Aumente sua produtividade com essas dicas e truques essenciais do Outlook

O Outlook simplifica emails, calendários, contatos, tarefas e muito mais. Tudo em um só lugar. Não é de se surpreender que ele venha registrando um crescimento constante desde 2017! Com tantos usuários, o Outlook tem muitas dicas e truques de como aumentar a produtividade.

Confira aqui algumas maneiras de aproveitar ao máximo o Outlook.

Como um dos milhões de usuários do Outlook, talvez você considere que já sabe como usá-lo da forma mais eficiente possível. Porém, só para garantir, aqui estão sete dicas e truques que talvez você ainda não conheça.

1. Faça o Outlook conversar com você

Não é, de fato, o Outlook conversando, mas sim a assistente de produtividade Cortana da Microsoft. A Cortana é integrada ao Outlook móvel com o recurso Reproduzir Seus Emails. Depois de configurá-lo no Outlook, você poderá ouvir os novos emails em praticamente qualquer lugar. E poderá gerenciá-los também. Usando apenas a voz, com as mãos livres, você pode marcar como não lidas, sinalizar, excluir e responder mensagens.

E ainda melhor: a Cortana não apenas lê emails. Ela pode ajudar você a manter a organização. A IA informará você sobre alterações de eventos e até mesmo identificará conflitos de horários na sua agenda. Veja como isso funciona!

2. Use uma Caixa de Entrada Destaques

Especialmente no smartphone, uma caixa de entrada cheia pode ser exaustiva de percorrer. Facilite a tarefa de dar uma olhada rápida nos seus emails para encontrar o que você precisa com uma Caixa de Entrada Destaques. Você pode criar duas caixas de entradas: Destaques e Outros. Depois, alternar entre elas simplesmente deslizando o botão na parte superior da caixa de entrada.

O Outlook classifica o email para você, movendo as mensagens importantes para "Destaques" e o lixo eletrônico para "Outros". Você pode classificar novamente as mensagens movendo-as de uma seção da caixa de entrada para outra. Você poderá inclusive selecionar "Sempre mover para Destaques" ou vice-versa se quiser que as comunicações do remetente apareçam em um lugar específico.

Além disso, quanto mais você usar o recurso de Caixa de Entrada Destaques, mais inteligente ele ficará. Ele observa como você classifica seu email para ordenar melhor as mensagens de entrada e ajudar você a se concentrar no que é mais importante.

3. Compartilhe seus calendários

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Introdução

Todos nós sabemos como perdemos muito tempo em reuniões. Enquanto você segue trabalhando nisso na sua organização, o Outlook acaba com a ineficiência de tentar agendar mais uma reunião.

Com os calendários compartilhados no Outlook, acesse as configurações do calendário e selecione as pessoas com as quais você deseja compartilhar, como colegas ou amigos. Você pode organizar diferentes equipes por cores e gerenciar permissões para que as pessoas com quem você está compartilhando tenham permissões para somente visualizar, editar ou gerenciar seu calendário (com representante). Além disso, você também pode definir quais detalhes deseja compartilhar, escolhendo entre as opções Todos, Somente títulos e locais ou Somente quando eu estiver ocupado.

4. Aproveite o Assistente de Agendamento

Ao compartilhar seus calendários, você pode usar o Assistente de Agendamento no celular em vez de ter que enviar vários emails para definir a hora da reunião. Crie um evento em seu calendário e adicione as pessoas que você deseja convidar. Elas podem usar o seletor de hora do Assistente de Agendamento para arrastar e soltar em um horário do calendário, que ficará verde. Isso significa que todos estarão disponíveis. Pode agendar!

5. Mencione uma pessoa para chamar a atenção dela

Quando estamos trabalhando com outra pessoa em um escritório, podemos dizer "Ei, Maria!". Mencionar o nome dela faz com que Maria fique atenta ao que está acontecendo. Você pode fazer o mesmo no telefone usando as @menções do Outlook. Quando você mencionar @Maria em seu email, o destinatário verá foi chamado na conversa.

Ainda melhor: quando outra pessoa faz uma @menção a você, a caixa de entrada exibe as frases relevantes referentes à @menção diretamente no trecho da mensagem. Esse recurso permite saber rapidamente o que você precisa acompanhar.

6. Personalize suas opções de gestos de passar o dedo

Em um aplicativo de relacionamentos, você pode passar o dedo para a esquerda ou para a direita a fim de avaliar um possível perfil compatível. Você também pode tomar decisões similares na caixa de entrada do Outlook. Abra as Configurações móveis do Outlook e selecione Opções de gestos de passar o dedo. Você pode atribuir Passar o dedo para a direita ou Passar o dedo para a esquerda a uma série de ações preferenciais:

Excluir
Marcar como lido
Marcar como não lido
Sinalizar
Arquivar

7. Use "não incomodar"

Podemos nos sentir como ratos de laboratório por ter que verificar constantemente o email. Apertamos o botão para atualizar em troca da recompensa de uma nova mensagem. Mas isso causa distração. Concentre-se no que é importante no momento usando o recurso "não incomodar" do Outlook. Desative as notificações de aplicativos para poder voltar sua atenção à reunião ou ao relatório que você precisa concluir.

Você pode programar uma configuração "não incomodar" todas as tardes antes do final do expediente. Dessa forma, você pode ter tranquilidade para se organizar e se preparar para o dia seguinte. Ou você pode definir uma sessão "não incomodar" por um tempo determinado e com início imediato conforme necessário.

Conecte-se e organize-se em praticamente qualquer lugar

A sobrecarga da caixa de entrada é real. O Outlook móvel ajuda você a se conectar e se organizar em praticamente qualquer lugar. Agora, com a Ajuda da Cortana e com essas outras dicas e truques do Outlook, você pode ter controle das suas comunicações e compromissos profissionais.

A equipe do Microsoft 365 está focada em compartilhar recursos para ajudar você a iniciar, executar e expandir seus negócios.

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