Hibridno delo je postalo standard za milijone ljudi. Mnogi so začeli delati en ali več dni na teden od doma, da lahko več časa posvetijo svojim hobijem, nadoknadijo zamujen spanec ali preživijo več časa z družino in prijatelji – namesto, da tičijo v prometu. Dobra novica je, da ta večja prilagodljivost ni vplivala na storilnost. Glede na indeks trendov na področju dela družbe Microsoft 87 odstotkov zaposlenih v hibridnem okolju pravi, da so pri delu produktivni, kazalniki storilnosti v okolju Microsoft 365 pa še naprej naraščajo1.
21 nasvetov za delo od doma
Kako delati od doma
Vendar to ne pomeni, da je delo od doma preprosto. Mnogi se težko povežejo s kulturo podjetja. Brez jasnih meja lahko delo začne posegati v zasebno življenje zaposlenih. Spodnji nasveti vam lahko pomagajo poskrbeti zase in ostati osredotočeni pri delu od doma. Tukaj je vaš popoln vodnik po 20 najboljših praksah dela na daljavo, ki vam bodo pomagale opravljati delo po najboljših zmogljivostih, tudi če delate za kuhinjsko mizo.
1. Izberite delovni kotiček
Če delate povsod, se ne morete nikjer sprostiti. Doma si uredite pisarniški prostor, tudi če je to le kotiček kuhinje. Fizična ločitev prostora za delo od prostora za sprostitev vam bo med delovnim časom pomagala preklopiti v profesionalni način, pozneje pa se osredotočiti na osebne odnose, gospodinjska opravila in druge dejavnosti.
2. Držite se urnika
Določite svoj delovni čas v domači pisarni, da ne boste na koncu delali vso noč. Ni nujno, da je vaš urnik od 9.00 do 17.00 – pomembno je le, da določite reden delovni čas in se ga držite. Če ustvarite to rutino, podobno kot, če ustvarite kotiček za domačo pisarno, bodo vaši možgani dojeli, kdaj je čas za delo ali sprostitev. Poleg tega bodo tudi družinski člani vedeli, kdaj ste jim lahko na voljo.
3. Priskrbite si potrebna orodja
Če se sprašujete, kako učinkovito in uspešno delati od doma, lahko prava oprema naredi veliko razliko. Oprema, ki jo potrebujete:
- Računalnik, tipkovnica, miška in dodatni monitor (izbirno, vendar koristno).
- Programska oprema za videokonference in skupinske klepete.
- Spletna shramba v oblaku za oddaljeni dostop do datotek.
- Slušalke, slušalke z odpravljanjem šumov ali naglavne slušalke z mikrofonom.
- Udoben pisarniški stol, ki nudi oporo.
- Dobra osvetlitev, tako za vas kot za vse, ki so z vami v videoklicu.
- Drugi pisarniški pripomočki, kot so steklenica za vodo, skodelica za kavo, robčki, škarje, pakirni trak, pisalo in papir ter osebni spominki.
4. Oprhajte se in se uredite
»Zakaj bi se uredili, če nikogar ne vidimo?« Med delom na daljavo lahko zlahka pozabimo na higieno in urejenost, vendar to ne vpliva le na naš videz, temveč tudi na naše počutje. Jutranja prha vam lahko pomaga, da se počutite bolj sveže, kot če se samo zbudite in odprete prenosnik. S tem, ko poskrbite za svoj videz, odražate, da cenite sebe in si zaslužite skrb. Tudi če vas nihče ne vidi, se boste počutili samozavestno in pripravljeni boste na morebitne nenapovedane videoklice.
5. Napolnite kuhinjske zaloge
Se spomnite pisarniške kuhinje z brezplačnimi prigrizki in finim aparatom za pripravo kave? Čas je, da si zagotovite svojo. Priskrbite si dober električni grelnik vode ali kavni avtomat ter si naredite zalogo najljubših pijač. Naučite se pripraviti svojo popolno pijačo in napolnite shrambo s prigrizki in dobrotami. Tako boste imeli vse, kar potrebujete za dober začetek dneva.
