This is the Trace Id: 000925f2ba35380293c171dbfa7f6432
ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก ขยายธุรกิจของคุณ บริหารธุรกิจของคุณ ประสิทธิภาพการทำงาน เทคโนโลยีธุรกิจ เคล็ดลับทางธุรกิจ

สร้างไทม์ไลน์โครงการที่แม่นยำยิ่งขึ้นด้วย 7 ขั้นตอนเหล่านี้

ผู้หญิงสองคนกำลังนั่งพูดคุยเกี่ยวกับบางสิ่งบนหน้าจอคอมพิวเตอร์

ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการแบบน้ำตกหรือ Agile การสร้างไทม์ไลน์โครงการเบื้องต้นก็ยังคงเต็มไปด้วยความท้าทายที่ไม่ซ้ำกัน  

 

ในด้านหนึ่ง โครงการแบบน้ำตกจะมีโครงสร้างและกำหนดการที่เข้มงวด ซึ่งทำให้ต้องให้ความสำคัญกับการประเมินราคาล่วงหน้าที่มีคุณภาพสูง ในทางกลับกัน โครงการ Agile ขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นและสปรินต์งานที่ซับซ้อนในบางครั้ง ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการจะต้องพยายามคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การสร้างไทม์ไลน์โครงการที่สมเหตุสมผลก็ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในช่วงเริ่มต้นของโครงการ  

 

รายการตรวจสอบต่อไปนี้สามารถช่วยผู้จัดการและเจ้าของโครงการครอบคลุมพื้นฐานตั้งแต่การสร้างงานแรกของโครงการไปจนถึงการวางแผนรอบการอนุมัติและการลดความเสี่ยงของโครงการ 

1. เป้าหมายสุดท้ายของฉันแบ่งออกเป็นงานแต่ละงานได้อย่างไร 

ขั้นตอนแรกในการสร้างไทม์ไลน์ที่ครอบคลุมคือการเริ่มแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ กำหนดเป้าหมายสุดท้ายของคุณและทำงานย้อนหลังเพื่อวางแผนงานแต่ละงานที่จะต้องทำให้เสร็จเพื่อไปถึงจุดสิ้นสุดนั้น เริ่มต้นด้วยประเด็นสำคัญเท่านั้น จากนั้นค่อยๆ วิเคราะห์ตามไทม์ไลน์เพื่อสร้างช่วงเวลาที่ละเอียดมากขึ้นเรื่อยๆ ในระหว่างนั้น 

หลักเป้าหมายเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นอาจรวมกลุ่มเป็นลำดับที่กลายมาเป็นสปรินต์ในที่สุด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบวิธีของโครงการของคุณ โครงการแบบน้ำตกจะดึงเฟรมเวิร์กมาจากจุดสำคัญในระดับแมโครเป็นหลัก

2. แต่ละงานต้องใช้เวลาเท่าใด 

เมื่อคุณวางแผนงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มแบ่งเวลาที่คาดการณ์เพื่อใช้ในการทำงานให้เสร็จ ซึ่งอาจเริ่มดูเหมือนแผนภูมิแกนต์แบบดั้งเดิม ซึ่งนั่นก็เป็นเรื่องดี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่คุณสร้างไทม์ไลน์ของคุณ คำว่า “ไทม์ไลน์การจัดการโครงการ” และแผนภูมิแกนต์มักถูกใช้แทนกันได้ แม้ว่าไทม์ไลน์โครงการไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปแบบแกนต์ทั้งหมดก็ตาม 

การทราบว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใดยังช่วยให้ผู้จัดการ Agile ประเมินจำนวนสปรินต์ทั้งหมดที่โครงการต้องการได้ แม้ว่าวันสิ้นสุดการส่งมอบโครงการจะเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด แต่อย่าลืมเริ่มรวบรวมงานและประมาณการเวลาจากทีมที่รับผิดชอบงานแต่ละงาน ในภายหลัง การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณวัดความต้องการตามไทม์ไลน์โครงการเทียบกับความเป็นจริงของการดำเนินการได้

