Så här använder du en Kanban-lösning till att hantera teamets uppgifter

Kanban-tavlan är ett enkelt och kraftfullt verktyg för uppgiftshantering som är till stor nytta när du vill öka produktiviteten, effektiviteten och affärsresultatet.

Kanban-lösningen blev populär i 1940-talets Japan tack vare Toyota. Den har länge använts i form av fysiska tavlor som visualiserar flaskhalsar samt förbättrar hanteringen av arbetsflödet. I dag är det enkelt att skapa digitala tavlor med hjälp av uppgiftshanteringsprogram som innehåller många funktioner och anpassningsmöjligheter som sparar tid och automatiserar processer.

Många IT-företag som arbetar agilt vad gäller projektledning och programvaruutveckling, med iterativa arbetssekvenser som kallas sprintar, har börjat använda Kanban-metoden. Kanban-tavlor kan dock användas av vilket företag som helst, oavsett storlek och bransch, för hantering av dagliga uppgifter.

Kanban-lösning

Kanban betyder anslagstavla eller skylt på japanska. Det handlar om att använda tavlor för att dela in enskilda uppgifter i kolumner, vilket gör det enklare att fokusera på arbetsprocessen utan att tappa helhetsperspektivet för större projekt.

Vanligtvis omfattar Kanban-tavlor två huvuddelar: kort som representerar uppgifter samt kolumner som illustrerar uppgifter i olika projektfaser. Kolumner deras oftast in i tre områden: ”Att göra”, ”Pågår” och ”Klart”. Om du arbetar med ett specifikt projekt, till exempel att skapa ny programvara, ger du kanske kolumnerna namnen ”Design,” ”Utveckling” och ”Testning” i stället.

Uppgiftskort innehåller oftast checklistor, tilldelningar och etiketter. De här korten fördelas bland de tre kolumnerna. I takt med uppgiftsförloppet flyttas korten från vänster till höger på tavlan. Det gör att du kan visualisera statusen för korten i arbetsflödet från ”Att göra” till ”Klart”.

Oavsett om det sker fysiskt eller digitalt främjar Kanban-processen teamets samarbete och produktivitet. Det gör att varje medlem i teamet kan se sitt bidrag till projektet. Vissa team organiserar dagliga standup-möten runt en Kanban-tavla för att ge statusuppdateringar, ta emot feedback och övervaka trender.

För att tavlan ska anses vara en äkta Kanban-tavla måste den ha ett begränsat antal uppgifter så att teamet inte överskrider arbetskapaciteten. Kanban kan även hjälpa dig att kontinuerligt övervaka arbetsflödet. Det gör att ni undviker flaskhalsar så att teamet kan flagga de delar som fyller på en kolumn snabbare än ni hinner beta av dem.

Fysiska Kanban-tavlor

Fysiska Kanban-tavlor är utmärkta för team som är nybörjare på Kanban. De här tavlorna är enkla att läsa och hantera och kräver inte någon Internetanslutning. För korsfunktionella team som samarbetar i samma projekt kan de öka engagemanget och förbättra kommunikationen på arbetsplatsen.

Däremot är de inte lika bra för uppgifter där det krävs mer detaljerade beskrivningar och bakgrundsinformation. Fysiska kort har bara plats för en viss mängd innehåll, medan digitala tavlor kan lagra obegränsat med anteckningar och kommentarer i takt med att arbetsbelastningen ökar.

Dessutom är fysiska tavlor mindre flexibla när det gäller att hålla koll på uppgiftsschemat och specifika deadlines. Med digitala tavlor går det att anpassa rapporteringen så att ni får snabb förloppsutvärdering och historiska prestationsdata.

Dessutom är det näst intill omöjligt att använda fysiska Kanban-tavlor på ett praktiskt sätt när teamen arbetar på distans. En digital tavla gör att teamet kan få åtkomst till uppgiftshanteringssystemet när som helst och från valfri enhet.

En man som arbetar på sin bärbara dator vid ett bord.

Enkel projektledning.

Alla kan hantera projekt. Ro i land stora som små projekt med hjälp av enkla och kraftfulla Microsoft Project.

Mer information.

