Há mais de um século, o gráfico Gantt desempenha um papel significativo na concretização de projetos com êxito e na sua orientação desde o lançamento até à conclusão. Projetos de construção, casamentos no destino, criação de conteúdos, novos sites e praticamente qualquer projeto com um início e um fim podem provavelmente beneficiar de um gráfico Gantt.
O guia derradeiro dos gráficos Gantt
O que é exatamente um gráfico Gantt?
Um gráfico Gantt é um gráfico de barras cronológico, uma linha cronológica fácil de compreender que transforma os detalhes do seu projeto numa representação visual clara. Os gráficos Gantt estão fortemente associados à gestão de projetos em cascata. Por outras palavras, cada fase do projeto tem de estar concluída antes de o passo seguinte poder começar, e as fases nunca se repetem.
É um plano linear, ao contrário do Ágil, em que as necessidades e os requisitos variam e são adicionados ao projeto após sprints individuais e feedback contínuo. Para criar um gráfico Gantt eficiente, o gráfico terá de conter informações importantes, tais como:
- Âmbito
- Tarefas
- Dependências
- Nível de esforço (tempo) por tarefa
- Recursos (pessoas)
- Marcos
Graças ao software de gestão de projetos fácil de utilizar, criar um gráfico Gantt nunca foi tão simples, mesmo para um principiante. De facto, os gráficos Gantt figuram consistentemente entre as cinco funcionalidades mais utilizadas e pedidas no software de gestão de projetos. É importante que tenha isso em conta, pois aproximadamente 9,9% de cada dólar é desperdiçado devido ao mau desempenho dos projetos. São 99 dólares por cada 1000 investidos.
Uma das maiores dificuldades de qualquer projeto é a variação do âmbito, que é a incapacidade de controlar ou ajustar o projeto em função do tempo, custo e recursos. Um inquérito recente efetuado a gestores de projetos indica que 52% dos projetos concluídos nos últimos 12 meses registaram variações no âmbito, um aumento significativo comparativamente aos 43% de há cinco anos.
Quase todos os projetos podem beneficiar da utilização de gráficos Gantt, uma vez que estes simplificam as suas tarefas de gestão de projetos, mantêm tudo dentro do âmbito e ajudam-no a alcançar o sucesso. Vejamos dois cenários em que um gráfico Gantt pode fazer toda a diferença:
Cenário: quando uma folha de cálculo não é suficiente ou é simplesmente demais
Gestão simples de projetos.
Todas as pessoas fazem gestão de projetos. O Microsoft Project dá-lhe o poder e a simplicidade de assumir qualquer projeto com êxito.
Tentar navegar e efetuar alterações numa folha de cálculo excessivamente grande pode ser avassalador, ou até mesmo assustador, para si e para os intervenientes do seu projeto. Além disso, tal não permite a utilização de funcionalidades como o agendamento dinâmico ou as dependências.
Em vez disso, a transformação desse excesso de informações num elemento visual apelativo pode ajudar a clarificar as tarefas, o que pode melhorar a coordenação, a tomada de decisões, o fluxo de trabalho e muito mais ao disponibilizar uma linha cronológica codificada com cores do início ao fim do projeto. É fundamental ter em conta que as empresas com êxito tendem a apresentar taxas de êxito dos projetos muito mais elevadas (92%) do que as empresas com desempenho inferior (32%) e desperdiçam 21 vezes menos dinheiro devido a um fraco desempenho dos projetos.
Cenário: quando estão envolvidas muitas pessoas no projeto
Utilizar gráficos Gantt online é muito vantajoso quando são necessárias atualizações contínuas para manter todos em sintonia. Criar uma linha cronológica online mantém-na dinâmica e atual e, ao contrário de uma folha de cálculo estática, pode ajudar a partilhar rapidamente tarefas e marcos futuros com todos os intervenientes do projeto.
Pode criar vistas personalizáveis, efetuar alterações em tempo real para controlo de versões imediato, utilizar a funcionalidade simples de arrastar e largar e tirar partido de ferramentas integradas, como capacidades de criação de relatórios. À medida que se familiarizar mais com os gráficos Gantt, começará a ver ainda mais benefícios, como a capacidade de capturar dependências e tirar partido de agendamentos automáticos, o que não é possível apenas com uma folha de cálculo.
Temos boas notícias para si: se já mantém muitos dos seus planos de projeto em folhas de cálculo, como o Excel, muitos programas de software facilitam a importação desses dados do Excel para criar rapidamente o seu gráfico Gantt.
Quer monitorize um projeto diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, a utilização de gráficos Gantt proporciona a todos os envolvidos uma forma muito visual e fácil de compreender de monitorizar as suas tarefas. Além disso, pode manter todos os projetos no âmbito pretendido, abrir linhas de comunicação e tirar o máximo partido dos recursos disponíveis. Tudo isto é fundamental para manter a flexibilidade e a eficiência e cumprir com êxito os seus objetivos estratégicos.
Introdução ao Microsoft 365
É o Office que já conhece com as ferramentas que o ajudam a trabalhar melhor em equipa, para poder ser mais produtivo a qualquer altura e em qualquer lugar.
Conteúdos relacionados
Produtividade
Cinco tipos de ferramentas de colaboração que melhoram a produtividade
Produtividade
Definição de objetivos vs. planeamento de objetivos: crie um esquema para um êxito empresarial duradouro
Produtividade
Soluções modernas de pontos finais: o que são e porque necessita delas
Produtividade
Liberte o Potencial: como as Ferramentas de IA para Produtividade Transformam o Trabalho
As Informações e Ideias para Empresas não constituem aconselhamento profissional sobre impostos ou finanças. Deverá contactar o seu profissional de assuntos relacionados com impostos ou finanças para falar sobre a sua situação.
Siga o Microsoft 365