Hybridarbete har blivit standard för miljontals människor. Många har valt att arbeta hemifrån en eller flera dagar i veckan. Det ger dem mer tid för fritidsintressen, att sova ikapp eller umgås med familj och vänner – istället för att sitta i bilköer. Den goda nyheten är att den ökade flexibiliteten inte har påverkat produktiviteten. Enligt Microsofts Work Trend Index uppger 87 procent av hybridmedarbetarna att de är produktiva på jobbet, och produktivitetssignalerna i Microsoft 365 fortsätter att öka1.
21 tips för att arbeta hemifrån
Så här arbetar du hemifrån
Men det betyder inte att det är enkelt att arbeta hemifrån. För många kan det vara svårt att känna samhörighet med företagskulturen. Och utan tydliga gränser kan arbetet dessutom börja inkräkta på privatlivet. Ta hand om dig själv och behåll fokus med följande tips för att arbeta hemifrån. Här är din ultimata guide till 20 metodtips för distansarbete som hjälper dig att prestera på topp, även om du sitter vid köksbordet.
1. Välj en arbetsplats
Om du arbetar överallt kan du inte koppla av någonstans. Välj en arbetsplats i hemmet, även om det bara är ett hörn av köket. Den fysiska skillnaden mellan platsen där du arbetar och platsen där du kopplar av, hjälper dig att växla över till arbetsläge under arbetstid och fokusera på personliga relationer, hushållsarbete och andra aktiviteter senare.
2. Håll dig till ett schema
Bestäm dina arbetstider hemma så att du inte råkar arbeta hela natten. Ditt schema behöver inte vara från 09.00 till 17.00 – välj bara regelbundna tider och håll dig till dem. Att skapa den här rutinen, ungefär som att skapa en arbetsplats hemma, signalerar till hjärnan att det är dags att arbeta eller koppla av. Det hjälper också familjen att veta när du kan förväntas vara tillgänglig.
3. Skaffa verktygen du behöver
Om du funderar på hur du kan arbeta effektivt och smidigt hemifrån, gör rätt utrustning stor skillnad. Du behöver det här:
- En dator, ett tangentbord, en mus och en extra bildskärm (valfritt, men praktiskt).
- Programvara för videokonferenser och gruppchatt.
- Molnlagring online för att komma åt filer på distans.
- Öronsnäckor, brusreducerande hörlurar eller ett headset med mikrofon.
- En bekväm och ergonomisk kontorsstol.
- Bra belysning, både för din skull och för alla som deltar i ett videosamtal med dig.
- Andra kontorsartiklar, som en vattenflaska, kaffemugg, pappersservetter, sax, packtejp, penna och papper samt personliga minnessaker.
4. Duscha och klä på dig
”Varför klä på sig om jag aldrig träffar någon?” Det är frestande att släppa efter på hygienen och utseendet när du arbetar på distans, men det påverkar hur du känner dig, inte bara hur du ser ut. En dusch på morgonen kan få dig att känna dig mer utvilad än om du bara vaknar och öppnar den bärbara datorn. När du tar hand om ditt utseende visar du att du värdesätter dig själv och förtjänar omtanke. Även om ingen ser dig känner du dig självsäker – och är redo för oväntade videosamtal.
5. Fyll på i köket
Minns du kontorets kök, med gratis snacks och en lyxig espressomaskin? Dags att investera i en egen. Skaffa en bra vattenkokare eller kaffebryggare och fyll på med dina favoritdrycker. Lär dig laga din perfekta dryck och fyll skafferiet med snacks och godsaker. På så sätt har du allt du behöver för att få en bra start på dagen.
6. Ställ in rätt ljudnivå
En av fördelarna med att arbeta hemifrån är att du slipper pratglada kolleger och andra störningsmoment på kontoret. Fundera på om du trivs med tystnad eller behöver bakgrundsljud eller musik för att kunna koncentrera dig. Om det finns högljudda barn och husdjur hemma kan du skaffa en maskin som skapar bakgrundsljud eller överväga att investera i brusreducerande hörlurar.
7. Sätt upp riktlinjer för familjen
För barn innebär det att du arbetar hemifrån att du kan leka med dem när som helst … eller hur? Tydliggör förväntningarna genom att berätta för familjen när du arbetar och när du tar pauser. Bestäm hur ni ska se till att det är tyst under viktiga möten. Du kan till exempel påminna dem några minuter innan eller sätta upp en skylt på dörren till arbetsplatsen. Om du har små barn hemma och en partner kan ni försöka att inte boka möten samtidigt, så att en av er kan hålla ett öga på barnen.
