Ustvarite bolj točne časovnice projektov s temi sedmimi koraki

Ne glede na to, ali delate na kaskadnem ali agilnem modelu projekta, predstavlja priprava začetne časovnice projekta edinstvene izzive.

Po eni strani so kaskadni modeli projektov običajno togi tako po strukturi kot tudi po razporedu, zato je pomembna kakovostna predhodna ocena. Agilni modeli projektov pa so odvisni od prožnosti in včasih zapletenih ponovitev del, kar pomeni, da morajo vodje poskusiti upoštevati neizogibne valove sprememb. V vsakem primeru je oblikovanje razumne časovnice projekta odločilen korak v zgodnjih fazah projekta.

Vodje in lastniki projektov lahko z uporabo naslednjega kontrolnega seznama poskrbijo za pripravo vseh podrobnosti, od prvega projektnega opravila do načrtovanja faz odobritve in zmanjševanja tveganj projekta.

1. Kako je moj končni cilj razdeljen na posamezna opravila?

Prvi korak pri ustvarjanju celovite časovnice je, da začnete projekt razdeljevati po segmentih. Vzemite svoj končni cilj in se pomaknite nazaj ter začrtajte posamezna opravila, ki jih je treba dokončati za dosego tega cilja. Začnite samo s ključnimi točkami, nato pa z zaporednimi premiki po časovnici ustvarite vedno bolj podrobne trenutke.

Glede na metodologijo projekta se lahko ti manjši mejniki združijo v zaporedja, ki sčasoma postanejo ponovitve. Kaskadni modeli projektov bodo svoj okvir črpali predvsem iz bolj makro ključnih točk.

2. Koliko časa potrebujete za vsako opravilo?

Ko so opravila v celoti začrtana, začnite določati predvideni čas, potreben za njihovo izvedbo. Odvisno od tega, v kateri platformi ustvarjate časovnico, bo sprva morda nekoliko podobna tradicionalnemu gantogramu, kar je dobro. Izraza »časovnica vodenja projektov« in gantogram se pogosto uporabljata izmenično, čeprav ni nujno, da so vse časovnice projektov v obliki gantograma.

Če veste, koliko časa boste porabili za posamezno opravilo, lahko agilnim vodjem pomagate tudi pri oceni skupnega števila ponovitev, ki jih zahteva projekt. Tudi če je končni datum izvedbe projekta najpomembnejši dejavnik, poskrbite, da začnete zbirati ocene dela in časa ekip, odgovornih za posamezno opravilo. Tako boste lahko pozneje lažje zagotovili, da boste lahko izmerili potrebe po časovnici projekta glede na njegovo dejansko izvedbo.

3. Kateri je ključni predmet dobave za vsako opravilo?

V 1. in 2. koraku gre predvsem za ustvarjanje in ponazoritev časovnice projekta. Od tu naprej se postopek preusmeri v preverjanje in logistično načrtovanje – razpored je uresničen z dejanskim stanjem, ki bo potrebno za njegovo uresničitev.

Začnite z opredelitvijo ključnih predmetov dobave za vsako opravilo ali ponovitev in pri tem uporabite podoben postopek kot v 1. koraku tako, da postopoma pregledate časovnico in opredelite vedno bolj podrobne predmete dobave. Natančnejši kot je seznam predmetov dobave, bolj bodo projektne ekipe odgovorne za dogovorjene cilje.

4. Katere so moje odvisnosti opravil?

Moški drži tablični računalnik in se v zaprtem prostoru pogovarja s štirimi osebami, od katerih sta dve oblečeni v oranžen varnostni jopič.

Preskusite Microsoft Project brezplačno

Preskušajte Microsoft Project en mesec brezplačno

OGLEJTE SI NAVODILA

Univerzalna resnica pri vodenju projektov je, da se mora vsak projekt spremeniti. Obsegi, sredstva in časovnice so pogosto spremenljivi cilji, vodje projektov pa lahko načrtujejo le nekaj časa vnaprej.

Lahko pa označijo opravila ali cilje, ki so odvisni od drugih korakov v postopku. Tako se vsi deležniki zavedajo vplivov iz prvih faz projekta na nadaljnjo izvedbo projekta.

Večina orodij za vodenje projektov uporabnikom omogoča, da eno opravilo povežejo z drugim, kar olajša simulacijo posledic zamujenega roka. Čeprav je ta korak zaradi toge narave časovnic kaskadnih modelov projektov zelo pomemben, lahko agilni vodje z opredelitvijo odvisnosti lažje nadalje razjasnijo delo, izvedeno v vsaki ponovitvi.

