Priročnik za začetnike za uporabo zapisa BPMN v poslovanju
Kaj je BPMN?
Kar vidite, temu verjamete. Slika pove več kot tisoč besed. Pokažite mi, ne povejte mi. Prav zaradi takih idiomov je notacija za modeliranje poslovnih procesov Business Process Modeling Notation (BPMN) postala izjemno priljubljena v številnih različnih vrstah podjetij, panog in poklicev. Toda kaj točno je BPMN in kako deluje?
Na kratko, BPMN je standardizirana metoda diagrama poteka , ki vam omogoča ustvarjanje in skupno rabo diagramov, ki so lahko razumljivi. Ti diagrami lahko vizualno modelirajo korake poslovnega procesa od začetka do konca.
Primer diagrama procesa spremembe naslova v BPMN (zgoraj)
Čeprav obstaja več metod za modeliranje procesov, je BPMN hitro postal dejanski standard za modeliranje procesov in to z dobrim razlogom.
Katere so njegove zmogljivosti?
Ena najpomembnejših prednosti BPMN je, da omogoča ustvarjanje diagramov poteka, ki so lahko tako preprosti ali tako zapleteni, kot je treba. To olajša razumevanje poslovnim deležnikom na vseh ravneh, tako tehničnim kot netehničnim.
Prav ta lastnost verjetno pojasnjuje priljubljenost BPMN. Raziskava iz leta 2016 je pokazala, da 64 % podjetij zanima uvedba BPMN za poenostavitev njihovih poslovnih procesov. Cilj je za večino podjetij preprost: prihraniti denar z znižanjem stroškov in izboljšanjem produktivnosti.
Zakaj je potreben?
Stave so visoke. Poglejte te statistične podatke iz raziskave podjetij iz leta 2018:
- 37 % vprašanih je poročalo, da njihove organizacije izvajajo več projektov poslovnih procesov na visoki ravni
- 93 % organizacij v raziskavi sodeluje pri številnih projektih za izboljšanje procesov
- 79 % jih je povedalo, da uporabljajo programska orodja za modeliranje procesov, ki so jih analizirali in jih načrtovali spremeniti
- Poleg tega se je 65 % anketiranih strinjalo ali se je močno strinjalo, da so BPMN procesi in tehnologije njihovim organizacijam pomagali izboljšati učinkovitost, prilagodljivost in zadovoljstvo strank
- Vendar je večina (52 %) vprašanih povedala, da procese v podjetju modelirajo ali dokumentirajo le občasno
Poleg povečanja učinkovitosti so drugi pomembni razlogi za podporo delu s poslovnimi procesi tudi:
- Povečanje zadovoljstva strank
- Izboljšanje odzivnosti organizacije
- Izboljšanje usklajevanja in nadzora poslovanja
- Predstavitev novega izdelka ali poslovne linije
- Skladnost z novimi predpisi
- Odziv na posebne dogodke, kot je združitev ali prevzem
Od IT, finančnih storitev, zavarovalništva in proizvodnje do izobraževanja, telekomunikacij, trgovine na drobno, računalnikov in programske opreme lahko vsako podjetje koristi od izboljšanih poslovnih ali organizacijskih procesov.
Kako se uporablja BPMN?
Cilj BPMN je, da vsem omogoči jasen pogled na proces od začetka do konca. Pomaga zagotoviti vizualno pot, ki premosti vrzeli in prikaže zaporedje poslovnih dejavnosti, potrebnih za prehod od enega konca procesa do drugega.
Tu je nekaj prednosti, ki jih lahko podjetja pridobijo z uporabo BPMN:
- Lažja komunikacija in sodelovanje za dosego cilja
- Preprosta vizualna predstavitev korakov
- Možnost prilagajanja glede na vloge deležnikov (npr. analitiki, udeleženci procesa, vodje, razvijalci, zunanje ekipe in svetovalci)
- Prepoznavanje težav v procesih, ki morda potrebujejo rešitev
- Vpogled v potencialna področja za izboljšave
- Spodbujajte rezultate višje kakovosti
Primeri modeliranja procesov
Poslovno usmerjeno
Številni strokovnjaki in organizacije želijo modelirati zelo visokonivojski proces, osredotočen na ljudi. V tem primeru uporaba peščice simbolov zahteva manj poglobljenega znanja o BPMN, zato je zapis preprost. Po drugi strani pa je mogoče te modele prilagoditi tako, da so izjemno podrobni za IT in druge tehnične deležnike.
