Riadenie projektov: tradičné, iteračné alebo hybridné?

Podobne ako väčšina projektových manažérov (a organizácií) sa pravdepodobne snažíte vybrať optimálny prístup k realizácii projektov. Väčšina z nás si uvedomuje, že tradičné prístupy nezaručujú úspešnú realizáciu, a preto stále hľadáme lepší spôsob.

Agilné alebo iteračné techniky vývoja získali v posledných rokoch veľa pozitívnej pozornosti ako výrazné zlepšenie, ktoré vedie k úspešnejšej realizácii projektov. Preto sa vaša organizácia, podobne ako mnohé dnešné organizácie, pravdepodobne zamýšľa nad tým, kde a ako možno tieto agilné alebo iteračné techniky vývoja najlepšie využiť na zlepšenie včasnosti aj úspešnosti realizácie projektov.

Stručne povedané, pri iteračných technikách vývoja sa funkcie projektu plánujú, vyvíjajú a implementujú v malých častiach (iteráciách). Kľúčom k úspešnej iteračnej realizácii je, aby každá malá časť fungovala ako menší miniprojekt v rámci celého projektu. Vďaka tomu možno v každej iterácii miniprojektu lepšie naplánovať úsilie potrebné na dvojtýždňovú iteráciu než na dvojročný plán. Keďže navyše plánujeme v dvojtýždňových intervaloch, plán na nasledujúce dva týždne môžeme jednoducho prispôsobiť všetkým zisteným zmenám.

Prípadová štúdia: agilný verzus tradičný prístup

Na chvíľu sa zastavím pri netechnickej situácii, v ktorej priniesol agilný prístup väčší úspech než tradičný plán.

Ako príklad použime plánovanie aktivít na celý deň – to bude náš projekt. Podobne ako pri veľkom projekte je tu veľa neistoty a rizika: nevieme, čo sa stane po obede a ako to ovplyvní náš plán, no tradičný prístup hovorí, že si máme vytvoriť komplexný plán na každú hodinu dňa od vstávania o 6.00 až po spánok o 23.00.

O 9.00 už máme sklz, pretože nás cestou do práce zdržala premávka, o 10.00 nás zavolajú na mimoriadnu schôdzu a do poludnia sme z denných úloh stihli len prísť do kancelárie – aj to s oneskorením.

Teraz sa na to pozrime ako na agilný projekt, v ktorom plánujeme len nasledujúcu iteráciu: pripraviť sa na odchod z domu (príbehy teda sú: sprcha, raňajky a odprevadenie detí do školy). Všetko sa úspešne podarilo načas a v rámci rozpočtu.

S istotou teda plánujeme ďalšiu iteráciu, ktorou je cesta do kancelárie (autom na autobusovú stanicu, prímestským vlakom na stanicu a potom mestským autobusom do kancelárie).

Táto iterácia neprebieha veľmi dobre: pri prvom príbehu (cesta autom na autobusovú stanicu) nastanú problémy s premávkou, preto používateľský príbeh zmeníme na cestu autom priamo do kancelárie a dohodneme sa, že zvyšné dva príbehy odstránime z plánu iterácie. Po príchode naplánujeme ďalšiu iteráciu. Uprostred plánovacieho cyklu sa však pridá nový príbeh (mimoriadna schôdza), ktorý zaberie celú nasledujúcu iteráciu.

Po obede sa situácia napokon upokojí, môžeme sa pozrieť na backlog a začať pracovať na úlohách s najvyššou prioritou. Počas popoludnia úspešne dokončíme dve iterácie zamerané na najdôležitejšie položky.

Keby sme sa držali tradičného plánu, tieto položky s najvyššou prioritou by sme nikdy nedokončili, pretože by sa pre sklz spôsobený cestou do kancelárie presunuli na nasledujúci deň.

Ktorý prístup je najlepší – agilný, tradičný alebo hybridný?

