Så här skickar du stora filer

Att se ett e-postmeddelande som returneras eller blockeras på grund av en stor bifogad fil är frustrerande och orsaken är enkel. Internetleverantörer och e-postleverantörer begränsar storleken på filer som du kan ladda upp eller skicka, vilket hindrar enorma mängder data från att göra tjänsterna långsammare.

Versaler är lägre än de flesta förväntar sig. Outlook och iCloud slutar på 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail och AOL stannar vid 25 MB. Två detaljer gör det verkliga taket ännu lägre. E-postbilagor kodas för överföring, vilket ökar dem, så den största filen som faktiskt passar är ungefär 75 procent av den angivna gränsen och ett tak på 25 MB har en fil på cirka 18 MB. Mottagarens leverantör tillämpar också sin egen gräns, så den mindre av de två versaler bestämmer om meddelandet hamnar.

Innan du väljer en metod hjälper det att veta var filen finns. Några ungefärliga prestandamått för de filer som småföretag skickar oftast: ett foto från en telefonkamera körs några megabyte och fungerar bra som en bifogad fil. ett bildspel med bilder är ofta 10 till 30 MB, precis vid kanten; en kort video överskrider gränsen inom den första minuten av filmen; en design-, CAD- eller raw-bildfil körs vanligtvis till hundratals megabyte; och en mapp med skannade fakturor eller kontrakt växer snabbt när du har skickat några dussin sidor.

Den praktiska regeln: allt som passerat cirka 18 MB behöver en länk i stället för en bifogad fil, och allt som passerat några hundra megabyte behöver molnlagring specifikt.

Ladda upp filen och dela sedan en länk till den. Det här är det högsta taket för de fyra, upp till 250 GB per fil, och det fungerar för ett enskilt dokument eller en hel mapp. Mottagarna behöver inget konto hos lagringsprovidern för att öppna länken. Det enda du bör titta på är behörigheter när du delar utanför din egen organisation, vilket är anledningen till att det är viktigt att ställa in åtkomst avsiktligt. Om du inte har använt den tidigare omfattar molnlagring för småföretag hur den underliggande tjänsten fungerar.

Samarbetsverktyg kombinerar chatt, videomöten och fillagring på ett och samma ställe, och de är vanligtvis integrerade med molnlagring, så att skicka en fil i en konversation tar ett steg. Det här är det snabbaste alternativet för personer som du redan arbetar med. Kompromissen är att filer hamnar utspridda över trådar och är svårare att hitta senare.

Med dessa kan du ladda upp en fil och skicka en nedladdningslänk, en del kostnadsfritt och en del efter prenumeration. De är användbara när mottagaren är utanför dina vanliga verktyg. Kontrollera säkerhetsprotokollen innan du använder ett, eftersom dessa webbplatser ofta inte har robusta säkerhets- eller sekretessskydd. Om du vill ha något känsligt använder du molnlagringsleverantören i stället.

Om du zippar en mapp eller delar upp ett stort arkiv i delar kan du hämta en fil under gränsen. Det hjälper dock bara vid marginalen. Video, foton och PDF-filer är redan komprimerade, så de krymper inte. För de flesta små företag hanterar molnlagringslänken nästan alla fall och resten är situationsanpassade.

Molnlänkmetoden tar ungefär en minut. Spara först filen i molnlagringen eller dra den till mappen där den hör hemma. För det andra väntar du tills uppladdningen är klar, eftersom länken inte fungerar förrän filen är helt där. För det tredje väljer du delningsalternativet, antingen delningsknappen i dokumentet eller högerklickar på filen i mappen. För det fjärde anger du behörigheterna innan du skickar: vem som kan öppna den, om de kan redigera eller bara visa och om länken ska upphöra att gälla. För det femte skickar du länken via e-post, chatt eller sms.

Vissa e-postappar förkortar detta ytterligare. Bifoga en för stor fil i Outlook och den erbjuder att ladda upp filen till OneDrive och ersätta den bifogade filen med en delningslänk, vilket ger samma resultat utan att lämna inkorgen. Kontrollera behörigheterna för länken om mottagaren är utanför organisationen.

Molnlagring är värt att behandla som standard i stället för återställningen, och orsakerna går långt efter filstorleken. Användarvänlighet: skicka en e-postinbjudan eller en direktlänk, och mottagaren klickar för att öppna den utan att behöva ett konto. Säkerhet: filkryptering, misstänkt inloggningsövervakning, identifiering av utpressningstrojaner, virusgenomsökning, tvåfaktorautentisering och lösenordsskyddade länkar är inbyggda. Behörigheter: begränsa vem som kan visa, kommentera, redigera eller dela vidare, från en person till en grupp till vem som helst med länken. Återställning: om en mottagare tar bort filen kan du hämta den från papperskorgen och om de ändrar den kan du återställa en tidigare version.

Säkerhetskopiering: filer förblir säkra om en dator tappas bort, blir stulen eller kraschar. Samarbete: dela en gång och arbeta i samma fil tillsammans, med redigeringar synliga när de sker. Mindre lagringsutrymme: filen tar upp mindre utrymme på enheten och ingen av din e-postkvot. Kostnad: de flesta tjänster har en kostnadsfri nivå, så det finns ingen anledning att betala för en högre e-postgräns eller en överföringsprenumeration. Tillsammans omvandlar dessa en enkelriktad leverans till en delad arbetskopia, vilket vanligtvis är vad du ville ha från början.

Om du delar en länk utökas åtkomsten, så några vanor är värda att bygga in. Vår guide för säker fildelning för små företag går djupare på skyddet bakom dem.

Dela med namngivna personer i stället för någon med länken när filen är känslig. Ange skrivskyddade behörigheter om inte mottagaren verkligen behöver redigera. Lägg till ett förfallodatum så att länken slutar fungera när projektet är klart och ett lösenord för ekonomiska, juridiska eller kundregister. Innan du laddar upp något konfidentiellt till en kostnadsfri överföringsplats bör du läsa vad det står om kryptering och kvarhållning, eftersom många behåller filer längre än du skulle förutsätta.

En delad fil är vanligtvis en fungerande fil och arbetet börjar när länken släpps. Det är där AI-hjälpen får sin plats: den kan sammanfatta ett långt kontrakt eller en rapport så att en kollega inte behöver läsa 40 sidor för att hitta ändringen, skapa ett utkast till meddelandet som följer med länken och fånga upp vilka medarbetare som redigerade när du var borta. Filen slutar vara något du har skickat och blir något som teamet går igenom tillsammans.

Att skicka stora filer slutar vara ett problem så fort du slutar bifoga dem. Flytta filen till molnlagringen, ange behörigheterna för att matcha vem som ska se den och skicka länken. OneDrive ger småföretag som länkar tillsammans med kryptering, versionshistorik och utgången åtkomst som gör delning säker som standard. Kom igång med OneDrive.