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Escolher a ferramenta de business intelligence (BI) correta para a sua empresa pode ser um processo moroso com muitas opções que têm funcionalidades semelhantes. Uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como o software de business intelligence é ter uma compreensão clara das necessidades da sua empresa e um conjunto sólido de critérios para ajudar a rever as suas escolhas.
Uma vez que a principal função do BI é ajudar a analisar dados para a tomada de decisões, esta é uma questão importante. Ao avaliar as ferramentas de business intelligence, é necessário conhecer detalhes sobre os seus dados. São estruturados, não estruturados ou ambos? O seu software de business intelligence implementará a sua análise no local, na cloud ou numa modalidade híbrida dos dois? Que conectores pré-criados oferece?
Saber estas respostas pode ajudar a decidir se uma ferramenta de BI pode ser facilmente ligada a todos os seus sistemas existentes e normalizar dados de diferentes origens - poupando-lhe a aquisição de produtos adicionais de gestão de dados no futuro. Isto também garante um acesso e análise de dados rápidos e precisos.
Tal como acontece com a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam de forma totalmente integrada com software com que os utilizadores já estão familiarizados, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas mais utilizadas com as quais o seu software de BI precisa de se ligar - não se esqueça de incluir aplicações de terceiros, plug-ins, extensões e conectividade que a sua empresa utiliza regularmente.
Estes são fatores importantes a considerar ao avaliar as ferramentas de business intelligence, especialmente se trabalha numa indústria regulamentada, como serviços financeiros ou saúde. Certifique-se de que o seu software de BI inclui funcionalidades que:
Uma vez que o business intelligence é versátil e pode ser utilizado em toda a organização, muitas empresas preferem uma combinação de ferramentas de BI de gestão personalizada e de BI empresarial que funcionem para utilizadores técnicos e não técnicos.
Fale com os intervenientes de ambos os lados do espetro para saber exatamente como vão utilizar o BI e se precisa de se concentrar em funcionalidades para self-service, empresariais, ou uma mistura dos dois. Poderá querer procurar uma única ferramenta que dimensione para servir as necessidades de todos os utilizadores - desde as operações empresariais até às TI - e que inclua ambos os tipos de soluções de BI.
A representação visual de dados é um elemento-chave do business intelligence e deve reservar algum tempo para aprender mais sobre a mesma durante uma demonstração ou avaliação.
Primeiro, explore os dashboards de dados que a ferramenta oferece e veja como podem ajudar a sua organização a descobrir novas informações. Uma vez que estes dashboards serão utilizados diariamente por uma vasta gama de utilizadores, devem permitir aos utilizadores a apresentação visual de dados de forma a ajudar a identificar e resolver problemas rapidamente.
De seguida, veja como as descobertas são apresentadas através de apresentação de dados e narrativa de histórias. Estas funcionalidades utilizam normalmente quadros, gráficos e mapas para apresentar informações que são difíceis de ver numa folha de cálculo. As melhores ferramentas de apresentação de dados têm uma interface intuitiva que permite aos utilizadores explorar e apresentar dados de várias formas, independentemente das suas competências técnicas.
A partilha de informações para impulsionar a ação é uma das principais vantagens do business intelligence. Como parte da sua avaliação, saiba como os utilizadores podem colaborar para atualizar, personalizar e partilhar relatórios.
Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem aos utilizadores fazer anotações diretamente no software, incorporar rapidamente relatórios em ferramentas de mensagens e colaboração, e definir permissões para distribuir resultados dentro e fora da sua organização.
Por último, não se esqueça de explorar a forma como a ferramenta gere as comunicações automáticas, como e-mails e alertas, que notificam os utilizadores sobre relatórios agendados com regularidade ou alterações inesperadas nos dados.
As funcionalidades móveis fornecem acesso a dados em tempo real e permitem-lhe tomar decisões sustentadas por dados em tempo real quando está a trabalhar remotamente. Fale com os seus colaboradores que trabalham no terreno ou em localizações distribuídas para saber qual o nível de acesso móvel de que necessitam. Pode variar desde a visualização básica de dashboards e relatórios até à criação e edição de análises com ferramentas móveis. Deve também certificar-se de que as funcionalidades da ferramenta estão alinhadas com a estratégia móvel mais alargada da sua empresa.
As estruturas de preços do software podem variar entre planos por utilizador e modelos de subscrição. Ao analisar o seu orçamento, considere o número de utilizadores que tem atualmente e a forma como o seu negócio irá crescer no futuro.
Não se esqueça que um maior número de capacidades e atualizações pode representar um custo mais elevado. Certifique-se de que sabe quais são as funcionalidades indispensáveis para a sua organização e quais são as funcionalidades negociáveis.
O objetivo é encontrar uma solução rentável que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização à escala necessária e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.
Qualquer ferramenta de business intelligence requer formação e suporte, inicialmente e à medida que são adicionadas novas funcionalidades. Explore as opções de formação disponíveis. A formação está incluída ou tem de ser gerida dentro da empresa? Se precisar de dar formação a uma força de trabalho distribuída em várias localizações, estão disponíveis aulas online? Que tipo de formação é oferecida para atualizações de software?
Para além da formação e educação tradicionais, as comunidades de utilizadores podem fornecer sugestões e conselhos de colegas e especialistas em produtos. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, procure fóruns, blogues e grupos de utilizadores que ajudem a fornecer formação e suporte.
Finalmente, certifique-se de que compreende como é fornecido o suporte ao produto. Saiba se é gratuito ou pago, a que horas e dias é oferecido e se está disponível online, por chat ou por telefone.
Avaliar o fornecedor de business intelligence é tão importante como analisar as funcionalidades da ferramenta. Dedique algum tempo a pesquisar a reputação e estabilidade do fornecedor para se certificar de que tem viabilidade a longo prazo e será capaz de fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder da indústria que tenha uma vasta gama de ofertas que funcionem para as necessidades atuais e futuras da sua organização.
Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e casos práticos com base na dimensão da empresa e na indústria. Ao rever os desafios e soluções dos clientes, terá uma melhor ideia da eficácia desta ferramenta para empresas semelhantes à sua. Poderá também descobrir novas formas de utilizar o business intelligence após ler as histórias de sucesso de outras organizações.
Uma vez que todas estas funcionalidades - desde a integração à colaboração - necessitam de ser fáceis de utilizar por todos, procure uma oferta de avaliação que lhe permita realizar testes com a ferramenta. Se possível, peça a utilizadores de várias áreas funcionais que experimentem a ferramenta e forneçam feedback. Esta é a forma mais fácil de saber ao certo se uma ferramenta de business intelligence é adequada para a sua organização.
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