6. Nastavite ustrezno raven hrupa
Ena od prednosti dela od doma je, da ni zgovornih sodelavcev ali drugih pisarniških motenj. Odločite se, ali vam ustreza tišina ali se lažje osredotočite ob belem šumu oziroma glasbi v ozadju. Če imate doma glasne otroke in hišne ljubljenčke, si priskrbite napravo za ustvarjanje belega šuma ali razmislite o nakupu slušalk z odpravljanjem šumov.
7. Določite pravila za družinske člane
Otroci vidijo, da delate od doma, zato se lahko z njimi igrate kadar koli … kajne? Jasno določite pričakovanja tako, da družinskim članom poveste, kdaj delate in kdaj imate odmore. Vzpostavite sistem, s katerim boste zagotovili tišino med pomembnimi sestanki. Nekaj minut prej jih lahko na to opomnite ali pa na vrata pisarne obesite znak. Če imate doma majhne otroke in partnerja, sestankov ne načrtujte ob istem času, da bo lahko eden od vaju pazil nanje.
8. Upravljajte svoj dan
Nekateri ljudje vstanejo zgodaj in so pripravljeni takoj začeti delati, drugi pa trikrat vklopijo dremež in so najbolj ustvarjalni šele po kosilu. Razmislite, kdaj ste najbolj produktivni, in delovni dan načrtujte glede na svojo raven energije. V koledarju si rezervirajte čas za nemoteno osredotočeno delo in s sporočili o stanju sporočite, kdaj ste zasedeni.
9. Omejite motnje
Med delom lahko hitro začnete brskati po internetu in izgubite občutek za čas. Pomagajte si ostati osredotočeni tako, da nastavite časovnik – na primer 15 minut za branje novic. Uporabljajte programsko opremo ali razširitve brskalnika, ki med delovnim časom blokirajo spletna mesta družabnih omrežij. Opravke načrtujte med odmorom za kosilo ali po delu, da omejite prekinitve.
10. Načrtujte odmore
Nihče ne more biti osredotočen ves dan, vsak dan. Ena od številnih najboljših praks dela od doma je, da si občasno razporedite čas za odklop. V koledar vnesite odmore, da si zbistrite misli in imate nekaj, česar se lahko veselite, na primer:
- Sprehod po ulici.
- Kosilo z družino.
- Obisk priljubljene kavarne.
- Deset minut gledanja prikupnih videoposnetkov z živalmi.
- Popoldanska malica.
11. Raztegnite se in se malo razgibajte
Ker delate od doma, vam ni treba hoditi do sejne sobe, tiskalnika ali pisarne sodelavca, zato imate manj razlogov, da vstanete in se pretegnete. Preprečite boleče mišice in utrujenost tako, da se sprehodite po domu, greste po pošto in se čez dan raztezate. Vaše telo vam bo hvaležno.
12. Bodite pozorni na svojo držo
»Tehnološki vrat« označuje sključeno držo in obremenitev, ki se lahko pojavita zaradi celodnevnega sklanjanja nad zaslonom. Če ste med delom od doma opazili, da je vaša drža vse slabša, je tukaj nekaj predlogov:
- Ne delajte v postelji ali na kavču.
- Nastavite sedež in monitorje tako, da so roke in noge pod kotom 90 stopinj, monitorji v višini oči, hrbet vzravnan, stopala pa plosko na tleh.
- Izvajajte preproste vaje, kot so nagibanje glave z ene strani na drugo, kroženje z rameni naprej in nazaj ter raztezanje.
- Če lahko, obiščite kiropraktika ali maserja.
- Priskrbite si ergonomsko tipkovnico ali oblazinjeno oporo za zapestja pri uporabi tipkovnice in miške.
