Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Efektywne podejście BPM jest zgodne z ciągłym cyklem życia, który zapewnia, że procesy są nie tylko implementowane, ale również spójnie udoskonalane w czasie. Pięć kluczowych kroków dotyczących zarządzania procesami biznesowymi obejmuje:
 

1. Projektowanie. Zdefiniuj cele procesu, role, dane wejściowe, dane wyjściowe i kroki. Może to obejmować mapowanie procesów lub narzędzia do modelowania. Na przykład uczelnia projektująca proces rejestracji uczniów może przedstawić wszystkie kroki od złożenia aplikacji do rejestracji, aby zidentyfikować sposoby osiągnięcia celów, takich jak mniejsza liczba porzuconych aplikacji, lepsza dokładność danych i krótszy czas przetwarzania.
    
2. Modelowanie. Twórz wizualne reprezentacje, aby symulować różne scenariusze, pomagając zespołom zrozumieć zależności i zoptymalizować przepływ. Przykładem może być firma logistyczna, która modeluje optymalizację trasy dostarczania na podstawie danych dotyczących ilości i ruchu, a nie statycznych harmonogramów lub wzorców historycznych, aby przewidywać wąskie gardła, obniżyć koszty paliwa i skrócić czas dostawy po ich zaimplementowaniu.
    
3. Wykonywanie. Wdróż proces przy użyciu narzędzi automatyzacji przepływu pracy, takich jak Microsoft Power Automate. Zespół działu kadr może wykonać przepływ pracy dołączania nowego pracownika, który automatycznie generuje zadania, przypomnienia i zbieranie dokumentów, zapewniając spójne środowisko dla każdego pracownika i zmniejszając koszty administracyjne.
    
4. Monitorowanie. Śledź wydajność w czasie rzeczywistym, przechwytując kluczowe metryki, takie jak czas cyklu, współczynniki błędów i przepływność. Na przykład system opieki zdrowotnej, który monitoruje, jak długo trwają wstępne autoryzacje ubezpieczeń i gdzie występują opóźnienia, może wprowadzić ulepszenia, które mogłyby doprowadzić do szybszych zatwierdzeń, zwiększania zadowolenia pacjentów i ograniczania liczby problemów z rozliczeniami.
    
5. Optymalizowanie. Użyj szczegółowych informacji z monitorowania, aby uściślić proces. Może to oznaczać automatyzację dodatkowych kroków, usunięcie nadmiarowości lub zaktualizowanie projektu przepływu pracy. Na przykład sieć sprzedaży detalicznej może optymalizować przepływy pracy uzupełniania sklepów po zidentyfikowaniu częstych zapasów.
    

Każda faza opiera się na poprzedniej, obsługując ciągłą automatyzację procesów, lepsze wykorzystanie zasobów i wymierne wzrosty wydajności operacyjnej.

Wdrożenie podejścia BPM powoduje zarówno natychmiastową, jak i długoterminową wartość dla Twojej organizacji. Oto niektóre z bardziej bezpośrednich korzyści:
 

• Większa wydajność. Ustandaryzowane przepływy pracy zmniejszają nakład pracy ręcznej i duplikowanie.
• Większa elastyczność. Szybciej dostosowuj się do zmian rynkowych lub prawnych, korzystając z odpowiednich procesów.
• Silniejsza zgodność. Zautomatyzowane śledzenie obsługuje spójne wykonywanie i gotowość do inspekcji.
• Ulepszone śledzenie zwrotu z inwestycji. Ulepszenia operacyjne przekładają się na wymierne oszczędności kosztów i optymalizację zasobów.
• Lepsza współpraca. Jasno zdefiniowane role i obowiązki poprawiają pracę zespołową.

Te korzyści z automatyzacji procesów biznesowych ułatwiają zespołom wydajniejszą pracę od pierwszego dnia, co kładzie podwaliny pod szerszą transformację procesów. W miarę upływu czasu lepsza wydajność, elastyczność i współpraca tworzą podstawę długoterminowych korzyści, takich jak:
 

• Skalowalność. Podejście BPM umożliwia firmom rozwój bez utraty kontroli operacyjnej. Ponieważ procesy są optymalizowane i automatyzowane, skalują się przy mniejszym wysiłku i niższych kosztach.
• Podejmowanie decyzji na podstawie danych. Ciągłe monitorowanie pokazuje trendy i metryki wydajności, które obsługują lepsze planowanie i alokację zasobów.
• Zadowolenie pracowników. Zmniejszenie liczby powtarzających się zadań ręcznych umożliwia pracownikom koncentrowanie się na pracy o wyższej wartości, co zwiększa ich zaangażowanie i utrzymanie na stanowisku.
• Ulepszenia środowiska klienta. Wydajne procesy zmniejszają opóźnienia i błędy, co prowadzi do bardziej spójnej obsługi i większego zadowolenia.
• Przewaga konkurencyjna. Firmy, które optymalizują i automatyzują szybciej, mogą szybciej dostarczać wartość, szybciej wprowadzać innowacje i reagować na zmiany na rynku z elastycznością.

Aby osiągnąć te wyniki na dużą skalę, wiele organizacji opera się na oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi, aby automatyzować zadania, śledzić wydajność i dostosowywać procesy w czasie rzeczywistym.

Zarządzanie procesami biznesowymi ma szerokie zastosowanie, pomagając całym branżom w modernizacji operacji, a także pomagając wszystkim działom w tych branżach w wydajniejszej pracy. Podejście BPM jest skalowane w celu spełnienia wymagań zarówno inicjatyw obejmujących całą organizację, jak i przepływów pracy poszczególnych zespołów.

