Sprievodca používaním zápisu BPMN v podnikaní pre začiatočníkov
Čo je BPMN?
Čo vidíte, tomu uveríte. Jeden obrázok povie viac ako tisíc slov. Ukážte mi to, nehovorte mi o tom. Práve podobné výroky prispeli k obrovskej popularite notácie modelovania podnikových procesov (BPMN) v mnohých rôznych typoch podnikov, odvetví a profesií. Čo presne však BPMN je a ako funguje?
Stručne povedané, BPMN je štandardizovaná metóda vývojových diagramov, pomocou ktorej môžete vytvárať a zdieľať ľahko zrozumiteľné diagramy. Tieto diagramy môžu vizuálne modelovať jednotlivé kroky podnikového procesu od začiatku do konca.
Príklad diagramu procesu zmeny adresy v BPMN (vyššie)
Hoci existuje viacero metód modelovania procesov, BPMN sa rýchlo stalo de facto štandardom modelovania procesov, a to z dobrého dôvodu.
Aké sú jeho možnosti?
Jednou z najvýznamnejších výhod BPMN je možnosť vytvárať vývojové diagramy, ktoré môžu byť podľa potreby jednoduché alebo zložité. Vďaka tomu im ľahko porozumejú zainteresované strany v podniku na všetkých úrovniach, či už technické alebo netechnické.
Práve táto vlastnosť pravdepodobne stojí za obľúbenosťou BPMN. Prieskum z roku 2016 zistil, že 64 % podnikov má záujem zaviesť BPMN, aby zjednodušili svoje podnikové procesy. Cieľ je pre väčšinu spoločností jednoduchý: ušetriť peniaze znížením nákladov a zvýšením produktivity.
Prečo je to potrebné?
V stávke je veľa. Pozrite si tieto štatistiky z prieskumu podnikov z roku 2018:
- 37 % respondentov uviedlo, že ich organizácie realizujú viacero projektov podnikových procesov na vysokej úrovni
- 93 % organizácií v prieskume sa venuje viacerým projektom zlepšovania procesov
- 79 % uviedlo, že používa procesné softvérové nástroje na modelovanie procesov, ktoré analyzuje a plánuje zmeniť
- Okrem toho 65 % opýtaných súhlasilo alebo rozhodne súhlasilo s tým, že procesy a technológie BPMN pomohli ich organizáciám zvýšiť efektivitu, flexibilitu a spokojnosť zákazníkov
- Väčšina respondentov (52 %) však uviedla, že procesy vo svojej spoločnosti modeluje alebo dokumentuje len príležitostne
Okrem zvyšovania efektivity patria medzi ďalšie relevantné dôvody na podporu práce s podnikovými procesmi:
- Zvýšenie spokojnosti zákazníkov
- Zvýšenie schopnosti organizácie reagovať
- Zlepšenie koordinácie a kontroly v podniku
- Uvedenie nového produktu alebo obchodnej línie
- Dodržiavanie nových predpisov
- Reakcia na mimoriadne udalosti, ako je zlúčenie alebo akvizícia
Od IT, finančných služieb, poisťovníctva a výroby až po vzdelávanie, telekomunikácie, maloobchod, počítače a softvér – každá spoločnosť môže ťažiť zo zlepšených podnikových alebo organizačných procesov.
Ako sa BPMN používa?
Cieľom BPMN je poskytnúť každému jasný pohľad na proces od začiatku do konca. Pomáha vytvoriť vizuálnu cestu, ktorá preklenie medzery a ukáže postupnosť podnikových aktivít potrebných na prechod od jedného konca procesu k druhému.
Tu je niekoľko výhod, ktoré môžu podniky získať používaním BPMN:
- Jednoduchšia komunikácia a spolupráca pri dosahovaní cieľa
- Jednoduché vizuálne znázornenie krokov
- Možnosť prispôsobiť zobrazenie rolám zainteresovaných strán (napr. analytikom, účastníkom procesu, manažérom, vývojárom, externým tímom a konzultantom)
- Identifikácia problémov v procesoch, ktoré môže byť potrebné vyriešiť
- Prehľad o potenciálnych oblastiach na zlepšenie
- Podpora kvalitnejších výsledkov
Príklady modelovania procesov
Zamerané na podnikanie
Mnohí odborníci a organizácie chcú modelovať proces na veľmi vysokej úrovni so zameraním na ľudí. V takom prípade si použitie len niekoľkých symbolov vyžaduje menej podrobných znalostí BPMN, takže zápis zostáva jednoduchý. Naopak, tieto modely možno prispôsobiť aj tak, aby boli mimoriadne podrobné pre IT a ďalšie technické zainteresované strany.