Práve vďaka flexibilite pri prispôsobovaní sa meniacim obchodným potrebám sú agilné alebo iteračné metódy mimoriadne vhodné, a preto ich zavádza mnoho organizácií. Je však vaša organizácia naozaj pripravená naplno prejsť na agilný prístup? Podľa mojich skúseností plnému zavedeniu agilného prístupu často bráni viacero prekážok, najmä pevne zavedené organizačné zásady, ktoré často nie sú úplne kompatibilné s agilnými prístupmi.

Zásady, ako je požiadavka na pevný rozpočet, vyhlásenie o očakávaných prínosoch a cieľový dátum pred schválením projektu, sú dôležité (no nie práve agilné). Podobne je nevyhnutné dodržiavať organizačné zásady implementácie, aby nové riešenia neovplyvnili existujúcu prevádzku (to však rozhodne nie je agilné).

Mnohé organizácie preto riešia, ako zachovať niektoré kľúčové „tradičné procesy“ a zároveň sa prispôsobiť iteračným metódam. Riešením je hybridný model realizácie. Niektoré časti projektu možno realizovať tradičnými metódami riadenia a iné iteračným spôsobom.

Hybridný model realizácie

Najbežnejší hybridný model, s ktorým som sa stretol, využíva tradičné spustenie a plánovanie projektu, po ktorom nasleduje séria iterácií prerušovaná tradičnými implementačnými aktivitami pri vydaniach, potom ďalšia séria iterácií a tradičná implementácia.

V tomto modeli vytváram tradičnú štruktúru rozpisu práce (WBS) založenú na výstupoch, ktorá identifikuje kľúčové výstupy potrebné v organizácii na schválenie projektu, napríklad Chartu projektu, Plán riadenia projektu a Rozpočet projektu.

Tieto úvodné výstupy možno vytvoriť a riadiť tradičnými metódami, aby vedenie videlo, že projekt je vhodný a že sa doň oplatí investovať zdroje.

Po schválení môže projekt prejsť na iteračný prístup, pri ktorom sa udržiava backlog príbehov a príbehy s najvyššou prioritou sa vyberajú a úplne spracujú v nasledujúcej iterácii. Pohľad na projekt sa zmení z tradičného Ganttovho diagramu na interaktívnu tabuľu s presúvaním položiek, ktorá umožňuje dynamicky priraďovať príbehy k iteráciám.

Vlastník produktu môže kedykoľvek, často každý deň, pridávať, odstraňovať a meniť príbehy v backlogu tak, aby odrážali meniace sa obchodné potreby.

Na konci každej iterácie sa zastavíme, spätne vyhodnotíme úspechy a neúspechy a vykonáme zmeny potrebné na zlepšenie. Potom, a to je najdôležitejšie, skontrolujeme produktový backlog a vyberieme najdôležitejšie príbehy ako kandidátov na nasledujúcu iteráciu. Tento prístup zabezpečuje, že projekt sa vždy zameriava na najvhodnejšiu prácu s najvyššou hodnotou.

V rámci každej iterácie môže tím používať agilné princípy, napríklad dennú stand-up poradu, a diskutovať o stave príbehov naplánovaných na aktuálnu iteráciu. Tím tak má úplnú kontrolu nad prácou dokončenou v rámci iterácie a zároveň sa zabezpečuje, že celkový projekt zostáva aktuálny a dostupný na podnikové vykazovanie vzhľadom na kapacitu zdrojov a stav portfólia a programu.

Jedným z kľúčových agilných princípov je možnosť implementovať výsledné riešenie v malých vydaniach. Výhodou je, že predbežné funkcie možno začať používať a čo najskôr tak dosiahnuť časť očakávaných obchodných prínosov.

Ďalšou výhodou je včasné overenie riešenia, takže všetky potrebné úpravy možno jednoducho zapracovať do zostávajúcich príbehov v produktovom backlogu. Len čo sa preto v iteráciách dokončí dostatok príbehov s vysokou prioritou, projekt sa vráti k tradičnému cyklu a vykonajú sa štandardné implementačné úlohy požadované organizáciou.

