เป็นเวลานานกว่าหนึ่งศตวรรษแล้วที่แผนภูมิแกนต์มีบทบาทสำคัญในการสร้างโครงการที่ประสบความสำเร็จ และแสดงคำแนะนำตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสมบูรณ์ โครงการก่อสร้าง งานแต่งงาน การสร้างเนื้อหา เว็บไซต์ใหม่ และโครงการใดก็ตามที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดสามารถใช้ประโยชน์จากแผนภูมิแกนต์ได้
สุดยอดคู่มือการใช้แผนภูมิแกนต์
แผนภูมิแกนต์คืออะไรกันแน่
แผนภูมิแกนต์คือแผนภูมิแท่งตามลำดับเวลา ไทม์ไลน์ที่เข้าใจได้ง่าย ซึ่งจะแปลงรายละเอียดโครงการของคุณเป็นภาพแสดงแทนที่ชัดเจน แผนภูมิแกนต์เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการแบบน้ำตกอย่างมาก กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือโครงการแต่ละขั้นจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มขั้นต่อไป และจะไม่ทำซ้ำขั้นตอน
ซึ่งเป็นแผนเชิงเส้น ไม่เหมือนกับ Agile ซึ่งมีความต้องการและความจำเป็นที่จะต้องผันผวน และเพิ่มลงในโครงการหลังจากการทำงานของแต่ละบุคคลและรับคำติชม เมื่อต้องการสร้างแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพ จะต้องมีข้อมูลสำคัญ เช่น:
- ขอบเขต
- งาน
- ส่วนเกี่ยวข้อง
- ระดับการทำงาน (เวลา) ต่องาน
- ทรัพยากร (บุคคล)
- หลักเป้าหมาย
ต้องขอบคุณซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้งานได้ง่าย ทำให้การสร้างแผนภูมิแกนต์ไม่เคยง่ายเท่านี้มาก่อน แม้ว่าจะเป็นผู้ใช้ที่ไม่เคยสร้างมาก่อนเลยก็ตาม อันที่จริง แผนภูมิแกนต์เป็นฟีเจอร์ที่มีการใช้งานและร้องขอมากที่สุดห้าอันดับแรกในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอย่างต่อเนื่อง นั่นเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง เมื่อคุณพิจารณาว่า ประมาณ 9.9 เปอร์เซ็นต์ของเงินทุกดอลลาร์ที่สูญเสียไปเนื่องจากผลการดำเนินงานของโครงการไม่ดี ซึ่งเท่ากับ 99 ดอลลาร์ในทุกพันดอลลาร์ที่ลงทุนไป
หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของโครงการก็คือการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ซึ่งทำให้ไม่สามารถควบคุมหรือปรับเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรสำหรับโครงการได้ แบบสำรวจผู้จัดการโครงการล่าสุดพบว่าโครงการที่เสร็จสมบูรณ์เมื่อ 12 เดือนที่ผ่านมา 52 เปอร์เซ็นต์ประสบปัญหาการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ซึ่งเพิ่มขึ้นอย่างมากจาก 43 เปอร์เซ็นต์ที่ได้รับรายงานเมื่อ 5 ปีที่แล้ว
เกือบทุกโครงการสามารถใช้ประโยชน์จากการใช้แผนภูมิแกนต์ เนื่องจากสามารถลดความซับซ้อนของงานด้านการจัดการโครงการ ทำให้ทุกอย่างอยู่ในขอบเขต และช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ เรามาดูสถานการณ์สมมติบางอย่างที่แผนภูมิแกนต์สามารถสร้างความแตกต่างได้กันเถอะ:
สถานการณ์สมมติ: เมื่อสเปรดชีตยังไม่พอ หรือมากจนเกินไป
การจัดการโครงการแบบง่าย
ใครก็จัดการโครงการได้ Microsoft Project มอบความสามารถและความเรียบง่ายในการดำเนินโครงการใดๆ ให้สำเร็จแก่คุณ
การพยายามตรวจสอบและทำการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องยากลำบาก จนอาจกลายเป็นเรื่องน่ากลัวสำหรับคุณและผู้เกี่ยวข้องในโครงการของคุณ อีกทั้งยังไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดกำหนดการตามส่วนเกี่ยวข้องหรือแบบไดนามิก ได้