Tu je len niekoľko príkladov typov procesov, ktoré môžu tieto vývojové diagramy vizuálne znázorniť:
- Riešenie sťažností zákazníkov počas telefonátov
- Predaj produktov online
- Pracovný postup výroby
- Spracovanie poistných udalostí
- Vývojové diagramy prijímania zamestnancov
- Metódy nástupu nových zamestnancov
Príklad procesu BPMN s diagramom brány
Vyskúšajte Visio zdarma na 1 mesiac
Po uplynutí mesačnej bezplatnej skúšobnej verzie vám zaúčtujeme príslušný poplatok za predplatné. Vyžaduje sa kreditná karta. Predplatné môžete kedykoľvek zrušiť, aby sa vám poplatky už ďalej neúčtovali.
Zamerané na technické oblasti
Ako už bolo spomenuté, diagramy môžete vytvoriť s takou mierou podrobností, akú potrebujete. Môžu napríklad znázorňovať toky procesov zamerané na IT, kódovanie a ďalšie:
- Webové služby B2B
- Vizualizácia vykonávania kódu v programe
- Znázornenie štruktúry webovej lokality alebo aplikácie
- Zobrazenie toho, ako sa návštevníci pohybujú po webovej lokalite
- Zobrazenie toku údajov v systémoch, ako sú zadávanie údajov, procesory a komunikačné siete
V zložitejších verziách môžete modelovať komplexné podnikové udalosti, ako sú správy, časovače, obchodné pravidlá a chybové stavy. Pozrime sa podrobnejšie na tieto zložitejšie verzie BPMN.
Prvky a symboly v BPMN 2.0
Zápis BPMN má päť základných kategórií prvkov a v rámci nich množstvo rôznych tvarov a symbolov. Tu je stručný prehľad:
Objekty toku
Tieto prvky zobrazujú správanie v podnikovom procese a patria medzi ne:
- Aktivity: Práca alebo úlohy vykonávané osobou či systémom (znázornené ako obdĺžnik so zaoblenými rohmi).
- Udalosti: To, čo sa deje počas procesu: začiatočné, priebežné a koncové udalosti (znázornené ako kruhy).
- Brány: Znázorňujú cestu sekvenčného toku v procese (znázornené ako kosoštvorce). Ďalšie podrobnosti môžu zahŕňať rozhodovacie body.
Údajové objekty
Tieto prvky poskytujú informácie o údajoch v procese. Údaje sa znázorňujú štyrmi spôsobmi:
- Vstupy údajov (znázornené ako stránka s ohnutým rohom a šípkou doprava) sú úlohy závislé od údajov. Nemôžu pokračovať, kým sa nezhromaždia konkrétne údaje.
- Výstupy údajov (znázornené ako stránka s ohnutým rohom a plnou šípkou doprava) sa používajú na zobrazenie okamihu, keď proces vytvorí údaje.
- Zhromažďovanie údajov (znázornené ako stránka s ohnutým rohom a tromi plnými čiarami v strede dolnej časti) je akákoľvek činnosť zhromažďovania údajov požadovaná v procese (napr. prieskum).
- Úložiská údajov (znázornené ako kontajner) slúžia ako miesto na zhromažďovanie údajov získaných z procesu.
Spojovacie objekty
Tieto objekty navzájom prepájajú objekty toku alebo ich spájajú s ďalšími informáciami a zobrazujú tok procesu:
- Sekvenčné toky (znázornené plnou šípkou doprava) zobrazujú poradie vykonávaných aktivít.
- Toky správ (znázornené prerušovanou šípkou doprava s kruhom na ľavej strane) zobrazujú správy a poradie toku medzi účastníkmi.
- Asociácie (znázornené bodkovanou čiarou) prepájajú text a artefakty s udalosťou.
Plavecké dráhy
Tento pojem označuje bazény a dráhy.
- Bazén: „Kontajner“ jedného procesu.
- Dráhy: Klasifikujú aktivity v rámci bazéna. Zobrazené vodorovne alebo zvislo rozdeľujú bazén na časti a ukazujú zodpovednosť a umiestnenie udalostí.