Kratek tečaj o storitvi Microsoft 365 z aplikacijo Teams
Pomagajte svoji organizaciji uspeti kljub novim izzivom, ki jih prinaša hibridno delo. Pridobite kratek tečaj o storitvi Microsoft 365 z aplikacijo Teams, da ugotovite, kako izboljšati storilnost in sodelovanje, hkrati pa zaščititi svoje podatke.
13. Komunicirajte z namenom
Ko delate od doma, ni spontanih pogovorov na hodniku, poleg tega pa je prek klepeta težko zaznati neverbalne znake komunikacije. Zato je še posebej pomembno, da komunicirate bolj obširno in izberete ustrezen kanal za pogovore. Tukaj je nekaj nasvetov, s katerimi boste lažje ugotovili, kdaj uporabiti kateri komunikacijski kanal:
- Sporočila v klepetu: Klepeti omogočajo takojšen in neformalen pogovor z eno ali več osebami. To je dobro mesto za nadaljevanje pogovora o projektu, hitro pridobivanje mnenja druge osebe ali ohranjanje stika s sodelavcem. Pri uporabi klepeta upoštevajte sporočila o stanju oseb. Če nekdo osredotočeno dela, mu pišite pozneje.
- E-pošta: E-pošta je odličen kanal za formalno pisno komunikacijo. Če želite dokumentirati rezultate srečanja ali predstaviti svoje stališče o zapleteni temi, je e-pošta morda pravo orodje. Vendar lahko e-pošta postane nerodna, ko se več oseb poskuša dogovoriti ali rešiti nesoglasje. Če se po več e-poštnih sporočilih še vedno ne morete uskladiti, razmislite o telefonskem klicu ali srečanju.
- Telefon: Klic lahko poteka med dvema ali več osebami ter je primeren za doseganje soglasja ali obravnavo nujnega vprašanja. Ker slišite ton glasu, lahko s klici zmanjšate nesporazume.
- Videokonferenca: Videokonference omogočajo povezovanje in sodelovanje dveh ali več oseb z različnih lokacij. Ker lahko osebe vidite, lažje razberete nebesedno komunikacijo. Večina programske opreme za videokonference omogoča skupno rabo zaslona in zmogljivosti digitalne table, kar pomaga, da je srečanje bolj podobno srečanju v živo. Če načrtujete videosrečanje, poskrbite, da bo učinkovito za vse. Če sodeluje več oseb, pripravite dnevni red in poskrbite, da vsi razumejo svojo vlogo.
14. Preverite video
Na videoklicih bodite videti urejeno in poskrbite, da v ozadju ni ničesar, kar bi odvračalo pozornost. Ni pomembno, kako urejena je vaša knjižna polica – nekatere aplikacije za videokonference lahko zameglijo ozadje. Pred srečanji vklopite kamero, da preverite, ali je osvetlitev primerna, in jo po potrebi prilagodite. Če vseeno delate v trenirki, imejte v bližini rezervno srajco za nepredvidena videosrečanja.
15. Priskrbite si čistila
Ena stvar, ki vam je nihče ne pove, glede učinkovitega in uspešnega dela od doma, je, kako prašna lahko postane vaša pisalna miza. Imejte pri roki krpo iz mikrovlaken ali podobno krpo za čiščenje monitorjev. Nastavite si opomnik, da vsaj enkrat na mesec umaknete vse s pisalne mize, jo obrišite ali odstranite prah ter stvari vrnite na svoje mesto. Razpršila s stisnjenim zrakom so uporabna tudi za odstranjevanje drobtin in prahu iz tipkovnice.
16. Proaktivno ohranjajte stike
Normalno je, da se pri delu od doma počutite osamljeno in odrezano od drugih. Ne čakajte, da se vam oglasijo drugi – z vodjo in ekipo načrtujte redne pogovore. Povejte, kaj potrebujete, in drugim sporočite, če imate težave, da vam lahko pomagajo. Če nekoga pogrešate, v koledarju te osebe rezervirajte 15 minut za pogovor. Če ste naveličani videosrečanj, med sprehodom nekoga pokličite po telefonu.
