğretin.

Bu sürecin farklı aşamalarına uygun çeşitli Microsoft araçları bulunmaktadır. Microsoft OneNote, paylaşımlı bir dijital not defteridir. Microsoft Teams canlı transkriptleri, toplantıları gerçek zamanlı olarak takip etmeyi kolaylaştırırken, Teams akıllı özet özelliği ise toplantı sonrasında genel bir özet sunar. Word’de transkripsiyon özelliği, Web için Word’de yapılan konuşmaları kaydeder ve metne dönüştürür; bu özellik, röportajlar ve bire bir aramalar için idealdir. Henüz yazılması gereken bir takip mesajı varsa, Copilot Chat aynı materyali kullanarak bunun taslağını hazırlayabilir.

Bir ay sonra seçtiğiniz şeyi tek bir açıdan değerlendirin: Eğer insanlar elle not almayı bırakmışsa, bu yöntem işe yarıyor demektir.