Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Эффективное управление бизнес-процессами (BPM) следует непрерывному жизненному циклу, который обеспечивает не только внедрение процессов, но и их постоянное уточнение со временем. Пять ключевых шагов управления бизнес-процессами включают:
 

1. Проектирование. Определите цели, роли, входные данные, выходные данные и шаги процесса. Для этого можно использовать инструменты для создания карт или моделирования процессов. Например, если университет проектирует процесс регистрации студентов, он может описать все шаги (от подачи заявления до зачисления), чтобы определить, как достичь таких целей, как сокращение числа незавершенных заявлений, повышение точности данных и ускорение обработки.
    
2. Моделирование. Создайте визуальные представления, чтобы имитировать разные сценарии, помочь командам понять зависимости и оптимизировать поток. Например, это может быть логистическая компания, которая моделирует оптимизацию маршрутов доставки на основе данных об объеме и трафике, а не на статических расписаниях или исторических шаблонах, чтобы заранее выявлять узкие места, сокращать расходы на топливо и уменьшать время доставки после внедрения.
    
3. Выполнение. Разверните процесс с помощью инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как Microsoft Power Automate. Команда отдела кадров может запустить рабочий процесс адаптации нового сотрудника, который автоматически создает задачи, напоминания и выполняет сбор документов, обеспечивая единый интерфейс для каждого сотрудника и снижая административную нагрузку.
    
4. Мониторинг. Отслеживайте производительность в реальном времени, собирая ключевые метрики, например время цикла, уровень ошибок и пропускную способность. Например, система здравоохранения, которая отслеживает, сколько времени занимает предварительная авторизация страховой компании и где возникают задержки, помогает внести улучшения. Это приведет к более быстрым утверждениям, повышению удовлетворенности пациентов и уменьшению числа проблем с выставлением счетов.
    
5. Оптимизация. Используйте аналитику на основе мониторинга, чтобы уточнить процесс. Это может означать автоматизацию дополнительных шагов, устранение избыточных операций или обновление дизайна рабочего процесса. Например, розничная сеть может оптимизировать рабочие процессы пополнения запасов в магазинах после выявления частых случаев отсутствия товаров на складе.
    

Каждый этап опирается на предыдущий. Это поддерживает непрерывную автоматизацию процессов, более эффективное использование ресурсов и измеримый рост операционной эффективности.

Внедрение BPM создает как немедленную, так и долгосрочную ценность для организации. Вот некоторые из наиболее очевидных преимуществ:
 

• Повышенная эффективность. Стандартизированные рабочие процессы сокращают ручную работу и дублирование.
• Повышение гибкости. Быстрее адаптируйтесь к изменениям рынка или нормативных требований с помощью подходящих процессов.
• Более строгое соответствие требованиям. Автоматизированное отслеживание поддерживает согласованное выполнение и готовность к аудиту.
• Улучшенное отслеживание рентабельности инвестиций. Операционные улучшения преобразуются в измеримую экономию затрат и оптимизацию ресурсов.
• Улучшенная совместная работа. Четко определенные роли и обязанности улучшают командную работу.

Эти преимущества автоматизации бизнес-процессов помогают командам работать эффективнее с первого дня и закладывают основу для более широкой трансформации процессов. Со временем более высокая эффективность, гибкость и совместная работа создают основу для долгосрочных преимуществ, таких как:
 

• Масштабируемость. BPM позволяет компаниям развиваться без потери операционного контроля. По мере оптимизации и автоматизации процессы масштабируются с меньшими усилиями и более низкими затратами.
• Принятие решений на основе данных. Непрерывный мониторинг выявляет тенденции и метрики производительности, которые поддерживают улучшенное планирование и выделение ресурсов.
• Удовлетворенность сотрудников. Сокращение повторяющихся ручных задач позволяет сотрудникам сосредоточиться на более ценной работе, улучшая вовлеченность и удержание персонала.
• Улучшения взаимодействия с клиентами. Эффективные процессы сокращают задержки и ошибки, что приводит к более согласованному обслуживанию и повышенной удовлетворенности.
• Конкурентное преимущество. Компании, которые быстрее оптимизируют и автоматизируют процессы, могут раньше приносить пользу, быстрее внедрять инновации и гибко реагировать на изменения рынка.

Чтобы добиться таких результатов в большом масштабе, многие организации используют программное обеспечение для управления бизнес-процессами для автоматизации задач, отслеживания производительности и адаптации процессов в реальном времени.

Управление бизнес-процессами применяется в самых разных сферах. Оно помогает целым отраслям модернизировать операции и делает работу каждого подразделения в этих отраслях более эффективной. BPM масштабируется под потребности как общих инициатив на уровне организации, так и рабочих процессов отдельных команд.

Отраслевые варианты использования

Здраво­охранение: своевременный и точный прием пациентов имеет критическое значение, но ручной ввод данных и передача задач между сотрудниками часто вызывают задержки.

• BPM с ориентацией на человека поддерживает рабочие процессы рассмотрения и эскалации, где требуется решение сотрудника.
• BPM с ориентацией на интеграцию передает данные между системами EHR, базами данных для страхования и инструментами планирования.
• BPM с ориентацией на работу с документами обрабатывает формы согласия, рекомендации и документы по выставлению счетов.

