Nybörjarguide för användning av BPMN i verksamheten
Vad är BPMN?
Tro det när du ser det. En bild är värd tusen ord. Visa mig, berätta inte. Det är idiom som de här som har gjort BPMN (Business Process Modeling Notation) enormt populärt i många olika typer av företag, branscher och branscher. Men vad exakt är BPMN och hur fungerar det?
I ett nutshell är BPMN en standardiserad metod för flödesschema som gör att du kan skapa och dela lättförständliga diagram. Dessa diagram kan visuellt modellera stegen i en affärsprocess från slutpunkt till slutpunkt.
Exempel på processdiagram för BPMN-adressändring (ovan)
Det finns flera metoder för modelleringsprocesser där ute, men BPMN har snabbt blivit standard för processmodellering och av en god anledning.
Vilka är dess funktioner?
En av de viktigaste fördelarna med BPMN är möjligheten att skapa flödesscheman som är så enkla eller komplexa som behövs. Det gör det enkelt för affärsintressenter på alla nivåer (tekniska eller icke-tekniska) att förstå dem.
Det är den här kvaliteten som förmodligen står för BPMN:s popularitet. En undersökning från 2016 visade att 64 % av företagen är intresserade av att införa BPMN för att förenkla sina affärsprocesser. Målet är enkelt för de flesta företag: spara pengar genom att minska kostnaderna och förbättra produktiviteten.
Varför behövs den?
Det är hög belastning. Tänk på den här statistiken från en undersökning från 2018 av företag:
- 37 % av de svarande rapporterade att deras organisationer har flera affärsprocessprojekt på hög nivå på gång
- 93 % av organisationerna i undersökningen är engagerade i flera processförbättringsprojekt
- 79 % svarade att de använde programverktyg för process för att modellera de processer som de analyserade och planerade att ändra
- Dessutom har 65 % av de undersökta samtyckt till eller starkt samtyckt till att BPMN-processer och -tekniker har hjälpt deras organisationer att förbättra effektiviteten, mångsidigheten och kundnöjdheten
- Majoriteten (52 %) av de svarande sade dock att de bara ibland modellerar eller dokumenterar sina företagsprocesser
Förutom att öka effektiviteten kan andra relevanta motiveringar för att stödja affärsprocessarbete vara:
- Ökad kundnöjdhet
- Förbättra organisationens svarstider
- Förbättra affärssamordning och kontroll
- Introduktion till en ny produkt eller affärslinje
- Efterleva nya regler
- Svara på unika händelser som en sammanslagning eller ett förvärv
Från IT, finansiella tjänster, försäkringstjänster och tillverkning till utbildning, telekommunikation, detaljhandel, datorer och programvara kan alla företag dra nytta av förbättrade affärsprocesser eller organisationsprocesser.
Hur används BPMN?
Målet med BPMN är att ge alla en tydlig överblick över en process från början till slut. Det hjälper till att tillhandahålla en visuell sökväg som överbryggar luckorna och visar den sekvens av affärsaktiviteter som behövs för att komma från ena änden av en process till den andra.
Här är några av fördelarna som företag kan dra nytta av med hjälp av BPMN:
- Enklare kommunikation och samarbete för att nå ett mål
- Enkel visuell representation av stegen
- Möjlighet att anpassa baserat på intressenters roller (t.ex. analytiker, processdeltagare, chefer, utvecklare, externa team och konsulter)
- Identifiera problem i de processer som kan behöva en lösning
- Insikt i potentiella områden för förbättring
- Uppmuntra resultat med högre kvalitet
Exempel på processmodellering
Affärsorienterad
Många experter och organisationer vill modellera en mycket högnivåprocess med fokus på personer. I det här fallet kräver att du håller dig till ett fåtal symboler mindre djupgående kunskaper om BPMN, så notationen är enkel. De här modellerna kan också justeras så att de blir mycket detaljerade för IT-avdelningen och andra tekniska intressenter.
Här är bara några exempel på de typer av processer som dessa flödesscheman kan illustrera visuellt:
- Hantera kundsamtalsklagomål
- Sälja produkter online
- Arbetsflöde inom tillverkningsindustrin
- Bearbetar försäkringsanspråk
- Flödesscheman för jobbhyrning
- Registreringsmetoder
Exempel på BPMN-process med gatewaydiagram
Prova Visio kostnadsfritt i 1 månad
Prenumerationsavgiften dras efter den kostnadsfria månadslånga utvärderingsperioden. Kreditkort krävs. Säg upp när som helst för att stoppa framtida avgifter.
Teknisk orienterad
Som tidigare nämnts kan du göra diagram så detaljerade som behövs. Exempel: illustrera IT-baserade processflöden, kodning med mera:
- B2B-webbtjänster
- Visualisera körningen av kod i ett program
- Illustrera strukturen för en webbplats eller ett program
- Se hur besökare navigerar på en webbplats
- Visar dataflödet i system som datainmatning, processorer och kommunikationsnätverk
I mer invecklad version kan du modellera komplexa affärshändelser, till exempel meddelanden, timers, affärsregler och felvillkor. Nu ska vi utforska fler av de här invecklad versionerna av BPMN.
