Öka produktiviteten med de här viktiga Outlook-tipsen

Outlook effektiviserar e-post, kalendrar, kontakter, uppgifter med mera. Allt på en plats. Det kan vara en förklaring till den stadiga ökningen på mobilenheter sedan 2017! Med alla dessa användare finns det många tips och råd för Outlook som kan öka produktiviteten.

Här är några sätt att få ut mesta möjliga av Outlook.

Som en av miljontals Outlook-användare kanske du tänker att du redan har koll på hur du använder den på effektivaste sätt. Bara utifall att, följer här sju tips och råd som du kanske inte känner till ännu.

1 Få Outlook att prata med dig

Det är egentligen inte Outlook som pratar utan Cortana, Microsofts produktivitetsassistent. Cortana integreras i Outlook Mobile med Spela upp e-postmeddelanden. När du har ställt in detta i Outlook kan du lyssna på nya e-postmeddelanden var du än är. Du kan dessutom hantera dem. Med bara din röst kan du handsfree flagga, ta bort, ange som oläst och svara på meddelanden.

Och Cortana läser inte bara e-postmeddelanden. Han eller hon (du väljer själv) kan hjälpa dig att hålla ordning. Med AI får du reda på ändringar i händelser och den kan identifiera schemakonflikter i din kalender. Så här fungerar det!

2 Använd en prioriterad inkorg

Särskilt på telefonen kan en rörig inkorg vara överväldigande att bläddra igenom. Med en prioriterad inkorg kan du snabbare och enklare hitta det e-postmeddelande du söker. Du kan skapa två inkorgar – en prioriterad och en för övrig e-post. Byt sedan enkelt mellan dem genom att växla knappen högst upp i inkorgen.

Outlook sorterar dina e-postmeddelanden åt dig och flyttar viktiga meddelanden till ”Prioriterad” och sådant som skräppost till ”Övrigt”. Du kan snabbt ändra klassificering på meddelanden genom att flytta dem från en del av inkorgen till en annan. Du kan även välja ”Flytta alltid till Prioriterad” eller tvärtom om du vill att meddelanden från en viss avsändare ska hamna på en särskild plats.

Ju mer du använder funktionen Prioriterad inkorg, desto smartare blir den. Den lägger märke till hur du sorterar din e-post för att på så sätt klassificera inkommande meddelanden bättre och hjälpa dig att fokusera på det viktigaste.

3 Dela dina kalendrar

Mer Outlook-funktioner, mer fritid

Ett smart sätt att hålla koll på din inkorg. Få mer tid över med Spela upp mina e-postmeddelanden i Outlook på iOS

Kom igång

Vi vet alla att vi lägger för mycket tid på möten. Medan du fortsätter att arbeta med det inom organisationen gör Outlook att du slipper det ineffektiva med att schemalägga ytterligare ett möte.

Med delade kalendrar i Outlook kan du gå till dina kalenderinställningar och välja personer som du vill dela, till exempel kollegor och vänner. Du kan färgkoda olika grupper och hantera behörigheter så att personer som du delar med kan redigera, hantera eller bara visa din kalender (med ombud). Inte nog med det, du kan även välja vilka uppgifter du delar genom att välja Alla, Endast rubriker och platser eller Bara när jag är upptagen.

4 Dra fördel av schemaläggningsassistenten

När du delar dina kalendrar kan du använda schemaläggningsassistenten i mobilen istället för att skicka e-postmeddelanden fram och tillbaka för att hitta en tid som passar. Skapa en händelse i kalendern och lägg till de personer som du vill bjuda in. Därefter använder du tidväljaren i schemaläggningsassistenten för att dra och släppa till en tid i kalendern som blir grön. Det innebär att alla är tillgängliga. Boka den!

5 Få någons uppmärksamhet genom ett omnämnande

När du arbetar bredvid någon kan du alltid säga ”Hej Veronika!” Genom att säga hennes namn får du Veronika att titta upp. Du kan göra samma sak från din telefon med @omnämnanden i Outlook. När du skriver @Veronika i ett e-postmeddelande ser mottagaren att de tagits med i konversationen.

Och när andra personer @omnämner dig visas de relevanta meningarna runt @omnämnandet direkt i meddelandeutdraget i inkorgen. Med den här funktionen ser du snabbt det du behöver veta.

6 Anpassa svepalternativ

I en dejtingapp sveper du åt vänster eller åt höger för att rösta på en eventuell matchning. Nu kan du vara lika resolut i din Outlook-inkorg. Öppna inställningarna i Outlook Mobile och välj Svepalternativ. Du kan tilldela Svep åt höger eller Svep åt vänster till ett antal åtgärder:

Ta bort
Markera som läst
Markera som oläst
Flagga
Arkivera

7 Använd ”stör ej”

Det ändlösa kontrollerandet av e-postmeddelanden kan göra att vi känner oss lite som labbråttor. Vi trycker på den där knappen för belöningen av ett nytt e-postmeddelande. Men samtidigt är det distraherande. Se till att fokusera på det som är viktigt just för tillfället genom att använda funktionen för stör ej i Outlook. Stäng av meddelanden från appar och rikta din uppmärksamhet mot mötet eller rapporten som du måste bli klar med.

Du kan schemalägga att du ska ange Stör ej varje eftermiddag innan du går hem för dagen. En tyst och lugn period hjälper dig att organisera arbetet och gör dig redo för morgondagen. Eller så kan du starta en tidsbestämd stör ej-period som börjar direkt när du behöver det.

Organisera och håll kontakten var du än är

En överfull inkorg är på riktigt. Outlook Mobile hjälper dig att hålla kontakten och hålla ordning var du än befinner dig. Med Cortanas hjälp och dessa andra tips och råd för Outlook kan du få kontroll över dina privata och yrkesmässiga kommunikationer och åtaganden.

Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.

RELATERADE PRODUKTER
Microsoft 365

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu

Närliggande ämnen

Produktivitet

10 tips för att använda molnlagring på din telefon

Läs mer

Produktivitet

Fem sätt att samarbeta med marknadsföringsteam som arbetar på distans

Läs mer

Produktivitet

De bästa produktivitetstipsen för ditt fjärrkontor eller mobila kontor

Läs mer

^{Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.}

Öka produktiviteten med de här viktiga Outlook-tipsen

1 Få Outlook att prata med dig

2 Använd en prioriterad inkorg

3 Dela dina kalendrar

Mer Outlook-funktioner, mer fritid

4 Dra fördel av schemaläggningsassistenten

5 Få någons uppmärksamhet genom ett omnämnande

6 Anpassa svepalternativ

7 Använd ”stör ej”

Organisera och håll kontakten var du än är

Kom igång med Microsoft 365

Närliggande ämnen

10 tips för att använda molnlagring på din telefon

Fem sätt att samarbeta med marknadsföringsteam som arbetar på distans

De bästa produktivitetstipsen för ditt fjärrkontor eller mobila kontor

Följ Microsoft 365