This is the Trace Id: ddb0f8a6c4349badc7b0fae0d7ef9229
Preskoči na glavno vsebino Poskrbite za rast podjetja Upravljanje poslovanja Storilnost Poslovna tehnologija Poslovni nasveti

Vodenje projektov: tradicionalno, iterativno se ali hibridno?

Tako kot večina vodij projektov (in organizacij) se verjetno tudi vi soočate z izzivom izbiranja optimalnega pristopa izvedbe. Večina med nami se zaveda, da tradicionalni pristopi ne zagotavljajo uspešne izvedbe, zato vedno iščemo boljši način.

 

Agilne ali iterativne razvojne tehnike so v zadnjih letih deležne veliko zelo pozitivnih odzivov kot pomembna izboljšava, ki vodi do bolj uspešne izvedbe projekta. Zato se, tako kot večina organizacij danes, verjetno tudi vaša sprašuje, kje in kako je mogoče te agilne ali iterativne razvojne tehnike najbolje uporabiti za izboljšanje pravočasnosti in uspešnosti izvajanja projektov.  

 

Na kratko: iterativne razvojne tehnike načrtujejo, razvijajo in izvajajo funkcionalnost projekta v majhnih delih (ali iteracijah). Ključ do uspešne iterativne izvedbe je, da vsak majhen del učinkovito deluje kot manjši mini projekt v okviru celotnega projekta. Zato lahko vsaka iteracija mini projekta bolje načrtuje trud, potreben za izvedbo dvotedenske iteracije v primerjavi z dvoletnim načrtom. Ker načrtujemo v dvotedenskih korakih, lahko načrt za naslednja dva tedna zlahka prilagodimo, da upošteva vse ugotovljene spremembe. 

Študija primera o primerjavi agilnega pristopa s tradicionalnim

Na kratko želim opisati netehnično situacijo, v kateri smo z agilnim pristopom dosegli več uspeha kot s tradicionalnim načrtom. 

 

Kot primer uporabimo načrtovanje celodnevnih dejavnosti – to je projekt. Tako kot veliki projekti tudi ta vključuje veliko negotovosti in tveganja: ne vemo, kaj se bo zgodilo po kosilu, kar bi lahko vplivalo na naš načrt, vendar tradicija narekuje, da pripravimo celovit načrt za to, kaj bomo počeli vsako uro dneva, od zbujanja ob 6.00 do odhoda v posteljo ob 23.00.

 

Ob 9. uri zjutraj zamujamo, ker nas je promet zadržal na poti v službo; ob 10. uri smo poklicani na nujni sestanek; do poldneva pa je vse, kar smo opravili, to, da smo prišli v pisarno, pa še to z zamudo. 

 

Obravnavajmo to kot agilni projekt, kjer načrtujemo le naslednjo iteracijo: pripravo na odhod iz hiše (zgodbe so: prha, zajtrk in odhod otrok v šolo). Vse to je bilo uspešno izvedeno pravočasno in v okviru proračuna.

 

Zdaj suvereno načrtujemo naslednjo iteracijo, in sicer prihod v pisarno (vožnja do avtobusnega terminala, vožnja z lokalnim vlakom do postaje in nato mestni avtobus do pisarne).

 

To ni izvedeno najbolje: pri prvi zgodbi (vožnja do avtobusnega terminala) se zaradi prometa pojavijo težave, zato uporabniško zgodbo spremenimo v vožnjo do pisarne in se dogovorimo, da se drugi dve zgodbi lahko odstranita iz načrta iteracije. Ob prihodu načrtujemo naslednjo iteracijo. Sredi načrtovalnega cikla pa se doda nova zgodba (nujni sestanek), ki bo trajala celotno naslednjo iteracijo.

 

Po kosilu se stvari umirijo in lahko pogledamo zaostanek ter začnemo opravila z najvišjo prioriteto; popoldne uspešno dokončamo dve iteraciji, ki obravnavata elemente z najvišjo prioriteto. 

 

Če bi ostali pri tradicionalnem načrtu, teh elementov z najvišjo prioriteto ne bi dokončali, saj bi bili zaradi zamude pri načrtu, ki jo je povzročila vožnja v pisarno, prestavljeni na naslednji dan. 