Przypadki użycia specyficzne dla danej branży

Opieka zdrowotna: zapewnienie terminowego i dokładnego przyjmowania pacjentów ma kluczowe znaczenie, ale ręczne wprowadzanie i przekazywanie danych często powoduje opóźnienia.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku obsługuje klasyfikowanie przepływów pracy i eskalacji, które wymagają oceny pracowników.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji przesyła dane między systemami EHR, bazami danych dotyczących ubezpieczeń i narzędziami do planowania.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach zarządza formularzami zgody, odwołaniami i dokumentacją rozliczeń.

Edukacja: uniwersytety często mają trudności z przetwarzaniem formularzy akademickich i zatwierdzeń w różnych działach.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku umożliwia doradcom i wykładowcom przeglądanie akademickich petycji i zatwierdzeń.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji łączy systemy informatyczne studentów z rejestratorem i platformami finansowymi.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach ułatwia przekierowywanie i archiwizowanie transkrypcji, planów programów i odwołań.

Produkcja: utrzymanie konserwacji sprzętu zgodnie z harmonogramem przy jednoczesnym zminimalizowaniu przestojów produkcyjnych jest złożonym wyzwaniem.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku umożliwia technikom eskalowanie pilnych zadań konserwacji i inspekcji dzienników.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji łączy narzędzia do zarządzania zasobami z systemami produkcyjnymi i systemami planowania.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach automatyzuje przepływ dzienników konserwacji, kontroli bezpieczeństwa i raportów zgodności.

Sprzedaż detaliczna: otwieranie nowych lokalizacji sklepów obejmuje powtarzalne procesy, które muszą być wykonywane spójnie.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku przypisuje zadania do lokalnych zespołów i zapewnia odpowiedzialność.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji pobiera dane z narzędzi kadrowych, finansowych i użytkowych na potrzeby koordynacji w czasie rzeczywistym.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach obsługuje dzierżawy, zezwolenia i umowy dostawców od inicjowania do magazynu.

Przypadki użycia na poziomie działu

W każdej branży podejście BPM obsługuje również typowe przepływy pracy dla działów. Te przypadki użycia są często pierwszym krokiem w kierunku szerszej automatyzacji procesów i standaryzacji przepływu pracy:

Finanse: zarządzanie dużą liczbą raportów wydatków i zatwierdzeń w różnych działach może być czasochłonne i podatne na błędy, co utrudnia śledzenie zwrotu z inwestycji.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku zapewnia, że menedżerowie przeglądają i zatwierdzają wydatki o wysokiej wartości z odpowiednim nadzorem.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji łączy narzędzia finansowe z systemami kadrowymi w celu weryfikowania kategorii wydatków, limitów i ról pracowników.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach automatyzuje generowanie, przekierowywanie i archiwizowanie formularzy zwrotów i paragonów.

Zasoby ludzkie: dołączanie nowych pracowników na dużą skalę często prowadzi do niespójnych doświadczeń i opóźnień w aprowizacji.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku prowadzi pracowników działu kadr przez proces krok po kroku dołączania przepływów pracy z zadaniami opartymi na rolach.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji łączy systemy informatyczne i płacowe, aby wyzwolić konfigurację konta i dostęp do systemu.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach zarządza listami ofertowymi, potwierdzeniami zasad i dokumentami zgodności.

Operacje: koordynowanie działań łańcucha dostaw obejmuje wiele zespołów i systemów, co może powodować opóźnienia lub niezgodności zapasów.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku pomaga menedżerom przeglądać i zatwierdzać zmiany dostawców lub pilne zamówienia.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji synchronizuje dane dotyczące zapasów z platformami zaopatrzenia i logistyki w czasie rzeczywistym.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach obsługuje zamówienia zakupu, dokumenty wysyłkowe i umowy dostawców.

Obsługa klienta: szybkie rozwiązywanie problemów z klientami jest trudne, gdy zespoły usług polegają na odłączonych narzędziach i ręcznym śledzeniu.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku przypisuje bilety do agentów pomocy technicznej na podstawie dostępności i wiedzy specjalistycznej.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji konsoliduje dane z systemów CRM, pomocy technicznej i bazy wiedzy w celu informowania o rozwiązaniu problemu.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach automatyzuje generowanie szablonów odpowiedzi, raportów usług i ankiet dotyczących zadowolenia.

Kwestie prawne i zgodność: zarządzanie zatwierdzeniami umów i zmianami zasad jest zależne od czasu i wymaga ścisłego śledzenia.

• Podejście BPM skoncentrowane na człowieku koordynuje przeglądy prawne i zatwierdzenia uczestników projektu.
• Podejście BPM skoncentrowane na integracji łączy systemy zarządzania kontraktami z platformami ryzyka i zgodności.
• Podejście BPM skoncentrowane na dokumentach zapewnia kontrolę wersji, zarządzanie dostępem i bezpieczne przechowywanie dokumentów prawnych.

Uprość sposób zarządzania procesami biznesowymi w organizacji, automatyzując powtarzające się zadania, integrując systemy i projektując przepływy pracy bez pisania kodu. Narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i procesów w usłudze Power Automate przyspieszają ścieżkę do zwiększania wydajności operacyjnej, zwiększania produktywności zespołu i lepszego śledzenia zwrotu z inwestycji.

Usługa Power Automate obejmuje również możliwości sztucznej inteligencji, które zwiększają automatyzację procesów dzięki inteligentnym procesom podejmowania decyzji i analizom predykcyjnym, co pomaga wprowadzać innowacje za pomocą sztucznej inteligencji przy jednoczesnej optymalizacji przepływów pracy na dużą skalę. Dowiedz się więcej o usłudze Power Automate.