Upravljanje projektima: tradicionalno, iterativno ili hibridno?

Kao i većina rukovodilaca projekata (i organizacija), verovatno imate poteškoća da izaberete optimalan pristup isporuci. Većina nas prepoznaje da tradicionalni pristupi ne garantuju uspešnu isporuku i stalno traži bolji način.

Agilne ili iterativne razvojne tehnike poslednjih godina dobijaju mnogo veoma pozitivnih komentara kao značajno unapređenje, koje dovodi do uspešnije isporuke projekata. Zato se, kao i većina današnjih organizacija, i vaša verovatno pita gde i kako se ove agilne ili iterativne razvojne tehnike najbolje mogu koristiti za poboljšanje i pravovremenosti i uspešnosti isporuke projekata.

Ukratko, iterativne razvojne tehnike planiraju, razvijaju i primenjuju funkcionalnost projekta u manjim celinama (ili iteracijama). Ključ uspešne iterativne isporuke jeste da svaka manja celina efikasno funkcioniše kao manji mini-projekat pod okriljem celokupnog projekta. Kao rezultat toga, za svaku iteraciju mini-projekta može se bolje planirati napor potreban za isporuku dve sedmice rada nego za dvogodišnji plan. Takođe, pošto planiramo u koracima od dve nedelje, plan za naredne dve sedmice lako možemo da prilagodimo kako bismo uzeli u obzir sve utvrđene promene.

Studija slučaja: agilni naspram tradicionalnog pristupa

Želim nakratko da zastanem i opišem jednu netehničku situaciju, u kojoj je više uspeha postignuto pomoću agilnog pristupa nego tradicionalnog plana.

Uzećemo primer planiranja aktivnosti za ceo dan – to je projekat. Kao i kod velikog projekta, ovde postoji mnogo neizvesnosti i rizika: ne znamo šta će se desiti posle ručka što bi moglo da utiče na naš plan, ali tradicija nalaže da izradimo sveobuhvatan plan za to šta ćemo da radimo svakog sata u toku dana, od buđenja u 6 ujutru do odlaska na spavanje u 11 uveče.

Do 9 časova smo iza rasporeda jer nam je saobraćaj odložio dolazak na posao; u 10 časova nas zovu na hitan sastanak; a do podneva, jedini dnevni zadatak koji je završen bio je dolazak u kancelariju, i to sa kašnjenjem.

Sada ćemo ovo posmatrati kao agilni projekat u kojem planiramo samo narednu iteraciju: spremanje za izlazak iz kuće (dakle, priče su: tuširanje, doručak i ispraćaj dece u školu). Sve je to uspešno isporučeno na vreme i u okviru budžeta.

Zato, s poverenjem, planiramo narednu iteraciju, a to je dolazak u kancelariju (vožnja do autobuske stanice, vožnja prigradskim vozom do stanice, a zatim gradskim autobusom do kancelarije).

To ne prolazi baš dobro: prva priča (vožnja do autobuske stanice) ima problema zbog saobraćaja, pa menjamo korisničku priču u vožnju do kancelarije i dogovaramo se da se preostale dve priče mogu ukloniti iz plana iteracije. Po dolasku planiramo sledeću iteraciju. Ali usred ciklusa planiranja dodaje se nova priča (hitan sastanak) i ona će trajati celu narednu iteraciju.

Na kraju, posle ručka, stvari se smiruju i možemo da pogledamo backlog i počnemo sa zadacima najvećeg prioriteta; uspešno završavamo dve iteracije koje se bave stavkama najvećeg prioriteta tokom popodneva.

Da smo ostali pri tradicionalnom planu, nikada ne bismo završili ove stavke najvećeg prioriteta, jer su bile pomerene za naredni dan zbog kašnjenja plana izazvanog odlaskom do kancelarije.

Koji je najbolji pristup – agilni, tradicionalni ili hibridni?