ในทางกลับกัน การเปลี่ยนข้อมูลปริมาณมหาศาลดังกล่าวให้เป็นภาพที่ดูน่าสนใจสามารถช่วยแสดงความชัดเจนของงานดังกล่าวได้ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการประสานงาน การตัดสินใจ เวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ โดยการแสดงไทม์ไลน์ภาพที่ใช้รหัสสี ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อคุณพิจารณาถึงข้อเท็จจริงที่ว่าธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมีอันตราความสำเร็จของโครงการสูงกว่ามาก (92%) เมื่อเทียบกับธุรกิจที่มีประสิทธิภาพด้อยกว่า (32%) และสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายให้กับผลการดำเนินงานของโครงการไม่ดีน้อยลงถึง 21 เท่า
สถานการณ์สมมติ: เมื่อผู้คนมากมายเกี่ยวข้องกับโครงการ
การใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์มีประโยชน์อย่างมาก เมื่อจำเป็นต้องมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน การสร้างไทม์ไลน์ออนไลน์จะทำให้ข้อมูลลื่นไหลและเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ ไม่เหมือนกับสเปรดชีตคงที่ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแชร์งานและหลักเป้าหมายที่กำลังจะมาถึงกับผู้เกี่ยวข้องในโครงการทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
คุณสามารถสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง ทำการเปลี่ยนแปลงสำหรับการควบคุมเวอร์ชันด่วนในเวลาจริง ใช้ฟังก์ชันลากแล้วปล่อย และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือออนบอร์ด เช่น ความสามารถในการรายงาน เมื่อคุณคุ้นเคยกับแผนภูมิแกนต์มากขึ้น คุณจะเริ่มเห็นประโยชน์มากยิ่งขึ้น เช่น ความสามารถในการตรวจหาส่วนเกี่ยวข้องและใช้ประโยชน์จากกำหนดการอัตโนมัติ ซึ่งไม่สามารถทำได้จากการใช้สเปรดชีตเพียงอย่างเดียว
ข่าวดีก็คือถ้าคุณมีแผนโครงการจำนวนมากในสเปรดชีต เช่น Excel อยู่แล้ว โปรแกรมซอฟต์แวร์มากมายจะช่วยให้คุณนำเข้าข้อมูล Excel ดังกล่าวได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณอย่างรวดเร็ว
ไม่ว่าคุณจะกำลังติดตามโครงการรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี การใช้แผนภูมิแกนต์ก็เป็นวิธีการแสดงภาพที่เข้าใจได้ง่ายเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถติดตามงานของพวกเขาได้ ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถรักษาให้ทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ภายในขอบเขต เปิดเส้นทางการติดต่อสื่อสาร และใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของคุณได้สำเร็จ
เริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365
ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประสิทธิภาพการทำงาน
เครื่องมือการทำงานร่วมกัน 5 ประเภทที่ช่วยปรับปรุงผลิตภาพ
ผลิตภาพ
การตั้งเป้าหมายกับการวางแผนเป้าหมาย: สร้างสรรค์แบบพิมพ์เขียวเพื่อความสำเร็จทางธุรกิจที่ยั่งยืน
ผลิตภาพ
โซลูชันตำแหน่งข้อมูลสมัยใหม่: คืออะไรและทําไมคุณจึงต้องใช้
ผลิตภาพ
การปลดล็อกศักยภาพ: วิธีการที่เครื่องมือเพิ่มผลิตภาพการทำงานด้วย AI พลิกโฉมการทำงาน
Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ
ติดตาม Microsoft 365