Proje yönetimi: geleneksel mi, yinelemeli mi yoksa hibrit mi?

Çoğu proje yöneticisi ve kuruluş gibi, siz de muhtemelen en uygun teslim yaklaşımını seçmekte zorlanıyorsunuz. Çoğumuz geleneksel yaklaşımların teslimatın başarıyla sonuçlanmasını garanti etmediğini biliyoruz ve her zaman daha iyi bir yol arıyoruz.

Çevik ya da yinelemeli geliştirme teknikleri, son yıllarda oldukça olumlu yönleriyle öne çıkıyor. Bu tekniklerin, proje tesliminde daha başarılı sonuçlar sağladığı belirtiliyor. Bu nedenle, günümüzde çoğu kuruluş gibi, sizin kuruluşunuz da muhtemelen bu çevik veya yinelemeli geliştirme tekniklerinin, projelerin zamanında teslim edilmesini ve başarısını artırmak için en iyi şekilde nerede ve nasıl kullanılabileceğini merak ediyor.

Kısaca söylemek gerekirse, yinelemeli geliştirme teknikleri, proje işlevselliğini küçük parçalar (veya yinelemeler) halinde planlar, geliştirir ve hayata geçirir. Başarılı bir yinelemeli teslimatın anahtarı, her bir küçük parçanın, genel projenin çatısı altında daha küçük bir mini proje olarak etkin bir şekilde işlev görmesidir. Sonuç olarak, her bir mini proje yinelemesi, iki yıllık bir plana kıyasla iki haftalık bir yinelemeyi tamamlamak için gereken çalışmaları daha iyi planlayabilir. Ayrıca, planlamamızı iki haftalık dönemler halinde yaptığımız için, tespit edilen değişikliklere uyum sağlamak üzere önümüzdeki iki haftalık planı kolayca uyarlayabiliriz.

Çevik ve geleneksel örneklerinin incelemesi

Kısa bir ara verip, geleneksel bir plan yerine çevik bir yaklaşım kullanılarak daha fazla başarı elde edilen, teknik olmayan bir durumu anlatmak istiyorum.

Bir gün boyunca yapacaklarımızı planlamayı örnek olarak ele alalım. Projemiz bu olsun. Büyük bir proje gibi, bu iş de pek çok belirsizlik ve risk içeriyor: Öğle yemeğinden sonra planımızı etkileyebilecek ne olacağını bilmiyoruz, ancak gelenek gereği, sabah 6’da uyanmamızdan gece 11’de yatmamıza kadar günün her saati için ne yapacağımıza dair kapsamlı bir plan hazırlıyoruz.

Saat 09.00’da, trafik nedeniyle işe varışımız geciktiği için programın gerisinde kalmıştık; saat 10.00’da acil bir toplantıya çağrıldık; ve öğle vakti geldiğinde, o gün tamamladığımız tek iş ofise varmak olmuştu, o da programın gerisinde kalmıştı.

Şimdi bunu, sadece bir sonraki yinelemeyi planladığımız bir çevik proje olarak ele alalım: evden çıkmadan önceki hazırlıklar (yani hikâyeler şunlar: duş, kahvaltı ve çocukları okula göndermek). Bunların hepsi zamanında ve bütçe dahilinde başarıyla teslim edildi.

Bu nedenle, kendimize güvenerek bir sonraki aşamayı planlıyoruz: ofise gitmek (arabayla otobüs terminaline gitmek, banliyö treniyle istasyona ulaşmak ve ardından şehir otobüsüyle ofise gitmek).

Bu pek iyi sonuç vermiyor: İlk hikâye (otobüs terminaline gitmek) trafik sorunları nedeniyle sorunlu olduğu için, kullanıcı hikâyesini “ofise arabayla gitmek” olarak değiştiriyoruz ve diğer iki hikâyenin yineleme planından çıkarılabileceği konusunda anlaşmaya varıyoruz. Varınca bir sonraki yinelemeyi planlarız. Ancak planlama döngüsünün ortasında yeni bir gelişme (acil toplantı) ortaya çıkıyor ve bu, bir sonraki yinelemenin tamamını kaplayacak.

Son olarak, öğle yemeğinden sonra işler sakinleşir ve kayıtlara bakıp en yüksek öncelikli görevler üzerinde çalışmaya başlayabiliriz. Öğleden sonra en yüksek öncelikli öğelerle ilgilenen iki yinelemeyi başarıyla tamamlarız.

Geleneksel plana sadık kalsaydık, bu en öncelikli işleri asla tamamlayamazdık; çünkü ofise gidip gelme süresinin planı saptırması nedeniyle bu işler ertesi güne ertelenmişti.

En iyi yaklaşım hangisi: Çevik, geleneksel mi yoksa hibrit mi?

