Stimulați-vă productivitatea cu aceste sfaturi și trucuri esențiale pentru Outlook

Outlook simplifică e-mailul, calendarul, persoanele de contact, activitățile și multe altele. Totul într-un singur loc. Nu e de mirare că, începând cu 2017, a cunoscut o dezvoltare constantă pe dispozitivele mobile! Având în vedere numărul tot mai mare de utilizatori, sunt disponibile multe sfaturi și trucuri pentru Outlook pentru a spori productivitatea.

Iată câteva modalități de a valorifica la maximum Outlook.

Fiind unul dintre milioanele de utilizatori Outlook, poate credeți că știți deja cum să-l utilizați în cel mai eficient mod cu putință. Iată șapte sfaturi și trucuri pe care este posibil să nu le cunoașteți încă.

Nr. 1 Permiteți ca Outlook să vă vorbească

Cel care vorbește nu e chiar Outlook, ci asistentul de productivitate Cortana de la Microsoft. Cortana este integrat în Outlook pentru dispozitive mobile cu Redați e-mailurile. După ce ați configurat această setare în Outlook, puteți asculta e-mailurile noi din mers. Ba chiar le puteți și gestiona. Utilizând doar vocea și având mâinile libere, puteți să marcați mesaje ca necitite, să semnalizați, să ștergeți și să răspundeți la mesaje.

Mai mult, Cortana nu se limitează la citirea e-mailurilor. El sau ea (alegerea vă aparține) vă poate ajuta să rămâneți organizat. Inteligența artificială vă va informa cu privire la modificările aduse evenimentelor și chiar va identifica conflictele de planificare din calendar. Vedeți cum funcționează!

Nr. 2 Utilizați Mesaje prioritare

Mai ales pe telefon, un inbox aglomerat poate fi greu de parcurs. Simplificați scanarea rapidă a e-mailului pentru a găsi ceea ce vă trebuie, utilizând Mesaje prioritare. Puteți crea echivalentul a două inboxuri: Prioritare și Altele. Apoi, comutați între cele două pur și simplu glisând butonul din partea de sus a inboxului.

Outlook sortează e-mailurile pentru dvs., mutând mesajele importante în „Mesaje prioritare” și lucruri cum ar fi e-mailul nedorit în „Altele”. Puteți să reclasificați rapid mesajele, mutându-le dintr-o secțiune a inboxului în alta. Puteți chiar selecta „Mutați întotdeauna în Prioritare” sau invers dacă doriți ca toate comunicațiile de la un expeditor să apară într-un anumit loc.

În plus, cu cât utilizați mai mult caracteristica Mesaje prioritare, cu atât ea devine mai inteligentă. Aceasta observă modul în care sortați dvs. mesajele de e-mail și va clasifica mai bine mesajele primite, ajutându-vă să vă concentrați asupra a ceea ce contează cu adevărat.

Nr. 3 Partajați calendarele

Mai mult pentru viață, mai mult pentru Outlook

O modalitate inteligentă de a ține pasul cu noutățile din inbox. Recuperați mai mult timp din zi cu Redare e-mailuri în Outlook pentru iOS

Începeți

Știm cu toții că pierdem prea mult timp cu întâlnirile. În timp ce continuați să lucrați la acest aspect în cadrul organizației, Outlook vă permite să eliminați ineficiența asociată cu încercarea de a planifica încă o întâlnire.

Cu calendare partajate în Outlook, accesați setările de calendar și selectați persoanele cu care ați dori să le partajați, cum ar fi colegii sau prietenii. Puteți codifica echipele utilizând culori diferite și puteți gestiona permisiunile pentru a permite persoanelor cu care partajați să aibă acces doar în vizualizare la calendar, să-l editeze sau să-l gestioneze (cu delegat). În plus, puteți alege și ce detalii să partajați cu ajutorul opțiunilor Toate, Doar titlurile și locațiile sau Doar când sunt ocupat.

Nr. 4 Profitați de Asistent programări

Când partajați calendarele, puteți utiliza Asistent programări pe dispozitive mobile în loc să tot schimbați e-mailuri în încercarea de a stabili o oră la care să vă întâlniți. Creați un eveniment în calendar și adăugați persoanele pe care doriți să le invitați. Apoi, utilizați selectorul de oră al Asistentului de programări pentru a glisa și a fixa o oră în calendar care devine verde. Ceea ce înseamnă că toți sunt disponibili. Rezervați-o!