Artefakty
Tieto prvky poskytujú ďalšie podrobnosti o procese. Existujú dva typy artefaktov:
- Skupiny: Znázorňujú sa ako rámčeky s výrezmi a obklopujú skupinu prvkov, čím ukazujú, že spolu súvisia.
- Textové anotácie: Ide jednoducho o poznámky (predchádza im jedna ľavá hranatá zátvorka), ktoré čitatelia ľahko uvidia bez potreby otvárať ďalšie podrobnosti. Známe aj ako komentáre.
Zjednodušte BPMN pomocou softvéru
Pri vytváraní vývojového diagramu nemusíte začínať od nuly, najmä ak s BPMN ešte len začínate.
Softvérový nástroj vám umožní vytvárať diagramy rýchlejšie a zefektívniť model podnikového procesu. Vyberte softvér, ktorý vám umožní:
- Rýchlo začať vytvárať profesionálne diagramy. Vytvárať vývojové diagramy BPMN pomocou pripravených šablón a príkladov.
- Dodať diagramom profesionálny a príťažlivý vzhľad pomocou pripravených motívov a efektov.
- Využívať intuitívne funkcie, ako sú presúvanie myšou, zarovnanie a umiestnenie či automatické pripájanie, a vytvárať diagramy efektívnejšie.
- Pracovať v ekosystéme obsahu, ktorý poskytuje základnú množinu tvarov BPMN 2.0 aj ďalšie tvary, teda stovky graficky odlišných symbolov.
- Využívať úroveň podpory, ktorá umožňuje vytvárať základné diagramy BPMN aj podrobnejšie diagramy s logikou výnimiek, informáciami o zdrojoch a rolách, základnými informáciami o toku údajov a informáciami o komunikácii medzi účastníkmi.
- Kontrolovať chyby overením diagramu podľa 76 logických pravidiel vizuálnej správnosti založených na štandarde BPMN 2.0 a zobraziť zoznam problémov na kontrolu.
- Načítať vlastnú množinu logistických pravidiel týkajúcich sa vizuálnej správnosti.
- Voľne zdieľať svoju prácu ako zabezpečené webové prepojenie, prílohu, obrázok alebo PDF a odpovedať na komentáre online.
- Spolupracovať s ostatnými pomocou spolutvorby, komentovania a poznámok.
- Spoločne upravovať diagramy s tímom, udržiavať jednu aktuálnu verziu a minimalizovať konflikty verzií.
- Zistiť, kto pracuje na konkrétnych častiach diagramu, dostávať oznámenia o zmenách a vybrať, kedy sa tieto zmeny zlúčia do hlavného súboru.
- Integrovať diagramy prepojené s údajmi do tabule Power BI. Táto integrácia môže podporiť prevádzkovú a podnikovú analytiku, aby ste lepšie pochopili celkový obraz.
- Sami automatizujte pracovné postupy podnikových procesov, zrýchlite ich vytváranie a poskytnite IT viac času na strategické iniciatívy
- Pristupovať k diagramom takmer odkiaľkoľvek v prehliadači alebo aplikácii pre iPad®.
Tipy na začiatok
Od skúsených vlastníkov podnikových procesov až po analytikov môže zjednodušenie podnikových procesov priniesť výhody bez ohľadu na to, aké jednoduché alebo zložité sú. Ak sa vám množstvo informácií zdá trochu ohromujúce, pamätajte: môžete vytvoriť jednoduchý vývojový diagram BPMN a postupne ho ďalej rozpracovať.
Ak chcete vidieť, ako to funguje v praxi, k dispozícii je množstvo šablón a inštruktážnych videí, ktoré vám pomôžu vytvoriť základný diagram. Keď získate viac istoty, môžete pridať ďalšie podrobnosti. Ďalšie informácie o používaní procesu kompatibilného s BPMN a softvéru nájdete v tomto podrobnom sprievodcovi.
Tím Microsoft 365 sa zameriava na zdieľanie zdrojov, ktoré vám pomôžu začať s podnikaním, viesť svoj podnik a postupne ho rozširovať.
Začíname používať Visio
Pomocou Visia môžete vizualizovať a komunikovať nápady, informácie a procesy prakticky z ľubovoľného miesta a z ľubovoľného zariadenia.
Súvisiaci obsah
Produktivita
Výber najefektívnejšieho vývojového diagramu
Produktivita
Tipy týkajúce sa mapovania sieťového diagramu
Produktivita
Ako zvýšiť produktivitu pomocou mapovania a automatizácie procesov
Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.
Sledujte Microsoft 365