การทํางานแบบไฮบริดได้กลายเป็นมาตรฐานสำหรับผู้คนหลายล้านคน หลายคนเริ่มหันมาทำงานจากที่บ้านอย่างน้อยสัปดาห์ละหนึ่งถึงสองวัน ซึ่งช่วยให้มีเวลาทำงานอดิเรก นอนหลับพักผ่อน หรือใช้เวลาร่วมกับครอบครัวและเพื่อนฝูง แทนที่จะต้องไปเสียเวลารถติดอยู่บนท้องถนน ข่าวดีก็คือความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นนี้ไม่ได้ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน จากดัชนีแนวโน้มการทํางานของ Microsoft พบว่า พนักงานแบบไฮบริดถึง 87% ยืนยันว่าตนเองทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานใน Microsoft 365 ก็ยังคงเติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่อง1
21 เคล็ดลับในการทำงานจากที่บ้าน
วิธีการทํางานจากที่บ้าน
แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าการทำงานจากบ้านจะเป็นเรื่องง่ายแต่อย่างใด หลายคนอาจรู้สึกว่าไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร และหากปราศจากการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจน งานก็อาจเริ่มส่งผลกระทบต่อชีวิตส่วนตัวของพนักงานได้ โปรดดูแลตนเองและมีสมาธิกับการทำงานมากขึ้นด้วยเคล็ดลับการทำงานจากที่บ้านดังต่อไปนี้ ต่อไปนี้คือคู่มือฉบับสมบูรณ์สําหรับ 20 แนวทางปฏิบัติในการทํางานจากระยะไกล ที่จะช่วยให้คุณทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แม้ว่าจะนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะกินข้าวในครัวก็ตาม
1. เลือกพื้นที่ทํางาน
2. ยึดตามตารางเวลา
3. เตรียมอุปกรณ์ที่คุณต้องการ
- คอมพิวเตอร์ คีย์บอร์ด เมาส์ และจอเสริม (จะมีหรือไม่มีก็ได้ แต่มีไว้ก็จะสะดวกยิ่งขึ้น)
- ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและการแชทกลุ่ม
- ที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์แบบออนไลน์ เพื่อเข้าถึงไฟล์จากระยะไกล
- หูฟังแบบเอียร์บัด หูฟังแบบตัดเสียงรบกวน หรือชุดหูฟังแบบมีไมโครโฟน
- เก้าอี้ทำงานที่นั่งสบายและรองรับสรีระได้ดี
- แสงสว่างที่เพียงพอ ซึ่งดีต่อตัวคุณเองและทุกคนที่ร่วมสนทนาทางวิดีโอด้วย
- อุปกรณ์สํานักงานอื่นๆ เช่น ขวดน้ำ แก้วกาแฟ ทิชชู่ กรรไกร เทปแพ็กของ ปากกา และกระดาษ รวมถึงของสะสมส่วนตัว
4. อาบน้ำและแต่งตัว
5. ตุนของกินของใช้ไว้ติดครัว
6. ปรับระดับเสียงรบกวนให้เหมาะสม
7. กำหนดแนวทางสําหรับครอบครัว
8. บริหารจัดการวันของคุณ
บางคนตื่นเช้าพร้อมพระอาทิตย์ขึ้นและเริ่มทำงานได้ทันที ในขณะที่บางคนต้องกดเลื่อนนาฬิกาปลุกถึงสามรอบ และกว่าความคิดสร้างสรรค์จะทำงานเต็มที่ก็ต้องรอหลังมื้อเที่ยงไปแล้ว พิจารณาช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด และวางแผนการทำงานให้สอดรับกับระดับพลังงานของตนเอง บล็อกเวลาในปฏิทินไว้สำหรับช่วงเวลาที่ต้องโฟกัสกับงาน และใช้ข้อความสถานะเพื่อสื่อสารให้ผู้อื่นรับทราบเมื่อคุณไม่ว่าง
9. จำกัดสิ่งรบกวน
