Cum să trimiteți fișiere mari

Este frustrant să vedeți un e-mail returnat sau blocat din cauza unei atașări de mari dimensiuni, iar motivul este simplu. Furnizorii de servicii de internet și furnizorii de e-mail limitează dimensiunea fișierelor pe care le puteți încărca sau trimite, pentru a împiedica volumele mari de date să le încetinească serviciile.

Limitele sunt mai mici decât se așteaptă majoritatea oamenilor. Outlook și iCloud se opresc la 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail și AOL se opresc la 25 MB. Două detalii fac ca limita reală să fie și mai mică. Atașările de e-mail sunt codificate pentru transfer, ceea ce le mărește dimensiunea, astfel că cel mai mare fișier care încape efectiv este de aproximativ 75% din limita declarată, iar o limită de 25 MB poate transporta un fișier de aproximativ 18 MB. Furnizorul destinatarului aplică și el propria limită, astfel că valoarea mai mică dintre cele două limite decide dacă mesajul ajunge.

Înainte să alegeți o metodă, este util să știți unde se încadrează fișierul dvs. Câteva valori orientative pentru fișierele pe care întreprinderile mici le trimit cel mai des: o fotografie realizată cu camera unui telefon are câțiva megaocteți și este potrivită ca atașare; o prezentare cu imagini are adesea 10–30 MB, exact la limită; un videoclip scurt depășește limita în primul minut de material video; un fișier de design, CAD sau imagine brută ajunge de obicei la sute de megaocteți; iar un folder cu facturi sau contracte scanate crește rapid după câteva zeci de pagini.

Regula practică: orice depășește aproximativ 18 MB are nevoie de un link, nu de un atașament, iar orice depășește câteva sute de megaocteți are nevoie în mod specific de spațiu de stocare în cloud.

Încărcați fișierul, apoi partajați un link către acesta. Aceasta este cea mai mare limită dintre cele patru, până la 250 GB per fișier, și funcționează pentru un singur document sau pentru un folder întreg. Destinatarii nu au nevoie de un cont la furnizorul de stocare pentru a deschide linkul. Un singur aspect important de urmărit este modul în care setați permisiunile atunci când partajați în afara propriei organizații, motiv pentru care stabilirea intenționată a accesului contează. Dacă sunteți la început, spațiul de stocare în cloud pentru întreprinderi mici explică modul în care funcționează serviciul de bază.

Instrumentele de colaborare combină chatul, întâlnirile video și stocarea fișierelor într-un singur loc, iar de obicei sunt integrate cu spațiul de stocare în cloud, astfel că trimiterea unui fișier într-o conversație necesită un singur pas. Aceasta este opțiunea cea mai rapidă pentru persoanele cu care lucrați deja. Compromisul este că fișierele ajung împrăștiate în mai multe fire de conversație și sunt mai greu de găsit mai târziu.

Acestea vă permit să încărcați un fișier și să trimiteți un link de descărcare, unele gratuit și altele prin abonament. Sunt utile când destinatarul nu utilizează instrumentele dvs. obișnuite. Verificați protocoalele de securitate înainte să utilizați unul, deoarece aceste site-uri adesea nu oferă protecții solide de securitate sau confidențialitate. Pentru orice conținut sensibil, utilizați în schimb furnizorul dvs. de spațiu de stocare în cloud.

Arhivarea unui folder sau scindarea unei arhive mari în părți poate extrage un fișier sub limită. Totuși, acest lucru ajută doar într-o mică măsură. Videoclipurile, fotografiile și fișierele PDF sunt deja comprimate, astfel că se micșorează foarte puțin. Pentru majoritatea întreprinderilor mici, linkul către spațiul de stocare în cloud acoperă aproape toate cazurile, iar restul depind de circumstanțe.

Metoda cu link în cloud durează aproximativ un minut. Mai întâi, salvați fișierul în spațiul de stocare în cloud sau glisați-l în folderul în care trebuie să fie. Apoi, așteptați până se termină încărcarea, deoarece linkul nu va funcționa până când fișierul nu este încărcat complet. În al treilea rând, selectați opțiunea de partajare, fie butonul de partajare din document, fie meniul deschis cu clic dreapta pe fișier din folderul său. În al patrulea rând, setați permisiunile înainte de a trimite: cine poate să-l deschidă, dacă poate edita sau doar vizualiza și dacă linkul trebuie să expire. În al cincilea pas, trimiteți linkul prin e-mail, chat sau mesaj text.