Değişen iş ihtiyaçlarına uyum sağlama konusundaki bu esneklik, çevik veya yinelemeli yöntemlerin en başarılı olduğu alandır ve birçok kuruluşun bu yöntemleri benimsemesinin nedeni de budur. AMA kuruluşunuz gerçekten çevik yaklaşımı tamamen benimsemeye hazır mı? Deneyimlerime göre, tam ölçekli çeviklik uygulamasının önünde birçok engel olduğunu görüyorum; özellikle de genellikle çevik yaklaşımlarla tam olarak uyumlu olmayan, köklü kurumsal politikalar bunlar arasında yer alıyor.

Bir projenin onaylanabilmesi için kesin bir bütçe, fayda gerçekleştirme beyanı ve hedef tarihin belirlenmesi gibi politikalar önemlidir (ancak bunlar aslında çevik değildir). Benzer şekilde, mevcut faaliyetlerin etkilenmemesini sağlamak için uyulması gereken kurumsal uygulama politikaları hayati önem taşır (ancak bu kesinlikle çevik bir yaklaşım değildir).

Sonuç olarak, pek çok kuruluş, yinelemeli yöntemlere uyum sağlarken bazı önemli “geleneksel süreçleri” nasıl koruyacakları konusunda zorluklar yaşamaktadır. Cevap hibrit teslim modelidir. Projenin bazı kısımları geleneksel yönetim yöntemleriyle gerçekleştirilebilirken, diğer kısımları ise yinelemeli bir yaklaşımla yürütülebilir.

Hibrit teslim modeli

Karşılaştığım en yaygın hibrit model, geleneksel proje başlatma ve planlamayı destekler. Bunu, sürümler için geleneksel uygulama faaliyetlerine ayrılan aralarla bir dizi yineleme izler; ardından da başka bir dizi yineleme ve geleneksel uygulama gelir.

Bu modelde, kuruluşta proje onayı için gereken temel çıktıları belirleyen geleneksel, teslimat tabanlı bir iş kırılım yapısı (WBS) oluştururum. Buna Proje Şartı, Proje Yönetim Planı ve Proje Bütçesi gibi öğeler dahildir.

Bu ilk aşamadaki çıktılar, geleneksel yöntemler kullanılarak geliştirilip yönetilebilir; böylece yönetime bu projenin uygun olduğu ve kaynak yatırımı için iyi bir alan olduğu gösterilebilir.

Proje onaylandıktan sonra, hikayelerin kaydının tutulduğu ve bir sonraki yinelemede en yüksek öncelikli hikâyelerin seçilip tümüyle geliştirildiği yinelemeli bir yaklaşıma geçilebilir. Projenin görünümü, geleneksel Gantt şeması görünümünden etkileşimli sürükle bırak panosuna dönüşür. Böylece hikayeler yinelemelere dinamik olarak atanabilir.

Ürün sahibi, değişen iş ihtiyaçlarını yansıtmak üzere, istediği zaman ve genellikle her gün hikaye kayıtlarında hikayeleri ekleyebilir, silebilir ve değiştirebilir.

Her yinelemenin sonunda dururuz. Başarıları ve başarısızlıkları değerlendirir, gerekli iyileştirmeleri uygulamak için değişiklikler yaparız. Ardından, en önemlisi, ürün kapsamını gözden geçirir ve en önemli hikayeleri bir sonraki yineleme için aday olarak seçeriz. Bu yaklaşım, projenin her zaman en uygun ve en yüksek değerli işe odaklanmasını sağlar.

Her yineleme kapsamında ekip, günlük kısa toplantılar gibi çevik ilkeleri kullanarak, o yineleme için planlanan hikayelerin durumunu tartışabilir. Bu sayede ekip, bir yineleme kapsamında tamamlanan işler üzerinde tam kontrol sahibi olurken, aynı zamanda genel projenin güncel kalmasını ve kaynak kapasitesi ile portföy ve program durumuna ilişkin kurumsal raporlama için kullanılabilir olmasını sağlar.

Çevik ilkelerin temel unsurlarından biri, nihai çözümü küçük sürümler halinde hayata geçirebilme yeteneğidir. Bunun avantajı, ön işlevselliği kullanarak öngörülen iş faydalarının bir kısmını olabildiğince çabuk elde edebilmektir.

Ayrıca, çözümü erken doğrulama avantajı sağlar. Böylece gerekli ayarlamalar ürün kapsamındaki diğer hikayelere kolayca eklenebilir. Bu nedenle, yinelemeler kapsamında yeterince yüksek öncelikli iş tamamlanır tamamlanmaz, proje geleneksel döngüye geri döner ve kuruluşun gerektirdiği standart uygulama görevlerini yerine getirir.