3. ผลลัพธ์สำคัญสำหรับแต่ละงานคืออะไร 

ขั้นตอนที่ 1 และ 2 เป็นเรื่องของการสร้างและการแสดงแผนภาพไทม์ไลน์โครงการเป็นหลัก จากนี้ไป กระบวนการจะเปลี่ยนไปเป็นการตรวจสอบและวางแผนด้านโลจิสติกส์มากขึ้น โดยปรับกำหนดการให้สอดคล้องกับความเป็นจริงที่ต้องใช้เพื่อทำงานให้เสร็จ 

เริ่มต้นด้วยการระบุผลลัพธ์ที่สำคัญสำหรับแต่ละงานหรือสปรินต์ ใช้กระบวนการที่คล้ายกับขั้นตอนที่ 1 โดยดำเนินการตรวจสอบอย่างค่อยเป็นค่อยไปตลอดไทม์ไลน์เพื่อระบุผลลัพธ์ที่ละเอียดมากขึ้น ยิ่งรายการผลลัพธ์ของคุณแม่นยำมากเท่าใด ทีมโครงการของคุณก็จะรับผิดชอบต่อวัตถุประสงค์ที่ตกลงกันไว้มากขึ้นเท่านั้น  

4. การขึ้นต่อกันของงานของฉันคืออะไร 

ผู้ชายถือแท็บเล็ตและพูดคุยกับคนสี่คน โดยสองคนในกลุ่มนี้สวมเสื้อกั๊กนิรภัยสีส้มในสภาพแวดล้อมในอาคาร

ทดลองใช้ Microsoft Project ฟรี

ทดลองใช้ Microsoft Project ฟรีหนึ่งเดือน

ความจริงสากลของการจัดการโครงการก็คือ โครงการทุกโครงการจะต้องมีการเปลี่ยนแปลง ขอบเขต ทรัพยากร และไทม์ไลน์มักเป็นเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงได้ และผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนล่วงหน้าได้เพียงในระดับหนึ่งเท่านั้น 

 

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่พวกเขาทำได้คือ ตั้งค่าสถานะงานหรือวัตถุประสงค์ที่ขึ้นอยู่กับขั้นตอนอื่นๆ ในกระบวนการ วิธีนี้จะทำให้ทุกฝ่ายทราบถึงผลกระทบดาวน์สตรีมจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในอัพสตรีม 

 

เครื่องมือการจัดการโครงการส่วนใหญ่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงงานหนึ่งเข้ากับอีกงานหนึ่ง ทำให้จำลองผลกระทบแบบระลอกคลื่นจากการพลาดวันครบกำหนดได้ง่าย แม้ว่าลักษณะที่เข้มงวดของไทม์ไลน์ของโครงการแบบน้ำตกจะช่วยเพิ่มความสำคัญให้กับขั้นตอนนี้ แต่การระบุการขึ้นต่อกันสามารถช่วยให้ผู้จัดการ Agile กำหนดขอบเขตของงานที่จะต้องทำในแต่ละสปรินต์ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น   

5. มีชั่วโมงและทรัพยากรใดบ้างที่สามารถใช้ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ 

 ย้อนกลับไปที่ขั้นตอนที่ 2 คุณได้กำหนดระยะเวลาที่จะใช้ในการทำงานหลักของโครงการให้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ตอนนี้ ถึงเวลาที่จะใช้การประมาณเวลาและทรัพยากรที่คุณรวบรวมจากหัวหน้าทีมให้เป็นประโยชน์ การทราบว่างานบางอย่างอาจต้องใช้เวลาห้าวันก็เป็นเรื่องหนึ่ง แต่หัวหน้าฝ่ายวินัยที่ไม่สามารถทุ่มเทเวลาให้กับทีมได้ครบห้าวันถือเป็นปัจจัยที่ทำให้ซับซ้อน การประสานจุดข้อมูลทั้งสองจุดเข้าด้วยกันจะช่วยให้คุณระบุข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นหรือความต้องการของผู้รับเหมาภายนอกได้  

6. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการแต่ละงาน 

ส่วนหนึ่งของการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่คือการเชื่อมโยงบุคคลหรือทีมเข้ากับงานเฉพาะ ขั้นตอนนี้เป็นมากกว่าการจดบันทึกอย่างชาญฉลาด: โดยช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องและผู้มีอำนาจตัดสินใจมองเห็นภาพรวมว่าจำเป็นต้องมีผู้นำบริษัทในระดับใดเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง 