Element och symboler i BPMN 2.0
BPMN-notation har fem grundläggande kategorier av element och, inom dessa, många olika former och symboler. Här är en snabb översikt:
Flödesobjekt
Dessa visar beteende i en affärsprocess och omfattar:
- Aktiviteter: Arbete som utförts eller uppgifter för en person eller ett system (visas som en rektangel med rundade hörn).
- Händelser: Vad som händer under en process: Start, Mellanliggande och Slut (visas som cirklar).
- Gatewayer: Avbilda sekvensflödessökvägen i en process (visas som romber). Ytterligare information kan omfatta beslutspunkter.
Dataobjekt
Dessa erbjuder information om data i en process. Data representeras på fyra sätt:
- Dataindata (visas som en sida med böjda hörn och högerpil) är uppgifter som är databeroende. De kan inte gå framåt förrän specifika data har samlats in.
- Datautdata (visas som en sida med ett hörn böjda och en heldragen högerpil) används för att visa när processen genererar data.
- Datainsamling (visas som en sida med ett hörn böjd med tre heldragna linjer längst ned i mitten) är en datainsamling som krävs i processen (t.ex. en undersökning).
- Datalager (visas som en container) används som en plats för att samla in data från processen.
Koppla ihop objekt
Dessa ansluter flödesobjekten till varandra eller annan information och visar flödet i en process:
- Sekvensflöden (visar en heldragen högerpil) visar ordningen på de aktiviteter som utförs.
- Meddelandeflöden (visas som en streckad högerpil med en cirkel till vänster) visar meddelanden och flödesordning mellan deltagarna.
- Associationer (visas som en prickad linje) länkar text och artefakter till en händelse.
Simbanor
Den här termen representerar pooler och banor.
- Pool: "containern" för en enda process.
- Banor: Dessa klassificerar aktivitet i poolen. De visas vågrätt eller lodrätt och delar upp poolen i avsnitt för att visa ansvar och plats för händelser.
Artefakter
Dessa ger extra information om processen. Det finns två typer av artefakter:
- Grupper: De visas som rutor med hack och går runt i en grupp med element för att visa att de är relaterade.
- Textanteckningar: Det här är helt enkelt anteckningar (föregås av en enda vänster hakparentes) som läsarna enkelt kan se utan att öka detaljnivån. Kallas även kommentarer.
Förenkla BPMN med programvara
När det gäller att skapa flödesschemat behöver du inte förnya hjulet, särskilt om du precis har börjat med BPMN.
Med ett programvaruverktyg kan du skapa diagram snabbare och göra din affärsprocessmodell mer effektiv. Se till att välja programvara som gör att du kan:
- Börja diagrammen snabbt genom att enkelt skapa proffs. BPMN-flödesscheman med färdiga mallar och exempel.
- Ge diagrammen ett professionellt och tilltalande utseende med fördefinierade teman och effekter.
- Använd intuitiva funktioner som dra och släpp, justera och placera och anslut automatiskt för att skapa diagram mer effektivt.
- Arbeta i ett innehållsekosystem som levererar kärnuppsättningen av BPMN 2.0-former och senare, vilket utgör hundratals grafiskt olika symboler.
- Ha en stödnivå som gör det möjligt att skapa både grundläggande BPMN-diagram och mer detaljerade diagram med undantagslogik, resurs- och rollinformation, grundläggande dataflödesinformation och kommunikationsinformation mellan deltagarna.
- Kontrollera om det finns fel genom att verifiera diagrammet mot 76 logiska regler som är relaterade till visuell korrekthet baserat på BPMN 2.0-standarden och visar en lista över problem som du kan granska.
- Läs in din egen anpassade uppsättning logistiska regler som är relaterade till visuell korrekthet.
- Dela fritt ditt arbete som en säker webbaserad länk, bifogad fil, bild eller PDF och besvara kommentarer online.
- Samarbeta med andra med samtidig redigering, kommentarer och noteringar.
- Redigera diagram samtidigt med ditt team för att upprätthålla en enda version av verkligheten och minimera versionskonflikter.
- Se vem som arbetar med specifika delar av diagrammet, få meddelanden om ändringar och välj när ändringarna ska sammanfogas i en huvudfil.
- Integrera datalänkade diagram i Power BI instrumentpanel. Den här integreringen kan hjälpa till att driva drift och business intelligence så att du kan förstå helhetsbilden bättre.
- Automatisera arbetsflöden för affärsprocesser själv, påskynda skapandeprocessen och ge IT-avdelningen mer tid att fokusera på strategiska initiativ
- Komma åt diagram nästan var som helst i en webbläsare eller iPad-app®.
Tips för att komma igång
Från etablerade företagsprocessägare till analytiker finns det en fördel med att förenkla dina affärsprocesser, oavsett hur enkla eller komplexa de kan vara. Om informationen verkar lite överväldigande bör du tänka på detta: du kan skapa ett enkelt BPMN-flödesschema och sedan bygga vidare på det därifrån.
Om du vill se hur det fungerar finns det massor av mallar och instruktionsvideor som hjälper dig att skapa ett grundläggande diagram och sedan kan du lägga till lite information när du blir bekvämare. Du kan läsa mer om hur du använder BPMN-kompatibel process och programvara med den här stegvisa guiden.
Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.
Kom igång med Visio
Visualisera och förmedla idéer, information och processer från i princip varsomhelst, på alla enheter, med hjälp av Visio.
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365