Microsoft Project'i ücretsiz deneyin

Microsoft Project'i bir ay boyunca Ücretsiz Deneyin

Süreçler hakkında bilgi edinin

Bu sürüm ve uygulama faaliyetleri, geleneksel yaklaşımlar kullanılarak planlanacak ve denetlenecek olup, yeni projelerin hayata geçirilmesi sırasında mevcut operasyonlara olası etkilerin en aza indirilmesi için tanımlanmış süreçlerin izlenmesini sağlayacaktır.

İlk sürümün tamamlanmasının ardından proje, çevik yaklaşımlara geri dönüyor ve kalan hikayelerin geliştirilmesine devam etmek üzere yeni bir yineleme döngüsüne başlıyor.

Çevik ve geleneksel yaklaşımları birleştirmeye yönelik bu “aşamalı” yaklaşım en yaygın olanı olsa da, belirli proje teslim gereksinimlerini karşılamak için bu yaklaşımları bir araya getirebilirsiniz. Örneğin, çok sıkı yasal düzenlemelere tabi bir sektörde yeni bir ürünü piyasaya sürerken, son derece yüksek düzeyde uyum ve doğrulama gerektiren bir projeyi yönettim. Bu nedenle, projemin büyük bölümü geleneksel yöntemlerle planlandı ve denetlendi.

Ancak projede iş zekasıyla (BI) ilgili bir bölüm vardı. Şirketim, sistemin ürettiği büyük miktardaki performans verisini analiz ediyordu. Bu bölüm için en uygun destek çevik bir yaklaşımdı. Projenin BI bileşeni için, geleneksel çalışmayla paralel olarak ilerlerken, en yüksek öncelikli kullanıcı hikayelerini seçerdik. Bunlar üç haftalık bir sprintte tamamlanabilirdi ve bir yineleme tamamlanırdı.

Bu kullanıcı hikayelerinin çoğu keşif amaçlı olduğundan, daha fazla araştırma yapmak ya da özel performans raporları oluşturmak için sık sık yeni kullanıcı hikayeleri oluştururduk. Bunlar, bir sonraki sprintte değerlendirilmek üzere doğrudan kayıt listesine eklendi.

Bu yaklaşım sayesinde, gerekli tüm raporlama ve mevzuata uygun adımları yerine getirmemi sağlayan tek bir proje takvimine sahip oldum; aynı zamanda projenin mevzuata tabi olmayan iş raporlama bileşenini geliştirme konusunda son derece esnek bir yaklaşım sergilememe de imkân tanıdı.

Tüm işin tek bir plan üzerinde yer alması, bu projede gerçekleşen her şey için tek bir bakış açısı sağladı:

Kaynak tahsislerini en uygun görevlere (geleneksel veya çevik) yönlendirmek için ihtiyacım olan bilgiler anında elime ulaştı

Etkili haftalık ve aylık durum raporları hazırlama imkânı mevcuttu

Çevik, kuruluşunuzun genel proje yürütme araç setine önemli faydalar sağlaması beklenen, son derece etkili bir proje yürütme yaklaşımıdır. Tek başına kullanılabilir, aşamalı teslim yaklaşımının bir parçası olabilir ya da hibrit bir teslim yapısına entegre edilebilir.

Önemli olan, kuruluşunuzun bugüne kadar başarılı olmasını sağlayan geleneksel süreçlere bağlı kalırken teslim başarısı elde etmenize yardımcı olacak çevik ilkeleri benimsemektir.

Steve Caseley, Microsoft Project alanında 35 yılı aşkın deneyime sahiptir ve Microsoft Project’in ilk sürümünden bu yana aktif bir kullanıcısıdır. Microsoft Project ve Project Management Best Practices ile ilgili birkaç kitabın editörüdür. Sensei Project Solutions bünyesinde Kıdemli Danışman olarak çalışıyor ve kuruluşların Microsoft Project Portfolio Management (PPM) araç setini kullanarak proje tesliminde mükemmelliğe ulaşmalarına yardımcı oluyor.

İLGİLİ ÜRÜNLER
Office 365

Microsoft 365’i kullanmaya başlayın

Dilediğiniz yerde, dilediğiniz zaman daha fazlasını yapabilmeniz için, bildiğiniz Office’e ek olarak birlikte daha iyi çalışmanıza yardımcı olan araçlardan oluşuyor.

Hemen Satın Alın

İlgili içerik

İşletmemi yönetme

Yöneticiler neden proje yöneticilerinden nefret eder?

Daha fazla bilgi edinin

İşle İlgili Bilgiler ve Fikirler, profesyonel vergi danışmanlığı veya finansal danışmanlık hizmeti sunmaz. Durumunuzu görüşmek için kendi vergi veya finans uzmanınıza başvurmanız gerekir.