Ce este gestionarea conformității?

Un program solid de gestionare a conformității se bazează pe așteptări clare, moduri de lucru repetabile, măsuri de protecție zilnice și pe oamenii și instrumentele care mențin totul pe drumul cel bun.

Politicile precizează ce trebuie să facă organizația și cum arată conformitatea. Ele transformă obligațiile în așteptări clare pe care oamenii le pot urma.

Printre domeniile obișnuite de politici se numără:

• Reguli pentru gestionarea și accesarea datelor.
• Înregistrări, perioade de reținere și cerințe privind dovezile pentru audituri.
• Raportare și căi de escaladare atunci când ceva nu merge bine.

Procesele sunt rutine pas cu pas pe care echipele le urmează pentru a respecta cerințele în mod consecvent – cicluri de verificare, aprobări, testare și urmărirea problemelor.

Printre exemplele de procese de conformitate se numără:

• Verificări periodice pentru a confirma că cerințele sunt integrate în fluxurile de lucru de afaceri.
• Monitorizarea continuă a stării controalelor, nu doar verificări anuale.
• Fluxuri de lucru pentru acțiuni corective atunci când sunt identificate lacune.

Standardele și cadrele de referință servesc drept repere în raport cu care se face evaluarea. Ele pot proveni din reglementări, standarde din sector sau cerințe interne.

O modalitate practică de a organiza standardele este să le tratați ca pe niște șabloane de cerințe care pot fi grupate și urmărite. De exemplu, o evaluare este un grup de controale dintr-o anumită reglementare, standard sau politică.

Controalele sunt verificările și practicile concrete care arată că o cerință este îndeplinită – și o leagă de configurarea sistemului, de procesul organizațional și de responsabilitatea atribuită.

Printre categoriile utile de controale se numără:

• Controale gestionate de furnizorul de servicii, care sunt administrate de furnizorul cloud
• Controale gestionate de organizație, care sunt administrate de echipele dvs.
• Controale partajate, în care responsabilitatea este împărțită

Managementul conformității funcționează cel mai bine atunci când responsabilitatea este explicită. Cele două grupuri de roluri pe care le include orice program de succes sunt supravegherea la nivel de conducere și responsabilitatea zilnică pentru conformitate.

Supravegherea consiliului și a conducerii

Conducerea este responsabilă pentru stabilirea așteptărilor, adoptarea declarațiilor de politică, atribuirea autorității, asigurarea resurselor pentru funcție și primirea de rapoarte periodice despre activitățile și constatările privind conformitatea.

Ce include adesea supravegherea:

• Așteptări clare privind conformitatea și aprobarea politicilor.
• Un responsabil desemnat (responsabil de conformitate sau comitet) cu autoritatea de a acționa.
• Rapoarte periodice despre audituri, probleme și acțiuni corective.

Responsabil cu conformitatea

Acest rol este responsabil de politici și proceduri, instruire, verificarea conformității, monitorizarea problemelor emergente, răspunsul la reclamații, raportarea rezultatelor și asigurarea acțiunilor corective.

O împărțire simplă a responsabilităților, care poate scala, ar include:

• Deținătorii controalelor mențin anumite controale și furnizează dovezi.
• Echipele de conformitate stabilesc structura, efectuează evaluări, urmăresc lacunele și sprijină auditurile.
• Conducerea analizează progresul, elimină blocajele și aprobă prioritățile.

Foile de calcul pot funcționa la scară mică, dar majoritatea organizațiilor utilizează instrumente pentru a păstra cerințele, controalele, dovezile și responsabilitățile într-un singur loc – mai ales în mai multe medii cloud și unități comerciale.

Ce să căutați într-un software de gestionare a conformității

Printre capacitățile practice care ajută la reducerea dublării și la menținerea actualității activității se numără:

• Evaluări, care sunt liste de verificare reutilizabile pentru cerințe și controale.
• Maparea controalelor, cu un singur control asociat mai multor standarde pentru a reduce munca repetată.
• Monitorizarea, care oferă vizibilitate asupra stării controalelor în timp.
• Gestionarea dovezilor, care oferă un loc unic pentru stocarea elementelor, a notițelor și a stării.
• Fluxuri de lucru și alocarea activităților pentru atribuiri, date scadente și urmărirea progresului.
• Evaluarea, care oferă o perspectivă bazată pe riscuri pentru a contribui la orientarea eforturilor de îmbunătățire.

