Gerenciamento de projetos: tradicional, iterativo ou híbrido?

Como a maioria dos gerentes de projeto (e das organizações), você provavelmente está tendo dificuldade para selecionar a abordagem de entrega ideal. A maioria de nós reconhece que as abordagens tradicionais não garantem uma entrega bem-sucedida e está sempre procurando uma maneira melhor.

As técnicas de desenvolvimento ágil ou iterativo têm recebido muita publicidade positiva nos últimos anos por representarem uma melhoria significativa, resultando em mais entregas de projeto bem-sucedidas. Portanto, como a maioria das organizações atualmente, a sua provavelmente está se perguntando onde e como essas técnicas de desenvolvimento ágil ou iterativo podem ser mais bem usadas para melhorar tanto a pontualidade quanto o sucesso da entrega de projetos.

Em resumo, as técnicas de desenvolvimento iterativo planejam, desenvolvem e implementam funcionalidades do projeto em pequenas partes (ou iterações). A chave para uma entrega iterativa bem-sucedida é que cada pequena parte funcione efetivamente como um miniprojeto menor sob a estrutura do projeto total. Como resultado, cada iteração do miniprojeto pode planejar melhor o esforço necessário para entregar uma iteração de duas semanas em comparação com um plano de dois anos. Além disso, como planejamos em incrementos de duas semanas, podemos adaptar facilmente o plano para as próximas duas semanas a fim de acomodar quaisquer alterações identificadas.

Estudo de caso: ágil versus tradicional

Quero fazer uma breve pausa para descrever uma situação não técnica, em que foi obtido mais sucesso usando uma abordagem ágil do que um plano tradicional.

Vamos usar o exemplo do planejamento das atividades de um dia inteiro — esse é o projeto. Assim como em um grande projeto, há muita incerteza e risco nisso: não sabemos o que acontecerá depois do almoço que poderá afetar nosso plano, mas a tradição determina que desenvolvamos um plano abrangente para o que faremos a cada hora do dia, desde acordar às 6h até ir para a cama às 23h.

Às 9h, estamos atrasados, pois o trânsito atrasou nossa chegada ao trabalho; às 10h, somos chamados para uma reunião de emergência; e, ao meio-dia, a única tarefa diária concluída foi chegar ao escritório, e mesmo isso ocorreu com atraso.

Agora, vamos tratar isso como um projeto ágil em que tudo o que planejamos é a próxima iteração: preparar-se para sair de casa (portanto, as histórias são: banho, café da manhã e levar as crianças à escola). Tudo isso foi entregue com sucesso, dentro do prazo e do orçamento.

Portanto, com confiança, planejamos a próxima iteração, que é chegar ao escritório (dirigir até o terminal de ônibus, pegar o trem suburbano até a estação e depois o ônibus urbano até o escritório).

Isso não funciona muito bem: a primeira história (dirigir até o terminal de ônibus) tem problemas com o trânsito, então alteramos a história de usuário para dirigir até o escritório e concordamos que as outras duas histórias podem ser removidas do plano de iteração. Ao chegar, planejamos a próxima iteração. Mas, no meio do ciclo de planejamento, uma nova história é adicionada (a reunião de emergência), e ela ocupará toda a próxima iteração.

Por fim, depois do almoço, as coisas se acalmam e conseguimos analisar a lista de pendências e começar as tarefas de maior prioridade; concluímos com sucesso duas iterações lidando com os itens de maior prioridade durante a tarde.

Se tivéssemos seguido o plano tradicional, nunca teríamos concluído esses itens de maior prioridade, pois eles foram reagendados para o dia seguinte devido ao atraso no plano causado pelo deslocamento até o escritório.

Qual é a melhor abordagem: ágil, tradicional ou híbrida?

É essa flexibilidade para se adaptar às mudanças nas necessidades dos negócios que os métodos ágeis ou iterativos fazem melhor, e é por isso que muitas organizações os estão adotando. MAS será que sua organização está realmente pronta para apostar tudo no ágil? Minha experiência mostra que muitas vezes há vários obstáculos à adoção ágil em larga escala, principalmente políticas organizacionais firmemente estabelecidas que muitas vezes não são totalmente compatíveis com abordagens ágeis.

Políticas como a exigência de um orçamento definido, uma declaração de realização de benefícios e uma data-alvo antes da aprovação de um projeto são importantes (mas não são realmente ágeis). Da mesma forma, é essencial seguir políticas organizacionais de implementação para garantir que não haja impactos nas operações existentes (mas isso definitivamente não é ágil).

Como resultado, muitas organizações têm dificuldade em preservar alguns "processos tradicionais" importantes enquanto se adaptam a métodos iterativos. A resposta é um modelo híbrido de entrega. Partes do projeto podem ser entregues usando métodos tradicionais de gerenciamento, e outras podem ser iterativas.

Modelo híbrido de entrega

O modelo híbrido mais comum que encontrei oferece suporte ao início e ao planejamento tradicionais do projeto, seguidos por uma série de iterações com intervalos para atividades tradicionais de implementação de versões, seguidos por outra série de iterações e implementação tradicional.

Nesse modelo, desenvolvo uma estrutura de detalhamento de trabalho (WBS) tradicional baseada em entregas, que identifica as principais entregas necessárias na organização para a aprovação do projeto, como Termo de Abertura do Projeto, Plano de Gerenciamento do Projeto e Orçamento do Projeto.

