Управление проектами: традиционное, итеративное или гибридное?

Как и большинство менеджеров проектов (и организаций), вы, вероятно, сталкиваетесь с трудностями при выборе оптимального подхода к реализации проекта. Большинство из нас понимает, что традиционные подходы не гарантируют успешную реализацию, и постоянно ищет более эффективные способы.

В последние годы методы гибкой или итеративной разработки получают множество восторженных отзывов в прессе как значительное усовершенствование, позволяющее добиваться более успешной реализации проекта. Поэтому, как и большинство современных организаций, ваша компания, вероятно, задается вопросом, где и как лучше всего применять эти методы гибкой или итеративной разработки, чтобы повысить как оперативность, так и успешность реализации проектов.

Если говорить кратко, методы итеративной разработки предполагают планирование, разработку и внедрение функциональности проекта небольшими частями (или итерациями). Залог успешной итеративной реализации заключается в том, что каждый небольшой фрагмент фактически функционирует как отдельный мини-проект в рамках общего проекта. В результате в рамках каждой итерации мини-проекта можно более точно спланировать объем работ, необходимый для выполнения двухнедельной итерации, по сравнению с двухлетним планом. Кроме того, поскольку мы составляем план с двухнедельным интервалом, мы можем легко скорректировать план на следующие две недели с учетом выявленных изменений.

Гибкая методика против традиционного подхода: анализ конкретного примера

Я хочу ненадолго отвлечься, чтобы рассказать о ситуации, не связанной с техническими вопросами, в которой с помощью гибкого подхода удалось добиться большего успеха, чем при использовании традиционного плана.

Давайте рассмотрим пример планирования мероприятий на целый день — это и будет нашим проектом. Как и в случае с любым крупным проектом, здесь присутствует немало неопределенности и рисков: мы не знаем, что может произойти после обеда и повлиять на наш план, но по традиции мы разрабатываем подробный план того, чем будем заниматься каждый час дня — с момента пробуждения в 6 утра до отхода ко сну в 11 вечера.

К 9 утра мы уже выбились из графика, так как из-за пробок мы опоздали на работу; в 10 утра нас созывают на экстренное совещание; а к полудню единственной выполненной задачей за день оказалось то, что мы добрались до офиса, и даже это с опозданием.

Давайте теперь рассмотрим это как гибкий проект, в котором мы планируем только следующую итерацию: подготовку к выходу из дома (то есть задачи: принять душ, позавтракать и отвезти детей в школу). Все это было успешно выполнено вовремя и в рамках бюджета.

Поэтому с уверенностью планируем следующую итерацию — добраться до офиса (доехать до автобусного депо, сесть на пригородный поезд до станции, а затем на городской автобус до офиса).

Это не очень хорошо реализуется: при выполнении первой задачи (поездка до автобусного вокзала) возникают проблемы с дорожным движением, поэтому мы изменяем задачу на поездку до офиса и договариваемся, что две остальные задачи можно исключить из плана итерации. По прибытии мы планируем следующую итерацию. Но в середине цикла планирования добавляется новая задача (срочное совещание), и на нее уйдет вся следующая итерация.

Наконец, после обеда ситуация успокаивается, и мы можем приступить к рассмотрению списка невыполненных задач и начать работу над задачами с наивысшим приоритетом; во второй половине дня мы успешно завершаем две итерации, посвященные задачам с наивысшим приоритетом.

Если бы мы придерживались традиционного плана, нам бы никогда не удалось выполнить эти задачи с наивысшим приоритетом, поскольку их пришлось перенести на следующий день из-за срыва графика, вызванного поездкой на работу.

Какой подход лучше всего подходит — гибкий, традиционный или гибридный?

Именно эта гибкость, позволяющая адаптироваться к меняющимся потребностям бизнеса, является главным преимуществом гибких или итеративных методов, и именно поэтому многие организации внедряют их. НО, действительно ли ваша организация готова полностью перейти на гибкие методы работы? По моему опыту, на пути полномасштабного внедрения гибких методов часто возникает множество препятствий, в первую очередь — укоренившиеся организационные политики, которые зачастую не в полной мере совместимы с гибкими подходами.

Такие правила, как необходимость наличия четкого бюджета, отчета о реализации преимуществ и целевой даты до утверждения проекта, являются важными (но не совсем соответствуют принципам гибкого подхода). Аналогичным образом, крайне важно соблюдать политики внедрения организации, чтобы не допустить негативного воздействия на текущую деятельность (хотя это, безусловно, не соответствует принципам гибкости).

В результате многие организации сталкиваются с проблемой: как сохранить некоторые ключевые "традиционные процессы" и при этом адаптироваться к итеративным методам. Ответ заключается в гибридной модели реализации. Некоторые части проекта могут быть реализованы с использованием традиционных методов управления, а другие — итеративным способом.

Гибридная модель реализации

Наиболее распространенная гибридная модель, с которой я сталкивался, предусматривает традиционный запуск и планирование проекта, за которыми следует серия итераций с перерывами на традиционные мероприятия по внедрению в рамках выпусков, а затем — еще одна серия итераций и традиционное внедрение.

В данной модели я разрабатываю традиционную иерархическую структуру работ (WBS), основанную на конечных результатах, в которой определены основные конечные результаты, необходимые организации для утверждения проекта, такие как Устав проекта, План управления проектом и Бюджет проекта.

Эти первоначальные результаты можно разработать и контролировать с помощью традиционных методов, чтобы продемонстрировать руководству целесообразность данного проекта и обосновать целесообразность вложения в него ресурсов.

