Zvýšte svoju produktivitu pomocou týchto základných tipov a trikov aplikácie Outlook

Outlook zjednodušuje používanie e-mailu, kalendára, kontaktov, úloh a ďalších činností. Všetko na jednom mieste. Niet divu, že od roku 2017 zaznamenáva trvalý rast používania v mobilných zariadeniach. Všetci títo používatelia majú k dispozícii tipy a triky v Outlooku na zvýšenie produktivity.

Tu je niekoľko spôsobov, ako využívať Outlook naplno.

Ako jeden z miliónov používateľov Outlooku si možno myslíte, že už viete, ako ho používať čo najefektívnejšie. Pre každý prípad tu uvádzame sedem tipov a trikov, ktoré možno ešte nepoznáte.

#1 Umožnite Outlooku rozprávať

Nerozpráva vlastne Outlook, ale Cortana, asistentka na podporu produktivity od spoločnosti Microsoft. Cortana je integrovaná do mobilného Outlooku prostredníctvom funkcie Prehrať e-maily. Po nastavení tejto funkcie v Outlooku si môžete nové e-maily vypočuť aj na cestách. Môžete ich aj spravovať. Pomocou hlasu a bez použitia rúk môžete správy označiť ako neprečítané, označiť ich príznakom, odstrániť ich alebo na ne odpovedať.

Ešte lepšie je, že Cortana nečíta len e-maily. Môže vám pomôcť udržiavať vo všetkom poriadok (s hlasom podľa vášho výberu). AI vás upozorní na zmeny udalostí a dokonca rozpozná konflikty v plánovaní v kalendári. Zobraziť, ako to funguje.

#2 Používajte prioritnú doručenú poštu

Najmä v telefóne môže byť prechádzanie preplnenou doručenou poštou náročné. Pomocou Prioritnej doručenej pošty si môžete uľahčiť rýchle prehľadávanie e-mailov a nájsť to, čo potrebujete. Môžete vytvoriť priečinky Prioritné a Iné, ktoré budú zodpovedať dvom priečinkom doručenej pošty. Následne môžete medzi nimi prepínať presunutím tlačidla umiestneného v hornej časti doručenej pošty.

Outlook triedi e-maily za vás a presúva dôležité správy do priečinka Prioritné a napríklad nevyžiadanú poštu do priečinka Iné. Klasifikáciu správ môžete rýchlo meniť tak, že ich premiestnite z jednej sekcie doručenej pošty do druhej. Ak chcete, aby sa komunikácia od určitého odosielateľa zobrazovala na konkrétnom mieste, vyberte možnosť Vždy premiestniť do priečinka Prioritné, prípadne naopak.

Navyše, čím viac budete používať funkciu Prioritná doručená pošta, tým bude inteligentnejšia. Bude si všímať, ako triedite poštu, aby dokázala lepšie klasifikovať prichádzajúce správy a pomohla vám sústrediť sa na to najdôležitejšie.

#3 Zdieľajte kalendáre

Viac využiť zo života, viac využiť z Outlooku

Inteligentný spôsob, ako si udržať prehľad o novinkách vo vašom priečinku doručenej pošty. Ušetrite svoj čas s funkciou Prehrať moje e-maily v Outlooku v systéme iOS

Začíname

Všetci vieme, že na schôdzach strácame príliš veľa času. Kým sa vám tento problém podarí vyriešiť vo vašej organizácii, Outlook vám pomôže odstrániť neefektivitu pri organizovaní schôdzí.

Pri používaní zdieľaných kalendárov v Outlooku prejdite do nastavení kalendára a vyberte ľudí, s ktorými ho chcete zdieľať, napríklad kolegov alebo priateľov. Rôznym tímom môžete priradiť rozdielne farby, ako aj spravovať povolenia, a stanoviť tak, či osoby, s ktorými kalendár zdieľate, ho môžu iba zobrazovať, upravovať alebo aj spravovať (prostredníctvom delegátov). Okrem toho môžete tiež vybrať podrobnosti, ktoré chcete zdieľať. Môžete sa rozhodovať medzi možnosťami Všetko, Iba nadpisy a umiestnenie alebo Iba keď nemám čas.

#4 Využite Rozvrhového asistenta

Keď zdieľate kalendáre, môžete v mobilnom zariadení použiť Rozvrhového asistenta a namiesto výmeny e-mailov jednoducho nájsť vhodný čas na stretnutie. Vytvorte udalosť v kalendári a pridajte ľudí, ktorých chcete pozvať. Následne sa môžete pomocou výberu času Rozvrhového asistenta presunúť myšou na čas v kalendári, ktorého farba sa zmení na zelenú. To znamená, že všetci sú k dispozícii. Rezervovať!

