Бизнес-аналитика и идеи
Виртуальный помощник на базе ИИ — это программное обеспечение, которое использует искусственный интеллект для выполнения повседневных бизнес-задач: от ответов на вопросы клиентов до сортировки квитанций и выявления тенденций продаж. Для малого бизнеса это практичный способ экономить время, снижать расходы и быстрее принимать решения без найма дополнительного персонала.
Виртуальный помощник на базе ИИ выполняет задачи за вас, например анализирует данные, создает черновики контента или резюмирует длинный документ. Он считывает введенный в виде текста или устный запрос, понимает, что вам нужно, а затем либо отвечает, либо выполняет следующий шаг. Она становится лучше по мере изучения вашего способа использования.
Базовый чат-бот работает по фиксированным сценариям и отвечает на ограниченный набор вопросов. Виртуальный помощник более гибкий, поэтому он может создавать новый контент и обрабатывать запросы, с которыми раньше не сталкивался. Агент ИИ идет дальше и может выполнять многоэтапные задачи с меньшим количеством входных данных. Для большинства компаний малого бизнеса виртуальный помощник — это практичная отправная точка.
Основную работу выполняют две технологии. Обработка естественного языка позволяет помощнику понимать ваш запрос на обычном языке, независимо от того, вводите вы его в виде текста или произносите вслух. Машинное обучение позволяет ему со временем улучшаться, распознавая закономерности в задачах, которые вы ему даете.
На практике процесс очень простой. Вы описываете, что вам нужно, помощник интерпретирует запрос и затем отвечает или выполняет задачу. Чем чаще вы его используете, тем лучше он соответствует вашему способу работы.
Компании малого бизнеса обычно используют несколько распространенных типов, а многие инструменты объединяют сразу несколько экземпляров. Чат-боты для общения с клиентами отвечают на часто задаваемые вопросы и обрабатывают запросы в службу поддержки. Помощники для повышения продуктивности создают черновики контента, планируют собрания и резюмируют информацию в почте, календарях и приложениях для обработки текстов. Голосовые помощники реагируют на устные запросы, чтобы выполнить задачу или найти информацию. Настраиваемые агенты создаются для конкретных задач, например для отслеживания заказов, получения данных или рутинных рабочих процессов.
Теперь эти инструменты доступны не только крупным компаниям. Сегодня небольшая команда может автоматизировать рутинную работу и оставаться конкурентоспособной без увеличения штата. Виртуальный помощник на базе ИИ может упрощать операции, планируя собрания и упорядочивая файлы, поддерживать маркетинг, группируя клиентов и создавая черновики контента, а также улучшить обслуживание клиентов, отвечая на распространенные вопросы и направляя запросы. Он также сокращает административную работу в операционных отделах организации, например помечает квитанции и регистрирует расходы, а еще помогает выявлять аналитику на основе продаж и отзывов клиентов, чтобы вы могли определить следующий шаг. При снижении прибыльности и растущих ожиданиях клиентов это становится практичным способом повысить продуктивность с той командой, которая у вас уже есть.
Клиенты ожидают быстрых ответов, но письма, собрания и дальнейшие действия имеют тенденцию накапливаться. Виртуальный помощник на базе ИИ может резюмировать длинные письма, предлагать ответы и помечать следующие шаги, чтобы вы могли быстро и четко продолжать взаимодействие. Вы можете также настроить инструмент чата на базе ИИ, обученный на истории вашей электронной почты и типичных вопросах, а затем добавить его на веб-сайт или в личные сообщения, чтобы он отвечал на рутинные запросы без настраиваемой разработки.
Виртуальный помощник на базе ИИ может выявлять закономерности в поведении клиентов и помогать адаптировать охват с учетом недавних покупок, истории взаимодействий или действий в браузере. Такие инструменты, как Microsoft 365 Copilot Chat, помогают создавать темы писем, писать основной текст и персонализировать дальнейшие сообщения, чтобы ваше обращение соответствовало каждому сегменту клиентов и с большей вероятностью было прочитано и вызвало действия.
Отслеживание квитанций и счетов-фактур занимает время. Виртуальный помощник на базе ИИ может сканировать отправленные документы и помечать их по категориям, например поездки, расходные материалы или расходы клиентов. Сфотографируйте квитанцию после обеда с клиентом или счет поставщика, и помощник извлечет сведения в электронную таблицу. Это особенно полезно во время налоговой отчетности, снижает количество ошибок ручного ввода и освобождает часы, которые вы потратили бы на сортировку документов.
Отзывы, опросы и чаты поддержки содержат много полезных сигналов, но читать их все вручную долго. Виртуальный помощник на базе ИИ может сканировать большие объемы отзывов и выявлять повторяющиеся проблемы, запросы новых функций и изменения в тональности. Эти закономерности могут подсказать следующее обновление продукта или направить вас к новому предложению.
Инструменты ИИ могут анализировать прошлые продажи и находить закономерности, которые трудно заметить с первого взгляда, например сезонные тренды, удачные сочетания товаров или региональные различия в спросе. Такие полезные сведения могут повлиять на решения по запасам, акциям и запуску новых продуктов. Помощник также может резюмировать результаты и превращать их в простые диаграммы, чтобы вам не приходилось разбираться в электронных таблицах.
Несколько вопросов помогут выбрать подходящий инструмент. Ищите помощника, который поддерживает именно те задачи, которые вы выполняете, и работает с уже используемыми приложениями. Спросите у поставщиков, как обучается инструмент, как он защищает конфиденциальные данные и какие средства защиты встроены. Это особенно важно в таких областях, как Здравоохранение, финансы и подбор персонала. Узнайте, какие меры помогают снизить предвзятость и как инструмент соблюдает авторские права и права на интеллектуальную собственность. И наконец, оцените первоначальные затраты и запланируйте изменение с применением четкой коммуникации, чтобы ваша команда быстро адаптировалась к ним. Если заранее проработать эти вопросы, снижаются типичные риски любого нового инструмента, включая риски для конфиденциальности, затрат и сопротивления изменениям, а ценность становится заметна раньше.
Не нужно решать все сразу. Начните с одной задачи, которая отнимает у вас больше всего времени за неделю, выберите инструмент, который соответствует вашим целям и текущим системам. После этого продолжайте создание на этой основе. ИИ лучше всего работает тогда, когда он помогает тому, что вы уже делаете, а не заменяет это. Copilot Chat — один из доступных вариантов. Он предоставляет быстрые ответы, создает черновики контента и сводную аналитику, не нарушая ваш рабочий процесс. Если вы только начинаете работу или масштабируете то, что уже работает, инструменты сегодняшнего дня делают следующий шаг проще.
Следите за новостями Microsoft 365