การท่องอินเทอร์เน็ตระหว่างทำงานสามารถทำให้คุณรู้สึกเพลิดเพลินจนลืมเวลาได้ ช่วยให้ตนเองมีสมาธิมากขึ้นด้วยการตั้งเวลา เช่น ตั้งเวลา 15 นาทีสำหรับการอ่านข่าว ใช้ซอฟต์แวร์หรือส่วนขยายเบราว์เซอร์ เพื่อบล็อกเว็บไซต์โซเชียลมีเดียในระหว่างเวลาทำงาน วางแผนทำกิจธุระในช่วงพักเที่ยงหรือหลังเลิกงาน เพื่อให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
10. วางแผนช่วงเวลาพัก
ไม่มีใครสามารถมีสมาธิได้ตลอดเวลาในทุกๆ วัน หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการทำงานจากที่บ้าน คือการกำหนดเวลาปิดโหมดทำงานเป็นระยะ กําหนดเวลาพักลงในปฏิทิน เพื่อช่วยให้คุณได้พักสมองและมีกิจกรรมเป้าหมายให้ตั้งตารอ เช่น:
- เดินเล่นรอบๆ แถวบ้าน
- รับประทานอาหารกลางวันกับครอบครัวของคุณ
- แวะร้านกาแฟร้านโปรดของคุณ
- นั่งดูวิดีโอสัตว์น่ารักๆ สักสิบนาที
- ทานของว่างยามบ่าย
11. ยืดเส้นยืดสายและขยับร่างกาย
การทํางานจากที่บ้านทำให้เราไม่ต้องเดินไปยังห้องประชุม เครื่องพิมพ์ หรือโต๊ะทำงานของเพื่อนร่วมงาน จึงทำให้มีเหตุผลในการลุกขึ้นมายืดเส้นยืดสายน้อยลง ป้องกันอาการปวดเมื่อยกล้ามเนื้อและความเหนื่อยล้าด้วยการเดินเล่นรอบบ้าน ออกไปตรวจสอบตู้จดหมาย และยืดเส้นยืดสายตลอดทั้งวัน ร่างกายของคุณจะรู้สึกดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
12. ใส่ใจกับท่าทางของคุณ
“Tech neck” คืออาการคอตกและกล้ามเนื้อเกร็งที่เกิดจากการนั่งจ้องหน้าจอติดต่อกันทั้งวัน หากคุณสังเกตเห็นว่าเริ่มมีอาการนั่งผิดท่าในระหว่างการทำงานจากที่บ้าน ขอแนะนำแนวทางดังต่อไปนี้:
- หลีกเลี่ยงการทํางานบนเตียงหรือบนโซฟา
- ปรับระดับเก้าอี้และจอภาพเพื่อให้แขนและขาของคุณตั้งฉาก 90 องศา จอภาพอยู่ในระดับสายตา หลังตรง และเท้าทั้งสองข้างวางราบกับพื้น
- บริหารร่างกายง่ายๆ ด้วยการเอียงศีรษะไปมาทางซ้ายและขวา หมุนไหล่ไปข้างหน้าและหลัง และยืดเส้นยืดสาย
- แวะไปพบผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดกระดูกหรือหมอนวดบำบัด หากทำได้
- เลือกใช้คีย์บอร์ดที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ หรืออุปกรณ์รองรับข้อมือแบบนุ่มสำหรับคีย์บอร์ดและเมาส์ของคุณ
หลักสูตรเร่งรัดใน Microsoft 365 ที่มี Teams
13. สื่อสารอย่างมีจุดประสงค์ชัดเจน
- ข้อความแชท: การแชทช่วยให้คุณพูดคุยกับบุคคลอื่นได้อย่างรวดเร็วและเป็นกันเอง ไม่ว่าจะพูดคุยแบบตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่ม ซึ่งเป็นจุดที่เหมาะสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการ ขอความคิดเห็นแบบเร่งด่วน หรือเพียงแค่สร้างสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน เมื่อใช้งานการแชท โปรดสังเกตข้อความสถานะของผู้อื่นด้วย หากมีบุคคลกําลังทํางานที่ต้องใช้สมาธิ ให้รอส่งข้อความหาในภายหลัง
