Por mais de um século, o gráfico de Gantt desempenhou um papel significativo na execução de projetos bem-sucedidos, orientando desde o lançamento até a conclusão. Projetos de construção, emparelhamento de destino, criação de conteúdo, novos sites e praticamente qualquer projeto com um início e um fim poderão se beneficiar com um gráfico de Gantt.
O guia definitivo dos gráficos de Gantt
O que exatamente é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras cronológicas, uma linha do tempo fácil de entender que transforma os detalhes do seu projeto em uma clara representação visual. Os gráficos de Gantt estão fortemente associados ao gerenciamento de projetos tipo cascata. Em outras palavras, cada fase do projeto deve ser concluída antes de a próxima começar, e as fases nunca são repetidas.
É um plano linear, diferente do Agile, em que as necessidades e os requisitos são flutuantes e adicionados ao projeto após sprints individuais e com base no comentário contínuo. Para criar um gráfico de Gantt eficaz, ele deverá conter informações importantes, como:
- Escopo
- Tarefas
- Dependências
- Nível de esforço (tempo) por tarefa
- Recursos (pessoas)
- Etapas
Graças a um software de gerenciamento de projetos amigável, criar um gráfico de Gantt nunca foi tão simples, mesmo para um principiante. De fato, os gráficos de Gantt estão consistentemente entre os cinco recursos mais usados e solicitados no software de gerenciamento de projetos. É importante lembrar disso ao considerar que aproximadamente 9,9% de cada dólar é desperdiçado devido a um mau desempenho do projeto. São 99 dólares a cada mil investido.
Um dos maiores obstáculos de qualquer projeto é a fluência do escopo, que é a incapacidade de controlar ou ajustar o tempo, os custos e os recursos do projeto. Uma pesquisa recente com gerenciadores de projeto descobriu que 52% dos projetos concluídos nos últimos 12 meses tiveram uma fluência no escopo, um aumento significativo dos 43% indicados há cinco anos.
Quase todos os projetos podem se beneficiar com o uso de gráficos de Gantt, pois eles simplificam as tarefas de gerenciamento de projetos, mantendo-as no escopo e ajudando você a ter sucesso. Vejamos alguns cenários nos quais um gráfico de Gantt pode fazer toda a diferença:
Cenário: Quando uma planilha não é suficiente, ou é simplesmente exagerada
Gerenciamento de projetos simples.
Todo mundo gerencia projetos. O Microsoft Project proporciona o poder e a simplicidade de lidar com qualquer projeto com êxito.
Tentar navegar e fazer alterações em uma planilha excessivamente grande pode ser desgastante, até mesmo assustador, para você e os participantes do projeto. Além disso, elas não permitem recursos como dependências ou agendamento dinâmico.
Em vez disso, transformar o excesso de informações em um visual mais atrativo pode ajudar a trazer clareza para essas tarefas, o que pode impulsionar a coordenação, a tomada de decisões, o fluxo de trabalho e muito mais fornecendo uma linha do tempo visual codificada por cores do início ao fim. Isso é fundamental quando você considera o fato de que empresas de sucesso tendem a ter taxas de sucesso de projetos muito maiores (92%) em comparação ao baixo desempenho (32%) e desperdiço de dinheiro 21 vezes menor devido a um mau desempenho do projeto.
Cenário: Quando muitas pessoas estão envolvidas no projeto
Usar os gráficos de Gantt online é altamente benéfico quando atualizações contínuas são necessárias para manter todos em sintonia. A criação de uma linha do tempo online a mantém fluida e atualizada e, diferente da planilha estática, pode ajudar você a compartilhar rapidamente tarefas e próximas etapas com todos os participantes do projeto.
Você pode criar visualizações personalizáveis, fazer alterações em tempo real para um controle instantâneo de versão, usar a fácil funcionalidade de arrastar e soltar e aproveitar as ferramentas integradas como recursos de relatório. Conforme você se familiarizar com os gráficos de Gantt, começará a ver ainda mais benefícios, como a capacidade de capturar pendências e aproveitar programações automáticas, o que não é possível apenas com a planilha.
A boa notícia é que se você já armazena muitos planos de projetos em planilhas como o Excel, vários programas de software facilitam a importação dos dados do Excel para criar rapidamente seu gráfico de Gantt.
Esteja você acompanhando um projeto diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, usar gráficos de Gantt permite que todos se envolvam de forma altamente visual e facilmente compreensível para acompanhar as tarefas. Além disso, pode manter tudo dentro do escopo, abrir linhas de comunicação e disponibilizar a maioria dos recursos. Tudo isso é fundamental para permanecer flexível e eficiente para alcançar com sucesso seus objetivos estratégicos.
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