Unele aplicații de e-mail scurtează și mai mult acest lucru. Atașați un fișier prea mare în Outlook și vi se oferă să încărcați fișierul în OneDrive și să înlocuiți atașarea cu un link de partajare, ceea ce produce același rezultat fără să părăsiți inboxul. Verificați permisiunile acelui link dacă destinatarul este din afara organizației dvs.

Stocarea în cloud merită considerată opțiunea implicită, nu doar o soluție de rezervă, iar motivele depășesc cu mult dimensiunea fișierelor. Ușurința utilizării: trimiteți o invitație prin e-mail sau un link direct, iar destinatarul face clic pentru a-l deschide fără să aibă nevoie de un cont. Securitate: criptarea fișierelor, monitorizarea conectărilor suspecte, detectarea ransomware-ului, scanarea antivirus, autentificarea pe două niveluri și linkurile protejate prin parolă sunt funcții integrate. Permisiuni: restricționați cine poate vizualiza, comenta, edita sau redistribui, de la o singură persoană la un grup sau la oricine are linkul. Recuperare: dacă un destinatar șterge fișierul, îl puteți restaura din Coșul de reciclare, iar dacă îl modifică, puteți reveni la o versiune anterioară.

Copiere de rezervă: fișierele rămân în siguranță dacă un computer este pierdut, furat sau se defectează. Colaborare: partajați o singură dată și lucrați împreună în același fișier, cu modificări vizibile imediat ce apar. Mai puțin spațiu ocupat: fișierul utilizează mai puțin spațiu pe dispozitiv și nu consumă deloc din cota dvs. de e-mail. Cost: majoritatea serviciilor includ un plan gratuit, astfel că nu există niciun motiv să plătiți pentru o limită de e-mail mai mare sau pentru un abonament de transfer. Împreună, aceste avantaje transformă o livrare unidirecțională într-o copie de lucru partajată, ceea ce, de obicei, este exact ceea ce v-ați dorit de la bun început.

Partajarea unui link extinde accesul, astfel că merită să creați câteva obiceiuri. Ghidul nostru despre partajarea securizată a fișierelor pentru întreprinderi mici oferă informații detaliate despre măsurile de protecție pe care le implică acestea.

Partajați cu persoane numite, nu cu oricine are linkul, ori de câte ori fișierul este sensibil. Setați permisiuni doar pentru vizualizare, cu excepția cazului în care destinatarul are nevoie reală să editeze. Adăugați o dată de expirare, astfel încât linkul să nu mai funcționeze după finalizarea proiectului, și o parolă pentru evidențe financiare, juridice sau despre clienți. Înainte să încărcați orice element confidențial pe un site gratuit de transfer, citiți ce spune despre criptare și păstrare, deoarece multe servicii păstrează fișierele mai mult timp decât ați crede.

Un fișier partajat este, de obicei, un fișier de lucru, iar munca începe în momentul în care trimiteți linkul. Acolo își dovedește utilitatea asistența bazată pe inteligența artificială: poate rezuma un contract sau un raport lung, astfel încât o persoană din echipă să nu mai fie nevoită să citească patruzeci de pagini ca să găsească modificarea, poate redacta mesajul care însoțește linkul și poate rezuma ce au editat colaboratorii în lipsa dvs. Fișierul încetează să mai fie ceva trimis prin e-mail și devine ceva prin care echipa lucrează împreună.

Trimiterea fișierelor mari încetează să mai fie o problemă în momentul în care nu le mai atașați. Mutați fișierul în spațiul de stocare în cloud, setați permisiunile astfel încât să corespundă persoanelor care trebuie să îl vadă și trimiteți linkul. OneDrive oferă firmelor mici acest link, împreună cu criptarea, istoricul versiunilor și accesul care expiră, pentru ca partajarea să fie sigură în mod implicit. Începeți să utilizați OneDrive.