Baš ta fleksibilnost da se prilagodi promenljivim poslovnim potrebama ono je u čemu su agilne ili iterativne metode najbolje, i zbog čega ih mnoge organizacije usvajaju. ALI, da li je vaša organizacija zaista spremna da se potpuno okrene agilnom pristupu? Po mom iskustvu, često postoje mnoge prepreke za potpuno usvajanje agilnog pristupa, a posebno čvrsto uspostavljene smernice organizacije koje često nisu u potpunosti kompatibilne sa agilnim pristupima.

Smernice kao što su potreba za čvrstim budžetom, izjavom o ostvarivanju koristi i ciljnim datumom pre nego što projekat može da bude odobren važne su (ali nisu baš agilne). Slično tome, smernice za primenu organizacije koje treba poštovati kako bi se obezbedilo da nema uticaja na postojeće operacije kritične su (ali definitivno nisu agilne).

Kao rezultat toga, mnoge organizacije imaju poteškoća s tim kako da sačuvaju neke ključne „tradicionalne procese” dok se istovremeno prilagođavaju iterativnim metodama. Odgovor je hibridni model isporuke. Delovi projekta mogu da se isporuče koristeći tradicionalne metode upravljanja, a drugi mogu da budu iterativni.

Hibridni model isporuke

Najčešći hibridni model sa kojim sam se susreo podržava tradicionalno pokretanje i planiranje projekta, nakon čega sledi niz iteracija sa pauzama za tradicionalne aktivnosti primene za izdanja, a zatim još jedan niz iteracija i tradicionalna primena.

U ovom modelu izrađujem tradicionalnu strukturu analize posla zasnovanu na isporučivim elementima (WBS), koja identifikuje ključne isporučive elemente potrebne u organizaciji za odobrenje projekta, kao što su Povelja projekta, Plan upravljanja projektom i Budžet projekta.

Ovi početni isporučivi elementi mogu da se razvijaju i upravljaju tradicionalnim metodama kako bi se menadžmentu pokazalo da je ovaj projekat odgovarajući i da je dobro mesto za ulaganje resursa.

Nakon odobrenja projekta, on zatim može da pređe na iterativni pristup, u kojem se održava lista zaostalih stavki (backlog) sa pričama, a priče sa najvećim prioritetom se biraju i u potpunosti razvijaju u narednoj iteraciji. Prikaz projekta se menja sa tradicionalnog Gantovog dijagrama na interaktivnu tablu sa prevlačenjem i otpuštanjem, što omogućava dinamičko dodeljivanje priča iteracijama.

U bilo kom trenutku, često na dnevnom nivou, vlasnik proizvoda može da dodaje, briše i menja priče u backlogu kako bi odrazio promenljive poslovne potrebe.

Na kraju svake iteracije, zastajemo i radimo retrospektivnu evaluaciju uspeha i neuspeha, i uvodimo promene radi primene potrebnih poboljšanja. Zatim, i što je najvažnije, pregledamo backlog proizvoda i biramo najvažnije priče kao kandidate za narednu iteraciju. Ovaj pristup obezbeđuje da se projekat u svakom trenutku bavi najprikladnijim radom najveće vrednosti.

Unutar svake iteracije, tim može da koristi agilna načela kao što je dnevni sastanak i da razgovara o statusu priča planiranih za trenutnu iteraciju. Na taj način tim ima potpunu kontrolu nad radom obavljenim u okviru jedne iteracije, a istovremeno obezbeđuje da celokupan projekat ostane aktuelan i dostupan za izveštavanje u okviru preduzeća u odnosu na kapacitet resursa i status portfolija i programa.

Jedan od ključnih elemenata agilnih načela jeste mogućnost implementacije konačnog rešenja u malim izdanjima. To ima prednost jer omogućava korišćenje preliminarne funkcionalnosti kako bi se što pre ostvarile neke od očekivanih poslovnih koristi.

