Отправка больших файлов

Видеть, что письмо возвращено или заблокировано из-за большого вложения, неприятно, и причина этого проста. Интернет-провайдеры и почтовые сервисы ограничивают размер файлов, которые вы можете загружать или отправлять, что предотвращает замедление работы их сервисов из-за больших объемов данных.

Ограничения ниже, чем ожидает большинство людей. Для Outlook и iCloud размер файла не превышает 20 МБ. Размер файлов в Gmail, Yahoo, ProtonMail и AOL не превышает 25 МБ. Две детали делают реальный потолок еще ниже. Вложения в письма кодируются для передачи, что приводит к их увеличению в размере, поэтому максимальный размер файла, который фактически помещается в папку, составляет примерно 75 процентов от заявленного лимита, а при лимите в 25 МБ файл будет иметь размер около 18 МБ. Провайдер получателя также устанавливает свой собственный лимит, поэтому от меньшего из двух значений зависит, будет ли ваше сообщение доставлено.

Прежде чем выбрать метод, полезно знать, где находится ваш файл. Вот несколько примерных ориентиров по размеру файлов, которые чаще всего отправляют небольшие компании. Фото с камеры телефона занимает несколько мегабайт и без проблем подходит для вложения. Презентация с изображениями обычно весит 10–30 МБ — это уже на грани ограничения. Короткое видео превышает ограничение уже в первую минуту записи. Файл дизайна, CAD или необработанное изображение обычно занимает сотни мегабайт. А папка со сканами счетов или договоров быстро разрастается, как только счет переваливает за несколько десятков страниц.

Практическое правило: для файлов размером более 18 МБ требуется ссылка, а не вложение, а для файлов размером более нескольких сотен мегабайт необходимо использовать именно облачное хранилище.

Загрузите файл, а затем поделитесь ссылкой на него. Это самый высокий предел из четырех — до 250 ГБ на файл, и он подходит как для одного документа, так и для целой папки. Получателям не требуется иметь учетную запись у поставщика услуг хранения данных, чтобы открыть ссылку. Единственное, на что следует обратить внимание при предоставлении доступа за пределы вашей организации, — это права доступа, поэтому важно обдуманно устанавливать параметры доступа. Если вы только начинаете разбираться, статья про облачное хранилище для малого бизнеса объясняет, как работает эта служба.

Инструменты для совместной работы объединяют чат, видеоконференции и хранение файлов в едином месте и, как правило, интегрированы с облачным хранилищем, поэтому отправка файла внутри беседы занимает всего один шаг. Это самый быстрый вариант для тех, с кем вы уже работаете. Компромисс заключается в том, что файлы оказываются разбросаны по разным потокам и их сложнее найти позже.

С их помощью вы можете отправить файл и отправить ссылку для скачивания, некоторые из них бесплатно, а другие по подписке. Они полезны, когда получатель находится вне зоны действия ваших обычных инструментов. Перед использованием проверьте протоколы безопасности, потому что такие сайты часто не обеспечивают надежную защиту или конфиденциальность. Для чего-то конфиденциального лучше использовать поставщика облачного хранилища.

Сжатие папки или разделение большого архива на части может уменьшить файл до допустимого размера. Но это лишь немного помогает. Видео, фотографии и PDF уже сжаты, поэтому уменьшаются совсем немного. Для большинства малых предприятий ссылка на облачное хранилище подходит почти во всех случаях, а остальные варианты нужны по ситуации.

Использование метода подключения к облаку занимает около минуты. Сначала сохраните файл в облачном хранилище или перетащите его в нужную папку. Затем дождитесь завершения загрузки, потому что ссылка не будет работать, пока файл не загрузится полностью. После выберите функцию общего доступа — кнопку общего доступа в документе или через правый щелчок по файлу в его папке. Далее, перед отправкой установите права доступа: кто может открыть ссылку, могут ли они редактировать или только просматривать, и должна ли ссылка истечь. Наконец, отправьте ссылку по электронной почте, в чате или сообщением.

Некоторые почтовые приложения делают это еще быстрее. Если прикрепить файл большого размера в Outlook, система предложит загрузить файл в OneDrive и заменить вложение ссылкой для общего доступа, что даст тот же результат, не выходя из папки "Входящие". Проверьте права доступа к этой ссылке, если получатель находится за пределами вашей организации.

Облачное хранилище стоит рассматривать как вариант по умолчанию, а не как запасной. И причины выходят далеко за рамки размера файла. Простота использования: отправьте приглашение по электронной почте или прямую ссылку, и получатель щелкнуть его, чтобы открыть его без учетной записи. Безопасность: встроены шифрование файлов, отслеживание подозрительных входов, обнаружение программ-вымогателей, сканирование на вирусы, двухфакторная проверка подлинности и ссылки, защищенные паролем. Разрешения: ограничивайте, кто может просматривать, комментировать, редактировать или пересылать дальше, — от одного человека до группы или каждого, у кого есть ссылка. Восстановление: если получатель удалит файл, вы можете достать его из корзины, а если он его изменит — вы можете восстановить более раннюю версию.

Резервное копирование: файлы остаются в безопасности, если компьютер потерян, украден или выходит из строя. Совместная работа: поделитесь файлом один раз и работайте над ним вместе, видя изменения по мере их внесения. Экономия места: файл занимает меньше пространства на устройстве и не расходует квоту почты. Стоимость: большинство служб предлагают бесплатный тариф, так что нет причин платить за более высокий лимит почты или подписку на передачу файлов. Вместе это превращает одностороннюю отправку в общий рабочий файл, что обычно и нужно с самого начала.

Ссылка расширяет доступ, поэтому стоит выработать несколько полезных привычек. В нашем руководстве по безопасному обмену файлами для малого бизнеса подробнее описаны используемые средства защиты.

Если файл конфиденциальный, делитесь им только с указанными людьми, а не с любым, у кого есть ссылка. Задавайте права только на просмотр, если получателю действительно не нужен доступ к редактированию. Добавьте срок действия, чтобы ссылка перестала работать после завершения проекта, и пароль для финансовых, юридических документов или данных клиентов. Перед загрузкой любой конфиденциальной информации на бесплатный сервис для передачи файлов прочитайте, что там сказано о шифровании и хранении, потому что многие сервисы сохраняют файлы дольше, чем можно ожидать.

Общий файл обычно является рабочим, и работа начинается в тот момент, когда отправляется ссылка. Именно здесь ИИ-помощь оправдывает себя: она может кратко изложить длинный договор или отчет, чтобы коллеге не пришлось читать сорок страниц в поисках изменений, подготовить сообщение к ссылке и быстро показать, что соавторы отредактировали за ваше отсутствие. Файл перестает быть чем-то, что вы отправили по почте, и становится тем, с чем команда работает вместе.

Отправка больших файлов перестает быть проблемой, как только вы перестаете прикреплять их к письму. Переместите файл в облачное хранилище, настройте разрешения в соответствии с тем, кому должен быть доступен файл, и отправьте ссылку. OneDrive предоставляет небольшим компаниям такую ссылку, а также шифрование, журнал версий и срок действия доступа, которые делают общий доступ безопасным по умолчанию. Начало работы с OneDrive.