8. Planera dagen
Vissa är uppe med tuppen och redo att sätta igång, medan andra trycker på snooze tre gånger och inte är som mest kreativa förrän någon gång efter lunch. Fundera på när du är som mest produktiv och planera arbetsdagen utifrån din energinivå. Blockera tid i kalendern för ostört arbete och använd statusmeddelanden för att visa när du är upptagen.
9. Begränsa distraktioner
Det är lätt att börja surfa på nätet under arbetstid och tappa tidsuppfattningen. Hjälp dig själv att behålla fokus genom att ställa in en timer – till exempel 15 minuter för att läsa nyheterna. Använd programvara eller webbläsartillägg som blockerar sociala medier under arbetstid. Planera ärenden till lunchen eller efter arbetet för att begränsa avbrotten.
10. Planera in pauser
Ingen kan vara fokuserad hela dagen, varje dag. En av många bästa metoder för att arbeta hemifrån är att ibland planera in tid för att koppla bort arbetet. Lägg in pauser i kalendern så att du kan rensa tankarna och ha något att se fram emot, till exempel:
- En promenad runt kvarteret.
- Luncha med familjen.
- En tur till ditt favoritkafé.
- Tio minuter med gulliga djurvideor.
- Ett mellanmål på eftermiddagen.
11. Sträck på dig och rör på dig
Att arbeta hemifrån innebär att du inte behöver gå till ett mötesrum, en skrivare eller en kollegas kontor, så det finns färre anledningar att resa sig upp och sträcka på sig. Förebygg ömma muskler och trötthet genom att gå omkring hemma, gå ut för att hämta posten och sträcka på dig under dagen. Din kropp kommer att tacka dig.
12. Tänk på din hållning
”Gamnacke” är den hopsjunkna hållning och ansträngning som kan uppstå när du sitter framåtböjd framför en skärm hela dagen. Om du har märkt att hållningen försämras när du arbetar hemifrån kommer här några idéer:
- Undvik att arbeta i sängen eller soffan.
- Justera stolen och bildskärmarna så att armar och ben är i 90-graders vinkel, bildskärmarna är i ögonhöjd, ryggen är rak och fötterna vilar plant på golvet.
- Gör några enkla övningar, som att luta huvudet från sida till sida, rulla axlarna fram och tillbaka och stretcha.
- Besök en kiropraktor eller massageterapeut om du har möjlighet.
- Skaffa ett ergonomiskt tangentbord eller ett vadderat handledsstöd för tangentbordet och musen.
En snabbkurs i Microsoft 365 med Teams
Hjälp din organisation att blomstra trots hybridarbetets nya utmaningar. Få en snabbkurs i Microsoft 365 med Teams och lär dig hur du kan förbättra produktivitet och engagemang samtidigt som du skyddar dina data.
13. Kommunicera medvetet
När du arbetar hemifrån finns det inga spontana samtal i korridoren, och det är svårt att uppfatta icke-verbala kommunikationssignaler i chattar. Därför är det extra viktigt att du kommunicerar övertydligt och väljer rätt kanal för dina samtal. Här är några tips som hjälper dig att avgöra när du ska använda olika kommunikationskanaler:
- Chattmeddelanden: Chattar är ett direkt och informellt sätt att samtala med en eller flera personer. Det är ett bra sätt att följa upp ett pågående projekt, snabbt få synpunkter från någon eller bara hålla kontakten med en kollega. När du chattar bör du vara uppmärksam på andras statusmeddelanden. Om någon arbetar fokuserat bör du vänta med att kontakta den personen.
- E-post: Mejl är en utmärkt kanal för formell, skriftlig kommunikation. Om du vill dokumentera resultatet av ett möte eller framföra en synpunkt om ett komplext ämne kan mejl vara rätt verktyg. Mejl kan däremot bli omständligt när flera personer försöker fatta ett beslut eller lösa en oenighet. Om ni fortfarande inte är överens efter flera mejl kan du fundera på att byta till ett telefonsamtal eller ett möte.
- Telefon: Ett samtal kan genomföras mellan två eller flera personer och är ett bra sätt att nå samsyn eller hantera en brådskande fråga. Eftersom du kan höra tonfallet hjälper telefonsamtal till att minska risken för missförstånd.
- Videokonferens: Videokonferenser gör det möjligt för två eller flera personer på olika platser att få kontakt och samarbeta. Och eftersom du kan se de andra blir det lättare att tolka icke-verbal kommunikation. De flesta videokonferensprogram har funktioner för skärmdelning och digitala skrivtavlor som i högre grad efterliknar ett möte på plats. Om du bokar ett videomöte bör du se till att det blir produktivt för alla. Om ni är flera deltagare kan du skapa en dagordning och se till att alla förstår sin roll.