Nr. 5 Menționați pe cineva pentru a-i atrage atenția

Atunci când lucrăm în birou împreună cu o altă persoană putem spune „Bună, Ioana!”. Când îi menționăm numele, Ioana își ridică privirea de la ceea ce face. Puteți face același lucru și de pe telefon cu @mențiuni în Outlook. Atunci când menționați @Ioana într-un mesaj de e-mail, destinatarul va vedea că a fost invitat să se alăture conversației.

Și mai bine, atunci când alte persoane vă @menționează, inboxul afișează propozițiile relevante din jurul @menționării dvs. direct în fragmentul de mesaj. Această caracteristică vă permite să înțelegeți dintr-o privire ce trebuie să faceți.

Nr. 6 Personalizați opțiunile de tragere cu degetul

Într-o aplicație de întâlniri, trageți cu degetul spre stânga sau spre dreapta pentru a vota o potrivire potențială. Puteți fi la fel de hotărât și în inboxul Outlook. Deschideți Setările mobile Outlook și selectați Opțiuni de tragere cu degetul. Puteți atribui Trageți cu degetul la dreapta sau Trageți cu degetul la stânga mai multor acțiuni preferate:

Ștergere
Marcare ca citit
Marcare ca necitit
Semnalizare
Arhivă

Nr. 7 Folosiți „Nu deranjați”

Verificarea în permanență a e-mailului ne poate face să ne simțim ca niște cobai. Apăsăm butonașul acela pentru a fi recompensați cu un mesaj nou. Dar distrage atenția. Asigurați-vă că vă concentrați la ce este important în momentul respectiv, utilizând caracteristica „Nu deranjați” din Outlook. Dacă dezactivați notificările din aplicații, vă puteți concentra toată atenția asupra întâlnirii sau raportului pe care trebuie să-l terminați.

Puteți planifica o setare „Nu deranjați” în fiecare după-amiază înainte de a încheia lucrul. Această perioadă de liniște vă poate ajuta să vă organizați și să vă pregătiți pentru ziua următoare. Sau puteți începe o sesiune „Nu deranjați” cronometrată, care pornește imediat, după cum este necesar.

Conectați-vă și organizați-vă din mers

Supraîncărcarea inboxului este un fapt real. Outlook Mobile vă ajută să vă conectați și să vă aranjați activitățile din mers. Acum, cu ajutorul Cortana și al acestor sfaturi și trucuri pentru Outlook, puteți avea control asupra comunicațiilor și angajamentelor personale și profesionale.

Echipa Microsoft 365 se axează pe distribuirea resurselor pentru a vă ajuta să începeți, să derulați și să vă dezvoltați afacerea.

PRODUSE CONEXE
Microsoft 365

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum

Conținut asociat

Productivitate

10 sfaturi privind utilizarea stocării în cloud pe telefon

Citiți mai multe

Productivitate

Cinci modalități de a colabora cu echipa de marketing de la distanță

Citiți mai multe

Productivitate

Cele mai bune sfaturi de productivitate pentru biroul dvs. la distanță sau mobil

Citiți mai multe

^{Detalii și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a discuta despre situația dvs.}

Stimulați-vă productivitatea cu aceste sfaturi și trucuri esențiale pentru Outlook

Nr. 1 Permiteți ca Outlook să vă vorbească

Nr. 2 Utilizați Mesaje prioritare

Nr. 3 Partajați calendarele

Mai mult pentru viață, mai mult pentru Outlook

Nr. 4 Profitați de Asistent programări

Nr. 5 Menționați pe cineva pentru a-i atrage atenția

Nr. 6 Personalizați opțiunile de tragere cu degetul

Nr. 7 Folosiți „Nu deranjați”

Conectați-vă și organizați-vă din mers

Introducere în Microsoft 365

Conținut asociat

10 sfaturi privind utilizarea stocării în cloud pe telefon

Cinci modalități de a colabora cu echipa de marketing de la distanță

Cele mai bune sfaturi de productivitate pentru biroul dvs. la distanță sau mobil

Urmăriți Microsoft 365