O guia para iniciantes sobre o uso do BPMN nos negócios
O que é o BPMN?
Ver para crer. Uma imagem vale mais que mil palavras. Mostre, não diga. São expressões como essas que tornaram o BPMN (Business Process Modeling Notation) extremamente popular em muitos tipos diferentes de empresas, setores e profissões. Mas o que exatamente é o BPMN e como ele funciona?
Resumindo, BPMN é um método de fluxograma padronizado que permite criar e compartilhar diagramas fáceis de entender. Esses diagramas podem modelar visualmente as etapas de um processo empresarial de ponta a ponta.
Exemplo de diagrama de processos de alteração de endereço BPMN (acima)
Embora haja vários métodos para modelagem de processos por aí, o BPMN rapidamente se tornou o padrão de fato para modelagem de processo e por um bom motivo.
Quais são suas funcionalidades?
Um dos benefícios mais significativos do BPMN está em sua capacidade de produzir fluxogramas que são tão simples ou complexos quanto necessário. Isso facilita que os stakeholders de negócios em todos os níveis (técnicos ou não técnicos) os entendam.
É essa qualidade que provavelmente conta para a popularidade do BPMN. Uma pesquisa de 2016 descobriu que 64% das empresas estão interessadas em adotar o BPMN para simplificar seus processos de negócios. A meta é simples para a maioria das empresas: economizar dinheiro reduzindo os custos e melhorando a produtividade.
Por que isso é necessário?
Os riscos são altos. Considere essas estatísticas de uma pesquisa de 2018 de empresas:
- 37% dos entrevistados relataram que suas organizações têm vários projetos de processo empresarial de alto nível em andamento
- 93% das organizações na pesquisa estão envolvidas em vários projetos de melhoria de processos
- 79% disseram que estavam usando ferramentas de software de processo para modelar os processos que estavam analisando e planejando alterar
- Além disso, 65% das pessoas pesquisadas concordaram ou concordaram fortemente que os processos e tecnologias BPMN ajudaram suas organizações a melhorar a eficiência, a versatilidade e a satisfação do cliente
- No entanto, a maioria dos entrevistados (52%) disse que apenas ocasionalmente modelam ou documentam os processos da empresa
Além de aumentar a eficiência, outras motivações relevantes para dar suporte ao trabalho do processo empresarial incluem:
- Aumento da satisfação do cliente
- Aprimoramento da capacidade de resposta organizacional
- Melhorias na coordenação e no controle dos negócios
- Apresentação de um novo produto ou linha de negócios
- Conformidade com as novas regulamentações
- Respostas a eventos exclusivos, como uma fusão ou aquisição
Desde TI, serviços financeiros, seguros e manufatura até educação, telecomunicações, varejo, computadores e software, cada empresa pode se beneficiar de processos empresariais ou organizacionais aprimorados.
Como o BPMN é usado?
O objetivo do BPMN é dar a todos uma visão clara de um processo do início ao fim. Ele ajuda a fornecer um caminho visual que preencherá as lacunas, mostrando a sequência de atividades de negócios necessárias para obter de uma extremidade de um processo para a outra.
Veja alguns dos benefícios que as empresas podem aproveitar usando BPMN:
- Comunicação e colaboração mais fáceis para atingir uma meta
- Representação visual simples das etapas
- Capacidade de personalizar com base nas funções dos stakeholders (por exemplo, analistas, participantes do processo, gerentes, desenvolvedores, equipes externas e consultores)
- Identificação de problemas nos processos que podem precisar de uma solução
- Insight sobre áreas potenciais para melhoria
- Incentivo a resultados de maior qualidade
Exemplos de modelagem de processo
Orientado a negócios
Muitos profissionais e organizações desejam modelar um processo centrado em pessoas de alto nível. Nesse caso, manter alguns símbolos requer um conhecimento menos aprofundado do BPMN, portanto, a notação é simples. Por outro lado, esses modelos também podem ser ajustados para serem extremamente detalhados para TI e outros stakeholders técnicos.
Veja alguns exemplos dos tipos de processos que esses fluxogramas podem representar visualmente:
- Tratamento de reclamações de clientes por telefone
- Vendas de produtos online
- Fluxo de trabalho de produção
- Processamento de sinistros de seguros
- Gráficos de fluxo de contratação de trabalho
- Métodos de integração
Exemplo de processo BPMN com diagrama de gateway
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Voltado para tecnologia
Conforme mencionado anteriormente, você pode tornar os diagramas tão granulares quanto necessário. Por exemplo, representando fluxos de processos centrados em TI, codificação e muito mais:
- Serviços Web B2B
- Visualizar a execução de código dentro de um programa
- Ilustrar a estrutura de um site ou aplicativo
- Ver como os visitantes navegam em um site
- Mostrar o fluxo de dados em sistemas como entrada de dados, processadores e redes de comunicação
Em versões mais complexas, você poderá modelar eventos de negócios complexos, como mensagens, temporizadores, regras de negócios e condições de erro. Vamos explorar mais dessas versões complexas do BPMN.
Elementos e símbolos no BPMN 2.0
A notação BPMN tem cinco categorias básicas de elementos e, dentro delas, muitas formas e símbolos diferentes. Veja uma visão geral rápida:
Objetos de fluxo
Eles mostram o comportamento em um processo empresarial e incluem:
- Atividades: trabalho executado ou tarefas de uma pessoa ou sistema (mostrado como um retângulo com cantos arredondados).