14. Kontrollera videon
Se till att du ser så bra ut som möjligt i videosamtal och att det inte finns något störande i bakgrunden. Du behöver dock inte ha en perfekt stylad bokhylla – vissa appar för videokonferenser kan göra bakgrunden suddig. Slå på kameran före möten för att se till att ljuset är bra och justera vid behov. Om du trots allt arbetar i bekväma hemmakläder kan du ha en extra tröja nära till hands för videomöten med kort varsel.
15. Skaffa rengöringsprodukter
En sak som ingen berättar, när det handlar om att arbeta effektivt och produktivt hemifrån, är att skrivbordet blir dammigt. Ha en mikrofiberduk eller trasa till hands för att rengöra bildskärmarna. Ställ in en påminnelse minst en gång i månaden om att flytta bort allt från skrivbordet, damma eller torka av det och sedan ställa tillbaka sakerna. Tryckluft på burk är också praktiskt för att få bort smulor och damm från tangentbordet.
16. Ta själv initiativ till kontakt
Det är normalt att känna sig ensam och frånkopplad när man arbetar hemifrån. Vänta inte på att andra ska höra av sig – boka regelbundna avstämningar med din chef och ditt team. Be om det du behöver och berätta för andra om du har det svårt, så att de kan hjälpa dig. Om du saknar en kollega, boka in 15 minuter i dennas kalender för att stämma av läget. Om du är trött på videomöten kan du ringa någon medan du tar en promenad.
17. Hjälp till att skydda känslig information
Att arbeta hemifrån kan kännas avslappnat eftersom du inte behöver ett företagskort för att komma in, men konfidentiell arbetsinformation måste fortfarande förbli konfidentiell. Låt inte familjemedlemmar använda din arbetsdator och följ metodtipsen, till exempel genom att ändra lösenord regelbundet. När du deltar i känsliga samtal bör du se till att andra personer inte kan höra dig och koppla bort smarta Bluetooth-enheter. Lämna inte dina arbetsenheter utan uppsikt, oavsett om de står hemma eller på en offentlig plats. Installera programuppdateringar så snart de är tillgängliga, så att dina enheter inte är utsatta för cybersäkerhetshot, och undvik trådlösa anslutningar som inte är säkra.
18. Använd frånvaromeddelanden
Med mejl, chatt och video är det lätt att förvänta sig omedelbara svar från kolleger, men ibland måste du gå iväg för ett ärende. Uppdatera din status i gruppchattappen innan du lämnar skrivbordet i mer än några minuter, helst med tiden då du är tillbaka och din tidszon (”tillbaka kl. 14.30 UTC-7” är bättre än ”tillbaka om en timme”). Om det behövs kan du ange ditt telefonnummer i frånvaromeddelandet, så att kolleger kan nå dig om det är brådskande.
19. Stäm av med dig själv
Efter en eller två månader kan du fråga dig själv: ”Fungerar det här?” Vad tycker du bäst och sämst om din arbetsplats hemma? Prova att flytta kontoret till ett annat rum, flytta det närmare ett fönster, lägga en dyna på stolen eller möblera om skrivbordet. Om du har arbetat på distans på heltid och saknar kontoret kan du överväga att arbeta där en eller två dagar i veckan, om det är möjligt.
20. Var snäll mot dig själv
Unna dig själv lite överseende – vi är människor, inte robotar. Var inte för hård mot dig själv om du har svårt att fokusera eller inte kan arbeta med full produktivitet. Även med de här metodtipsen för att arbeta hemifrån har vi alla dagar när allt inte fungerar som det ska. Gör bara ditt bästa och visa både dig själv och ditt team medkänsla.
Nästa steg
Att arbeta hemifrån, oavsett om du gör det en gång i veckan eller varje dag, kan berika ditt liv eftersom du slipper lägga tid på att pendla och du får fler möjligheter att ägna dig åt fritidsintressen och umgås med familj och vänner. Även om det till en början kan vara svårt att lära sig fokusera på arbetet hemifrån, kan hybridarbete eller distansarbete med rätt förutsättningar och metodtips ge dig ökat självbestämmande över din tid och leda till att du trivs bättre på jobbet.
Samarbeta och håll kontakten när du arbetar på distans med en kostnadsfri app för gruppchatt, eller kom igång direkt med en omfattande uppsättning företagsappar som hjälper dig att vara produktiv.
Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.
- [1]
”Hybridarbete är bara arbete. Gör vi något fel?” Work Trend Index, Microsoft
22 september 2022, s. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Kom igång med Microsoft 365
Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.
Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.
Följ Microsoft 365