После утверждения проекта можно перейти к итеративному подходу, при котором ведется список задач, а в следующей итерации отбираются задачи с наивысшим приоритетом и полностью разрабатываются. Представление проекта меняется с традиционной диаграммы Ганта на интерактивную доску с функцией перетаскивания, позволяющую динамически назначать истории итерациям.

В любой момент, зачастую ежедневно, владелец продукта может добавлять, удалять и изменять задачи в журнале невыполненных работ, чтобы отразить меняющиеся бизнес-потребности.

В конце каждой итерации мы делаем паузу, проводим ретроспективный анализ успехов и неудач и вносим изменения для реализации необходимых улучшений. Далее, и это самое важное, мы анализируем журнал невыполненных работ продукта и выбираем наиболее важные задачи в качестве кандидатов для следующей итерации. Такой подход гарантирует, что в рамках проекта в любой момент времени выполняются наиболее целесообразные и приносящие наибольшую пользу задачи.

В рамках каждой итерации команда может применять принципы гибкой разработки, такие как ежедневные краткие совещания, и обсуждать ход выполнения задач, запланированных на текущую итерацию. Таким путем команда получает полный контроль над работой, выполненной в рамках итерации, при этом обеспечивая актуальность всего проекта и возможность его использования для корпоративной отчетности по загрузке ресурсов, а также по состоянию портфеля и программ.

Ключевым принципом гибкой разработки является способность внедрять окончательное решение небольшими порциями. Преимущество такого подхода заключается в том, что можно использовать предварительную функциональность для максимально быстрого получения некоторых из ожидаемых бизнес-преимуществ.

Кроме того, это позволяет на раннем этапе проверить работоспособность решения, благодаря чему любые необходимые корректировки можно легко учесть в остальных задачах журнала невыполненных работ продукта. Таким образом, как только в рамках итераций будет завершено достаточное количество задач с высоким приоритетом, проект вернется к традиционному циклу и приступит к выполнению стандартных задач по внедрению, необходимых организации.

Попробовать Microsoft Project бесплатно

Попробовать Microsoft Project бесплатно в течение месяца

Узнать, как

Данные мероприятия по запуску и внедрению будут планироваться и контролироваться с использованием традиционных подходов и обеспечат соблюдение установленных процессов, что позволит свести к минимуму любое воздействие на текущую деятельность при реализации новых проектов.

После завершения первого этапа проект возвращается к гибким методам и приступает к реализации очередной серии итераций, чтобы продолжить разработку оставшихся задач.

Хотя такой "поэтапный" подход к сочетанию гибких и традиционных методов является наиболее распространенным, вы можете комбинировать различные подходы для удовлетворения конкретных требований к реализации проекта. Например, я руководил проектом, который требовал чрезвычайно высокого уровня соблюдения нормативных требований и проверки при внедрении нового продукта в отрасль, подпадающую под очень строгий регулирующий контроль. Поэтому большая часть моего проекта планировалась и контролировалась с использованием традиционных методов.

Однако в рамках проекта был этап, связанный с бизнес-аналитикой, в ходе которого моя компания занималась анализом огромного объема данных о производительности, генерируемых системой; для реализации этого этапа наиболее подходящим подходом был гибкий подход. Что касается BI-компонента проекта (реализуемого параллельно с традиционной работой), мы будем выбирать задачи с наивысшим приоритетом — те, которые можно выполнить за трехнедельный спринт — и завершать итерацию.

Поскольку многие из этих задач носили исследовательский характер, мы часто создавали новые задачи либо для дальнейшего изучения, либо для составления конкретных отчетов о результатах деятельности. Их просто добавляли в список невыполненных задач для рассмотрения в следующем спринте.

Благодаря такому подходу у меня был единый график реализации проекта, который гарантировал выполнение всех необходимых требований по отчетности и нормативным требованиям, при этом оставляя возможность чрезвычайно гибкого подхода к разработке нерегулируемой части проекта, связанной с бизнес-отчетностью.

Сосредоточение всей работы в одном графике позволило получить единое представление обо всем, что происходило в рамках этого проекта:

Информация, необходимая мне для управления распределением ресурсов по наиболее подходящим задачам (традиционным или гибким), была доступна сразу же

Была легко доступна возможность создавать подробные еженедельные и ежемесячные отчеты о ходе работы

Гибкая методика — это чрезвычайно эффективный подход к реализации проектов, который должен принести значительные преимущества в рамках общего набора инструментов вашей организации для реализации проектов. Ее можно использовать как самостоятельное решение, в рамках поэтапного подхода к внедрению или интегрировать в гибридную структуру внедрения.

Главное — внедрить принципы гибкости, которые помогут вашей организации добиться успеха в реализации проектов, при этом сохраняя традиционные процессы, которые до сих пор способствовали успеху вашей организации.

Стив Кейсли имеет более чем 35-летний опыт работы с Microsoft Project и является активным пользователем этой программы с момента выхода ее первой версии. Он редактировал несколько книг, посвященных Microsoft Project и передовым методам управления проектами. Он является старшим консультантом в компании Sensei Project Solutions, где помогает крупным организациям достигать высочайшего качества реализации проектов с помощью набора инструментов Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

СОПУТСТВУЮЩИЕ ПРОДУКТЫ
Office 365

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.

Купить сейчас

Сопутствующий контент

Управление бизнесом

Почему руководители ненавидят менеджеров проектов?

Подробнее

В разделе "Бизнес-аналитика и идеи" нет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.