Elaborați un plan

Pe măsură ce stabiliți gestionarea conformității la organizația dvs., căutați răspunsuri la următoarele întrebări:

• Avem politici scrise care corespund obligațiilor noastre?
• Sunt documentate principalele procese?
• Sunt controalele mapate la standarde, astfel încât echipele să nu repete aceeași muncă?
• Putem furniza rapid dovezi atunci când au loc audituri sau investigații?
• Sunt clare rolurile de proprietate și raportare?

Gestionarea conformității în domeniul securității se află la intersecția dintre activitatea de securitate și obligațiile de conformitate. În practică, asta înseamnă protejarea datelor și a sistemelor în moduri care respectă regulile pentru care sunteți responsabil – apoi prezentarea dovezilor prin referințe, monitorizare și înregistrări.

Majoritatea reglementărilor și standardelor includ cerințe de securitate. Cerințele frecvente acoperă adesea:

• Gestionarea datelor: reguli clare despre modul în care datele sensibile sunt colectate și procesate.
• Stocare și acces securizate: criptare și acces controlat pentru a reduce expunerea neautorizată.
• Raportare și auditare: verificări periodice, suport pentru auditare și notificări privind încălcările, atunci când este necesar.

Este posibil să fie nevoie să mapați controalele la mai multe cadre, în același timp.

Trei standarde frecvente includ:

• Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD): un cadru juridic al UE axat pe confidențialitate și pe protecția datelor cu caracter personal; conformitatea înseamnă respectarea conformității cu RGPD și susținerea unui control mai strict asupra informațiilor personale.
• Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA): Acestea sunt legi și reguli din SUA din domeniul sănătății care stabilesc cerințe pentru utilizarea, divulgarea și protejarea informațiilor medicale protejate (PHI), inclusiv măsuri de protecție Regulă de securitate pentru PHI electronice.
• Standardele de securitate ale sectorului cardurilor de plată (PCI DSS): un standard global de securitate a informațiilor pentru organizațiile care stochează, procesează sau transmit datele deținătorilor de carduri, conceput pentru a reduce frauda printr-un control mai strict al datelor cardurilor de credit.

1. Începeți cu o linie de bază de securitate. Utilizați o bază de referință definită pentru sistemele esențiale, astfel încât echipele să știe ce consideră organizația dvs. o configurație bună. Monitorizați setările care se abat de la valorile prescrise și remediați lipsurile.

2. Implementați controale solide de acces și criptare. Aplicați acces controlat și criptare pentru a reduce expunerea neautorizată a datelor sensibile

3. Efectuați evaluări și auditări periodice. Efectuați auditări și evaluări periodice pentru a identifica lipsurile și pentru a confirma că măsurile de control respectă în continuare cerințele.

4. Instruiți persoanele cu privire la gestionarea datelor. Conformitatea în materie de securitate depinde de decizii zilnice, astfel încât instruirea și îndrumările clare contează.

5. Păstrați documentația pregătită pentru evaluări. Păstrați înregistrări care susțin verificările de auditare și de conformitate cu reglementările, astfel încât să puteți răspunde rapid atunci când vi se solicită.

6. Utilizați monitorizarea și fluxurile de lucru pentru a rămâne la zi. Utilizați instrumente și procese care susțin monitorizarea continuă, urmărirea și acțiunile corective, în loc să vă bazați doar pe verificări punctuale.

Automatizarea și conformitatea continuă ajută echipele să mențină actuale cerințele, controalele și dovezile, pe măsură ce mediul se schimbă. În loc să trateze conformitatea ca pe un eveniment periodic, această abordare o tratează ca pe un flux constant de verificări și actualizări mici, mai ușor de gestionat și mai ușor de verificat.