- Eventos: o que acontece durante um processo: início, intermediário e fim (mostrados como círculos).
- Gateways: representam o caminho do fluxo de sequência em um processo (mostrados como losangos). Detalhes adicionais podem incluir pontos de decisão.
Objetos de dados
Eles oferecem informações sobre os dados em um processo. Os dados são representados de quatro maneiras:
- Entradas de dados (mostradas como uma página com um canto curvado e seta para a direita) são tarefas dependentes de dados. Elas não poderão avançar até que dados específicos sejam coletados.
- Saídas de dados (mostradas como uma página com um canto curvado e seta para a direita sólida) são usadas para mostrar quando o processo gera dados.
- A coleta de dados (mostrada como uma página com um canto dobrado e três linhas sólidas no centro inferior) é qualquer ato de coleta de dados necessário no processo (por exemplo, uma pesquisa).
- Os armazenamentos de dados (mostrados como um contêiner) são usados como um local para coletar dados obtidos a partir do processo.
Objetos de conexão
Eles conectam os objetos de fluxo entre si, ou a outras informações, e mostram o fluxo de um processo:
- Fluxos de sequência (mostrados como uma seta sólida para a direita) descrevem a ordem das atividades executadas.
- Os fluxos de mensagens (mostrados como uma seta tracejada para a direita com um círculo no lado esquerdo) representam as mensagens e a ordem do fluxo entre os participantes.
- Associações (mostradas como uma linha pontilhada) vinculam texto e artefatos a um evento.
Raias
Esse termo representa pools e pistas.
- Pool: o "contêiner" para um único processo.
- Pistas: classificam a atividade dentro do pool. Mostrados horizontalmente ou verticalmente, eles dividem o pool em seções para indicar responsabilidades e a localização dos eventos.
Artefatos
Eles fornecem detalhes adicionais sobre o processo. Há dois tipos de artefatos:
- Grupos: mostrados como caixas com recortes, eles envolvem um grupo de elementos para mostrar que estão relacionados.
- Anotações de texto: são simplesmente anotações (precedida por um único colchete esquerdo) que os leitores podem ver facilmente sem fazer drill down. Também conhecido como comentários.
Simplifique o BPMN com software
Quando se trata de criar seu fluxograma, não é necessário reinventar a roda, especialmente se você estiver apenas começando a usar o BPMN.
O uso de uma ferramenta de software permitirá que você crie seus diagramas mais rapidamente e torne seu modelo de processo empresarial mais eficiente. Certifique-se de escolher o software que permite que você:
- Comece a diagramar rapidamente criando facilmente diagramas profissionais. Gráficos de fluxo BPMN com modelos e exemplos prontos.
- Dê aos diagramas uma aparência profissional e atraente com temas e efeitos prontos.
- Aproveite recursos intuitivos, como arrastar e soltar, alinhar e posicionar e conectar automaticamente para criar diagramas com mais eficiência.
- Trabalhe em um ecossistema de conteúdo que forneça o conjunto principal de formas BPMN 2.0 e posteriores, que constitui centenas de símbolos graficamente diferentes.
- Tenha um nível de suporte que permita a criação tanto de diagramas BPMN básicos quanto de diagramas mais detalhados, com lógica de exceção, informações de recursos e funções, dados básicos de fluxo de informações e detalhes de comunicação entre participantes.
- Verifique se há erros validando seu diagrama com base em 76 regras lógicas relacionadas à correção visual, de acordo com o padrão BPMN 2.0, e veja uma lista de problemas a serem examinados.
- Carregue seu próprio conjunto personalizado de regras logísticas relacionadas à correção visual.
- Compartilhe facilmente o trabalho como um link baseado na Web, anexo, imagem ou PDF seguro e responda aos comentários online.
- Colabore com outras pessoas usando coautoria, comentários e anotações.
- Coedite diagramas com sua equipe para manter uma única versão da verdade e minimizar conflitos de versão.
- Veja quem está trabalhando em partes específicas do diagrama, receba notificações sobre alterações e escolha quando mesclar essas alterações em um arquivo mestre.
- Integre diagramas vinculados a dados ao dashboard do Power BI. Essa integração pode ajudar a impulsionar a inteligência operacional e business intelligence, permitindo que você compreenda melhor o panorama geral.
- Automatize os fluxos de trabalho de processo empresarial por conta própria, agilize o processo de criação e dê à TI mais tempo para se concentrar em iniciativas estratégicas
- Acesse diagramas de praticamente qualquer lugar em um navegador ou aplicativo iPad®.
Dicas para começar
De donos de processos de negócios em empresas já estabelecidas a analistas, simplificar seus processos de negócios traz benefícios, não importa o quão simples ou complexos eles sejam. Se a informação parecer um pouco demais, lembre-se: você pode criar um fluxograma BPMN simples e depois evoluir a partir dele.
Se você quiser ver isso em ação, há vários modelos e vídeos de instruções que vão ajudar você a criar um diagrama básico e, depois, você pode adicionar mais detalhes conforme se sentir mais à vontade. Você pode aprender mais sobre o uso de processos compatíveis com BPMN e softwares relacionados com este guia passo a passo.
A equipe do Microsoft 365 está focada em compartilhar recursos para ajudar você a iniciar, executar e expandir seus negócios.
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