Vyskúšať Microsoft Project zadarmo

Vyskúšajte Microsoft Project na jeden mesiac zadarmo

Zistiť, ako na to

Tieto aktivity súvisiace s vydaním a implementáciou sa naplánujú a budú riadiť tradičnými prístupmi. Zabezpečí sa tak dodržiavanie definovaných procesov, aby sa pri implementácii nových projektov minimalizoval vplyv na existujúcu prevádzku.

Po dokončení prvého vydania sa projekt vráti k agilným prístupom a začne ďalšiu sériu iterácií, aby pokračoval vývoj zostávajúcich príbehov.

Hoci je tento „fázový“ spôsob kombinovania agilných a tradičných prístupov najbežnejší, jednotlivé prístupy môžete kombinovať podľa konkrétnych požiadaviek na realizáciu projektu. Napríklad som riadil projekt, pri ktorom sa pri zavádzaní nového produktu vo veľmi prísne regulovanom odvetví vyžadovala mimoriadne vysoká úroveň súladu a validácie. Väčšina môjho projektu sa preto plánovala a riadila tradičnými metódami.

Súčasťou projektu však bola aj oblasť business intelligence, v ktorej moja spoločnosť analyzovala obrovské množstvo údajov o výkone generovaných systémom. Túto časť najlepšie podporoval agilný prístup. Pri BI časti projektu (ktorá prebiehala súbežne s tradičnou prácou) sme vybrali príbehy s najvyššou prioritou, ktoré bolo možné dokončiť počas trojtýždňového sprintu, a uskutočnili iteráciu.

Keďže mnohé z týchto príbehov mali prieskumný charakter, často sme vytvárali nové príbehy na ďalšie skúmanie alebo na tvorbu konkrétnych výkazov o výkone. Tie sa jednoducho pridali do backlogu, aby sa zvážili v nasledujúcom sprinte.

Vďaka tomuto prístupu som mal jeden harmonogram projektu, ktorý zabezpečoval splnenie všetkých požadovaných krokov vykazovania a regulácie a zároveň umožňoval mimoriadne flexibilne vyvíjať neregulovanú časť projektu zameranú na obchodné výkazníctvo.

Keď bola všetka práca v jednom harmonograme, mal som jednotný pohľad na všetko, čo sa v projekte dialo:

Okamžite som mal k dispozícii informácie potrebné na prideľovanie zdrojov najvhodnejším úlohám (tradičným alebo agilným)

K dispozícii bola aj možnosť vytvárať účinné týždenné a mesačné správy o stave

Agilný prístup je mimoriadne účinný spôsob realizácie projektov, ktorý môže priniesť výrazné výhody celkovému súboru nástrojov vašej organizácie na realizáciu projektov. Možno ho použiť samostatne, ako súčasť fázového prístupu k realizácii alebo ho začleniť do hybridnej štruktúry realizácie.

Kľúčom je osvojiť si agilné princípy, ktoré vašej organizácii pomôžu úspešne realizovať projekty, a zároveň dodržiavať tradičné procesy, vďaka ktorým bola organizácia úspešná doteraz.

Steve Caseley má viac ako 35 rokov skúseností s Microsoft Projectom a aktívne ho používa od jeho prvého vydania. Je editorom viacerých kníh o Microsoft Projecte a osvedčených postupoch projektového riadenia. Je hlavným konzultantom v spoločnosti Sensei Project Solutions, kde pomáha veľkým organizáciám dosahovať špičkovú realizáciu projektov pomocou súpravy nástrojov Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

SÚVISIACE PRODUKTY
Office 365

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť teraz

Súvisiaci obsah

Riadenie podniku

Prečo vedúci pracovníci neznášajú projektových manažérov?

Prečítať si viac

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.