Mai multe schimbări fac automatizarea mai practică – și mai necesară – decât era înainte:

• Creșterea multicloud și SaaS: datele și sarcinile de lucru se mută între mai multe servicii și furnizori, ceea ce crește numărul de locuri în care trebuie aplicate și urmărite controalele.
• Reglementări în schimbare rapidă: cerințele evoluează, iar ceea ce era adecvat anul trecut poate fi depășit anul acesta, mai ales în privința așteptărilor legate de confidențialitate și securitate.
• Responsabilitate distribuită: proprietarii controalelor se află adesea în echipe diferite (securitate cloud, IT, inginerie, juridic, HR), așa că sunt importante coordonarea și colectarea consecventă a dovezilor.

Când analizați automatizarea și conformitatea continuă, concentrați-vă pe capacități care reduc efortul manual fără a pierde responsabilitatea.

Începeți cu evaluări standardizate care utilizează seturi de controale reutilizabile. Acest lucru susține consecvența între echipe și face mai ușoară compararea rezultatelor în timp.

• Evaluări standardizate: Utilizați aceeași structură de evaluare la fiecare ciclu, astfel încât progresul (și regresiile) să fie ușor de observat.
• Seturi de controale reutilizabile: Reutilizați un set de bază de controale, în loc să rescrieți verificările pentru fiecare cerință nouă.

Maparea comună a controalelor reduce dublarea în diverse cadre prin conectarea unui singur control la mai multe cerințe.

Iată cum arată acest lucru în practică:

1. O singură practică de control al accesului (de exemplu, „acces restricționat la date sensibile”) poate acoperi părți din mai multe standarde.
2. Dovezile colectate pentru acel control pot fi reutilizate când raportați în raport cu diferite cadre, în loc să recreați aceeași dovadă în mai multe locuri.
3. Actualizările controlului (sau ale documentației sale) se propagă către fiecare cadru care depinde de el.

Monitorizarea continuă se concentrează pe starea controlului și pe postura de conformitate – dacă controalele sunt implementate, dacă mai funcționează așa cum se așteaptă și dacă s-a schimbat ceva ce necesită urmărire.

Iată indicatorii frecvenți de monitorizare pe care îi urmăresc echipele:

• Starea controlului: aceasta poate include reușit, nereușit sau încă neevaluat.
• Indicatori de schimbare: modificările de configurație, actualizările de politici sau sistemele noi pot crea noi verificări care trebuie rulate.
• Tipare de excepții: excepțiile repetate pot indica controale care trebuie reproiectate sau pentru care este nevoie de o responsabilitate mai clară.

Dovezile tind să se răspândească în inboxuri, unități partajate și fire de tichete, dacă nu planificați acest lucru din timp. Gestionarea centralizată a dovezilor păstrează artefactele într-un singur loc și le asociază cu controlul, proprietarul și ciclul de verificare corecte.

Fluxurile de lucru și alocarea sarcinilor contează aici, deoarece transformă lucrurile care trebuie remediate în activități care pot fi urmărite:

• Flux de lucru: o cale consecventă pentru verificări, aprobări și validări finale.
• Alocarea sarcinilor: atribuiri clare, date limită și urmărirea progresului, legate de control sau evaluare.
• Disponibilitatea dovezilor: un mod rapid de a răspunde la întrebarea „Ce dovezi avem?” și „Este actual?”

Evaluarea bazată pe risc și modelele de maturitate ajută echipele să decidă ce trebuie remediat mai întâi. Scopul nu este să urmăriți simultan fiecare lacună minoră, ci să concentrați remedierea asupra problemelor care creează cea mai mare expunere.

Acest lucru ajută la prioritizarea remedierii prin:

• Prioritizarea lucrărilor după impact: puneți în partea de sus a cozii lacunele cu cel mai mare risc.
• Urmărirea îmbunătățirii în timp: un scor sau un nivel de maturitate oferă o vedere clară înainte și după, când finalizați activitățile de remediere.
• Susținerea deciziilor consecvente: Când echipele utilizează același model de evaluare sau de maturitate, prioritizarea este mai puțin subiectivă și mai ușor de explicat.