#5 Zmieňte sa o niekom a upútajte jeho pozornosť

Keď pracujeme spolu s niekým v kancelárii, stačí povedať „Ahoj, Jana!“ Keď Jana začuje svoje meno, spozornie. To isté môžete urobiť aj v telefóne pomocou @zmienok v Outlooku. Keď použijete zmienku @Jana v e-mailovej správe, príjemcovi sa zobrazí pozvanie do konverzácie.

Keď ostatní ľudia použijú v @zmienke vaše meno, vo vašej doručenej pošte sa zobrazí úryvok správy s príslušnými vetami okolo vašej @zmienky. Táto funkcia umožňuje na prvý pohľad zistiť, čo je dôležité.

#6 Prispôsobte si možnosti potiahnutia prstom

V aplikácií na výber partnera môžete potiahnutím prstom doprava alebo doľava rozhodovať o potenciálnych partneroch. V priečinku doručenej pošty Outlooku to môže fungovať rovnako. Otvorte položku Nastavenia v Outlooku Mobile a vyberte položku Možnosti potiahnutia prstom. Potiahnutie prstom doľava a doprava môžete priradiť k niekoľkým preferovaným akciám:

Odstrániť
Označiť ako prečítané
Označiť ako neprečítané
Označiť príznakom
Archivovať

#7 Použite možnosť Nerušiť

Neustále kontrolovanie e-mailov v nás môže niekedy vyvolávať pocit, že sme laboratórne krysy. Stláčame to maličké tlačidlo, aby sme dostali odmenu v podobe novej správy. Je to však rušivé. Pomocou funkcie Outlooku Nerušiť sa môžete sústrediť na to, čo je v danej chvíli dôležité. Vypnutím oznámení z aplikácií môžete upriamiť svoju pozornosť na schôdzu alebo zostavu, ktorú potrebujete dokončiť.

Funkciu Nerušiť si môžete pevne stanoviť napríklad na každé poobedie, skôr než odídete domov. Vďaka tomu tak získate čas, kedy sa môžete sústrediť a pripraviť sa na ďalší deň. Môžete tiež nastaviť časovo obmedzené použitie funkcie Nerušiť, ktorá podľa potreby začne okamžite.

Buďte v kontakte a usporiadajte si veci aj na cestách

Preťaženie priečinka doručenej pošty predstavuje reálnu hrozbu. Outlook Mobile vám pomôže zostať v kontakte a organizovať všetko potrebné aj na cestách. Vďaka pomoci Cortany a týmto ďalším tipom a trikom pre Outlook môžete mať osobnú aj pracovnú komunikáciu a záväzky pod kontrolou.

Tím Microsoft 365 sa zameriava na zdieľanie zdrojov, ktoré vám pomôžu začať s podnikaním, viesť svoj podnik a postupne ho rozširovať.

SÚVISIACE PRODUKTY
Microsoft 365

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť

Súvisiaci obsah

Produktivita

10 tipov na používanie cloudového úložiska v telefóne

Prečítať si viac

Produktivita

Päť spôsobov spolupráce so vzdialeným marketingovým tímom

Prečítať si viac

Produktivita

Najlepšie tipy na zvýšenie produktivity pre vzdialenú alebo mobilnú kanceláriu

Prečítať si viac

^{Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.}

Zvýšte svoju produktivitu pomocou týchto základných tipov a trikov aplikácie Outlook

#1 Umožnite Outlooku rozprávať

#2 Používajte prioritnú doručenú poštu

#3 Zdieľajte kalendáre

Viac využiť zo života, viac využiť z Outlooku

#4 Využite Rozvrhového asistenta

#5 Zmieňte sa o niekom a upútajte jeho pozornosť

#6 Prispôsobte si možnosti potiahnutia prstom

#7 Použite možnosť Nerušiť

Buďte v kontakte a usporiadajte si veci aj na cestách

Začíname so službou Microsoft 365

Súvisiaci obsah

10 tipov na používanie cloudového úložiska v telefóne

Päť spôsobov spolupráce so vzdialeným marketingovým tímom

Najlepšie tipy na zvýšenie produktivity pre vzdialenú alebo mobilnú kanceláriu

Sledujte Microsoft 365