Ведение заметок с помощью ИИ: как это работает и как выбрать подходящий инструмент

Ведение заметок с помощью ИИ — это процесс использования технологий ИИ, алгоритмов и языковых моделей для улучшения создания, упорядочения и контроля заметок. При ведении заметок вручную приходится идти на компромисс: тот, кто печатает, лишь наполовину участвует в собрании, при этом страдают и заметки, и участие в обсуждении.

Функция ведения заметок с помощью ИИ позволяет избежать такого компромисса, беря на себя запись информации. В компаниях, где нет сотрудника, специально выделенного для ведения заметок, для собраний теперь ведется запись по умолчанию.

Большинство инструментов работают в пять этапов, и знание этих этапов помогает понять, где инструмент может дать сбой. 1. Запись. Инструмент принимает в реальном времени аудио собрания или звонка, а часто еще и введенный текст, отправленные документы или фото страницы с рукописным текстом. 2. Транскрибирование. Распознавание речи позволяет преобразовать произнесенные слова в текст. Хорошие инструменты указывают, кто говорит, и отмечают время, что позволяет найти момент, когда было принято то или иное решение. 3. Структурирование. Обработка естественного языка позволяет выделить сущности, темы и связи в расшифровке и присвоить им теги. Это определяет возможность поиска. 4. Резюмирование. При резюмировании с выдержками выбираются предложения с наибольшей смысловой нагрузкой. Абстрактное резюмирование создает новые предложения, которые передают ту же мысль с помощью меньшего количества слов. 5. Синхронизация. Готовые заметки попадают в календарь, список задач или общее хранилище.

Этот последний этап важнее, чем кажется. Если инструмент останавливается на четвертом этапе и вам приходится самостоятельно сохранять данные в файл, хорошие заметки могут затеряться в папке загрузок.

Поставщики используют эти термины в широком смысле, поэтому нужно понимать, какую именно задачу требуется выполнить, чтобы выбрать подходящий продукт.

Создает и упорядочивает заметки с такими функциями, как преобразование речи в текст, интеллектуальная категоризация и контекстные подсказки. Руководитель проекта может создавать заметки к собранию в реальном времени и при этом участвовать в обсуждении.

Преобразует речь в текст, делая упор на точность, а не на интерпретацию. Используйте эту возможность, когда важна точная формулировка, например для собеседований и звонков клиентам.

Сокращает текст. Предоставьте этой функции длинный отчет, презентацию или расшифровку, и она вернет сжатый документ с ключевыми моментами.

Большинство продуктов сочетают как минимум две из трех функций. Это различие помогает понять, что именно нужно проверить: если важна точная формулировка, проверьте расшифровку; если скорость восприятия — проверьте сводку.

Инструменты отличаются в зависимости от технологий, которые лежат в их основе.

Преобразует сказанное в письменный текст, что позволяет заменить набор на клавиатуре диктовкой.

Определяет сущности, связи и тональность, благодаря чему заметки не просто сохраняются, а доступны для поиска.

Читает тему набора заметок и использует ее, чтобы предоставить более понятный результат.

Сокращает длинные фрагменты текста до ключевых мыслей с помощью машинного обучения.

Выделяет важные термины, создавая теги, которые объединяют растущий архив.

Обрабатывает фотографии, схемы и рукописные страницы.

Анализирует, как пользователь ведет заметки, и дает рекомендации в соответствии с его стилем.

Поддерживает актуальность заметок на всех устройствах, чтобы команда могла работать с одной версией.

Подключает инструмент к календарям, системе управления задачами и облачному хранилищу.

Немногие инструменты хорошо справляются со всеми девятью задачами, поэтому при выборе важно не количество функций, а то, как инструмент вписывается в ваш рабочий процесс.

Преимущества проявляются поэтапно, и последние из них доступны, только если вы продолжаете использовать инструмент.

Запись и упорядочивание информации занимает меньше времени, позволяя сосредоточиться на работе, где важно суждение человека.

Автоматизируя транскрибирование и категоризацию, вы можете уделить больше внимания обсуждению, а не клавиатуре.

Заметки, доступные на разных устройствах, предоставляются сотрудникам, которые не были на собрании, поэтому осведомленность больше не ограничивается участниками.

Автоматическое применение тегов помогает создать запись, ценность которой со временем растет. Заметки за год, доступные для поиска, отвечают на вопросы, на которые не может ответить папка с разрозненными документами.

Когда материала достаточно, анализ шаблонов позволяет обнаружить связанное содержимое и повторяющиеся темы.

Ситуация проясняется в течение обычной рабочей недели.

Обязательства фиксируются, пока они еще свежи в памяти.

Действия, которые необходимо выполнить, фиксируются в письме или списке задач в тот же день, а не через три дня по памяти.

Тем, кто пропустил собрание, предоставляется сводка, что избавляет от необходимости проводить собрание дважды.

Письменные записи по каждому кандидату обеспечивают более справедливое сравнение и слаженную работу небольшой группы рекрутеров.

Рукописные заметки и голосовые записи из поездок превращаются в доступный для поиска текст.

Большинство статей ранжируют инструменты. Однако полезнее разобраться, на что следует обратить внимание, так как правильный выбор зависит от проводимых собраний и допустимого уровня риска.

Точность снижается при наличии акцента в речи, одновременном разговоре нескольких человек и использовании отраслевого жаргона. Проверьте инструмент на записи собрания, не ограничиваясь демонстрацией поставщика.

Инструмент, который сразу сохраняет записи в календаре и хранилище, каждый раз экономит один шаг. Инструмент, который передает файл вам, чтобы вы его переместили, создает дополнительную нагрузку после каждого собрания, что в итоге препятствует внедрению.

Узнайте, где и как долго хранятся записи, у кого есть доступ к ним и использует ли поставщик это содержимое для обучения своих моделей. Получите ответы до развертывания, прежде чем клиент задаст вопросы.

Правила записи отличаются в зависимости от страны или региона. В некоторых случаях требуется согласие всех участников звонка. Убедитесь, что инструмент объявляет о начале своей работы, и настройте процесс его использования командой, прежде чем будет записан первый разговор с клиентом.

Не следует оставлять на собственное усмотрение такие вопросы, как кто ведет запись, кто предоставляет расшифровку и как долго хранятся заметки.

Цена за одного пользователя и поминутная оплата могут в итоге дать разную сумму. Определите стоимость за реальный месяц работы.

Команды, которые пользуются такими приложениями, начинают с малого.

Еженедельная короткая встреча или регулярный звонок клиенту позволяет объективно оценить точность, не меняя все сразу.

Используйте одну и ту же формулировку каждый раз, чтобы это вошло в привычку.

Если этого не сделать, сводки разлетятся по почтовым ящикам и усугубят проблемы с памятью.

Сверяйте сводки с тем, что запомнили, и обучайте инструмент тем терминам, в которых он постоянно ошибается.

Для разных задач подходят разные инструменты Майкрософт. Microsoft OneNote — это общая цифровая записная книжка. Расшифровки Microsoft Teams в реальном времени помогают следить за ходом собрания во время его проведения, а интеллектуальный протокол собрания в Teams позволяет получить его обзор позже. Транскрибирование в Word позволяет записывать и транскрибировать разговоры в Word для Интернета, что удобно для собеседований и личных звонков. Если требуется составить дальнейшее сообщение, Copilot Chat может подготовить его на основе тех же материалов.

Вы можете легко оценить выбранный вариант через месяц по такому признаку: если сотрудники перестали делать заметки от руки, он работает.