Kaj je najboljši pristop – agilni, tradicionalni ali hibridni?

Prav ta fleksibilnost za prilagajanje spreminjajočim se poslovnim potrebam je tisto, v čemer so agilne ali iterativne metode najboljše, in zato jih številne organizacije uvajajo. VENDAR, ali je vaša organizacija res pripravljena na popolno uvedbo agilnega pristopa? Po mojih izkušnjah je pogosto veliko ovir za polno uvedbo agilnega pristopa, predvsem trdno uveljavljeni organizacijski pravilniki, ki pogosto niso povsem združljivi z agilnimi pristopi. 

Pravilniki, kot je zahteva po natančnem proračunu, izjavi o uresničitvi koristi in ciljnem datumu, preden je projekt mogoče odobriti, so pomembni, vendar niso resnično agilni. Podobno so organizacijski izvedbeni pravilniki, ki jih je treba upoštevati, da ne bi vplivali na obstoječe delovanje, ključni, vendar zagotovo niso agilni. 

Zato se številne organizacije trudijo ugotoviti, kako ohraniti nekatere ključne »tradicionalne procese« in se hkrati prilagoditi iterativnim metodam. Odgovor je hibridni model izvedbe. Deli projekta se lahko izvedejo s tradicionalnimi metodami vodenja, drugi pa iterativno. 

Hibridni model izvedbe

Najpogostejši hibridni model, na katerega sem naletel, podpira tradicionalni začetek projekta in načrtovanje, nato pa sledi niz iteracij z odmori za tradicionalne izvedbene dejavnosti za izdaje, nato pa še en niz iteracij in tradicionalna izvedba. 

 

V tem modelu razvijem tradicionalno delovno strukturo (WBS) na podlagi rezultatov, ki določa ključne rezultate, potrebne v organizaciji za odobritev projekta, kot so projektna listina, načrt vodenja projekta in proračun projekta.

Te začetne rezultate je mogoče razviti in upravljati s tradicionalnimi metodami, da vodstvu pokažemo, da je ta projekt primeren in da je vanj smiselno vlagati vire. 

 

Ko je projekt odobren, lahko nato preide v iterativni pristop, pri katerem se vzdržuje seznam zgodb v zaostanku, zgodbe z najvišjo prioriteto pa se izberejo in v celoti razvijejo v naslednji iteraciji. Pogled na projekt se spremeni iz tradicionalne ponazoritve gantograma v interaktivno tablo za vlečenje in spuščanje, ki omogoča dinamično dodeljevanje zgodb iteracijam. 

 

Kadar koli, pogosto vsak dan, lahko lastnik izdelka doda, izbriše in spremeni zgodbe v zaostanku za odražanje spreminjajočih se poslovnih potreb.

Na koncu vsake iteracije se ustavimo in opravimo retrospektivno oceno uspehov in neuspehov ter uvedemo spremembe za potrebne izboljšave. Nato sledi najpomembnejši korak, ki vključuje pregled zaostanka izdelka in izbira najpomembnejših zgodb, primernih za naslednjo iteracijo. Ta pristop zagotavlja, da projekt ves čas dela na najprimernejšem delu z največjo vrednostjo. 

 

V vsaki iteraciji lahko ekipa uporablja agilna načela, kot je dnevni sestanek, in razpravlja o stanju zgodb, načrtovanih za trenutno iteracijo. Tako ima ekipa popoln nadzor nad delom, opravljenim v iteraciji, hkrati pa zagotavlja, da celoten projekt ostaja ažuren in na voljo za poročanje podjetja glede na zmogljivost virov ter stanje portfelja in programa.

Ključ do agilnih načel je zmožnost izvajanja končne rešitve v majhnih izdajah. Prednost tega je, da lahko uporabite predhodno funkcionalnost za čim hitrejšo uresničitev nekaterih predvidenih poslovnih koristi.

 

Poleg tega ima prednost predčasnega preverjanja rešitve, tako da je mogoče morebitne prilagoditve zlahka upoštevati v preostalih zgodbah v zaostanku izdelka. Zato bi projekt takoj, ko bi bilo v iteracijah dokončanih dovolj zgodb z visoko prioriteto, prešel nazaj na tradicionalni cikel in izvedel standardna izvedbena opravila, ki jih zahteva organizacija. 

