Como enviar arquivos grandes

Ver o email ser devolvido ou bloqueado por causa de um anexo grande é frustrante, e o motivo é simples. Os provedores de internet e de email limitam o tamanho dos arquivos que você pode fazer upload ou enviar, o que evita que grandes volumes de dados deixem os serviços lentos.

Os limites são menores do que a maioria das pessoas imagina. O limite do Outlook e do iCloud é de 20 MB. O do Gmail, Yahoo, ProtonMail e AOL é de 25 MB. Dois detalhes fazem esse limite real ficar ainda menor. Os anexos de email são codificados durante o envio, o que aumenta o tamanho deles, então o maior arquivo que realmente cabe é cerca de 75% do limite informado, e um limite de 25 MB envia um arquivo de cerca de 18 MB. O provedor do destinatário também impõe o próprio limite, então o menor dos dois limites decide se a sua mensagem vai chegar.

Antes de escolher um método, vale a pena saber em que faixa o seu arquivo está. Alguns parâmetros aproximados para os arquivos que pequenas empresas enviam com mais frequência: uma foto tirada com a câmera do celular tem alguns megabytes e pode ser enviada como anexo; uma apresentação com imagens costuma ter 10 a 30 MB, já no limite; um vídeo curto ultrapassa o limite no primeiro minuto de gravação; um arquivo de design, CAD ou imagem bruta normalmente chega a centenas de megabytes; e uma pasta com faturas ou contratos digitalizados aumenta rápido quando passa de algumas dezenas de páginas.

A regra prática: qualquer arquivo acima de cerca de 18 MB precisa de um link, não de um anexo, e qualquer arquivo acima de algumas centenas de megabytes precisa especificamente de armazenamento em nuvem.

Faça upload do arquivo e depois compartilhe um link para ele. Esse é o maior limite dos quatro, até 250 GB por arquivo, e funciona para um único documento ou uma pasta inteira. Os destinatários não precisam ter uma conta com o provedor de armazenamento para abrir o link. A única coisa a observar são as permissões quando você compartilha fora da sua organização, por isso definir o acesso com cuidado faz diferença. Se você ainda não sabe usar isso, armazenamento em nuvem para pequenas empresas explica como o serviço funciona.

As ferramentas de colaboração reúnem chat, reuniões por vídeo e armazenamento de arquivos em um só lugar, e geralmente são integradas ao armazenamento em nuvem, então enviar um arquivo dentro de uma conversa é muito simples. Essa é a opção mais rápida para as pessoas com quem você já trabalha. A desvantagem é que os arquivos acabam espalhados por várias conversas e ficam mais difíceis de encontrar depois.

Elas permitem que você faça upload de um arquivo e envie um link de download, algumas são grátis e outras por assinatura. Elas são úteis quando o destinatário está fora das ferramentas que você costuma usar. Confira os protocolos de segurança antes de usar uma, porque esses sites muitas vezes não têm proteções robustas de segurança ou privacidade. Para qualquer arquivo confidencial, use o provedor de armazenamento em nuvem.

Compactar uma pasta ou dividir um arquivo grande em partes pode reduzir o arquivo para ficar abaixo do limite. Mas isso só ajuda um pouco. Vídeos, fotos e PDFs já estão compactados, então quase não reduzem. Para a maioria das pequenas empresas, o link de armazenamento em nuvem atende a quase todos os casos, e o resto depende da situação.

O método de link na nuvem leva cerca de um minuto. Primeiro, salve o arquivo no seu armazenamento em nuvem ou arraste-o para a pasta onde ele será carregado. Segundo, aguarde a conclusão do upload, porque o link não vai funcionar até o arquivo ser totalmente carregado. Terceiro, selecione a opção de compartilhamento, seja o botão Compartilhar no documento ou um clique com o botão direito no arquivo dentro da pasta. Quarto, defina as permissões antes de enviar: quem pode abrir, se a pessoa pode editar ou só ver e se o link deve expirar. Em quinto lugar, envie o link por email, chat ou mensagem de texto.

Alguns apps de email encurtam isso. Se você anexar um arquivo muito grande no Outlook, ele oferece fazer o upload do arquivo para o OneDrive e substituir o anexo por um link de compartilhamento, o que gera o mesmo resultado sem sair da sua caixa de entrada. Confira as permissões desse link se o destinatário estiver fora da sua organização.

Vale a pena tratar o armazenamento em nuvem como padrão, e não como alternativa, e os motivos vão muito além do tamanho do arquivo. Facilidade de uso: envie um convite por email ou um link direto, e o destinatário clica para abrir sem precisar de uma conta. Segurança: criptografia de arquivos, monitoramento de logons suspeitos, detecção de ransomware, verificação de vírus, autenticação de dois fatores e links protegidos por senha vêm integrados. Permissões: restrinja quem pode ver, comentar, editar ou compartilhar novamente, de uma pessoa a um grupo ou a qualquer pessoa com o link. Recuperação: se um destinatário excluir o arquivo, você pode tirá-lo da lixeira e, se ele alterar o arquivo, você pode restaurar uma versão anterior.

Backup: os arquivos ficam protegidos se um computador for perdido, roubado ou parar de funcionar. Colaboração: compartilhe uma vez e trabalhe no mesmo arquivo junto com outras pessoas, com as edições aparecendo à medida que acontecem. Menos armazenamento: o arquivo ocupa menos espaço no seu dispositivo e não consome sua cota de email. Custo: a maioria dos serviços inclui um nível gratuito, então não há motivo para pagar por um limite maior de email ou por uma assinatura de transferência. Juntas, essas vantagens transformam uma entrega unidirecional em uma cópia de trabalho compartilhada, que normalmente é o que você queria desde o começo.

Compartilhar um link amplia o acesso, então vale a pena criar alguns hábitos. Nosso guia sobre compartilhamento seguro de arquivos para pequenas empresas aprofunda a proteção por trás disso.

Compartilhe com pessoas específicas, e não com qualquer pessoa com o link, sempre que o arquivo for confidencial. Defina permissões somente exibição, a menos que o destinatário realmente precise editar. Adicione uma data de validade para que o link pare de funcionar quando o projeto terminar, e uma senha para registros financeiros, jurídicos ou de clientes. Antes de enviar qualquer arquivo confidencial para um site de transferência gratuito, leia o que ele diz sobre criptografia e retenção, já que muitos mantêm os arquivos por mais tempo do que você imagina.

Um arquivo compartilhado normalmente é um arquivo de trabalho, e o trabalho começa no momento em que o link é enviado. É aí que a assistência da IA faz a diferença: ela pode resumir um contrato ou relatório longo para que um colega não precise ler quarenta páginas para encontrar a alteração, redigir a mensagem que acompanha o link e atualizar você sobre o que os colaboradores editaram enquanto você estava fora. O arquivo deixa de ser algo que você enviou por email e passa a ser algo que a equipe movimenta em conjunto.

Enviar arquivos grandes deixa de ser um problema no momento em que você para de anexá-los. Mova o arquivo para o armazenamento em nuvem, ajuste as permissões para corresponder a quem deve vê-lo e envie o link. O OneDrive oferece às pequenas empresas esse link junto com a criptografia, o histórico de versões e o acesso com expiração que tornam o compartilhamento seguro por padrão. Introdução ao OneDrive.