ยิ่งคุณสามารถล็อกบุคคลสำคัญสำหรับผลลัพธ์ที่แตกต่างกันได้เร็วเท่าไร ก็จะยิ่งดีเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว หัวหน้าทีมมักจะให้ความสำคัญกับการประมาณทรัพยากรมากขึ้น หากทรัพยากรเฉพาะของตนจะแนบมากับเอกสารสำคัญ ขั้นตอนนี้ยังช่วยระบุพื้นที่ที่การถ่ายโอนงานมีความเปราะบางเป็นพิเศษสำหรับทั้งเมธอดน้ำตกและ Agile

7. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติแต่ละงานหรือกลุ่มงาน 

นี่แทบจะเป็นประเด็นย่อยของขั้นตอนที่ 6 ได้ แต่มีความแตกต่างระหว่างการให้รายละเอียดว่าใครจะเป็นผู้ปฏิบัติงานและใครจะเป็นผู้อนุมัติผลลัพธ์ 

ในหลายกรณี การอนุมัติอาจต้องมาจากผู้เกี่ยวข้องที่อยู่ห่างไกลจากการดำเนินการในแต่ละวัน หรืออย่างน้อยที่สุดก็กลุ่มสหสาขาวิชาที่จะต้องตรวจสอบตามลำดับ การวางแผนขั้นตอนการอนุมัติที่อาจมีความซับซ้อนนั้นถือเป็นจุดสำคัญสำหรับโครงการต่างๆ มากมาย รอบการตรวจสอบที่เกินขอบเขตทีมที่ได้รับมอบหมายอาจทำให้โครงการหยุดชะงักได้  

ไทม์ไลน์โครงการถือเป็นส่วนสำคัญของแผนโครงการใดๆ พวกเขาไม่ได้แค่กำหนดข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับการดำเนินโครงการหรือความคิดริเริ่มสำหรับผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่กระบวนการก่อสร้างยังช่วยประเมินโครงการโดยรวมอีกด้วย โดยให้คำติชมด้านวินัยที่สำคัญ ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องกำหนดความคาดหวังที่สมเหตุสมผลเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้และทำไม่ได้  

เช่นเดียวกับเอกสารโครงการอื่นๆ ไทม์ไลน์จะต้องผ่านการแก้ไขทั้งแบบที่วางแผนไว้และไม่ได้วางแผนไว้ เคล็ดลับคือการทำให้แน่ใจว่าการแก้ไขเหล่านั้นได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกับที่สร้างกำหนดการเดิม นั่นคือ ผ่านข้อมูลที่รวบรวมมาอย่างรอบคอบ ไม่ว่าคุณจะใช้เมธอดน้ำตกหรือ Agile คุณภาพของข้อมูลดังกล่าวถือเป็นองค์ประกอบหลักที่กำหนดว่าไทม์ไลน์ของโครงการของคุณจะน่าเชื่อถือเพียงใด  

 

ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้

เริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

ประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน 5 ประเภทที่ช่วยปรับปรุงผลิตภาพ

ประสิทธิภาพ

การตั้งค่าเป้าหมายเทียบกับการวางแผนเป้าหมาย: การสร้างพิมพ์เขียวเพื่อความสำเร็จทางธุรกิจที่ยาวนาน

ประสิทธิภาพ

โซลูชันปลายทางสมัยใหม่: โซลูชันเหล่านี้คืออะไรและเหตุใดคุณจึงต้องการ

ประสิทธิภาพ

การปลดล็อกศักยภาพ: วิธีการที่เครื่องมือการทำงานด้วย AI เปลี่ยนแปลงการทำงาน

Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ

ติดตาม Microsoft 365

ไทย (ไทย) ความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพของผู้บริโภค ติดต่อ Microsoft ความเป็นส่วนตัว จัดการคุกกี้ ข้อตกลงการใช้งาน เครื่องหมายการค้า เกี่ยวกับโฆษณาของเรา