Przewodnik dla początkujących dotyczący stosowania notacji BPMN w biznesie
Czym jest notacja BPMN?
Zobaczyć to uwierzyć. Obraz wart tysiąca słów. Pokaż, nie opowiadaj. To właśnie takie powiedzenia sprawiły, że rozwiązanie Business Process Modeling Notation (BPMN) stała się bardzo popularna w wielu różnych typach firm, branż i zawodów. Ale czym dokładnie jest notacja BPMN i jak działa?
Krótko mówiąc, notacja BPMN to standardowa metoda schematu blokowego, która pozwala tworzyć i udostępniać łatwe do zrozumienia diagramy. Te diagramy mogą wizualnie modelować kroki procesu biznesowego od początku do końca.
Przykład diagramu procesu zmiany adresu w notacji BPMN (powyżej)
Choć istnieje wiele metod modelowania procesów, notacja BPMN szybko stała się de facto standardem modelowania procesów — i nie bez powodu.
Jakie są możliwości tego rozwiązania?
Jedną z najważniejszych zalet notacji BPMN jest to, że umożliwia tworzenie schematów blokowych tak prostych lub tak złożonych, jak jest to potrzebne. Dzięki temu interesariusze biznesowi na każdym poziomie (technicznym i nietechnicznym) łatwo je rozumieją.
To właśnie ta cecha prawdopodobnie odpowiada za popularność notacji BPMN. W badaniu z 2016 roku 64% firm stwierdziło, że interesuje je wdrożenie notacji BPMN, aby uprościć swoje procesy biznesowe. Cel dla większości firm jest prosty: oszczędzać pieniądze przez obniżanie kosztów i zwiększanie produktywności.
Dlaczego jest to rozwiązanie potrzebne?
Stawka jest wysoka. Sprawdź te statystyki z badania firm z 2018 roku:
- 37% respondentów stwierdziło, że w ich organizacjach trwają jednocześnie liczne projekty dotyczące procesów biznesowych na wysokim poziomie
- 93% organizacji w badaniu prowadzi wiele projektów usprawniających procesy
- 79% powiedziało, że używa narzędzi programowych do modelowania procesów, które analizowali i planowali zmienić
- Dodatkowo 65% ankietowanych zgodziło się lub zdecydowanie zgodziło się, że procesy i technologie notacji BPMN pomogły ich organizacjom zwiększyć wydajność, elastyczność i satysfakcję klientów
- Jednak większość (52%) respondentów powiedziała, że tylko od czasu do czasu modelują lub dokumentują procesy w swojej firmie
Oprócz zwiększania wydajności inne ważne powody wspierania pracy nad procesami biznesowymi to:
- Zwiększanie zadowolenia klientów
- Zwiększanie elastyczności organizacji
- Poprawa koordynacji i kontroli biznesowej
- Wprowadzenie nowego produktu lub nowej linii biznesowej
- Zgodność z nowymi przepisami
- Reagowanie na wyjątkowe zdarzenia, takie jak fuzja lub przejęcie
Od branży IT, usług finansowych, ubezpieczeń i produkcji, po edukację, telekomunikację, handel detaliczny oraz sektor komputerowy i oprogramowania – każda firma może czerpać korzyści z usprawnienia procesów biznesowych lub organizacyjnych.
Jak używa się notacji BPMN?
Celem notacji BPMN jest zapewnienie wszystkim jasnego widoku procesu od początku do końca. Rozwiązanie pomaga stworzyć wizualną ścieżkę, która wypełnia luki i pokazuje sekwencję działań biznesowych potrzebnych, by przejść od jednego końca procesu do drugiego.
Oto kilka korzyści, jakie firmy mogą uzyskać dzięki notacji BPMN:
- Łatwiejsza komunikacja i współpraca w dążeniu do celu
- Prosta wizualna reprezentacja kroków
- Możliwość dostosowania do ról interesariuszy (np. analityków, uczestników procesu, menedżerów, deweloperów, zespołów zewnętrznych i konsultantów)
- Identyfikowanie problemów w procesach, które mogą wymagać rozwiązania
- Wgląd w potencjalne obszary do ulepszenia
- Ułatwia uzyskiwanie lepszych wyników
Przykłady modelowania procesów
Zorientowane na biznes
Wiele osób i organizacji chce modelować bardzo ogólny, skoncentrowany na ludziach proces. W takim przypadku użycie kilku symboli wymaga mniejszej znajomości notacji BPMN, więc notacja jest prosta. Z kolei te modele można też dostosować tak, aby były bardzo szczegółowe dla interesariuszy z branży IT i innych obszarów technicznych.