După ce începeți să automatizați evaluările, monitorizarea și colectarea dovezilor, următorul pas este să decideți ce veți urmări și cum veți raporta progresul – astfel încât liderii să poată vedea tendințele de risc, să prioritizeze remedierile și să arate rezultatele în timp.

Chiar și programele bine gestionate pot stagna atunci când cerințele se înmulțesc, sistemele se extind în mai multe medii, iar responsabilitatea devine neclară. Soluțiile se reduc, de obicei, la diminuarea muncii duplicate, consolidarea obiceiurilor de gestionare a dovezilor și stabilirea unor limite clare pentru instrumentele noi.

Problema: Teams urmărește aceeași cerință în mai multe locuri, rescrie controale similare pentru reglementări diferite și petrece timp pentru a reconcilia liste de verificare care se suprapun.

Cum evitați acest lucru: Utilizați maparea comună a controalelor între reglementări.

O abordare practică este să mapați un singur control la mai multe cadre, astfel încât să nu repetați aceeași muncă de fiecare dată când adăugați un standard nou.

• Creați o bibliotecă comună de controale. Păstrați un set de bază de controale care apar în multe cerințe (controlul accesului, jurnalizare, criptare, reținere, răspuns la incidente).
• Mapați o dată, reutilizați frecvent. Asociați fiecare control cu fiecare reglementare sau standard care îl solicită, apoi utilizați această mapare în timpul verificărilor și al auditurilor.
• Actualizați controlul, nu fiecare listă de verificare. Când controlul se modifică, lăsați acea singură actualizare să se propage în cerințele mapate, în loc să editați mai multe copii.

Verificare rapidă: dacă două echipe întrețin controale separate, „aceleași”, dar cu formulări diferite, plătiți taxa de duplicare.

Problema: Dovada se răspândește în chat-uri, fire de e-mail, comentarii din tichete și unități de stocare partajate. Când apare o solicitare de audit, oamenii se grăbesc să găsească artefactele și să recreeze contextul.

Cum evitați acest lucru: centralizați artefactele și desemnați responsabili pentru controale.

Centralizarea dovezilor funcționează cel mai bine atunci când fiecare control are un responsabil numit, care știe cum arată „dovezile bune” și unde se află.

• Un singur loc pentru dovezi. Stocați artefactele, notele și actualizările de stare într-un singur loc, asociat cu controlul. (Multe instrumente acceptă atașarea dovezilor și urmărirea stării în cadrul acțiunilor de îmbunătățire.)
• Proprietate clară. Desemnați un responsabil pentru control, care se ocupă de actualizarea artefactelor și răspunde la solicitările de dovezi.
• Definiți „dovezi minime viabile”. Pentru fiecare control, documentați ce trebuie să demonstrați:
  • Ce este controlul,
  • Cine îl deține,
  • Cum este verificat,
  • Ce dovezi sunt colectate și
  • Cât de des sunt actualizate.
• Utilizați fluxuri de lucru și atribuirea de sarcini. Urmăriți solicitările, datele scadente și pașii de verificare, astfel încât colectarea dovezilor să nu depindă de memorie.

Un obicei simplu care ajută: dacă o dovadă nu se găsește ușor peste două luni, nu este stocată în locul potrivit.

Problema: platformele cloud diferite vin cu valori implicite, tipare de jurnalizare și setări de securitate diferite. Controalele derivă în timp, pe măsură ce serviciile se actualizează și echipele fac modificări locale.

Cum evitați acest lucru: Stabiliți politica în calitate de cod standardizată și baze de referință pentru postura de securitate.

O abordare stabilă este să standardizați așteptările pe două niveluri: politica în calitate de cod pentru reguli consecvente și baze de referință pentru postura de securitate pentru starea minimă de configurare pe care o așteptați peste tot.