17. Pomagajte zaščititi občutljive informacije
Delo od doma je lahko videti neformalno, saj za vstop ne potrebujete službene izkaznice, vendar morajo zaupne službene informacije ostati zaupne. Družinskim članom ne dovolite uporabljati službenega računalnika in upoštevajte najboljše prakse, kot je redno spreminjanje gesel. Pri občutljivih klicih poskrbite, da vas druge osebe ne morejo slišati, ter izključite pametne naprave Bluetooth. Službenih naprav ne puščajte brez nadzora, ne doma ne na javnih mestih. Posodobitve programske opreme namestite takoj, ko so na voljo, da naprave ne bodo ranljive za kibernetske grožnje, in se izogibajte nezaščitenim brezžičnim povezavam.
18. Uporabljajte sporočila o odsotnosti
Pri e-pošti, klepetu in videoklicih je lahko pričakovati takojšnje odgovore sodelavcev, vendar se morate včasih umakniti zaradi opravka. Preden za več kot nekaj minut zapustite delovno mesto, posodobite svoje stanje v aplikaciji za skupinski klepet, po možnosti z navedbo časa vrnitve in časovnega pasu (»vrnem se do 14.30 po pacifiškem času« je bolje kot »vrnem se čez eno uro«). Po potrebi v sporočilo o odsotnosti vključite svojo telefonsko številko, da vas lahko sodelavci dosežejo v nujnih primerih.
19. Preverite, kako se počutite
Po mesecu ali dveh se vprašajte: »Ali to deluje?« Kaj vam je pri ureditvi dela od doma všeč in kaj vam ni všeč? Poskusite prestaviti pisarno v drug prostor, se pomakniti bliže oknu, dodati blazino na stol ali preurediti pisalno mizo. Če polni čas delate na daljavo in pogrešate pisarno, razmislite o tem, da bi šli enkrat ali dvakrat na teden v pisarno, če je to mogoče.
20. Bodite prijazni do sebe
Bodite prizanesljivi do sebe – smo ljudje, ne roboti. Ne bodite prestrogi do sebe, če se težko osredotočite ali ne morete delati z največjo učinkovitostjo. Tudi ob upoštevanju teh najboljših praks za delo od doma ima vsakdo kdaj slab dan. Potrudite se po svojih najboljših močeh ter bodite prizanesljivi do sebe in svoje ekipe.
Naslednji koraki
Delo od doma, ne glede na to, ali delate od doma enkrat na teden ali vsak dan, lahko obogati vaše življenje, saj skrajša čas, ki ga porabite za vožnjo, ter vam omogoči več priložnosti za hobije in druženje z družino ter prijatelji. Čeprav se je na začetku morda težko osredotočiti na delo od doma, vam lahko hibridno ali oddaljeno delo s primerno ureditvijo in najboljšimi praksami omogoči večji nadzor nad časom ter večje zadovoljstvo pri delu.
Sodelujte in se povezujte med delom na daljavo z brezplačno aplikacijo za skupinski klepet ali takoj začnite uporabljati celovito zbirko poslovnih aplikacij, s katerimi boste lažje ostali produktivni.
Ekipa okolja Microsoft 365 je osredotočena na skupno rabo virov, s katerimi lahko začnete, vodite in razširite svoje podjetje.
- [1]
»Hibridno delo ni nič drugega kot delo. Ali delamo kaj narobe?« Microsoftov indeks trendov na področju dela,
22. september 2022, str. 5, 2022_Work_Trend_Index_Pulse_Report_Sep-3697v2.pdf (ctfassets.net)
Uvod v okolje Microsoft 365
To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.
Sorodna vsebina
Poslovna storilnost
Osem načinov za spodbujanje uvajanja tehnologije za delavce, ki so v neposrednem stiku s strankami
Upravljanje poslovanja
Izboljšanje varnosti hibridnega oblaka z ogrodjem Ničelnega zaupanja
Upravljanje poslovanja
Kaj je zelo majhno podjetje?
Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.
Spremljajte Microsoft 365