- อีเมล: อีเมลเป็นช่องทางที่ดีเยี่ยมสำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการในรูปแบบลายลักษณ์อักษร หากคุณต้องการบันทึกสรุปผลการประชุม หรือเสนอความคิดเห็นในประเด็นที่มีความซับซ้อน อีเมลอาจเป็นเครื่องมือที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม อีเมลอาจสร้างความยุ่งยากเมื่อมีบุคคลหลายคนพยายามร่วมกันตัดสินใจหรือหาข้อสรุปในประเด็นที่เห็นต่าง หากส่งอีเมลโต้ตอบกันหลายฉบับแล้วยังหาข้อสรุปร่วมกันไม่ได้ ควรพิจารณาเปลี่ยนไปใช้การติดต่อทางโทรศัพท์หรือการประชุมแทน
- โทรศัพท์: การโทรติดต่อสามารถทำได้ตั้งแต่สองคนขึ้นไป ซึ่งเป็นช่องทางที่ดีในการสร้างข้อตกลงร่วมกัน หรือจัดการกับปัญหาที่เร่งด่วน เนื่องจากคุณสามารถรับรู้ได้ถึงน้ำเสียง การโทรติดต่อจึงช่วยลดปัญหาการสื่อสารคลาดเคลื่อนลงได้
- การประชุมทางวิดีโอ: การประชุมทางวิดีโอช่วยให้บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปจากสถานที่ต่างๆ สามารถติดต่อและทำงานร่วมกันได้ และการที่คุณสามารถมองเห็นคู่สนทนาได้ยังช่วยให้อ่านภาษากายได้ง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่รองรับความสามารถในการแชร์หน้าจอและการใช้งานไวท์บอร์ด เพื่อจำลองบรรยากาศการประชุมแบบพบปะกันจริงให้ได้ใกล้เคียงยิ่งขึ้น หากคุณจัดกําหนดการประชุมทางวิดีโอ โปรดวางแผนให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับทุกคน หากมีผู้เข้าร่วมหลายคน ให้จัดทำวาระการประชุม และสร้างความเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของทุกคนอย่างชัดเจน
14. ตรวจสอบวิดีโอของคุณ
15. เตรียมอุปกรณ์ทำความสะอาด
16. กระตือรือร้นในการสร้างความสัมพันธ์
17. ช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
การทํางานจากที่บ้านอาจให้ความรู้สึกเป็นกันเอง เพราะคุณไม่ต้องสแกนบัตรพนักงานก่อนเข้าสำนักงาน แต่ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทก็ยังคงต้องรักษาไว้เป็นความลับเช่นเดิม อย่าให้สมาชิกในครอบครัวใช้งานคอมพิวเตอร์ทำงาน และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านอย่างสม่ำเสมอ เมื่อต้องสนทนาเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับ อย่าลืมไปสนทนาในจุดที่ผู้อื่นไม่ได้ยิน และถอดปลั๊กอุปกรณ์ Bluetooth อัจฉริยะออก อย่าปล่อยให้อุปกรณ์ทำงานของคุณคลาดสายตา ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือในพื้นที่สาธารณะ ติดตั้งการอัปเดตซอฟต์แวร์ทันทีที่พร้อมใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้อุปกรณ์ตกอยู่ในความเสี่ยงจากภัยคุกคามด้านการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ พร้อมทั้งหลีกเลี่ยงการเชื่อมต่อเครือข่ายไร้สายที่ไม่ปลอดภัย
18. ใช้ข้อความแจ้งสถานะไม่อยู่