• Politica în calitate de‑cod pentru repetabilitate. Definiți principalele cerințe (cum ar fi criptarea, cerințele de identitate, jurnalizarea, reținerea) într-o formă care poate fi aplicată consecvent în toate mediile.
• Linii de bază ale poziției pentru claritate. Mențineți un set de bază de setări de securitate și urmăriți când sistemele se abat de la acesta.
• Monitorizarea continuă a stării controalelor. Urmăriți dacă controalele trec sau nu trec în timp, nu doar în timpul verificărilor planificate.
• Maparea controalelor comune rămâne importantă. Utilizați controale partajate ori de câte ori este posibil, chiar și atunci când platformele de bază diferă.

Fiți atenți la abatere: dacă o bază de referință este documentată, dar nu este monitorizată, se învechește rapid.

Problema: oamenii adoptă aplicații noi – și instrumente de inteligență artificială noi – mai repede decât pot procesele de guvernare să le verifice. Acest lucru crește riscul ca datele sensibile să fie distribuite în locuri care nu au fost verificate.

Cum evitați acest lucru: Utilizați instrumente aprobate, etichete, monitorizare și șabloane actualizate.

Stabiliți măsuri de protecție clare, care se potrivesc modului în care lucrează oamenii în realitate – mai ales pe măsură ce instrumentele de inteligență artificială se extind.

• Definiți instrumentele aprobate. Publicați o listă scurtă de aplicații și instrumente de inteligență artificială aprobate, plus un traseu pentru solicitarea altora noi.
• Etichetați datele sensibile. Aplicați etichete de sensibilitate, astfel încât oamenii să știe ce necesită atenție suplimentară și astfel încât controalele să poată acționa în funcție de etichetă.
• Monitorizați riscurile de comunicare. Adăugați monitorizare axată pe tipare riscante de partajare (de exemplu, copierea conținutului sensibil în instrumente neaprobate sau trimiterea lui către destinații neautorizate).
• Adoptați șabloane aliniate la reglementările în evoluție (inclusiv inteligența artificială). Utilizați șabloane și liste de verificare care reflectă cerințele noi pe măsură ce regulile privind inteligența artificială se schimbă și actualizați-le periodic, în loc să așteptați următoarea verificare anuală.

O împărțire practică, care menține ritmul, este să:

• Blocați instrumentele cu risc ridicat care nu au nicio justificare de business.
• Permiteți instrumentele cu risc mai scăzut doar pentru activități nesensibile și adăugați măsuri de protecție pentru a reduce riscul de pierdere a datelor.
• Standardizați pe opțiuni de nivel de întreprindere pentru activitățile care implică date sensibile.

Ați văzut cum funcționează un program solid de management al conformității: stabiliți politici clare, atribuiți responsabilități, evaluați riscurile, închideți lacunele, monitorizați controalele și raportați progresul într-un mod care le permite liderilor să acționeze. Când puneți toate aceste elemente laolaltă, petreceți mai puțin timp căutând dovezi și mai mult timp îmbunătățind modul în care se desfășoară activitatea.

Dacă porniți de la zero – sau consolidați un program existent – puteți păstra lucrurile ușor de gestionat astfel:

• Alegeți o evaluare care corespunde nevoii dvs. imediate (o reglementare, un standard sau o cerință internă pe care o urmăriți deja).
• Utilizați lista de acțiuni de îmbunătățire ca jurnal de lucru, apoi atribuiți responsabili pentru implementare și testare.
• Verificați periodic scorul și vizualizarea „necesită atenție” pentru a menține concentrarea pe activitățile cu impactul cel mai mare.
• Înregistrați dovezile și actualizările de stare pe măsură ce avansați, astfel încât raportarea pentru audit să nu devină o cursă de ultim moment.

Manager de conformitate Microsoft Purview este conceput pentru a vă ajuta să evaluați și să gestionați conformitatea într-un mediu multicloud și să sprijiniți întregul parcurs — de la inventarierea riscurilor privind protecția datelor până la implementarea controalelor, menținerea la zi cu reglementările și certificările și raportarea către auditori.

Obțineți ajutor pentru a organiza cerințele în evaluări, pentru a transforma lacunele în acțiuni de îmbunătățire atribuite, pentru a urmări progresul cu un scor bazat pe risc și pentru a sprijini raportarea către auditori – totul într-un singur loc.