Tu je le nekaj primerov vrst procesov, ki jih lahko ti diagrami poteka vizualno prikažejo:
- Obravnavanje pritožb strank na klicu
- Prodaja izdelkov prek spleta
- Proizvodni potek dela
- Obravnavanje zavarovalniških zahtevkov
- Diagrami poteka zaposlovanja
- Metode uvajanja
Primer procesa BPMN z diagramom prehoda
Preizkusite Visio brezplačno za 1 mesec
Po poteku enomesečnega brezplačnega preskusa vam bomo zaračunali nadomestilo ustrezne naročnine. Zahtevana je kreditna kartica. Prekličite kadar koli, da ustavite prihodnje stroške.
Usmerjeno v tehniko
Kot je bilo že omenjeno, lahko diagrame naredite tako podrobne, kot je treba. Na primer za prikaz potekov procesov, usmerjenih v IT, kodiranje in drugo:
- Spletne storitve B2B
- Vizualizacija izvajanja kode v programu
- Prikaz strukture spletnega mesta ali aplikacije
- Opazovanje, kako obiskovalci krmarijo po spletnem mestu
- Prikaz toka podatkov v sistemih, kot so vnos podatkov, procesorji in komunikacijska omrežja
V bolj zapletenih različicah boste lahko modelirali zapletene poslovne dogodke, kot so sporočila, časovniki, poslovna pravila in napake. Oglejmo si še več teh zapletenih različic BPMN.
Elementi in simboli v BPMN 2.0
Notacija BPMN ima pet osnovnih kategorij elementov in znotraj teh številne različne oblike in simbole. Tukaj je hiter pregled:
Objekti toka
Ti prikazujejo vedenje v poslovnem procesu in vključujejo:
- Dejavnosti: delo ali opravila osebe ali sistema (prikazano kot pravokotnik z zaobljenimi robovi).
- Dogodki: kaj se zgodi med procesom: začetek, vmesni in konec (prikazano kot krogi).
- Prehodi: prikazujejo pot zaporednega toka v procesu (prikazano kot rombi). Dodatne podrobnosti lahko vključujejo odločitvene točke.
Podatkovni predmeti
Ti zagotavljajo informacije o podatkih v procesu. Podatki so predstavljeni na štiri načine:
- Vhodi podatkov (prikazani kot stran z enim zavihanim kotom in desno puščico) so opravila, odvisna od podatkov. Ne morejo se nadaljevati, dokler niso zbrani določeni podatki.
- Rezultati podatkov (prikazani kot stran z eno kotno upognjeno in polno puščico desno) se uporabljajo za prikaz, ko postopek ustvari podatke.
- Zbiranje podatkov (prikazano kot stran z enim zavihanim kotom in tremi polnimi črtami na dnu na sredini) je vsako dejanje zbiranja podatkov, ki je potrebno v procesu (npr. anketa).
- Shrambe podatkov (prikazane kot vsebnik) se uporabljajo kot mesto za zbiranje vseh podatkov, pridobljenih iz procesa.
Povezovalni predmeti
Ti povezujejo tokovne objekte med seboj ali z drugimi informacijami in prikazujejo potek procesa:
- Zaporedni tokovi (prikazani s polno puščico v desno) prikazujejo vrstni red opravljenih dejavnosti.
- Sporočilni tokovi (prikazani kot črtkana puščica v desno s krogom na levi strani) prikazujejo sporočila in vrstni red toka med udeleženci.
- Povezave (prikazane kot pikčasta črta) povezujejo besedilo in artefakte z dogodkom.
Plavalne steze
Ta izraz predstavlja bazene in pasove.
- Bazen: »vsebnik« za en sam proces.
- Pasovi: Ti razvrščajo dejavnosti v bazenu. Prikazani vodoravno ali navpično razdelijo zbirko v odseke, da prikažejo odgovornost in lokacijo dogodkov.