Oto tylko kilka przykładów typów procesów, które te schematy blokowe mogą pokazywać wizualnie:
- Obsługa reklamacji telefonicznych od klientów
- Sprzedaż produktów online
- Przepływ pracy produkcji
- Obsługa roszczeń ubezpieczeniowych
- Schematy procesu rekrutacji
- Metody wdrażania do pracy
Przykład procesu notacji BPMN z diagramem bramki
Wypróbuj program Visio bezpłatnie przez 1 miesiąc
Po upływie bezpłatnej miesięcznej wersji próbnej zostanie naliczona opłata za subskrypcję. Wymagana jest karta kredytowa. Aby zapobiec naliczaniu opłat w przyszłości, możesz w dowolnej chwili anulować subskrypcję.
Podejście technicznie
Jak wspomniano wcześniej, możesz tworzyć diagramy tak szczegółowe, jak jest to potrzebne. Na przykład przedstawiające przepływy procesów związane z branżą IT, kodowanie i nie tylko:
- Usługi internetowe B2B
- Wizualizowanie wykonywania kodu w programie
- Ilustrowanie struktury witryny internetowej lub aplikacji
- Obserwowanie, jak odwiedzający poruszają się po witrynie internetowej
- Pokazywanie przepływu danych w systemach takich jak wprowadzanie danych, procesory i sieci komunikacyjne
W bardziej rozbudowanych wersjach możesz modelować złożone zdarzenia biznesowe, takie jak wiadomości, liczniki czasu, reguły biznesowe i warunki błędów. Przyjrzyjmy się bliżej tym bardziej rozbudowanym wersjom notacji BPMN.
Elementy i symbole w notacji BPMN 2.0
Notacja BPMN ma pięć podstawowych kategorii elementów, a w ich obrębie wiele różnych kształtów i symboli. Oto krótkie podsumowanie:
Obiekty przepływu
Pokazują one zachowanie w procesie biznesowym i obejmują:
- Działania: praca wykonywana lub zadania realizowane przez osobę bądź system (przedstawiane jako prostokąt z zaokrąglonymi narożnikami).
- Zdarzenia: to, co dzieje się w trakcie procesu – zdarzenia początkowe, pośrednie i końcowe (przedstawiane jako okręgi).
- Bramki: przedstawiają ścieżkę przepływu sekwencji w procesie (pokazane jako romby). Dodatkowe szczegóły mogą obejmować punkty decyzyjne.
Obiekty danych
Dostarczają informacji o danych w procesie. Dane są reprezentowane na cztery sposoby:
- Wejścia danych (pokazane jako kartka z jednym zagiętym rogiem i strzałką w prawo) to zadania zależne od danych. Nie mogą przejść dalej, dopóki nie zostaną zebrane określone dane.
- Wyjścia danych (pokazane jako kartka z jednym zagiętym rogiem i pełną strzałką w prawo) służą do pokazania, kiedy proces generuje dane.
- Zbieranie danych (pokazane jako kartka z jednym zagiętym rogiem i trzema pełnymi liniami na dole pośrodku) to każdy akt zbierania danych wymagany w procesie (np. ankieta).
- Magazyny danych (pokazane jako kontener) służą jako miejsce do gromadzenia danych uzyskanych z procesu.
Obiekty połączeń
Łączą one obiekty przepływu ze sobą lub z innymi informacjami i pokazują przebieg procesu:
- Przepływy sekwencji (pokazywane jako pełna strzałka w prawo) przedstawiają kolejność wykonywanych działań.
- Przepływy wiadomości (pokazywane jako przerywana strzałka w prawo z kółkiem po lewej stronie) przedstawiają wiadomości i kolejność przepływu między uczestnikami.
- Powiązania (pokazywane jako linia kropkowana) łączą tekst i artefakty z zdarzeniem.
Ścieżki procesowe
Ten termin oznacza pule i tory.
- Pula: „kontener” dla pojedynczego procesu.
- Tory: klasyfikują działania w obrębie puli. Pokazywane poziomo lub pionowo, dzielą pulę na sekcje, aby pokazać odpowiedzialność i lokalizację zdarzeń.
Artefakty
Zapewniają dodatkowe szczegóły dotyczące procesu. Istnieją dwa typy artefaktów:
- Grupy: pokazywane jako prostokąty z wcięciami, obejmują grupę elementów, aby pokazać, że są ze sobą powiązane.