Takođe, ima prednost ranije validacije rešenja, tako da se svaka prilagođavanja lako mogu uključiti u preostale priče u backlogu proizvoda. Zato, čim se u iteracijama završi dovoljno priča visokog prioriteta, projekat bi se ponovo vratio na tradicionalni ciklus i izvršio standardne aktivnosti primene koje organizacija zahteva.

Isprobajte Microsoft Project besplatno

Isprobajte Microsoft Project besplatno u trajanju od mesec dana

Saznajte kako

Ove aktivnosti izdavanja i implementacije planiraće se i kontrolisati pomoću tradicionalnih pristupa i obezbediće da se definisani procesi poštuju kako bi se ublažio svaki uticaj na postojeće operacije kada se novi projekti primenjuju.

Po završetku prvog izdanja, projekat se vraća agilnim pristupima i počinje da prolazi kroz još jedan niz iteracija kako bi se nastavilo razvijanje preostalih priča.

Iako je ovaj „fazni” pristup kombinovanju agilnih i tradicionalnih pristupa najčešći, pristupe možete da kombinujete i kako biste podržali specifične zahteve isporuke projekta. Na primer, upravljao/la sam projektom koji zahteva izuzetno visok nivo usaglašenosti i provere valjanosti prilikom primene novog proizvoda u veoma regulisanu industriju. Zato je većina mog projekta planirana i kontrolisana tradicionalnim metodama.

Međutim, postojao je deo projekta za poslovnu inteligenciju, gde je moje preduzeće analiziralo ogromnu količinu podataka o performansama koje je sistem generisao; taj deo je najbolje podržao agilni pristup. Za BI komponentu projekta (koja se odvija paralelno sa tradicionalnim radom), odabrali bismo priče sa najvećim prioritetom – koje mogu da se završe u sprintu od tri sedmice – i završili jedan iterativni ciklus.

Pošto su mnoge od tih priča bile istraživačke prirode, često bismo kreirali nove priče, bilo za dodatno istraživanje ili za kreiranje određenih izveštaja o performansama. Oni su jednostavno dodati u backlog radi razmatranja za sledeći sprint.

Ovim pristupom imao sam jedan projektni raspored koji je obezbeđivao da ostvarim sve potrebne korake za izveštavanje i usklađenost sa propisima, a istovremeno je omogućavao izuzetno fleksibilan pristup razvoju neregulisanog komponente poslovnog izveštavanja u projektu.

To što smo sav rad imali u jednom rasporedu pružilo je jedinstven uvid u sve što se dešava na ovom projektu:

Informacije koje su mi bile potrebne za upravljanje raspodelom resursa na najprikladnije zadatke (tradicionalne ili agilne) bile su odmah dostupne

Mogućnost kreiranja moćnih sedmičnih i mesečnih izveštaja o statusu bila je pri ruci

Agilni pristup je izuzetno moćan pristup isporuci projekta koji bi trebalo da ponudi značajne prednosti ukupnom skupu alatki vaše organizacije za isporuku projekata. Može da se koristi kao samostalno rešenje, kao deo faznog pristupa isporuci ili da se integriše u hibridnu strukturu isporuke.

Ključno je da usvojite agilne principe koji će pomoći vašoj organizaciji da postigne uspeh u isporuci, uz pridržavanje tradicionalnih procesa koji su do sada pomagali vašoj organizaciji da bude uspešna.

Stiv Kejsli ima više od 35 godina iskustva u programu Microsoft Project i aktivan je korisnik programa Microsoft Project od njegovog prvog izdanja. On je urednik nekoliko knjiga koje se odnose na Microsoft Project i najbolje prakse upravljanja projektima. On je glavni konsultant u preduzeću Sensei Project Solutions, gde pomaže velikim organizacijama da postignu izvrsnost u isporuci projekata koristeći skup alatki Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

SRODNI PROIZVODI
Office 365

Prvi koraci uz Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupite odmah

Povezani sadržaj

Upravljanje preduzećem

Zašto rukovodioci ne vole menadžere projekata?

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne predstavljaju profesionalne poreske ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.