5. Koliko ur in sredstev je na voljo za izvedbo posameznega opravila?

V 2. koraku ste določili čas, ki bo potreben za dokončanje glavnih opravil projekta, zdaj pa je čas, da uporabite ocene časa in sredstev, ki ste jih pridobili pri vodjih ekip. Ena stvar je, da veste, da bi določeno opravilo moralo trajati pet dni. Vendar je vodja discipline, ki ne more nameniti petih dni ur za ekipo, očitno oteževalni dejavnik. Z uskladitvijo teh dveh podatkovnih točk boste lažje prepoznali morebitne točke trenja ali potrebe po zunanjem izvajalcu.

6. Kdo je odgovoren za izvedbo posameznega opravila?

Del dodeljevanja razpoložljivih sredstev je dodeljevanje posameznikov ali ekip določenim opravilom. Ta korak je več kot le pametno beleženje zapiskov: zainteresiranim stranem in nosilcem odločanja omogoča tudi, da si s ptičje perspektive ogledajo, kakšna raven vodstva podjetja bo potrebna za izvedbo projekta.

Najbolje je, da ključne posameznike čim prej določite kot odgovorne za posamezne predmete dobave. Vodje ekip običajno resneje jemljejo oceno sredstev, če bodo njihova konkretna sredstva priloženi osnovni dokumentaciji. Ta korak omogoča tudi lažje prepoznavanje področij, na katerih je predaja dela še posebej občutljiva tako pri kaskadnem kot tudi pri agilnem modelu projekta.

7. Kdo je odgovoren za odobritev posameznega opravila ali skupine opravil?

To bi lahko bila skoraj podtočka 6. koraka, vendar obstaja razlika med navedbo, kdo bo izvedel opravilo, in tem, kdo bo potrdil predmet dobave.

V številnih primerih bodo morali odobritve podeliti deležniki, ki so daleč od vsakdanjega izvajanja, ali pa vsaj multidisciplinarne skupine, ki bodo morale izvesti zaporedni pregled. Načrtovanje teh potencialno zapletenih korakov odobritve je ključna točka pri številnih projektih, saj lahko pregledi, ki presegajo okvire dodeljene ekipe, projekt zaustavijo.

Časovnice projektov so ključni del vseh načrtov projektov. Ne določajo zgolj posebnosti izvedbe projekta ali pobude za izdelek, temveč je v postopku njihovega ustvarjanja mogoče lažje oceniti projekt kot celoto, pri čemer pridobijo ključne povratne informacije o disciplini, na podlagi katerih lahko deležniki lažje določijo realna pričakovanja glede tega, kaj je mogoče in česa ni mogoče narediti.

Tako kot številni projektni dokumenti so tudi časovnice namenjene načrtovanim in nenačrtovanim spremembam. Najpomembneje pri tem je poskrbeti, da so te spremembe upravljane na enak način, kot je bil vključen prvotni razpored: s skrbno zbranimi informacijami. Ne glede na to, ali uporabljate kaskadno ali agilno metodologijo, je kakovost teh informacij glavna sestavina zanesljivosti časovnice projekta.

Ekipa okolja Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.

SORODNI IZDELKI
Microsoft Project

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj

Sorodna vsebina

Storilnost

Pet vrst orodij za sodelovanje, ki izboljšujejo storilnost

Preberite več

Storilnost

Postavljanje ciljev v primerjavi z načrtovanjem ciljev: oblikovanje načrta za trajen poslovni uspeh

Preberite več

Storilnost

Sodobne rešitve za končne točke: kaj so in zakaj jih potrebujete

Preberite več

Storilnost

Izkoriščanje potenciala: kako orodja UI za storilnost preoblikujejo delo

Preberite več

^{Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.}

Ustvarite bolj točne časovnice projektov s temi sedmimi koraki

1. Kako je moj končni cilj razdeljen na posamezna opravila?

2. Koliko časa potrebujete za vsako opravilo?

3. Kateri je ključni predmet dobave za vsako opravilo?

4. Katere so moje odvisnosti opravil?

Preskusite Microsoft Project brezplačno

5. Koliko ur in sredstev je na voljo za izvedbo posameznega opravila?

6. Kdo je odgovoren za izvedbo posameznega opravila?

7. Kdo je odgovoren za odobritev posameznega opravila ali skupine opravil?

Začnite uporabljati Microsoft 365

Sorodna vsebina

Pet vrst orodij za sodelovanje, ki izboljšujejo storilnost

Postavljanje ciljev v primerjavi z načrtovanjem ciljev: oblikovanje načrta za trajen poslovni uspeh

Sodobne rešitve za končne točke: kaj so in zakaj jih potrebujete

Izkoriščanje potenciala: kako orodja UI za storilnost preoblikujejo delo

Spremljajte Microsoft 365