- Adnotacje tekstowe: To po prostu notatki (poprzedzone pojedynczym nawiasem po lewej stronie), które czytelnik może łatwo zobaczyć bez zagłębiania się w szczegóły. Znane też jako komentarze.
Uprość notację BPMN za pomocą oprogramowania
Gdy tworzysz swój schemat blokowy, nie musisz wymyślać koła na nowo, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz pracę z notacją BPMN.
Użycie narzędzia programowego pozwoli Ci szybciej tworzyć diagramy i sprawi, że model procesu biznesowego będzie skuteczniejszy. Upewnij się, że wybierzesz oprogramowanie, które umożliwia Ci:
- Szybko rozpocząć tworzenie diagramów dzięki łatwemu opracowywaniu profesjonalnych materiałów. Tworzenie schematów notacji BPMN przy użyciu gotowych szablonów i przykładów.
- Nadaj swoim diagramom profesjonalny, atrakcyjny wygląd dzięki gotowym motywom i efektom.
- Korzystaj z intuicyjnych funkcji, takich jak przeciąganie i upuszczanie, wyrównywanie i pozycjonowanie oraz automatyczne łączenie, aby szybciej tworzyć diagramy.
- Pracuj w ekosystemie zawartości, który zapewnia podstawowy zestaw kształtów notacji BPMN 2.0 i nie tylko, obejmujący setki graficznie różnych symboli.
- Korzystaj z poziomu wsparcia, który umożliwia tworzenie zarówno podstawowych diagramów notacji BPMN, jak i bardziej szczegółowych diagramów z logiką wyjątków, informacjami o zasobach i rolach, podstawowymi informacjami o przepływie danych oraz informacjami o komunikacji między uczestnikami.
- Sprawdzaj błędy, weryfikując diagram względem 76 reguł logicznych dotyczących poprawności wizualnej, opartych na standardzie BPMN 2.0, a następnie wyświetl listę problemów do przejrzenia.
- Wczytaj własny, niestandardowy zestaw reguł logistycznych dotyczących poprawności wizualnej.
- Swobodnie udostępniaj swoją pracę za pomocą bezpiecznego linku, załącznika, obrazu lub pliku PDF i odpowiadaj na komentarze online.
- Współpracuj z innymi, korzystając z funkcji współtworzenia, komentowania i dodawania adnotacji.
- Wspólnie edytuj diagramy z zespołem, aby zachować jedną, wiarygodną wersję danych i zminimalizować konflikty wersji.
- Zobacz, kto pracuje nad konkretnymi częściami diagramu, otrzymuj powiadomienia o zmianach i wybieraj, kiedy scalić te zmiany z plikiem głównym.
- Integruj diagramy połączone z danymi z pulpitem nawigacyjnym usługi Power BI. Ta integracja może pomóc zwiększyć poziom analiz operacyjnych i biznesowych, dzięki czemu lepiej zrozumiesz pełny obraz.
- Automatyzuj przepływy pracy procesów biznesowych samodzielnie, przyspieszając tworzenie i dając działowi IT więcej czasu na skupienie się na inicjatywach strategicznych
- Uzyskuj dostęp do diagramów z niemal dowolnego miejsca w przeglądarce lub aplikacji na iPada®.
Wskazówki na początek
Zarówno dla właścicieli procesów w dojrzałych firmach, jak i dla analityków, upraszczanie procesów biznesowych przynosi korzyści – niezależnie od tego, czy są one proste, czy złożone. Jeśli te informacje wydają się trochę przytłaczające, pamiętaj o tym: możesz utworzyć prosty schemat blokowy notacji BPMN, a potem rozbudowywać go krok po kroku.
Jeśli chcesz zobaczyć to w praktyce, znajdziesz wiele szablonów i filmów instruktażowych, które pomogą Ci utworzyć podstawowy diagram, a potem możesz dodać więcej szczegółów, gdy poczujesz się pewniej. Z tego przewodnika krok po kroku dowiesz się więcej o korzystaniu z procesów i oprogramowania zgodnych ze standardem BPMN.
Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie działalności biznesowej, jej prowadzenie i dalszy rozwój.
Wprowadzenie do programu Visio
Wizualizuj i przekazuj pomysły, informacje i procesy z niemal dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu za pomocą programu Visio.
Powiązana zawartość
Produktywność
Jak wybrać najbardziej efektywny schemat blokowy
Produktywność
Wskazówki dotyczące tworzenia mapy diagramu sieciowego
Produktywność
Jak zwiększyć produktywność przy użyciu mapowania procesów i automatyzacji
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.
Obserwuj platformę Microsoft 365