Образование: университетам часто сложно обрабатывать академические формы и утверждения между подразделениями.

• BPM с ориентацией на человека помогает консультантам и преподавателям рассматривать академические обращения и утверждения.
• BPM с ориентацией на интеграцию связывает ИТ-службы студентов с платформами регистрации и финансов.
• BPM с ориентацией на работу с документами поддерживает маршрутизацию и архивирование расшифровок, учебных планов и апелляций.

Производство: поддержание графика обслуживания оборудования при минимизации простоев производства является сложной задачей.

• BPM с ориентацией на человека позволяет техникам эскалировать срочные задачи по обслуживанию и регистрировать проверки.
• BPM с ориентацией на интеграцию связывает инструменты управления ресурсами с производственными системами и системами планирования.
• BPM с ориентацией на работу с документами автоматизирует поток журналов обслуживания, проверок безопасности и отчетов о соответствии требованиям.

Розничная торговля: открытие новых магазинов включает повторяющиеся процессы, которые нужно выполнять согласованно.

• BPM с ориентацией на человека назначает задачи местным командам и обеспечивает ответственность за их выполнение.
• BPM с ориентацией на интеграцию извлекает данные из инструментов управления персоналом, финансов и управления объектами для координации в реальном времени.
• BPM с ориентацией на работу с документами обрабатывает договоры аренды, разрешения и соглашения с поставщиками — от запуска до хранения.

Варианты использования на уровне отдела

В каждой отрасли BPM также поддерживает распространенные рабочие процессы подразделений. Эти варианты использования часто становятся первым шагом к более широкой автоматизации процессов и стандартизации рабочих процессов:

Финансы: управление большим количеством отчетов о расходах и утверждений между подразделениями может занимать много времени и приводить к ошибкам, из-за чего сложнее отслеживать окупаемость инвестиций.

• BPM с ориентацией на человека помогает менеджерам проверять и утверждать расходы на крупные суммы с необходимым уровнем контроля.
• BPM с ориентацией на интеграцию связывает финансовые инструменты с системами управления персоналом, чтобы проверять категории расходов, лимиты и роли сотрудников.
• BPM с ориентацией на работу с документами автоматизирует создание, маршрутизацию и архивирование форм возмещения расходов и квитанций.

Управление персоналом: адаптация новых сотрудников в большом масштабе часто приводит к неравномерному опыту и задержкам при подготовке.

• BPM с ориентацией на человека помогает специалистам по управлению персоналом пошагово выполнять рабочие процессы адаптации с задачами на основе ролей.
• BPM с ориентацией на интеграцию связывает системы подбора персонала, ИТ-службы и зарплаты, чтобы запускать настройку учетных записей и предоставление доступа к системам.
• BPM с ориентацией на работу с документами обрабатывает письма с предложением о работе, подтверждения ознакомления с политиками и документы по соответствию требованиям.

Операции: координация действий в цепочке поставок включает несколько команд и систем, что может приводить к задержкам или расхождениям в запасах.

• BPM с ориентацией на человека помогает менеджерам проверять и утверждать изменения поставщиков или срочные заказы.
• BPM с ориентацией на интеграцию синхронизирует данные о запасах с платформами закупок и логистики в режиме реального времени.
• BPM с ориентацией на работу с документами обрабатывает заказы на закупку, отгрузочные документы и контракты с поставщиками.

Обслуживание клиентов: быстро решать проблемы клиентов сложно, когда команды обслуживания используют разрозненные инструменты и выполняют отслеживание вручную.

• BPM с ориентацией на человека назначает обращения агентам поддержки с учетом их доступности и опыта.
• BPM с ориентацией на интеграцию объединяет данные из систем CRM, службы технической поддержки и базы знаний, чтобы принять решение по устранению проблемы.
• BPM с ориентацией на работу с документами автоматизирует создание шаблонов ответов, отчетов по обслуживанию и опросов об удовлетворенности.

Юридические вопросы и соответствие требованиям: управление утверждением контрактов и изменениями политик требует оперативности и строгого отслеживания.

• BPM с ориентацией на человека координирует юридические проверки и согласования со стороны заинтересованных лиц.
• BPM с ориентацией на интеграцию связывает системы управления контрактами с платформами управления рисками и соответствия требованиям.
• BPM с ориентацией на работу с документами обеспечивает управление версиями, управление доступом и безопасное хранение юридических документов.

Упростите управление бизнес-процессами в своей организации, автоматизируя повторяющиеся задачи, интегрируя системы и проектируя рабочие процессы без написания кода. Инструменты автоматизации рабочих процессов в Power Automate ускоряют путь к повышению операционной эффективности, росту продуктивности команды и более точному отслеживанию окупаемости инвестиций.

Power Automate также включает возможности ИИ, которые расширяют автоматизацию процессов за счет интеллектуального принятия решений и прогнозной аналитики, помогая вам внедрять инновации с помощью ИИ при оптимизации рабочих процессов в большом масштабе. Подробнее о Power Automate.