Brezplačno preizkusite Microsoft Project

Preskušajte Microsoft Project en mesec brezplačno

Te dejavnosti izdaje in uvedbe bodo načrtovane in nadzorovane s tradicionalnimi pristopi, kar bo zagotovilo, da se bodo ob uvedbi novih projektov upoštevali opredeljeni procesi, ki bodo ublažil vpliv na obstoječe delovanje.

 

Ko je prva izdaja dokončana, se projekt vrne k agilnim pristopom in začne obdelovati drugo zaporedje iteracij, da nadaljuje razvoj preostalih zgodb.

 

Čeprav je ta postopni pristop k združevanju agilnih in tradicionalnih pristopov najpogostejši, lahko pristope združite tudi za podporo specifičnim zahtevam izvedbe projekta. Na primer, vodil sem projekt, ki je zahteval izjemno visoko raven skladnosti in potrjevanja, medtem ko smo uvajali nov izdelek v zelo strogo regulirano panogo. Zato je bila večina mojega projekta načrtovana in nadzorovana s tradicionalnimi metodami.

 

Vendar je bil v projektu tudi del poslovnega obveščanja, kjer je moje podjetje analiziralo ogromno količino podatkov o učinkovitosti, ki jih je sistem ustvarjal; ta del je bil najbolje podprt z agilnim pristopom. Za komponento poslovnega obveščanja projekta (ki se izvaja vzporedno s tradicionalnim delom) bi izbrali zgodbe z najvišjo prioriteto, ki bi jih bilo mogoče dokončati v 3-tedenskem sprintu, in izvedli iteracijo.

 

Ker so bile številne od teh zgodb po naravi raziskovalne, smo pogosto ustvarili nove zgodbe bodisi za nadaljnje raziskovanje bodisi za pripravo določenih poročil o učinkovitosti. Te smo preprosto dodali v zaostanek za obravnavo v naslednjem sprintu.

 

S tem pristopom sem imel en sam projektni načrt, ki je zagotavljal, da sem izpolnil vse zahtevane korake poročanja in skladnosti s predpisi, hkrati pa mi je še vedno omogočal izjemno prilagodljiv pristop k razvoju neregulirane komponente poslovnega poročanja v projektu.

 

Ker je bilo celotno delo v enem samem razporedu, sem imel enoten pogled na vse, kar se je dogajalo pri tem projektu:

 

  • Informacije, ki sem jih potreboval za upravljanje razporejanja virov najprimernejšim opravilom (tradicionalnim ali agilnim), so bile takoj na voljo
  • Lahko sem pripravil zmogljiva tedenska in mesečna poročila o stanju

 

Agilni pristop je izjemno zmogljiv pristop k izvajanju projektov, s katerim bi vaša organizacija morala prejeti pomembne prednosti v okviru njenega celotnega kompleta orodij za izvedbo projektov. Uporabite ga lahko kot samostojno rešitev, kot del postopnega pristopa k izvedbi ali pa ga vključite v hibridno strukturo izvedbe.

 

Ključno je sprejeti agilna načela, ki bodo vaši organizaciji pomagala doseči uspešno izvedbo, hkrati pa upoštevati tradicionalne procese, ki so vaši organizaciji do zdaj pomagali do uspeha.

Steve Caseley ima več kot 35 let izkušenj s storitvijo Microsoft Project in je aktiven uporabnik storitve Microsoft Project od prve izdaje. Je urednik več knjig, povezanih s storitvijo Microsoft Project in najboljšimi praksami vodenja projektov. Je glavni svetovalec pri podjetju Sensei Project Solutions, kjer velikim organizacijam pomaga doseči odličnost pri izvedbi projektov z uporabo nabora orodij Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

Uvod v okolje Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Sorodna vsebina

Upravljanje poslovanja

Zakaj vodstveni delavci ne marajo vodij projektov?

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.

Spremljajte Microsoft 365

Slovenščina (Slovenija) Zasebnost o zdravstvenem stanju potrošnikov Obrnite se na Microsoft Zasebnost Upravljanje piškotkov Pogoji za uporabo Blagovne znamke O naših oglasih EU Compliance DoCs