แม้ว่าอีเมล การแชท และการสนทนาทางวิดีโอจะทำให้คาดหวังคำตอบจากเพื่อนร่วมงานได้ทันที แต่บางครั้งคุณก็ต้องปลีกตัวออกไปทำธุระบ้าง หากต้องลุกออกจากโต๊ะทำงานเกินสองถึงสามนาที ให้อัปเดตสถานะในแอปการแชทกลุ่มไว้เสมอ โดยระบุเวลาที่จะกลับมาพร้อมโซนเวลาให้ชัดเจน (เช่น “กลับมาเวลา 14:30 น. ตามเวลาแปซิฟิก” จะดีกว่า “กลับมาในอีกหนึ่งชั่วโมง”) หากจําเป็น คุณสามารถระบุหมายเลขโทรศัพท์ไว้ในข้อความแจ้งสถานะไม่อยู่ได้ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉิน
19. หันกลับมาสำรวจความรู้สึกของตนเอง
หลังจากผ่านไปหนึ่งถึงสองเดือน ให้ประเมินตนเองว่า “วิธีการนี้ประสบผลสำเร็จหรือไม่” คุณชอบและไม่ชอบสิ่งใดบ้างเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานจากที่บ้าน ลองย้ายมุมทำงานของคุณไปยังห้องอื่น ขยับเข้าไปใกล้หน้าต่างมากขึ้น หาเบาะรองนั่งมาเสริม หรือจัดโต๊ะทำงานใหม่ หากคุณทํางานจากระยะไกลแบบเต็มเวลาแล้วเริ่มคิดถึงบรรยากาศสำนักงาน ให้ลองหาเวลาเข้ามาทำงานในสำนักงานสักสัปดาห์ละหนึ่งถึงสองครั้งหากเป็นไปได้
20. ใจดีกับตัวคุณเองบ้าง
ให้อภัยตัวเองบ้าง เพราะเราเป็นมนุษย์ ไม่ใช่หุ่นยนต์ อย่าเข้มงวดกับตนเองจนเกินไป หากคุณกำลังประสบปัญหาในการมีสมาธิหรือทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ แม้ว่าจะมีแนวทางปฏิบัติสำหรับการทำงานจากที่บ้าน แต่ทุกคนก็มีวันที่รู้สึกแย่กันได้ทั้งนั้น ขอเพียงแค่คุณทำหน้าที่ให้ดีที่สุด พร้อมทั้งมีความเห็นอกเห็นใจต่อตนเองและทีมงาน
ขั้นตอนถัดไป
การทำงานจากที่บ้าน ไม่ว่าจะทำสัปดาห์ละครั้งหรือทำทุกวัน ต่างก็ช่วยเติมเต็มชีวิตของคุณได้ทั้งนั้น เนื่องจากช่วยลดเวลาเดินทาง และเปิดโอกาสให้คุณได้ทำงานอดิเรก รวมถึงมีเวลาให้แก่ครอบครัวและเพื่อนฝูงมากขึ้น แม้ช่วงแรกอาจเป็นเรื่องท้าทายในการปรับตัวให้มีสมาธิกับการทำงานจากที่บ้าน แต่หากจัดสภาพแวดล้อมอย่างเหมาะสมและใช้แนวทางปฏิบัติที่ดี การทำงานแบบไฮบริดหรือจากระยะไกลจะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้ดีขึ้น และนำไปสู่ความพึงพอใจในการทำงานที่สูงขึ้น
ทำงานร่วมกันและติดต่อกันระหว่างทำงานจากระยะไกลได้ด้วยแอปการแชทกลุ่มฟรี หรือเริ่มต้นใช้งานชุดแอปสำหรับธุรกิจแบบครบวงจรได้ทันที เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้
- [1]
“การทำงานแบบไฮบริดก็คือวิธีการทำงานแบบหนึ่ง แล้วเรากำลังทำผิดวิธีอยู่หรือเปล่า” ดัชนีแนวโน้มการทํางาน, Microsoft,
22 กันยายน 2022, หน้า 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
เริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
แปดวิธีในการขับเคลื่อนการนำเทคโนโลยีสำหรับเจ้าหน้าที่หน้างานมาใช้
การปรับปรุงความปลอดภัยของระบบคลาวด์แบบไฮบริดด้วยเฟรมเวิร์ก Zero Trust
ธุรกิจขนาดเล็กมากคืออะไร
Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพ คุณควรติดต่อผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพด้านการเงินหรือภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ
ติดตาม Microsoft 365