Artefakti
Ti dajejo dodatne podrobnosti o procesu. Obstajata dve vrsti artefaktov:
- Skupine: prikazane so kot zarezana polja in obkrožajo skupino elementov, da pokažejo, da so povezani.
- Besedilne opombe: to so preprosto opombe (pred njimi je en sam levi oglat oklepaj), ki jih bralci zlahka vidijo brez poglabljanja. Znani tudi kot komentarji.
Poenostavite BPMN s programsko opremo
Pri ustvarjanju poteka ni treba izumljati tople vode, še posebej, če šele začenjate z BPMN.
Uporaba programska orodja vam omogoča, da diagrame ustvarite hitreje in naredite model poslovnega procesa učinkovitejši. Prepričajte se, da izberete programsko opremo, ki vam omogoča, da:
- Začnite hitro risati diagrame z enostavnim ustvarjanjem profesionalnih. diagramov BPMN z vnaprej pripravljenimi predlogami in primeri.
- Dajte diagramom profesionalen, privlačen videz z vnaprej pripravljenimi temami in učinki.
- Izkoristite intuitivne možnosti, kot so »povleci in spusti«, poravnava in postavljanje ter samodejno povezovanje, za učinkovitejše ustvarjanje diagramov.
- Delajte v vsebinskem ekosistemu, ki zagotavlja nabor oblik BPMN 2.0 in še več, kar obsega na stotine grafično različnih simbolov.
- Imejte raven podpore, ki omogoča ustvarjanje tako osnovnih diagramov BPMN kot tudi bolj podrobnih diagramov z logiko izjem, informacijami o virih in vlogah, osnovnimi informacijami o toku podatkov in informacijami o komunikaciji med udeleženci.
- Preverite napake tako, da diagram preverite glede na 76 logičnih pravil, povezanih z vizualno pravilnostjo, ki temeljijo na standardu BPMN 2.0, in prikaže seznam težav, ki jih morate pregledati.
- Naložite svoj nabor prilagojenih logističnih pravil, povezanih z vizualno pravilnostjo.
- Svoje delo delite prosto kot varno spletno povezavo, prilogo, sliko ali datoteko PDF in odgovarjajte na komentarje v spletu.
- Sodelujte z drugimi s pomočjo soavtorstva, komentiranja in opomb.
- Diagrami lahko urejate skupaj s svojo ekipo, da ohranite eno samo različico resnice in zmanjšate število konfliktov med različicami.
- Oglejte si, kdo dela na določenih delih diagrama, prejemajte obvestila o spremembah in izberite, kdaj želite te spremembe združiti v glavno datoteko.
- Integrirajte podatkovno povezane diagrame v nadzorno ploščo Power BI. Ta integracija lahko pomaga izboljšati operativno in poslovno inteligenco, da lahko bolje razumete celotno sliko.
- Avtomatizirajte delovne tokove poslovnih procesov sami, s čimer pospešite postopek ustvarjanja in daste IT-ju več časa, da se osredotoči na strateške pobude
- Do diagramov dostopajte skoraj kjer koli v brskalniku ali aplikaciji iPad®.
Nasveti za začetek
Od izkušenih lastnikov poslovnih procesov do analitikov je poenostavitev poslovnih procesov koristna, ne glede na to, kako preprosti ali zapleteni so. Če se vam informacije zdijo nekoliko obsežne, imejte to v mislih: ustvarite lahko preprost diagram BPMN in ga nato postopoma nadgrajujete.
Če si želite to ogledati v praksi, je na voljo veliko predlog in videoposnetkov z navodili , ki vam bodo pomagali ustvariti osnovni diagram, nato pa lahko dodate več podrobnosti, ko se boste bolje spoznali. Več informacij o uporabi procesa in programske opreme, skladne z BPMN , najdete v tem vodniku po korakih.
Ekipa okolja Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.
Uvod v Visio
S programom Visio lahko vizualizirate in predstavite svoje zamisli, podatke in postopke skoraj kjer koli in v kateri koli napravi.
Sorodna vsebina
Storilnost
Kako izbrati najbolj učinkovit diagram poteka
Storilnost
Nasveti za preslikavo diagrama omrežja
Storilnost
Kako spodbuditi storilnost s preslikavo in avtomatizacijo procesa
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365