Essas entregas iniciais podem ser desenvolvidas e gerenciadas usando métodos tradicionais para demonstrar à gerência que esse projeto é apropriado e que é um bom investimento de recursos.

Com o projeto aprovado, ele pode passar para uma abordagem iterativa, na qual é mantida uma lista de pendências de histórias, e as histórias de maior prioridade são selecionadas e totalmente desenvolvidas na próxima iteração. A visualização do projeto muda do visual tradicional de gráfico de Gantt para um quadro interativo de arrastar e soltar, permitindo a atribuição dinâmica de histórias às iterações.

A qualquer momento, frequentemente diariamente, o proprietário do produto pode adicionar, excluir e alterar as histórias na lista de pendências para refletir as mudanças nas necessidades dos negócios.

Ao final de cada iteração, fazemos uma pausa e uma avaliação retrospectiva dos sucessos e fracassos, além de realizar alterações para implementar as melhorias necessárias. Em seguida, e mais importante, revisamos a lista de pendências do produto e selecionamos as histórias mais importantes como candidatas para a próxima iteração. Essa abordagem garante que o projeto trabalhe sempre no trabalho mais apropriado e de maior valor.

Em cada iteração, a equipe pode usar princípios ágeis, como a reunião diária, e discutir o status das histórias agendadas para a iteração atual. Dessa forma, a equipe tem controle total sobre o trabalho concluído em uma iteração, ao mesmo tempo que garante que o projeto geral permaneça atualizado e disponível para relatórios corporativos sobre capacidade de recursos e status de portfólio e programa.

Um princípio fundamental do ágil é a capacidade de implementar a solução final em pequenas versões. Isso oferece o benefício de poder usar funcionalidades preliminares para alcançar alguns dos benefícios de negócios esperados o mais rápido possível.

Além disso, oferece o benefício da validação antecipada da solução, para que quaisquer ajustes possam ser facilmente incorporados às histórias restantes na lista de pendências do produto. Portanto, assim que um número suficiente de histórias de alta prioridade tiver sido concluído nas iterações, o projeto voltará a um ciclo tradicional e executará as tarefas de implementação padrão exigidas pela organização.

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Essas atividades de lançamento e implementação serão planejadas e controladas usando abordagens tradicionais e garantirão que os processos definidos sejam seguidos para mitigar qualquer impacto nas operações existentes quando novos projetos forem implementados.

Com a primeira versão concluída, o projeto retorna às abordagens ágeis e começa a avançar por outra sequência de iterações para continuar o desenvolvimento das histórias restantes.

Embora essa abordagem "em fases" de combinar abordagens ágeis e tradicionais seja a mais comum, você pode combinar abordagens para atender a requisitos específicos de entrega de projetos. Por exemplo, gerenciei um projeto que exigia um nível extremamente alto de conformidade e validação ao implementar um novo produto em um setor altamente regulamentado. Portanto, a maior parte do meu projeto foi planejada e controlada usando métodos tradicionais.

No entanto, havia uma parte de inteligência de negócios do projeto em que minha empresa extraía a enorme quantidade de dados de desempenho que o sistema gerava; essa parte era mais bem atendida por uma abordagem ágil. Para o componente de BI do projeto (executado em paralelo ao trabalho tradicional), selecionávamos as histórias de maior prioridade — que poderiam ser concluídas em um sprint de três semanas — e concluíamos uma iteração.

Como muitas dessas histórias eram de natureza exploratória, frequentemente criávamos novas histórias, seja para mais exploração, seja para a criação de relatórios de desempenho específicos. Elas eram simplesmente adicionadas à lista de pendências para consideração no próximo sprint.

Com essa abordagem, eu tinha um único cronograma de projeto que garantia que eu concluísse todas as etapas de relatórios e regulamentação exigidas, ao mesmo tempo que permitia uma abordagem extremamente flexível para desenvolver o componente não regulamentado de relatórios de negócios do projeto.

Ter todo o trabalho em um único cronograma proporcionou uma visão única de tudo o que acontecia neste projeto:

As informações de que eu precisava para gerenciar as alocações de recursos às tarefas mais apropriadas (tradicionais ou ágeis) estavam imediatamente disponíveis

A capacidade de criar relatórios de status semanais e mensais abrangentes estava à mão

O ágil é uma abordagem extremamente poderosa para a entrega de projetos que deve oferecer benefícios significativos ao conjunto geral de ferramentas de entrega de projetos da sua organização. Ele pode ser usado de forma independente, como parte de uma abordagem de entrega em fases ou integrado a uma estrutura híbrida de entrega.

A chave é adotar os princípios ágeis que ajudarão sua organização a alcançar o sucesso na entrega, ao mesmo tempo que segue os processos tradicionais que ajudaram sua organização a ter sucesso até hoje.

Steve Caseley tem mais de 35 anos de experiência em Microsoft Project e é usuário ativo do Microsoft Project desde sua primeira versão. Ele é editor de vários livros relacionados ao Microsoft Project e às melhores práticas de gerenciamento de projetos. Ele é Consultor Principal da Sensei Project Solutions, onde ajuda grandes organizações a alcançar excelência na entrega de projetos usando o conjunto de ferramentas Microsoft Project Portfolio Management (PPM).

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