Digitala Kanban‑tavlor

Om du har kommit fram till att en fysisk tavla med färggranna anteckningar inte längre uppfyller behovet kan en investering i programvara för uppgiftshantering där principer och visuella begrepp från Kanban vara rätt val. Därutöver erbjuder ett digitalt alternativ många fördelar som fysiska tavlor inte ger, exempelvis datavisualisering, bifogade filer och korthistorik.

När du letar efter en lösning med Kanban-funktioner bör du välja en som hjälper dig att skapa uppgiftskort med gediget innehåll såsom checklistor, etiketter och specifika måldatum. Den bör även kunna synka med program som du använder ofta så att du kan bifoga textdokument, kalkylblad och presentationer till varje kort. På så sätt får teamet åtkomst till alla nödvändiga data på en och samma plats, utan att behöva växla mellan appar.

Överväg även att skaffa programvara som automatiskt omvandlar uppgiftsstatusen till cirkel- och stapeldiagram. Det ger en extra skjuts så att ni får in uppgifterna i kolumnen ”Klart”. Detta ger snabbt information om vilka uppgifter som följer schemat och vilka som hamnat på efterkälken. Exempelvis går det att justera och ändra tilldelningen för uppgifter om det visar sig att en av teammedlemmarna ofta missar deadlines.

Allt fler företag går över till virtuellt arbete. Där kan det vara en bra idé att använda molnbaserade uppgiftshanterare som gör det enkelt att hålla koll på att göra-listorna oavsett var du befinner dig och vilken enhet du använder.

Fördelar med att använda en Kanban-lösning

Kanban-tavlor utgör en gedigen grund till organisering av uppgifter på ett enhetligt och välstrukturerat sätt. De är särskilt tilltalande för personer som har en visuell inlärningsstil och föredrar att använda diagram, grafer och andra bilder när de ska tolka och arbeta med information.

När Kanban-tavlor används på rätt sätt effektiviserar de arbetsflödet och reducerar de avbrott som kan uppstå i projekt och uppgifter. Detta är tack vare att alla teammedlemmar fokuserar på att leverera resultat i en konsekvent takt. Kanban-tavlor kan visa när en specifik uppgift sinkar ett projekt, vilket gör det enkelt att ändra processen vid behov.

I slutänden handlar Kanban-tavlor om att öka effektiviteten genom att se till att teammedlemmarna inte slösar tid på onödiga uppgifter. I stället ska varje uppgift passa i ett helhetsperspektiv. Därför kan Kanban öka teamets produktivitet vad gäller uppgifter avsevärt.

Sammanfattning

Ett populärt mantra på den moderna arbetsplatsen är ”Sluta börja och börja slutföra”. Kanban-lösningen handlar om att fokusera på just slutförandet av uppgifter.

Om ditt team ofta misslyckas med att få uppgifter gjorda är det här ett utmärkt tillfälle att prova Kanban-metoden. Det kan ta lite tid att få i ordning tavlan och utveckla processen, men med fokus och löpande utveckling kan du och teamet få ännu mer produktivitet framöver.

Läs mer om programvara för uppgiftshantering som bygger på Kanban-metoden.

Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.

RELATERADE PRODUKTER
Microsoft Planner
Microsoft Project

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu

Närliggande ämnen

Företagsteknik

Varför videokonferenser är viktiga för ditt företag: 10 viktiga fördelar

Läs mer

Driva företag

8 sätt att hantera distansteam och andas lite lättare

Läs mer

Driva företag

Så här använder du Scrum

Läs mer

Driva företag

Hur uppgiftshantering kan hjälpa dina team att hantera övergången till en hybridarbetsplats

Läs mer

^{Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.}

Så här använder du en Kanban-lösning till att hantera teamets uppgifter

Kanban-lösning

Fysiska Kanban-tavlor

Enkel projektledning.

Digitala Kanban‑tavlor

Fördelar med att använda en Kanban-lösning

Sammanfattning

Kom igång med Microsoft 365

Närliggande ämnen

Varför videokonferenser är viktiga för ditt företag: 10 viktiga fördelar

8 sätt att hantera distansteam och andas lite lättare

Så här använder du Scrum

Hur uppgiftshantering kan hjälpa dina team att hantera övergången till en hybridarbetsplats

Följ Microsoft 365